城建檔案利用工作的創(chuàng)新與發(fā)展研究

史林峰　宋光鑫

摘 要：城建檔案利用工作是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，是為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市建設(shè)服務(wù)的直接手段，通過各種有效的方式和方法，提供和開發(fā)城建檔案信息資源，充分發(fā)揮城建檔案的依據(jù)和參考作用，把它的效用發(fā)揮出來，并轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。本文從城建檔案利用的意義、城建檔案利用工作中存在的問題及城建檔案利用工作的創(chuàng)新三個(gè)方面展開研討。

關(guān)鍵詞：城建檔案;利用服務(wù);創(chuàng)新與發(fā)展

隨著我國城市建設(shè)的不斷發(fā)展，在城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生了大量的城建檔案，這些檔案是城市的沿革、人類文明發(fā)展過程的記錄。建國后，我國就開始城建檔案的收集整理工作，在城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)文化和城市建設(shè)中發(fā)揮了一定的作用，成為美麗城市不可缺少的一部分。城建檔案利用工作則是整個(gè)城建檔案工作的最終目的，也是城建檔案諸多環(huán)節(jié)中最后一個(gè)環(huán)節(jié)，而利用工作的目的則在于充分發(fā)揮城建檔案的依據(jù)和參考作用，把它的效用發(fā)揮出來，并轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使其在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用，為我們的城市建設(shè)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，必須完成一系列的工作，其中直接傳遞信息為各項(xiàng)工作服務(wù)的工作稱“城建檔案利用工作”。城建檔案利用工作是按一定的原則和要求，通過各種有效的方式和方法，提供和開發(fā)城建檔案信息資源;充分發(fā)揮城建檔案效益和社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)城建檔案價(jià)值的一項(xiàng)工作。

一、城建檔案利用工作的意義

城建檔案利用工作是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，是為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市建設(shè)服務(wù)的直接手段，整個(gè)城建檔案工作中占有極為重要的地位。

（一）加強(qiáng)城建檔案利用工作

我們知道，黨和國家之所以重視城建檔案工作，就是因?yàn)槌墙n案工作對(duì)城市建設(shè)的各項(xiàng)工作有用。因此，城建檔案必須把便于各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用，作為自己的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，這是城建檔案工作的目的。在城建檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等各項(xiàng)工作中，都必須牢記這個(gè)目的。城建檔案的作用，只有通過利用工作，才能夠很好地發(fā)揮出來。所以，能不能有效地發(fā)揮城建檔案的作用，是為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市建設(shè)服務(wù)的關(guān)鍵。

（二）充分發(fā)揮城建檔案利用工作

城建檔案利用工作在整個(gè)城建檔案工作中占主導(dǎo)地位。城建檔案收集的是否齊全、完整，整理、編目、保管是否科學(xué)、系統(tǒng)，往往在開展城建檔案利用工作中才能檢驗(yàn)出來。城建檔案利用工作常常成為判斷城建檔案業(yè)務(wù)工作好壞的尺度，成為推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作建設(shè)的動(dòng)力。

（三）推進(jìn)城建檔案利用工作

城建檔案利用工作是服務(wù)性的，變被動(dòng)為主動(dòng)，只有積極主動(dòng)地服務(wù)，才能把“死檔案”變成“活檔案”。同時(shí)，積極開展城建檔案利用工作，利用者越多，發(fā)揮的作用就越大，它的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益越高，影響面就越廣，城建檔案館的地位和全社會(huì)的城建檔案意識(shí)就會(huì)在利用工作中逐步地豎立起來。所以積極開展城建檔案利用工作，是為城市建設(shè)服務(wù)，提高城建檔案工作信譽(yù)，引起領(lǐng)導(dǎo)和各方面對(duì)城建檔案工作重視與支持的最好途徑。

二、城建檔案利用工作中存在的問題

（一）強(qiáng)化城建檔案工作者的超前和跟蹤服務(wù)意識(shí)

進(jìn)一步明確城建檔案工作是為城市建設(shè)服務(wù)的服務(wù)方向，強(qiáng)化服務(wù)功能，樹立參與意識(shí)。利用工作不應(yīng)滿足于利用者憑借目錄查找城建檔案，而應(yīng)不斷地提高業(yè)務(wù)工作水平和專業(yè)知識(shí)水平，研究掌握城建檔案內(nèi)容，研究總結(jié)城建檔案利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，強(qiáng)化服務(wù)功能，樹立參與意識(shí)，直接參與城市建設(shè)活動(dòng)，了解各方面需求，多層次、全方位，主動(dòng)、超前地為城市建設(shè)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)。

（二）熟悉城建檔案的“家底”

要求城建檔案工作者了解用戶需要，熟悉館藏，做到“知己知彼”，能及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案。城建檔案利用工作涉及到提供與利用兩方面，這就要求檔案工作人員必須熟悉檔案的數(shù)量、分類及內(nèi)容，了解檔案的完整性和準(zhǔn)確度。這樣才能滿足利用者的需要，使利用者高興而來，滿意而歸。

（三）處理好城建檔案利用與保密的關(guān)系

在開展利用工作時(shí)，在不泄密的前提下，搞好利用工作，既要充分發(fā)揮城建檔案的作用，又要以對(duì)國家和人民高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，堅(jiān)持保密制度，確保保密城建檔案的安全。

三、城建檔案利用工作的創(chuàng)新

（一）作為城建檔案工作人員，要不斷改進(jìn)自身的服務(wù)理念

一方面轉(zhuǎn)變自己的服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)服務(wù)。在實(shí)際的檔案服務(wù)工作中，要充分關(guān)注社會(huì)的服務(wù)意識(shí)，不單單只是對(duì)自己所聯(lián)系的部門進(jìn)行服務(wù)，更要善于對(duì)社會(huì)各方面的服務(wù)。另一方面，檔案工作者要對(duì)所擁有的檔案資料進(jìn)行開放式服務(wù)，不單單只是等待利用者的查詢，而應(yīng)是將其資料以不同形式的開放傳遞給社會(huì)各層，從而成為人民群眾的信息咨詢庫。

（二）城建檔案利用工作模式的創(chuàng)新

以傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行現(xiàn)有的檔案管理，往往只是單一的通過利用者的借閱和查詢來完成，限制了檔案利用的創(chuàng)新發(fā)展

1.城建檔案工作者要利用自身的特點(diǎn)進(jìn)行對(duì)信息的宣傳，可以通過舉辦重大展覽等開放式的活動(dòng)把信息傳遞給社會(huì)各界人員。利用各種形式幫助人們對(duì)檔案服務(wù)工作內(nèi)容的了解，方便大家在以后的運(yùn)用中能夠有效地進(jìn)行對(duì)信息的收集。也可以通過電視、網(wǎng)絡(luò)、書刊等載體進(jìn)行宣傳，經(jīng)過精心的策劃，將編輯的信息有效地報(bào)道出去，滿足社會(huì)各界對(duì)信息的考察和利用。

2.檔案的材料大多屬于原件，提供給利用者利用，長(zhǎng)時(shí)間會(huì)使材料破損，為了有效地保證材料的完整儲(chǔ)存，可以運(yùn)用科技手段，把文字信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，利用網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)給利用者，并且要做到重要文件信息的保密。

3.增進(jìn)不同部門的交流。各級(jí)檔案部門要避免各自為政，孤立存在，而應(yīng)積極與其他部門進(jìn)行交流，在交流工作中改善和促進(jìn)自身管理和服務(wù)的發(fā)展，使整個(gè)檔案利用服務(wù)工作得到全面開展。

4.創(chuàng)建信息的社會(huì)服務(wù)體系。檔案服務(wù)要逐步社會(huì)化，以社會(huì)化服務(wù)進(jìn)行對(duì)檔案的利用。在實(shí)際服務(wù)中，拓展自己的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)對(duì)象，充分發(fā)揮自身的社會(huì)價(jià)值。此外，要提高檔案服務(wù)的效力，在不損害國家利益的前提下，簡(jiǎn)化以往繁瑣的手續(xù)，為社會(huì)各界提供更加快捷的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)作用。如今城建檔案館都在向數(shù)字化城建檔案館靠攏，成為一個(gè)動(dòng)態(tài)的信息中心，把“死檔案”變成“活檔案”。城建檔案工作者更要加強(qiáng)城建檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，盡可能地熟悉城市建設(shè)工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，使自己的能力水平不斷適應(yīng)城建檔案利用工作發(fā)展的需求。

四、結(jié)語

總之，在保障國家利益的前提下，充分發(fā)揮檔案管理的社會(huì)作用，以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民為主要內(nèi)容，不斷地改進(jìn)城建檔案工作，使我們的城建檔案利用工作得到創(chuàng)新和發(fā)展。

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