新形勢下加快干部人事檔案信息化建設研究

龐曉蓉

摘 要：干部人事檔案不僅是詳細記錄人事工作表現(xiàn)以及個人信息最基本的憑證，而且是單位掌握、了解、提拔干部的重要依據(jù)。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，在實際應用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)信息丟失，且查詢難度較大的問題。所以，加強干部人事檔案信息化管理，強化其在具體的工作中的建設，成為當前促進其效率的有效方式。

關鍵詞：干部人事;檔案管理;信息化

信息化時代的迅速來臨，為各個行業(yè)的發(fā)展和進步提供了便利。而干部人事檔案信息化管理，作為我國人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，要求檔案管理人員，必須緊跟時代發(fā)展的腳步，積極地學習和應用信息化手段開展檔案管理工作，促進檔案管理工作服務質(zhì)量和效率的穩(wěn)步提升，為我國人事檔案管理工作的有序進行奠定堅實的基礎。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于檔案查詢

信息化技術與人事檔案管理的緊密融合，實際上就是利用計算機軟件等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案換成電子版形式，信息化檔案管理方式在各個單位中已經(jīng)滲透，不僅為工作人員查詢和使用人事檔案提供了便利，節(jié)約了搜索資料的時間，降低了查閱的效率，為檔案管理的整體效率提供了保證。

（二）規(guī)范檔案管理信息化

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比較而言，信息化檔案管理方式最顯著的優(yōu)點就是，檔案管理人員在采用信息化入檔的過程中，不僅要按照相應的規(guī)范和要求填寫人員登記，而且對字體、大小、格式以及內(nèi)容等都做出了嚴格的規(guī)定。因此，工作人員在查閱檔案信息時，只需要按照要求搜索名字或者代碼即可找到所要查閱的檔案信息。

（三）檔案保存更安全

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，因為受到紙張和筆墨性質(zhì)等各方面因素的影響，如果檔案保存時問較長，難免會有一些字跡會模糊導致閱覽不方便等的問題的出現(xiàn)。而信息化檔案管理形式，則沖破了時問、空間等各方面因素的影響，其主要是通過對檔案信息進行信息數(shù)字化處理的方式，統(tǒng)一地進行人事檔案的入檔和管理，促進了檔案數(shù)據(jù)安全性的有效提升。

二、干部人事檔案管理存在的問題

（一）管理員素質(zhì)參差不齊

在人們的傳統(tǒng)觀念中，都存在著檔案管理不僅輕松，而且對技術含量的要求較低。很多單位在選擇檔案管理人員，忽略其綜合素質(zhì)，所以，對檔案管理工作的開展產(chǎn)生了非常不利的影響。隨著社會的進步，單位干部人事檔案的管理要求也更為規(guī)范性，如果檔案管理人員專業(yè)知識不足，那么必然無法滿足企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，因此需要對干部人事檔案管理工作提出要求。

（二）管理方法缺乏創(chuàng)新

在檔案管理方式上，很多檔案管理人員因為受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響較深，檔案管理人員的管理模式根深蒂同，在檔案管理中創(chuàng)新主觀意愿不高。再加上人事檔案管理人員自身知識儲備普遍較少，所以一旦檔案管理工作過程中出現(xiàn)錯誤的話，不僅會導致人事檔案保存與管理工作難度的增加，嚴重的還會對單位的人事檔案管理發(fā)展產(chǎn)生無法挽回的影響.、

三、干部人事檔案信息化管理措施

（一）加強基礎設施投入

信息化的管理要保證其順利進行，硬件設備是必不可少的要素，是保證檔案管理有效進行的前提條件。因此，各個單位在建設人事檔案信息化管理體系的過程中，必須根據(jù)本單位人事檔案信息化管理體系建設的要求，加大硬件設施資金支持的力度，為人事檔案信息化管理體系的建設提供強有力的支持，才能達到促進干部人事檔案內(nèi)容精確性有效提升的目的。另外，為了充分發(fā)揮出相關硬件設施在人事檔案信息化管理中的作用，各個單位應該定期組織檔案管理人員學習信息化檔案管理設備操作的方法和規(guī)范，為檔案管理的儲存、查閱等提供堅實的物質(zhì)保證。

（二）加大人才培養(yǎng)建設

人事檔案管理工作作為一項謹慎且仔細的工作，對工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平提出了較高的要求。特別是大型的國企事業(yè)單位，對于檔案管理人員的學歷、素質(zhì)等，都要有嚴格的規(guī)范。作為單位管理人員，需要依據(jù)時代的要求，在檔案管理人員的選拔工作中加以強化，為今后的檔案管理信息化工作提供充分的準備。在深入調(diào)查研究的過程中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段，我國很多單位人事檔案管理人員很多都存在著年齡較大、文化層次較低、排斥新技術等各方面的問題，由于這些檔案管理人員已經(jīng)習慣了以往那種有條不紊的檔案管理方式，所以，如果要求其接受和學習新知識的話，就會導致其出現(xiàn)嚴重的排斥現(xiàn)象。針對這一問題，各個單位在開展人事檔案管理工作的過程中，都應該根據(jù)本單位的實際情況，采用財務崗位調(diào)整或者淘汰的方法，為能夠勝任信息化時代下人事檔案管理工作的人員提供機會。另外，為了確保人事檔案信息化管理目標的順利實現(xiàn)，加強單位管理人員的信息化考核指標，要求檔案管理人員必須熟練地掌握信息化檔案管理的內(nèi)容以及相關器材設備的用途，同時組織檔案管理人員深入總結、分析檔案管理中出現(xiàn)的不同問題，有效推動干部檔案管理工作的順利展開。

（三）工作模式合理創(chuàng)新

科學技術的不斷發(fā)展，為干部人事檔案信息化管理目標的實現(xiàn)提供了便利。單位在面對人事檔案管理模式的變化與變革時，不僅要積極地反思和總結以往的檔案管理工作，同時還應深入地思考怎樣才能為更多的人提供更加方便快捷的服務。由于任何一件新鮮事物的發(fā)展都必須經(jīng)過漫長的過程，而干部人事檔案信息化管理作為一種全新的人事檔案管理方式，更加需要T作人員的思考與改變。因此，人事檔案管理人員在創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)檔案管理模式的過程中，應該采取簡化傳統(tǒng)檔案管理流程的方式，促進檔案管理工作流程運轉(zhuǎn)速度和效率的全面提升。雖然我國的很多企業(yè)已經(jīng)將信息化管理融人人事檔案管理工作中。但是，目前為止，很多企業(yè)的檔案管理工作仍然存在著傳統(tǒng)守舊的問題。這些問題的出現(xiàn)，不僅對人事檔案管理中信息化措施的實施造成了嚴重的影響，而且增加了企業(yè)單位干部人事檔案管理工作的難度。

（四）完善檔案信息體系

為保證干部檔案信息管理的目標的順利實現(xiàn)，檔案管理人員需要緊隨時代的潮流，強化信息化的管理體系。首先，干部檔案信息化體系應當加以完善。作為檔案管理人員來說，必須在建立完善的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎上，制定科學合理的檔案管理標準，保證干部檔案管理人員的工作有序展開。其次，檔案真實性審核標準的建立。雖然信息化已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作中不可或缺的?nèi)容之一。但是，我們在充分利用信息化技術的同時，也應該看到強大的信息化技術背后隱藏的虛假現(xiàn)象。這就要求各個單位在開展干部人事檔案信息化管理體系的建設過程中，必須提高工作警惕性，同時組織檔案管理人員加強防偽鑒別技術培訓學習的力度，滿足干部檔案信息的真實有效性。最后，檔案信息監(jiān)管機制應當完善。在檔案管理中，強化信息監(jiān)督機制，可以保證干部檔案人事管理的安全有效和真實性。

四、結束語

總之，隨著信息化時代的來臨，不同的單位應當順應時代，緊隨時代步伐，強化干部檔案人事管理的信息化管理水平，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的建設，滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的要求。作為單位的人事檔案管理人員，將當前階段的人事檔案管理工作加以重視，依據(jù)本單位的實際，有效發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，全面促進干部人事檔案的質(zhì)量管理的全面提升。

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