在線教育公司財(cái)務(wù)問題分析

彭虹銘

[內(nèi)容提要]隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國內(nèi)和國際的市場環(huán)境越來越復(fù)雜，企業(yè)之間的競爭也隨之愈發(fā)激烈，如果稍有疏忽便有可能導(dǎo)致公司的經(jīng)營陷入困境甚至?xí)飘a(chǎn)。然而，財(cái)務(wù)管理對一個(gè)企業(yè)的運(yùn)營起到關(guān)鍵性的作用。本文以Z Online教育公司為例，對其財(cái)務(wù)管理之中存在的問題進(jìn)行分析，并就如何提升財(cái)務(wù)管理水平提出對策，以期為廣大類似的企業(yè)提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 財(cái)務(wù)管理 中小企業(yè) 往來帳款

一、Z Online教育公司財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀

Z Online教育公司于2011年成立，該公司自成立之日起一直致力于專業(yè)的輔導(dǎo)培訓(xùn)事業(yè)，在北京、上海、天津、廣州等多地都設(shè)有分校，現(xiàn)已擁有上百家加盟分校的企業(yè)。Z Online教育公司總部的財(cái)務(wù)報(bào)表顯示，與分校的往來居多，預(yù)付貨款應(yīng)收賬款也比較多，從利潤表來看Z Online教育公司總部的成本費(fèi)用比較高，導(dǎo)致了利潤一般，增長較慢。

二、Z Online教育公司財(cái)務(wù)管理問題分析

（一）貨幣資金管理不規(guī)范，調(diào)度困難

對Z Online教育公司的收入進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，其收入主要來源于三個(gè)方面：一是線上線下學(xué)生交的學(xué)費(fèi)。二是分校加盟時(shí)交的加盟費(fèi)。三是購買授權(quán)學(xué)習(xí)軟件的費(fèi)用。其中，學(xué)費(fèi)占了80%。分校在收取學(xué)費(fèi)時(shí)方式主要有兩種：一是現(xiàn)金。每個(gè)學(xué)校都將自己收上來的費(fèi)用進(jìn)行收納、整理和登記，之后將錢轉(zhuǎn)給總部。二是轉(zhuǎn)賬。學(xué)生家長將學(xué)費(fèi)轉(zhuǎn)賬給分校，分校再將費(fèi)用轉(zhuǎn)給總校。不管何種方式，分校的收入都要清楚、準(zhǔn)確的交給總部，然后再由總部對其進(jìn)行調(diào)度和分配。如分校需要用錢可以向總部申請，總部將按照流程操作，如果一旦審批下來，總部會(huì)將錢轉(zhuǎn)入分校的戶頭。而加盟費(fèi)和購買授權(quán)學(xué)習(xí)軟件的款項(xiàng)則會(huì)直接轉(zhuǎn)到總部賬戶。

從表面上來看，學(xué)校的這一套流程十分的清楚、明確且操作性強(qiáng)，但是實(shí)際操作起來卻存在著很多問題。如學(xué)生在交學(xué)費(fèi)時(shí)，很多并不會(huì)直接交到出納的手中，而是交到代收的業(yè)務(wù)員手中，這個(gè)過程就會(huì)滋生出許多問題。而且，現(xiàn)在總部對分校的監(jiān)管主要是針對出納，缺少對業(yè)務(wù)員的監(jiān)管制度，這會(huì)給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來不利的影響。另外，分校將收取的費(fèi)用轉(zhuǎn)給總部，在有需要的時(shí)候再跟總部申請，分校沒有獨(dú)立性，兩者之間相互交叉，這在一定程度上造成混亂。如總部的員工到分校出差時(shí)，有部分費(fèi)用是可以報(bào)銷的，但是究竟如何報(bào)銷、在何處報(bào)銷很多人根本弄不清楚，所以有時(shí)候會(huì)將要在總部報(bào)銷的卻用的是分校的稅號，而要在分校報(bào)銷的卻用的是總部的稅號，這不僅會(huì)給企業(yè)財(cái)務(wù)帶來不必要的麻煩，造成混亂，而且最終有的費(fèi)用根本無法報(bào)銷?，F(xiàn)在，Z Online教育公司雖然有眾多的分校，但是大多數(shù)分校并沒有完整的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)工作主要由出納負(fù)責(zé)，工作內(nèi)容一般都是由部門經(jīng)理或者是校長進(jìn)行審核，而這些人的財(cái)務(wù)意識并不強(qiáng)，也沒有專業(yè)的財(cái)務(wù)知識，因此在審核時(shí)很多只是走走過場，并看不出什么實(shí)際的問題。這就使得很多問題無法及時(shí)的得到解決，問題一旦積壓，會(huì)給企業(yè)財(cái)務(wù)帶來不必要的麻煩。

（二）往來賬款管理混亂

Z Online教育公司的往來賬款主要有四個(gè)方面：一是總部與分校之間的往來款。二是員工借款帶來的往來款。三是總部與加盟分校的往來款。四是總部與圖書出版社之間的往來款。在所有的往來款項(xiàng)中，總部與分校之間的往來款是量最大且最頻繁的，其中就包括兩者之間貨幣資金的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出、分校從總部購買圖書的往來款項(xiàng)。Z Online教育公司在對這種類型的往來款進(jìn)行審核時(shí)，一般都是一起審核，大大增加了審核的難度。另外，分校在月底才會(huì)將賬目寄到總部，總部審賬時(shí)間就會(huì)隨之向后延誤，這也將對公司的財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生不利影響。一是員工的差旅費(fèi)產(chǎn)生的往來款。如員工在出差時(shí)所用的費(fèi)用會(huì)有一部分可以報(bào)銷，很多員工為了減輕自己的經(jīng)濟(jì)壓力，在出差前通常會(huì)從單位借用一些款項(xiàng)，等報(bào)銷欠款到賬后直接跟自己的欠款抵消。但是，這其中也存在很多實(shí)際的問題，如有時(shí)候員工借用的款項(xiàng)與報(bào)銷的款項(xiàng)可能不一致，員工無法及時(shí)報(bào)銷費(fèi)用等。這些問題的存在不僅會(huì)給財(cái)務(wù)帶來混亂，也會(huì)給財(cái)務(wù)工作增加難度。二是加盟分校從總部購買授權(quán)學(xué)習(xí)軟件產(chǎn)生的往來款。分校在購買授權(quán)學(xué)習(xí)軟件時(shí)，會(huì)先支付給總部一部分資金，在規(guī)定期內(nèi)再將全部費(fèi)用交齊。但是，分校由于種種原因往往無法按時(shí)還款，總部要進(jìn)行多次催款，這大大的增加總部財(cái)務(wù)的工作量，也使得清理賬款的難度增大。同時(shí)，還會(huì)使得總部的資金無法及時(shí)的回籠，從而給企業(yè)帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）收入監(jiān)管制度不完善，導(dǎo)致收入流失嚴(yán)重

收入是一個(gè)企業(yè)得以運(yùn)營的基礎(chǔ)，也是一個(gè)企業(yè)運(yùn)營好壞的重要指標(biāo)。如果企業(yè)在收入上存在問題，那么企業(yè)就無法好好地運(yùn)營和發(fā)展。Z Online教育公司在收入方面就存在監(jiān)管制度不完善的問題。無規(guī)矩不成方圓，任何事物都不能任由其發(fā)展，適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管是十分必要的。而財(cái)務(wù)部門也是這樣，如果對其進(jìn)行一定的監(jiān)管或者監(jiān)管的力度很大，那么工作人員在工作時(shí)就會(huì)采用謹(jǐn)慎和積極的工作態(tài)度，減少財(cái)務(wù)工作中的失誤。Z Online教育公司的收入多是來自分校，分校數(shù)量眾多，而且每個(gè)學(xué)校的情況也不一樣，進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管難免會(huì)有一定的疏漏。另外，學(xué)校在收費(fèi)時(shí)會(huì)從總部領(lǐng)取報(bào)名表，但是在報(bào)名表的實(shí)際運(yùn)用過程中卻沒有進(jìn)行很好的監(jiān)管，這樣就給了業(yè)務(wù)員可操作的空間。造成總部收入的流失，從而影響企業(yè)運(yùn)營。

總之，Z Online教育公司在成本費(fèi)用上還要多下功夫，制定完善的財(cái)務(wù)管理制度和公司章程，做好節(jié)約成本、控制費(fèi)用等工作。

三、提升Z Online教育公司財(cái)務(wù)管理水平的對策

（一）規(guī)范資金管理

增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者的財(cái)務(wù)管理意識。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者是一個(gè)企業(yè)的舵手，是企業(yè)決策的制定者，也是企業(yè)運(yùn)營的監(jiān)管者，對企業(yè)發(fā)展的方向起著決定性的作用。因此，Z Online教育公司需要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者財(cái)務(wù)管理意識。建議如下：一是利用好企業(yè)內(nèi)部的資源。如充分利用企業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)精通的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，讓他們對企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者加以培訓(xùn)。二是利用好外部的資源。如邀請相關(guān)專業(yè)的專家來公司授課，讓領(lǐng)導(dǎo)者在學(xué)習(xí)中不斷的增強(qiáng)自己的財(cái)務(wù)意識。只有這樣，才能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，盡可能減少企業(yè)可能遇到的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三是專業(yè)的財(cái)務(wù)人員也不可或缺，必須要重視專業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)。首先，要引進(jìn)人才。好的人才是做好工作的前提。其次，要針對公司財(cái)務(wù)人員的具體情況和工作要求，對他們展開具有針對性的培訓(xùn)和教育。只有提升財(cái)務(wù)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，才能減少在日常工作中的失誤，使企業(yè)效益得以提高，助其可持續(xù)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)往來賬款管理

往來款項(xiàng)是每個(gè)企業(yè)都會(huì)存在的，Z Online教育公司也不例外。只要對其進(jìn)行科學(xué)的管理，就能極大的降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。一是總部與分校之間的來往賬款要進(jìn)行細(xì)致的劃分，并有分校的專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，對出現(xiàn)的問題及時(shí)處理。二是要對員工進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷方面知識的普及和教育，讓他們對財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程有清楚的認(rèn)識。三是公司要完善相關(guān)的制度。規(guī)定好在哪里借款就在哪里報(bào)銷，不可以交叉進(jìn)行，以減少不必要的麻煩。另外，為了督促員工及時(shí)報(bào)銷，也為了資金能迅速回籠，還需制定如果員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未報(bào)銷的將從其工資中抵扣等相關(guān)財(cái)務(wù)制度。

（三）提升公司收入管理制度的有效性

從Z Online教育公司的各個(gè)環(huán)節(jié)和內(nèi)容來看，獲得足夠的利潤收入是公司發(fā)展的重要基礎(chǔ)，收入也是對一個(gè)公司進(jìn)行微觀財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況分析的重要指標(biāo)，如果公司收入正常，運(yùn)行資金有足夠的保障，公司的運(yùn)行狀態(tài)多會(huì)呈現(xiàn)良性。因此，Z Online教育公司應(yīng)該采取多方面的措施提升收入管理制度的效率。具體來說，一是強(qiáng)化對報(bào)名表的管理。建立報(bào)名表負(fù)責(zé)機(jī)制，從總部到各分校配置專門的報(bào)名表發(fā)放和接收人員，保證報(bào)名表的流動(dòng)程序完成“發(fā)放一接收—業(yè)務(wù)員”的閉路循環(huán)。細(xì)化報(bào)名表的管理機(jī)制，每月按照一定數(shù)額分發(fā)給各個(gè)分校和學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)員，月末及時(shí)收回相關(guān)的表單，由總部專門安排人員進(jìn)行核對和抽查，保障報(bào)名表的真實(shí)性和完整性。建立報(bào)名表回收獎(jiǎng)懲機(jī)制，將報(bào)名表回收情況列入員工的年度績效考核，列明相關(guān)的明細(xì)和具體的獎(jiǎng)懲項(xiàng)目，由各個(gè)分校校長負(fù)責(zé)推動(dòng)獎(jiǎng)懲機(jī)制。二是建立刷卡入校學(xué)習(xí)機(jī)制。這種辦法主要是針對各學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)比較常見的私放學(xué)生進(jìn)校學(xué)習(xí)這一情況，很多學(xué)校對學(xué)生繳費(fèi)之后的混亂人校情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了公司的整體發(fā)展。對此，Z Online教育公司將學(xué)生賬號管理引入了日常管理工作中，學(xué)生報(bào)名繳費(fèi)后，公司業(yè)務(wù)員為他們建檔立卡，分發(fā)相應(yīng)的學(xué)生賬號，在長期的學(xué)習(xí)過程中，學(xué)生憑賬號密碼登錄接受各學(xué)科的培訓(xùn)。從運(yùn)行的實(shí)際情況來看，學(xué)生賬號管理的效果基本實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。