加強(qiáng)地方軍工科技檔案收集的思考

鄭正月 應(yīng)躍明

【摘 要】企業(yè)的科技檔案記錄著企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中最基本的活動(dòng)內(nèi)容，具有物質(zhì)資料不可替代的價(jià)值，服務(wù)于企業(yè)的科技和生產(chǎn)活動(dòng)，軍工科技檔案的收集質(zhì)量直接關(guān)系到軍工產(chǎn)品的維修保障及裝備的完好性。文章針對(duì)目前地方軍工科技檔案收集中存在的問(wèn)題或不足，從制度建設(shè)、技能培訓(xùn)、收集方式等方面進(jìn)行分析，提出應(yīng)對(duì)措施，以期達(dá)到軍工科技檔案收集的真實(shí)性和完整性。

【關(guān)鍵詞】地方軍工；科技檔案；收集；管理

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）01-0254-02

0 引言

企業(yè)科技檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是檔案工作的起點(diǎn)和關(guān)鍵。檔案材料積累是否齊全，收集是否完整，直接關(guān)系到歸檔材料的合格性及檔案信息利用價(jià)值的可靠性?？萍紮n案的產(chǎn)生領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，決定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別，尤其是軍工企業(yè)，科技檔案直接關(guān)系到裝備的壽命周期管理及裝備完好性的保障工作。本文對(duì)傳統(tǒng)地方軍工企業(yè)科技檔案收集工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對(duì)存在的主要問(wèn)題提出相應(yīng)措施，以期能對(duì)類似企業(yè)起到參考作用。

1 科技檔案收集工作現(xiàn)狀

1.1 檔案員配備不足，專業(yè)知識(shí)欠缺

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的是有關(guān)企業(yè)生存和持續(xù)發(fā)展的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)事宜，由于檔案管理不直接產(chǎn)生效益，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)、意識(shí)及重視程度。在承擔(dān)研制項(xiàng)目過(guò)程中，由于研制節(jié)點(diǎn)要求及研制工作量大，加上平時(shí)科技人員儲(chǔ)備不足，常常出現(xiàn)科技人員捉襟見(jiàn)肘、無(wú)暇顧及檔案員配備是否合理、人員是否充足等問(wèn)題。同時(shí)受長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理中所形成的習(xí)慣影響，檔案管理人員與領(lǐng)導(dǎo)間不時(shí)會(huì)出現(xiàn)意識(shí)上的偏差，平時(shí)的進(jìn)修、專題培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，導(dǎo)致專業(yè)知識(shí)欠缺，知識(shí)更新滯后，難以滿足檔案收集、整理、編目、利用過(guò)程中的專業(yè)知識(shí)需求，影響科技檔案的專業(yè)性和成套性，甚至影響到產(chǎn)品延壽修理，很難保證裝備的完整性。

1.2 管理制度不完善，可操作性不強(qiáng)

一般地方軍工企業(yè)均有成套的檔案管理制度，包括管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)、歸檔制度、保管制度、借閱制度等，通常都是套用國(guó)家有關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求編制而成，很少有企業(yè)能將自身檔案管理特點(diǎn)編制到相關(guān)管理制度中，不時(shí)出現(xiàn)諸如檔案管理員負(fù)責(zé)所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理之類的規(guī)定，模糊了項(xiàng)目研制人員在科技檔案收集中的作用，甚至出現(xiàn)推諉現(xiàn)象，認(rèn)為檔案收集完全是檔案管理員的職責(zé)，使檔案收集工作陷于被動(dòng)。當(dāng)前，地方軍工企業(yè)檔案管理普遍存在制度不完善、更新不及時(shí)、操作性不強(qiáng)、落實(shí)流于形式等弊端，不利于檔案收集和整理的統(tǒng)籌管理。

1.3 檔案管理考核機(jī)制缺失

地方軍工企業(yè)根據(jù)所承擔(dān)的研發(fā)項(xiàng)目，開(kāi)展了圍繞項(xiàng)目所實(shí)施的檔案管理，努力深化項(xiàng)目檔案管理工作，但缺乏相應(yīng)的考核機(jī)制，或考核機(jī)制與實(shí)際工作不符而流于形式，管理效果不佳，顯現(xiàn)出檔案信息管理工作積極性不高，收集方式、方法和手段落后，工作得過(guò)且過(guò)，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化進(jìn)程受阻，給檔案的利用和開(kāi)發(fā)增加了難度。特別是對(duì)科技檔案管理的源頭——科技檔案的收集影響明顯，科技檔案的專業(yè)性、成套性和一致性不容樂(lè)觀。

2 應(yīng)對(duì)措施

2.1 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，深化內(nèi)部挖潛

過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力是順利完成檔案管理工作并保證其質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案人才隊(duì)伍建設(shè)同樣涉及人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、人才數(shù)量、人才技能等諸多方面，通過(guò)學(xué)習(xí)提高，逐步改變傳統(tǒng)的工作模式和工作思維。在實(shí)際工作中要突出檔案專業(yè)技術(shù)人員的主力軍地位，科研人員及時(shí)跟進(jìn)，將人才培養(yǎng)與具體項(xiàng)目相結(jié)合，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，提高能力。具體可從以下3個(gè)方面入手：一是發(fā)揮外部專業(yè)培訓(xùn)主渠道作用，以崗位培訓(xùn)為主，輔以專題培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)加以充實(shí)和細(xì)化，不斷實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)人員知識(shí)、能力、素質(zhì)持續(xù)提高。二是探索培訓(xùn)形式和方法，創(chuàng)造學(xué)習(xí)環(huán)境和平臺(tái)，增加與兄弟單位間的交流，拓寬專業(yè)知識(shí)視野，提高解決實(shí)際工作中各種疑難問(wèn)題的能力。三是建立資源體系，探索和構(gòu)建具有地方軍工特色的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，將科研人員特別是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人納入培訓(xùn)，提高對(duì)軍工科技檔案重要性的認(rèn)識(shí)，以及了解并掌握軍工科技檔案收集的方式方法，使科研開(kāi)發(fā)工作與科技檔案收集工作有機(jī)融合、相互促進(jìn)，并在實(shí)踐摸索中提升科技檔案收集能力和水平。

深化內(nèi)部挖潛，化解專職檔案人員不足難題?？蒲许?xiàng)目檔案是指一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始到成果形成及后續(xù)推廣應(yīng)用，所形成具有保存價(jià)值的材料。在實(shí)際工作中，需強(qiáng)化三級(jí)積累，即科研人員、專職資料員、檔案人員的積累，達(dá)到分級(jí)管理、分線負(fù)責(zé)。由于軍工科技檔案形成于特定的專業(yè)領(lǐng)域，具有以課題項(xiàng)目成套的特點(diǎn)，在項(xiàng)目研制過(guò)程中，可靠、真實(shí)的科研文件在記錄科研項(xiàng)目研制過(guò)程的同時(shí)，也形成了科技檔案文件，科研人員對(duì)項(xiàng)目的了解遠(yuǎn)勝于檔案管理人員，因而在科技檔案收集過(guò)程中，科研人員的作用顯得尤為重要，但同時(shí)需要檔案技術(shù)人員及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)并督查與檔案相關(guān)內(nèi)容的成套性，提高軍工科技檔案質(zhì)量。

2.2 優(yōu)化收集方式，完善歸檔制度

科技檔案的專業(yè)性強(qiáng)，其收集過(guò)程工作量大、要求高?？蒲腥藛T和檔案管理人員由于專業(yè)視角不同，對(duì)具有考查、利用價(jià)值的文件資料的處理方式會(huì)存在一定差異?？蒲腥藛T是科技檔案收集過(guò)程中保證檔案材料專業(yè)性、成套性、一致性的主力軍?？萍紮n案收集的是第一手資料，地方軍工企業(yè)在開(kāi)展研制項(xiàng)目過(guò)程中，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目研制過(guò)程科技檔案的收集，項(xiàng)目科研人員對(duì)科技檔案收集負(fù)主要責(zé)任，合理運(yùn)用信息技術(shù)，在符合武器裝備研制程序的基礎(chǔ)上，在檔案管理人員的指導(dǎo)下，對(duì)照檔案收集工作要求，開(kāi)展項(xiàng)目科技檔案的收集，在實(shí)踐中改進(jìn)和優(yōu)化收集方式，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件材料的齊全、完整負(fù)責(zé)?？萍既藛T前端控制，檔案人員跟蹤檢查，可以有效保證周期長(zhǎng)、程序復(fù)雜的軍工項(xiàng)目科技檔案收集的完整性。

完善科技檔案歸檔制度，對(duì)于研制周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，可以根據(jù)研制程序的要求分階段制定科技檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，并按研制節(jié)點(diǎn)要求適時(shí)調(diào)整、完善，對(duì)于那些可能散失的文件要及時(shí)補(bǔ)充。從制度內(nèi)容、實(shí)際效果入手，制定并優(yōu)化科技檔案合理催交制度，及時(shí)研究并解決出現(xiàn)的問(wèn)題，確保軍工科技檔案歸檔制度的合理性、適用性和可操作性。檔案管理人員監(jiān)督好歸檔工作的落實(shí)情況，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。充分利用好保密檢查、體系檢查及生產(chǎn)許可證檢查等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注科技檔案的管理情況，尋找薄弱環(huán)節(jié)，不斷完善科技檔案歸檔制度。

2.3 加強(qiáng)制度建設(shè)，健全考核機(jī)制

目前，檔案管理工作要求較為嚴(yán)格，國(guó)家層面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度日臻完善，但在企業(yè)的實(shí)際執(zhí)行層面，尚需加強(qiáng)可操作的制度建設(shè)，清晰管理流程，健全考核機(jī)制。在傳統(tǒng)的檔案管理體系下，文件主管部門(mén)對(duì)后續(xù)檔案管理工作考慮不足，而檔案主管部門(mén)卻很難對(duì)文件工作進(jìn)行有效的前端控制，這就要求企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的檔案工作頂層設(shè)計(jì)，嚴(yán)格按制度要求開(kāi)展工作，避免工作的隨意性。

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確科研業(yè)務(wù)管理部門(mén)的崗位職責(zé)，把軍工科研檔案收集列入科室的職責(zé)范圍，并責(zé)任到人，保證收集和研究同步，使企業(yè)有限人力資源最大化。切實(shí)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，納入考核干部實(shí)績(jī)內(nèi)容中，實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，明確崗位責(zé)任人員、責(zé)任范圍及考核標(biāo)準(zhǔn)，研制項(xiàng)目責(zé)任人員落實(shí)到項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)人，將檔案收集與項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，將檔案收集與檔案保密工作有機(jī)結(jié)合，形成項(xiàng)目研究與檔案收集同步考核機(jī)制，增強(qiáng)自身的使命感和責(zé)任感，從源頭保證科技檔案收集的有效性和準(zhǔn)確性。檔案主管部門(mén)加大研制中涉及檔案收集的監(jiān)督檢查力度，為考核提供依據(jù)，通過(guò)修改和完善制度使管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化方向發(fā)展，形成責(zé)任追究、業(yè)務(wù)考核、獎(jiǎng)懲等有關(guān)措施，增強(qiáng)工作活力，發(fā)揮潛能，充分調(diào)動(dòng)科研人員和檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，逐步滿足軍工科技檔案收集管理要求。

3 結(jié)語(yǔ)

軍工企業(yè)科研檔案作為一種特定的檔案，由于其載體形式的原始性、真實(shí)性，其信息內(nèi)容的知識(shí)性、價(jià)值的潛在性，使科研檔案在科研、生產(chǎn)中發(fā)揮著不可替代的作用。而科技檔案的收集是保證科技檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的重要環(huán)節(jié)。在新形勢(shì)下如何加強(qiáng)地方軍工企業(yè)科技檔案的收集是一個(gè)值得思考的問(wèn)題，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，建立完善的符合企業(yè)實(shí)際的管理制度，構(gòu)建軍工科技檔案收集網(wǎng)絡(luò)及檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的技能和素養(yǎng)，優(yōu)化收集方式，內(nèi)部挖潛，達(dá)到對(duì)軍工科技檔案有效收集之目的。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]楊芳.淺談科技檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用[J].河北冶金，2018（6）：80-82.

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[3]石麗.軍工企業(yè)科技檔案的保密與利用[J].機(jī)電兵船檔案，2013（3）：45-46.

[責(zé)任編輯：高海明]