檔案管理中信息技術的運用

馬世超

摘? 要：檔案管理工作已經(jīng)成為人們關注的焦點。人們的生活和工作都需要從檔案中調取相關信息與材料。而傳統(tǒng)的檔案管理重在保存紙質文件，對檔案信息的信息化管理與應用，沒有給予足夠的重視。導致了檔案信息獲取困難，檔案文件保存耗費巨大人力與物力資源等現(xiàn)象的發(fā)生?，F(xiàn)在信息化技術在檔案管理中的應用，解決了這些問題。本文就檔案管理中存在的問題、信息化技術的具體應用以及未來的展望進行了詳細的闡述。

關鍵詞：信息化;檔案;人事評定;查詢

1檔案管理簡述

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題與不足

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側重于紙質文件的保存。文件的保存過程中，需要耗費大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調取查詢都是如此。而且在紙質文件的過程中，還容易出現(xiàn)一些問題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時判斷，是否需要繼續(xù)保存，收到保存期限的限制，仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒有經(jīng)受過檔案管理的專業(yè)學習與培訓。對工作缺乏責任心，不掌握檔案管理專業(yè)技能，檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見不鮮。但這對個人和企業(yè)卻造成巨大的損失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調取時間長流程多，檔案保管安全性保障不強等問題。

1.2檔案管理現(xiàn)狀

在信息化技術發(fā)展如火如荼的社會，信息化技術走入了各個工作崗位。檔案管理也是如此。利用信息化技術，使得檔案管理的工作效率提升，利用計算機的儲存功能，將海量信息有序的存儲在計算機中，也節(jié)約了大量的人力物力資源。利用信息化技術，檔案管理工作人員也可以相互學習，交流經(jīng)驗，對提升崗位專業(yè)技能也起到了促進作用。檔案工作在信息化技術的發(fā)展下，獲得了可喜的成績。但在發(fā)展中也難免遇到問題，例如當前的檔案信息化管理，只是在初步發(fā)展階段。主要利用信息化技術進行信息的儲存。對于信息的查詢，因為涉及到檔案的安全性要求，只在一些特殊工作部門，提供一些查詢服務。如何在保證安全性的基礎上，逐步的加入信息查詢的相關機構。同時如何讓一些信息更好的為人們的工作、出行、生活服務，是未來發(fā)展中需要進一步關注的問題。

2信息化技術在檔案管理中的具體應用

2.1便捷的信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當中，職稱評定、干部選拔行為都需要對參加評定和選拔的人員進行相關信息的統(tǒng)計。例如干部選拔中，候選人每年的工作評級、近年來是否獲得嘉獎等等，多應該考慮在內。對于職稱評定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學習成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個文件核對的。有了信息化技術，可以利用查詢功能，調出相關項目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

2.2信息的保存更加安全，可備份保存

檔案資料的保存過程中，最容易出現(xiàn)問題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術，讓資料的保存多了一道防護屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲，還以電子信息的形式存儲在計算機當中。而信息技術的發(fā)展，讓存儲的空間變得巨大，小小的計算機可以存儲海量的信息。所以檔案信息通過信息技術得到了二次保存。又由于存儲空間大，一些重要的檔案信息還可以通過移動硬盤等設備進行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲更為安全了。

2.3信息化平臺發(fā)展，促進多方面合作

信息化技術不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺。利用信息化平臺為檔案管理所服務。例如同一個單位，可以打造信息化平臺為多個部門合作。人事管理部門、財務部門、工程部門等，可以通過一個信息平臺在權限允許下，調取相關的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調配合工作。另外，多個部門之間，也可以進行合作，高效率為人民所服務。信息化平臺的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

2.4信息化技術在檔案管理其它方面的應用

數(shù)據(jù)庫技術的運用早期文件系統(tǒng)也可以實現(xiàn)電子文檔的存儲工作，但是因為早期文件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。隨著信息技術的不斷發(fā)展，為了進一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫逐漸被應用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術的應用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，可以使其充分發(fā)揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能，不僅能進一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高檔案管理工作效率。互聯(lián)網(wǎng)技術的運用其中互聯(lián)網(wǎng)技術屬于一種全球性的計算機網(wǎng)絡，其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計算機網(wǎng)絡組合而成。由于計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)，使資源共享變成了可能，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術在設備及技術上都能達到檔案的網(wǎng)絡化管理相關要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術不僅能實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享，從而大大提高了高校檔案管理工作質量，為高校節(jié)省了人力、財力。

3結束語

檔案管理工作融合信息化技術，已經(jīng)取得了一定的成績。起到了節(jié)約資源、方便查詢，存儲安全、減少資料調取環(huán)節(jié)等多個方面的作用。但檔案管理工作在未來，還可以與信息技術共同在信息平臺、部門協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等若干個方向合理發(fā)展，打造更加科學更加和諧的檔案管理工作氛圍。

參考文獻

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