淺議信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施分析

楊雪

摘 要：檔案是一種非常重要的信息資源。國家、各行業(yè)及個人的重要信息都存在檔案內。而信息保密工作一直是我國的薄弱環(huán)節(jié)，信息泄露會帶來許多麻煩甚至還會增加社會秩序的恐慌情緒，所以，信息保密工作要從檔案保護、檔案管理著手。我國一些地區(qū)仍秉持傳統(tǒng)、落后的檔案管理模式，仍采用紙質檔案，這樣既占空間同時紙質檔案的字跡也會隨著時間增加而變模糊或者被磨損掉。可見我國現(xiàn)如今的檔案管理工作的弊端重重，在新時代下，檔案管理工作亟待創(chuàng)新發(fā)展并進行信息化建設，這樣新時期檔案管理工作的需要才能被切實滿足，我國信息保密工作及社會信息建設也才能更加科學、完善。

關鍵詞：信息時代;檔案管理工作;創(chuàng)新措施

一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

現(xiàn)代社會，各行各業(yè)都追求創(chuàng)新，創(chuàng)新已經成為各行業(yè)持續(xù)發(fā)展的不竭動力。我國也要求各行業(yè)努力創(chuàng)新，進而為建設創(chuàng)新型國家助力。檔案管理工作亦如此。同時，相比于其他行業(yè)的創(chuàng)新建設來說，檔案管理工作已經展示出了較大的滯后性，亟待不斷創(chuàng)新，與其他行業(yè)創(chuàng)新工作齊頭并進。同時，檔案管理工作創(chuàng)新也能有效打造自動化、數(shù)字化的電子檔案，方便檔案使用者凋檔、查閱，節(jié)省不必要的時間。

隨著社會的發(fā)展進步，各行業(yè)及個人的重要歷史信息及現(xiàn)在的信息狀況都要錄入檔案中，加上我國有十幾億的人民，可想而知，我國的檔案是海量的，檔案管理人員每天也面臨著繁重的工作，而檔案管理工作創(chuàng)新能夠使得互聯(lián)網技術、信息技術等應用于檔案管理工作中，切實為檔案管理人員減負。此外，一些紙質檔案已經存在了十幾年甚至幾十年，其破損、磨損情況嚴重，紙質檔案一直存在著難以完好保存的弊端，所以，進行檔案管理工作創(chuàng)新能夠使得新老檔案都有電子形式，不會再出現(xiàn)檔案磨損情況，檔案得以完好保存，可見檔案管理工作創(chuàng)新也是非常有意義的。

二、我國檔案管理創(chuàng)新工作現(xiàn)存的問題分析

（一）涉及檔案的法律法規(guī)不健全

我國的《檔案法》負責對國家、社會的檔案及檔案管理工作進行規(guī)制，然而，《檔案法》僅僅規(guī)定了檔案的大框架的管理內容，卻沒有對檔案創(chuàng)新進行細致、詳細的規(guī)定，尤其是對檔案管理工作中的一些細節(jié)問題缺乏規(guī)定，難以很好地應對實際問題。

（二）檔案創(chuàng)新規(guī)劃受限

檔案管理部門對檔案信息化建設做出了一系列規(guī)劃，然而，這些規(guī)劃受到了現(xiàn)有環(huán)境的限制，也缺乏創(chuàng)新性眼光?？梢哉f，目前的檔案管理創(chuàng)新工作缺乏一套完備、有效的規(guī)劃方案。再加上檔案信息本身就是在不斷變化的，如果檔案資源信息化管理系統(tǒng)的設計同化甚至僵化，自然也不能為檔案管理工作帶來實際價值。

（三）檔案信息化建設的安全問題

眾所周知，檔案將一個人、一個企業(yè)的重要信息及經歷收錄其中?？梢姍n案信息的價值之高，基于這一特點，檔案信息也成為網絡黑客競相追逐的對象。由于我國部分地區(qū)的檔案管理與保護工作不夠縝密、不夠到位，一些黑客趁機竊取了檔案機密信息，破壞了社會發(fā)展的正常秩序。再加上檔案管理也涉及國家信息，所以檔案管理創(chuàng)新工作必須要把信息保護工作做到位，使得檔案信息被牢牢地把控，最大程度降低信息泄露的可能性。

（四）檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識

一些檔案管理人員從業(yè)時間長，已經習慣了紙質檔案，也習慣了每日的檔案梳理工作，所以他們很難打破這一平衡，也不想再進行創(chuàng)新、不想再學習創(chuàng)新化管理辦法。但是，時代要求檔案管理工作創(chuàng)新，檔案管理人員如果還要秉持傳統(tǒng)、落后的檔案管理工作模式那么就是在與時代為敵。此外，一些檔案管理人員的綜合素質不高，不僅缺乏創(chuàng)新意識，而且缺乏創(chuàng)新能力，這樣自然制約了檔案管理工作的創(chuàng)新化進程。

三、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施分析

（一）檔案管理及相關人員要進行思想觀念的創(chuàng)新

檔案管理工作的創(chuàng)新不是一蹴而就的，只有先革新思想，使得思想現(xiàn)代化、新穎化，那么創(chuàng)新工作才能如魚得水。否則，缺乏創(chuàng)新意識，創(chuàng)新措施將舉步維艱，即使完成了創(chuàng)新建設也是缺乏靈魂的，甚至沒有效果。所以，檔案管理工作觀念是創(chuàng)新的第一步，涉及檔案管理的領導層必須具備創(chuàng)新意識和長遠眼光，使得檔案管理工作能夠突破現(xiàn)有環(huán)境的限制，使得互聯(lián)網技術、信息技術等新興技術能夠逐漸與檔案管理工作結合，檔案管理才能借助科技的力量實現(xiàn)創(chuàng)新化發(fā)展。檔案管理領導層有了創(chuàng)新意識，才能更好地引導檔案管理工作人員，使得工作人員不能摒弁成見，不再墨守成規(guī)，全身心地投入檔案管理工作創(chuàng)新當中去，為創(chuàng)新管理出謀劃策，用創(chuàng)新思維帶動檔案管理創(chuàng)新工作。

（二）用檔案管理服務手段進行創(chuàng)新

檔案管理工作創(chuàng)新的最終目的就是為人們使用檔案提供便利和更優(yōu)質的服務?？梢哉f，檔案工作如今的服務功能是非常突出的，在實際生活中，許多人都需要查閱檔案或者調檔，但是紙質化的檔案紛繁復雜，要快速查找一份檔案的難度是很大的，如果檔案的排列不細致，那么查找檔案無異于大海撈針。為此，檔案管理工作創(chuàng)新刻不容緩，創(chuàng)新檔案服務手段亟待進行。檔案管理服務手段創(chuàng)新具體包括以下幾點。

1.實現(xiàn)電子文件自動上傳與有效收集

檔案最重要的功能就是供人查閱、利用。所以檔案信息的正確性是必需的。檔案管理工作創(chuàng)新的第一步就是要系統(tǒng)地整合種種檔案信息，做好定期核對工作，防止記錄有無的檔案被人使用，遏制錯誤檔案信息流傳。此外，檔案管理工作創(chuàng)新的重點就是要實現(xiàn)檔案信息的正確與真實。做好收集工作后就要進行檔案上傳工作。以往的檔案上傳是單機的，要調檔還需要硬盤拷貝數(shù)據，而檔案管理工作要更加發(fā)揮檔案的服務功能，所以檔案也要實現(xiàn)共享，改變單機模式。檔案管理工作人員吸收互聯(lián)網技術的優(yōu)勢，與技術人員聯(lián)合，共同構建一套能夠自動上傳統(tǒng)電子文件的工作系統(tǒng)，這樣檔案就能按時、自動地上傳，有訪問權限的人也能通過網頁瀏覽檔案，不用再通過硬盤拷貝等流程了，這樣大大增強了檔案管理的服務功能。

2.開展在線服務

現(xiàn)在，人們都更加追求實時信息和新聞，沒有人愿意耗費過多時間閱讀過時消息，可以說，人們青睞有時效性的信息。而現(xiàn)有的檔案管理模式是需要人們自己去檔案部門調取、查詢檔案信息，手工式、被動式的檔案提供方式費時費力，與人們的現(xiàn)實需求相悖，再加上檔案管理本身就是要發(fā)揮服務功能，所以，檔案的利用方式亟待改革。我建議每個地區(qū)的檔案管理部門都建立一個數(shù)字檔案室，當?shù)氐臋n案信息要納入數(shù)據庫中或者建設檔案官方網站、電子信箱服務站，這樣人們就能在網上輕松獲取檔案信息，簡化獲取檔案信息的渠道。

（三）檔案管理服務領域進行創(chuàng)新

由于種種因素的限制，能到檔案部門查詢檔案的人是稀稀拉拉的。但是，檔案部門耗費了許多心力建設的檔案系統(tǒng)如果不能被很好地利用，則導致了資源的大量浪費，為此，檔案管理工作需要改頭換面，吸引公眾的目光，使得自身的價值被挖掘、被發(fā)現(xiàn)。具體來說，信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新要實現(xiàn)檔案服務領域的創(chuàng)新。現(xiàn)在的檔案主流使用者是政府，所以檔案管理工作人員需要用歡迎的姿態(tài)吸引企業(yè)及個人，切實擴大自身的服務范圍。也有一些人認為檔案信息是枯燥乏味的，檔案管理工作人員要使得大眾粉碎以往對檔案的錯誤認識，工作人員可以對檔案信息進行精細化加工與篩選，并用趣味性語言文字、圖片使得人們能在了解到檔案的真實面貌，對檔案重燃興趣。此外，信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新還要做好吸收群眾會員工作，這樣能夠培養(yǎng)穩(wěn)定的檔案咨詢人，他們也能把檔案的知識進行宣傳，進而使得檔案管理工作的作用最大化。

（四）檔案管理工作的其他創(chuàng)新措施

信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新的總目標就是要實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、數(shù)字化以及智能化，使得檔案管理工作的價值得到凸顯，使得檔案信息得到各界的理解和重視，最終獲得良好的社會效益。所以，檔案管理工作創(chuàng)新應實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，而現(xiàn)代化則要求所有的紙質檔案都要有電子檔案備份，這樣能夠防止檔案丟失，更避免了重新設置檔案的情況出現(xiàn)，節(jié)省了不必要的時間。

此外，信息時代下的檔案管理工作創(chuàng)新應當要建立一個完善的檔案數(shù)據庫，有了檔案數(shù)據庫或者是檔案數(shù)字化網絡平臺，檔案管理工作就能像其他公共部門的工作一樣，向社會公開，并且更具體系性和架構感。最后，檔案管理工作創(chuàng)新還需要加強與公眾的聯(lián)系，檔案室可以建立自己的公眾號，將需要注意的重要信息發(fā)表在公眾號上并被人們得知，這樣一來，檔案管理工作也能更好地迎來新局面。

四、結語

檔案是一個同家也是整個社會的重要信息資源，不可或缺。現(xiàn)在，信息技術使得各行各業(yè)展開了一股改革浪潮，各行各業(yè)也走上了網絡化、信息化的發(fā)展道路。我國檔案管理工作也不能落后，也應及時與互聯(lián)網技術、信息技術結合，實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新。本文分析了信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新方案，希望我國檔案管理工作盡快革新。

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