信息技術(shù)背景下的OA辦公系統(tǒng)在高校辦公室中的應(yīng)用

畢旭明

【摘要】在信息技術(shù)背景下，高校辦公室工作的自動(dòng)化發(fā)展是高校辦公室發(fā)展的必然需求，而圍繞辦公室工作需求開(kāi)展OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，則是推動(dòng)辦公室工作適應(yīng)這一趨勢(shì)的必要路徑。本文在對(duì)基于辦公室工作需求的OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作做出分析與論述的基礎(chǔ)上，對(duì)基于OA辦公系統(tǒng)高校辦公室工程流程再造策略進(jìn)行了研究與探討。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);OA辦公系統(tǒng);開(kāi)發(fā);應(yīng)用

1. 基于辦公室工作需求的OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作

具體而言，基于辦公室工作需求的OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，主要包括以下幾個(gè)步驟。

首先，在OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作的啟動(dòng)階段，由于高校辦公室工作的信息化發(fā)展已經(jīng)具有了一定的基礎(chǔ)，不同高校辦公室也具有多元化的信息化硬件與軟件作為支撐，為此，在開(kāi)展OA辦公室系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作的過(guò)程中，高校以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者需要對(duì)當(dāng)前信息化系統(tǒng)所具有的功能以及明顯不足進(jìn)行分析，從而對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃問(wèn)題、信息孤島問(wèn)題等進(jìn)行有效了解，并在OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中有針對(duì)性的通過(guò)技術(shù)革新來(lái)解決這些問(wèn)題，提升高校辦公室自動(dòng)化水平、優(yōu)化辦公室人員對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的使用體驗(yàn)。通過(guò)開(kāi)展這項(xiàng)工作，高校以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者能夠有效確定OA辦公系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)重點(diǎn)、做好項(xiàng)目投入規(guī)劃等，從而為OA系統(tǒng)穩(wěn)定性以及功能多元化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

其次，在OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作的需求分析階段，系統(tǒng)功能與系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求之間的對(duì)接，是確保OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的關(guān)鍵，為此，高校以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者需要與系統(tǒng)用戶(hù)開(kāi)展溝通與交流，了解系統(tǒng)用戶(hù)對(duì)OA辦公系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)所具有的需求與期待，從而為系統(tǒng)功能的設(shè)定提供依據(jù)。在開(kāi)展這項(xiàng)工作的過(guò)程中，高校以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者需要將關(guān)鍵用戶(hù)需求調(diào)查作為重點(diǎn)工作，特別是需要尊重辦公室工作人員所具有的建議，如在項(xiàng)目需求調(diào)查階段，高校與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者需要成立專(zhuān)門(mén)的需求調(diào)研小組，了解關(guān)鍵用戶(hù)所具有的需求，而現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施與測(cè)試階段，高校與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者也需要收集關(guān)鍵用戶(hù)所提供的反饋信息，并根據(jù)這些反饋信息對(duì)項(xiàng)目功能以及使用體驗(yàn)等進(jìn)行優(yōu)化。

最后，在OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成之后，為了能夠有效推進(jìn)OA辦公系統(tǒng)在高校辦公室工作中的應(yīng)用，降低OA辦公系統(tǒng)所具有的上線(xiàn)阻力，高校以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者需要引導(dǎo)辦公室工作人員對(duì)OA辦公系統(tǒng)做出全面、深入的了解，確保辦公室工作人員能夠掌握OA辦公系統(tǒng)操作能力，從而促使辦公室工作人員對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)留下良好印象并具備應(yīng)用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)提升辦公室工作效率與工作質(zhì)量的能力，為此，高校有必要協(xié)同系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作者構(gòu)建完善的培訓(xùn)體系，從而為辦公室工作人員能力的提升提供良好保障。

2. 基于OA辦公系統(tǒng)高校辦公室工程流程再造

2.1 OA辦公系統(tǒng)在發(fā)文管理中的應(yīng)用

在信息化背景下，高校辦公室發(fā)文管理工作可以分為發(fā)文擬稿、發(fā)文審稿與發(fā)文簽發(fā)三個(gè)主要的工作環(huán)節(jié)。在發(fā)文擬稿環(huán)節(jié)，辦公室工作人員需要在OA系統(tǒng)中開(kāi)展公文編輯并對(duì)相關(guān)要素進(jìn)行完善，在完成這些工作之后，則可以通過(guò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)將稿件傳給審稿主體;在發(fā)文審稿環(huán)節(jié)，辦公室主任需要在OA系統(tǒng)中開(kāi)展在線(xiàn)審稿工作，如果稿件需要修改，則可以通過(guò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)稿件原路返回，如果稿件通過(guò)審核，則可以進(jìn)入下一環(huán)節(jié);在發(fā)文簽發(fā)環(huán)節(jié)，高校領(lǐng)導(dǎo)是依托OA系統(tǒng)對(duì)稿件開(kāi)展在線(xiàn)簽發(fā)的主體，在完成稿件簽發(fā)工作之后，稿件則可以自動(dòng)生成公文編號(hào)并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)管理工作者則可以將這些文件發(fā)送至各個(gè)單位供其查閱。由此可見(jiàn)，通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)用，能夠有效提升高校辦公室發(fā)文管理工作效率，這對(duì)于高校行政信息的有效傳遞具有重要意義。

2.2 OA辦公系統(tǒng)在收文管理中的應(yīng)用

在推進(jìn)高校辦公室信息化發(fā)展以及對(duì)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，收文管理工作也能夠得到很大的便利。具體而言，高校辦公室收文管理工作可以分為來(lái)文登記、來(lái)文擬辦、閱文批辦與收文承辦四個(gè)環(huán)節(jié)。在來(lái)文登記環(huán)節(jié)，高校辦公室工作者需要對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)中傳遞的公文進(jìn)行檢查與簽收，并將其轉(zhuǎn)遞給辦公室領(lǐng)導(dǎo);在來(lái)文擬辦環(huán)節(jié)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)需要在線(xiàn)確定公文辦理單位并填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，在此基礎(chǔ)上，辦公室領(lǐng)導(dǎo)需要依托OA辦公系統(tǒng)將貢品傳遞到相應(yīng)部門(mén)或者轉(zhuǎn)交校領(lǐng)導(dǎo)批閱;在閱文批辦環(huán)節(jié)，高校領(lǐng)導(dǎo)則需要對(duì)來(lái)文進(jìn)行在線(xiàn)審批并提出批判意見(jiàn)，之后則需要通過(guò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)將公文轉(zhuǎn)交批辦單位;在收文承辦環(huán)節(jié)，承辦單位需要對(duì)各方意見(jiàn)進(jìn)行匯總與分析，并對(duì)相應(yīng)辦公室業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，之后則需要對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行反饋。至此，基于OA辦公系統(tǒng)的收文管理工作告一段落。

2.3 OA辦公系統(tǒng)在會(huì)議管理中的應(yīng)用

OA辦公系統(tǒng)不僅在發(fā)文管理與收文管理等工作中展現(xiàn)出了較高的應(yīng)用價(jià)值，而且也能夠有效提升會(huì)議管理工作水平與工作效率。具體而言，基于OA辦公系統(tǒng)的辦公室會(huì)議管理工作包括四個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)議起草環(huán)節(jié)，辦公室文員需要在OA辦公系統(tǒng)中撰寫(xiě)會(huì)議通知、確定會(huì)議主題以及參加會(huì)議的人員，并依托自動(dòng)化辦公系統(tǒng)向辦公室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行提交以供在線(xiàn)審批;在會(huì)議審批階段，辦公室領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)會(huì)議召開(kāi)的可行性以及會(huì)議通知等內(nèi)容的合理性進(jìn)行判斷，如果通過(guò)審批，則需要簽寫(xiě)呈報(bào)意見(jiàn)并進(jìn)行呈報(bào)，如果沒(méi)有通過(guò)審批，則辦公室文員需要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的修改;在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示環(huán)節(jié)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要依托OA辦公系統(tǒng)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行審核并給予會(huì)議意見(jiàn);在會(huì)議準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，辦公室則需要依據(jù)已經(jīng)確定的會(huì)議通知、會(huì)議主題以及參加會(huì)議的人員等，為會(huì)議召開(kāi)做好準(zhǔn)備工作，如安排會(huì)議室、通知各個(gè)部門(mén)參加會(huì)議等。

2.4 OA辦公系統(tǒng)在印章管理中的應(yīng)用

印章管理是辦公室管理中重要的組成部分，基于OA辦公系統(tǒng)的印章管理工作，主要包含以下幾個(gè)步驟：首先，對(duì)于具有用印需求的部門(mén)，需要在OA辦公系統(tǒng)中提交用印申請(qǐng)，在用印申請(qǐng)的填寫(xiě)中，需要對(duì)用印理由做出詳細(xì)闡述。在完成電子表單填寫(xiě)之后，則可以通過(guò)OA辦公系統(tǒng)將電子表單向領(lǐng)導(dǎo)傳遞;其次，在對(duì)印章使用申請(qǐng)進(jìn)行審批的過(guò)程中，辦公室領(lǐng)導(dǎo)需要通過(guò)OA辦公系統(tǒng)對(duì)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行查閱，并對(duì)申請(qǐng)的合理性進(jìn)行判斷。無(wú)論用章申請(qǐng)是否通過(guò)，都需要為申請(qǐng)主體提供回執(zhí)信息，從而由申請(qǐng)主體決定是否需要是對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行修改;再次，當(dāng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行審核并通過(guò)審核之后，則需要將審核建議交由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)則可以通過(guò)OA系統(tǒng)對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行審批;最后，在用章申請(qǐng)經(jīng)過(guò)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示之后，則可以進(jìn)入用章安排環(huán)節(jié)，申請(qǐng)主體在進(jìn)行登記之后，則可以對(duì)印章進(jìn)行使用。

3. 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在推動(dòng)高校辦公室工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化發(fā)展的過(guò)程中，高校不僅需要圍繞自動(dòng)化辦公系統(tǒng)用戶(hù)需求，做好OA辦公系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，而且有必要依托OA辦公系統(tǒng)，對(duì)高校辦公室工作中的發(fā)文管理工作、收文管理工作、會(huì)議管理工作以及印章管理工作等流程進(jìn)行優(yōu)化，從而提升辦公室工作與辦公系統(tǒng)的適應(yīng)性。

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