電子文件歸檔及移交體系的建立

張幸

摘要：傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式在科學(xué)技術(shù)的支持下，得以向電子文件形式轉(zhuǎn)化，為更好的提升工作質(zhì)量與效率，就必須要做好電子文件歸檔及移交體系建立工作，以保證電子文件歸檔的真實性、完整性與保密性。本文就電子文件歸檔及移交體系建立的原則及要求出發(fā)，明確體系建立過程中的注意事項，并探討如何對體系進(jìn)行健全，旨在規(guī)范開展電子文件歸檔與移交工作，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔;移交體系;建立

在單位日常工作中，電子文件歸檔及移交是一項基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，但其也是不容忽視的，電子文檔歸檔的真實性、保密性以及完整性都直接關(guān)系著電子文檔實際使用價值的發(fā)揮，關(guān)系著單位整體工作效率。在此種情況下，對電子文件歸檔及移交體系的建立進(jìn)行探究，具有一定現(xiàn)實意義。

一、電子文件歸檔及移交體系建立的原則及要求

（一）電子文件的歸檔要求

在紙質(zhì)保存形式下，工作量巨大，且信息后期查詢難度較大。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)條件下文件保存形式發(fā)生變化，電子文件得以形成，令紙質(zhì)文件地位受到挑戰(zhàn)。但從本質(zhì)上來說，電子文件歸檔仍依照紙質(zhì)版歸檔要求出發(fā)，以安全性、真實性和保密性等作為基本原則。電子文件歸檔要保證真實性，以脫機(jī)載體為支持，必須確保安全并病毒，以便為問價價值提供保障。在差異化單位要求下，電子文件歸檔要求也有所不同，但其共同之處在于，要求電子文件歸檔具備可利用性，就是要為后期查閱和使用提供便利，為其他工作提供良性服務(wù)。

（二）電子文件的移交要求

就電子文件移交來看，其主要通過直接移交和網(wǎng)絡(luò)移交兩種方式來實現(xiàn)，實際移交工作的開展以電子文件歸檔為基礎(chǔ)，以降低移交過程中差錯出現(xiàn)幾率。電子文件處于虛擬世界中，若不歸檔而直接進(jìn)行移交，所造成的后果是無法想象的。直接將電子文件移交給檔案保管部門過程中，需要依照相關(guān)規(guī)定對歸檔后的電子文件進(jìn)行嚴(yán)格檢驗，確認(rèn)合格后方可進(jìn)行移交。采取網(wǎng)絡(luò)移交方式時，需要依照相關(guān)要求出發(fā)，并創(chuàng)建安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，依照規(guī)范手續(xù)來辦理移交與接收。

二、電子文件歸檔及移交體系建立過程中的注意事項

（一）進(jìn)行鑒定與校驗

鑒定是電子文件歸檔之前的重要環(huán)節(jié)，是不可或缺的，其直接關(guān)系著電子文件的實際價值，進(jìn)而明確歸檔的必要性。鑒定環(huán)節(jié)就是以電子文件為對象，對其真實性、完整性等加以確定，從而對電子文件價值進(jìn)行明確，并降低后續(xù)問題的出現(xiàn)幾率。電子文件歸檔的實現(xiàn)，能夠保證電子文件的可利用性。在電子文件移交過程中，要及時進(jìn)行檢驗，以歸檔電子文件為對象，對其合格性與完整度進(jìn)行檢驗，確保在歸檔后與移交前并未出現(xiàn)任何問題，并且處于安全狀態(tài)。電子文件保存于虛擬網(wǎng)絡(luò)中，需通過檢驗來確定其是否攜帶病毒，以免對脫機(jī)載體造成破壞，若并未通過檢驗來及時發(fā)現(xiàn)電子文件移交中存在病毒，則極易對載體其他電子文件造成安全威脅，其后果無法想象。

（二）歸檔與移交手續(xù)

電子文件歸檔與移交的過程中，必須要保證手續(xù)的完整化與規(guī)范化，這是一項重要條件，便于在出現(xiàn)問題的第一時間來查找問題根源，進(jìn)而有效解決問題，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況。一旦在電子文件歸檔及移交過程中，并未規(guī)范歸檔與移交手續(xù)，極易影響電子文件歸檔與移交工作質(zhì)量，甚至不利于電子文件實際使用價值的發(fā)揮。待電子文件歸檔與移交鑒定檢測完成后，需辦理歸檔和移交手續(xù)，規(guī)范填寫相關(guān)內(nèi)容并蓋章確認(rèn)，保證管理的有效性，從而為電子文件管理成效的改善打下良好基礎(chǔ)。

（三）劃定保存期限

對于電子文件來說，其價值往往存在一定期限限制，因此在電子文件歸檔及移交過程中，要在規(guī)定期限內(nèi)來整理電子文件，及時刪除不存在利用價值的文件。因此在電子文件歸檔及移交體系建立過程中，要結(jié)合電子文件具體情況科學(xué)設(shè)置保存期限，保證電子文件保存的真實性、完整性與嚴(yán)密性。針對超出期限的電子文件，在不存在特殊要求的情況下可以將其刪除或者粉碎，這是保證電子文件得以安全和保密歸檔移交的關(guān)鍵條件。

三、電子文件的歸檔及移交體系的健全

（一）建立專用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

電子文件與紙質(zhì)文件相比，其特殊之處在于，以虛擬網(wǎng)絡(luò)為存在環(huán)境，這就導(dǎo)致電子文件時刻受到網(wǎng)絡(luò)病毒及其他網(wǎng)絡(luò)危害的威脅，若想要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，并順利完成電子文件歸檔與移交，就必須要建立專用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此來為電子文件歸檔和移交提供優(yōu)良環(huán)境，促進(jìn)各項工作的順利開展，為電子文件的篩選和存儲提供便利。

（二）脫機(jī)進(jìn)行電子文件保存

電子文件的保護(hù)可通過脫機(jī)保存處理來實現(xiàn)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件面臨著巨大的風(fēng)險，硬盤和磁盤都可能被盜取，而通過脫機(jī)保存的方式，能夠切實保障電子文件安全，為其真實性與完整性提供保證，促進(jìn)電子文件可利用價值的展現(xiàn)。

（三）建立質(zhì)量體系

為保證電子文件的價值性，要規(guī)范開展電子文件歸檔與移交工作，在這一過程中，質(zhì)量體系的建立，能夠滿足電子文件歸檔與移交需求，為其真實性、安全性與完整性提供可靠保證。在電子文件歸檔與移交過程中，需要規(guī)范鑒定并檢驗，這是保證電子文件真實性的關(guān)鍵條件。電子文件歸檔與移交安全主要通過脫機(jī)儲存來實現(xiàn)。在電子文件歸檔過程中，要明確其價值性，滿足后續(xù)查閱需求，并確保在保存期限內(nèi)不會出現(xiàn)其他問題，從而提升電子文件的保密性。可以說，質(zhì)量體系的建立，能夠為電子文件歸檔和移交的實現(xiàn)提供可靠支持，促進(jìn)整個體系的順利構(gòu)建，保證電子文件的真實性與有效性，避免保存期限內(nèi)出現(xiàn)其他問題，從而更好的為各項工作的開展提供服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，在電子文件管理過程中，建立電子文件歸檔及移交體系，能夠為電子文件安全提供保障，并且有助于改善工作效率。因此在電子文件歸檔及移交體系建立過程中，要明確相關(guān)注意事項，通過質(zhì)量體系和專用網(wǎng)絡(luò)體系的建立，來為電子文件歸檔及移交提供支持，切實改善電子文件歸檔與移交工作成效。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉曉峰.談電子文件歸檔及移交體系的建立[J].才智，2015（36）：281.

[2]李葉舟.基于電子文件歸檔與移交體系的構(gòu)建研究[J].蘭臺世界，2015（26）：24-25.

[3]孫洪魯，張瑾.電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)研制[J].中國檔案，2015（05）：58-60.

[4]吳緒成.推進(jìn)機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理與規(guī)范移交若干問題研究[J].湖北檔案，2011（04）：8-11.