精細(xì)化管理在辦公室文書檔案中的有效運(yùn)用

摘要：?jiǎn)挝晃臅鴻n案管理真實(shí)地記錄了單位發(fā)展歷程，是單位可持續(xù)發(fā)展和展開創(chuàng)新的重要信息資源。在單位經(jīng)濟(jì)效益的提高方面，單位文書檔案管理盡管并不是直接影響因素，但在不知不覺中影響著單位的經(jīng)濟(jì)效益。所以，就單位的文書檔案管理而言，必須將原有的管理思路和理念改變，做到系統(tǒng)化、精細(xì)化。從業(yè)務(wù)工作、服務(wù)利用等方面促進(jìn)文書檔案工作規(guī)劃化、流程化發(fā)展，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，和單位發(fā)展需要相適應(yīng)。在單位管理中單位文書檔案工作占據(jù)著極為重要的位置，文書檔案管理工作的質(zhì)量和單位的經(jīng)營效益息息相關(guān)，怎樣把單位文書檔案管理工作做好，讓其更好地服務(wù)于單位，是當(dāng)前探討的一大熱點(diǎn)問題。

關(guān)鍵詞：文書檔案;辦公室;精細(xì)化;管理

一、基本理論概述

檔案信息的管理工作本身就較為繁雜和瑣碎，包含很多基礎(chǔ)的工作程序和環(huán)節(jié)，而隨著當(dāng)前精細(xì)化發(fā)展思路和管理理念愈加普遍和深入人心，管理人員也意識(shí)到管理思想和體制改革的必要性，而且要向著精細(xì)化的方向迅速發(fā)展和進(jìn)步[1]。為此，相關(guān)辦公室和單位機(jī)構(gòu)都開始融入精細(xì)化的管理控制理念和思想，運(yùn)用這種新型的管理思路作為檔案管理工作的指導(dǎo)思想，從精細(xì)處發(fā)現(xiàn)以往容易忽視的問題所在，以進(jìn)一步完善管理制度和機(jī)制體系。

二、文書檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)帶給辦公室的生存發(fā)展壓力也越來越大，外部的壓力能夠促使辦公室改革自身的管理體制，檔案管理也不例外，要想適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代背景下新的發(fā)展形勢(shì)，就必須要以新思想和新理念來革新傳統(tǒng)的思想理念，進(jìn)而促成管理體制的變革和優(yōu)化，提高辦公室的內(nèi)控管理水平，做好檔案管理的一系列工作。精細(xì)化的管理體制和其獨(dú)特的管理理念，不僅可以使得辦公室服務(wù)體系更加完善，并提高檔案管理的服務(wù)能力和水平，而且可以促進(jìn)辦公室內(nèi)控機(jī)制的革新和優(yōu)化，解決以往容易忽視以及長(zhǎng)期存在的問題和不足。管理理念的轉(zhuǎn)變，能夠推動(dòng)管理體制的改革進(jìn)度，同時(shí)也就有效地加強(qiáng)了辦公室內(nèi)控管理能力，同時(shí)提升了核心競(jìng)爭(zhēng)能力，有助于辦公室的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、精細(xì)化管理在辦公室文書檔案中的有效運(yùn)用路徑

（一）加強(qiáng)精細(xì)化文書檔案管理制度建設(shè)

當(dāng)前，對(duì)辦公室文書檔案管理體制予以完善已慢慢成為促進(jìn)辦公室文書檔案管理水平和管理效率提高的關(guān)鍵措施。要想和當(dāng)前辦公室發(fā)展趨勢(shì)及要求相符，實(shí)現(xiàn)辦公室整體管理水平的提升，就必須確保辦公室文書檔案管理工作的高效性，而把辦公室文書檔案管理工作做好的關(guān)鍵，即對(duì)文書檔案管理制度予以完善。運(yùn)用精細(xì)化理念開展文書檔案管理制度建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效率的最佳化，并基于此，確保管理標(biāo)準(zhǔn)和管理內(nèi)容的規(guī)范性，辦公室管理者要借助合理方法和措施完善文書檔案管理制度，要竭盡所能將文書檔案管理的有效性增強(qiáng)。此外，相關(guān)部門也要對(duì)文書檔案管理中各個(gè)步驟和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理劃分和分配，并選擇某一固定時(shí)間考核管理人員，這樣既能在一定程度上促進(jìn)管理人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)水平的提高，同時(shí)還能把管理人員的工作效率提高，從而為辦公室之后順利開展日常工作提供方便[2]。

（二）建立健全文書檔案管理流程

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，文書檔案工作的任務(wù)、管理方式、服務(wù)對(duì)象、工作環(huán)境等均發(fā)生了極大的改變，在文書檔案工作中開始廣泛應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。所以，建立一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍，是加強(qiáng)文書檔案管理的重要任務(wù)。使文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化順利實(shí)現(xiàn)的主要目標(biāo)就是將文書檔案保管利用價(jià)值最大化、案卷完整化、檢索利用便捷化。對(duì)文件立卷歸檔的實(shí)效性進(jìn)行嚴(yán)格把握，只能對(duì)完成的現(xiàn)行文件材料和文件任務(wù)進(jìn)行歸檔或立卷，沒有完成的不能歸檔、立卷;展開合理的立卷分工，對(duì)歸檔的重點(diǎn)予以明確。不斷深化改革，使文書檔案管理工作發(fā)生了極大的改變。在新時(shí)期、新任務(wù)背景下，文書檔案管理工作顯得尤為重要。

（三）文書檔案信息資源精細(xì)化

借助建立辦公室局域網(wǎng)，不僅為廣大用戶所服務(wù)，同時(shí)也能更加科學(xué)、系統(tǒng)地開發(fā)利用辦公室文書檔案資源。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，文書檔案信息零散性和復(fù)雜性更強(qiáng)，因此，必須對(duì)文書檔案信息資源展開有效整合，從辦公室各個(gè)部門各自為營的局面中走出來，構(gòu)建完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，將一體化管理貫徹落實(shí)。利用這些信息系統(tǒng)的建立，不僅要將資源貢獻(xiàn)出來，同時(shí)還要讓所有部門充分挖掘出有用資源，實(shí)現(xiàn)資源的互補(bǔ)，提升文書檔案信息資源的利用率，以免發(fā)生重復(fù)和浪費(fèi)現(xiàn)象。最終通過反饋信息資源對(duì)產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行開發(fā)利用，確保文書檔案信息開發(fā)利用的合理性和科學(xué)性。

（四）提高辦公室文書檔案管理工作者的職業(yè)技能

要想實(shí)現(xiàn)信息化管理精細(xì)化，必須做到如下幾點(diǎn)：第一，要對(duì)信息化管理的特征予以確定，也就是網(wǎng)絡(luò)立足于節(jié)點(diǎn)傳播、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用、網(wǎng)絡(luò)具有安全風(fēng)險(xiǎn)等，對(duì)這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因進(jìn)行分析，將相關(guān)的管理計(jì)劃制定出來。第二，就文書檔案管理信息化的特征對(duì)崗位責(zé)任進(jìn)行劃分，使各個(gè)崗位工作人員的職業(yè)技能精細(xì)化順利實(shí)現(xiàn)[3]。不管是對(duì)信息化管理的特征進(jìn)行分析，還是使專崗專責(zé)專人的精細(xì)化順利實(shí)現(xiàn)，都需要文書檔案管理工作者的職業(yè)技能和需要相符，所以，將辦公室文書檔案管理工作者的職業(yè)技能提高成為促進(jìn)精細(xì)化管理順利實(shí)現(xiàn)的重要途徑，建議辦公室對(duì)文書檔案管理工作者展開專職培訓(xùn)，也就是借助相關(guān)的測(cè)試和考核對(duì)現(xiàn)有文書檔案管理工作人員在信息化文書檔案管理中的工作能力進(jìn)行分析，如硬件監(jiān)督檢查的能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、文書檔案資料收集分類的能力等。根據(jù)當(dāng)前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們可以在適合的崗位上充分發(fā)揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網(wǎng)絡(luò)完全管理等，應(yīng)引入專業(yè)人才。

（五）運(yùn)用精細(xì)化理念做好文書檔案整理和歸檔工作

管理人員首先應(yīng)確保所搜集文書檔案資料的科學(xué)性和完整性，然后結(jié)合各種類型的文書檔案運(yùn)用多樣化的方式或方案對(duì)各種文書檔案進(jìn)行管理，以此確保文書檔案類別的清晰。同時(shí)，就各種等級(jí)或類別的文書檔案，應(yīng)將文書檔案歸檔的全過程完整記錄好，防止損害、丟失文書檔案，從而確保文書檔案文書檔案后期使用的準(zhǔn)確性和便利性。最后，運(yùn)用精細(xì)化方式展開文書檔案的歸檔工作，文書檔案管理人員應(yīng)確保文書檔案歸檔的條理性，并根據(jù)完善的單位文書檔案管理模式，竭盡全力提高自身的文書檔案管理水平，為單位醫(yī)療工作的順利開展提供方便。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案問題關(guān)系到單位未來發(fā)展道路，而檔案精細(xì)化管理能夠?yàn)閱挝粰n案管理提供強(qiáng)而有效的保障。單位文書檔案是單位發(fā)展變化的重要見證，包括了黨務(wù)、政策、人事、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等活動(dòng)開展過程中形成的具有保存價(jià)值的信息資料。單位文書檔案管理的重要職責(zé)是做好這些信息資料的收集、編輯、歸檔、存儲(chǔ)和利用服務(wù)等。精細(xì)化管理是一種理念和文化，隨著單位辦公室、行政管理人員的分工越來越細(xì)，服務(wù)質(zhì)量的要求越來越高，做好辦公室文書檔案精細(xì)化管理是適應(yīng)現(xiàn)代管理的必然要求。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜茹.文書檔案的精細(xì)化管理模式構(gòu)建思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：86.

[2]于淼.論文書檔案管理中精細(xì)化管理思想的應(yīng)用[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（30）：237.

[3]曲加杰，施展.淺談文書檔案精細(xì)化管理在文書檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：61.

作者簡(jiǎn)介：宋京峰（1977.09-），男，山東省棲霞人，學(xué)歷：專科，畢業(yè)于山東省教育學(xué)院，現(xiàn)有職稱：助理館員，研究方向：文書檔案。