楊麗娜 黃莉琴
摘 要:檔案管理是現(xiàn)代高校管理工作的組成部分之一,強(qiáng)調(diào)以規(guī)范的手段、理念確保檔案能夠服務(wù)于高校人事等工作。基于此,本文分別就高校干部人事檔案管理、高校干部人事檔案運(yùn)用展開分析,給出責(zé)任的明確性、管理的嚴(yán)格性以及構(gòu)建規(guī)范運(yùn)用制度、加強(qiáng)運(yùn)用的信息化水平等內(nèi)容,通過多個角度對該項(xiàng)工作進(jìn)行分析,以高校人員檔案管理價值為出發(fā)點(diǎn),借助研究使后續(xù)工作得到必要優(yōu)化。
關(guān)鍵詞:高校干部;人事檔案管理;內(nèi)容分類;運(yùn)用制度
人事檔案管理,是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計,為后續(xù)工作提供規(guī)范化資源的活動。我國高校數(shù)目眾多,高校干部的人事檔案類別復(fù)雜、總量龐大,是高校管理的重要內(nèi)容之一,需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上謀求優(yōu)化。2018年11月,我國推行了新的人事檔案管理方法,即《干部人事檔案工作條例》,本文以該條例為基準(zhǔn),就高校干部人事檔案管理及運(yùn)用等內(nèi)容展開分析研究。
一、高校干部人事檔案管理
1.責(zé)任的明確性
高校干部人事檔案管理相關(guān)工作帶有長期性特點(diǎn),該項(xiàng)工作的主要價值是推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。也是上級組織了解干部工作情況、成長情況的主要依托,是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ),要求在實(shí)際工作中,首先確保管理責(zé)任的明確,做好專事專管。如某高校共有干部300名,儲備干部150名,其檔案資料總量為450份,采用兼管形式,可能無法保證所有檔案得到規(guī)范化處理。高校應(yīng)選派專門的檔案管理員,負(fù)責(zé)上述檔案的管理工作,如果高校干部數(shù)目少,允許管理員同步負(fù)責(zé)其他類似工作,但不允許出現(xiàn)干部人事檔案無人管理的情況。此外,還應(yīng)明確規(guī)定管理人員的權(quán)責(zé)范圍,以免出現(xiàn)管理責(zé)任不清的問題。
2.管理的嚴(yán)格性
嚴(yán)格性,是高校干部人事檔案管理的基本要求,是指所有檔案都必須完整、規(guī)范的存放在檔案室(不含信息化設(shè)備),所有管理內(nèi)容必須明確、條例必須清晰,標(biāo)準(zhǔn)必須完善。如高校干部履歷、表彰等檔案內(nèi)容,存在更新需要,為避免管理混亂,不能在每一次出現(xiàn)信息變動后都立即著手更新,可以每周為間隔,將該周內(nèi)高校干部的信息變化進(jìn)行匯總,統(tǒng)一進(jìn)行更新。如果高校內(nèi)干部數(shù)目較少,可將更新間隔延長為2-3周,避免工作內(nèi)容積壓的同時,實(shí)現(xiàn)管理的有序、嚴(yán)格。此外,所有的檔案管理?xiàng)l目,必須符合《干部人事檔案工作條例》,高校自身管理?xiàng)l目也不得與該條例存在沖突。
3.信息的真實(shí)性
信息的真實(shí)性是高校干部人事檔案管理的基礎(chǔ),也是檔案后續(xù)運(yùn)用的核心要求。在實(shí)際工作中,要求采用電子信息和紙質(zhì)信息對照、周期檔案抽查等方式,確保所有高校干部人事檔案信息真實(shí)有效。高校干部人事檔案進(jìn)入學(xué)校后,管理人員應(yīng)立即進(jìn)行檔案的核對,確保其與對應(yīng)人員信息完全吻合,準(zhǔn)予歸檔,并開始建立信息化檔案。信息檔案內(nèi)容與紙質(zhì)檔案需要完全一致,可采取錄入和對照分別安排專人進(jìn)行的方式,確保信息真實(shí)性。每隔3-6個月,校內(nèi)管理部門應(yīng)對干部認(rèn)識資料做抽查,了解新的信息是否得到記錄,檔案內(nèi)是否存在問題等,如存在信息問題也應(yīng)做好追責(zé)、分析原因,嚴(yán)格避免問題再次出現(xiàn)。
4.使用的方便性
高校干部人事檔案管理,其目的在于服務(wù)實(shí)際工作,應(yīng)保證檔案使用的方便性。具體措施包括關(guān)聯(lián)機(jī)制構(gòu)建、層次信息庫建設(shè)兩個方面。關(guān)聯(lián)機(jī)制主要是指與高校干部存在關(guān)聯(lián)的部門,應(yīng)與高校建立規(guī)范化的溝通平臺,以保證信息得到實(shí)時管理。如檢查部門、教育部門、勞動部門等,均可與高校納入到相同的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中,以便在存在檔案應(yīng)用需求時,可以快速獲取對應(yīng)信息。層次化信息庫建設(shè),是指在內(nèi)容歸類的基礎(chǔ)上,額外將信息化檔案庫分為若干層級、建立檢索機(jī)制,方便調(diào)取和查看。如按照院系進(jìn)行層次劃分、設(shè)置“關(guān)鍵詞檢索目錄”,管理人員鍵入“文學(xué)院”,即可獲取該院內(nèi)的干部人事檔案,使用便捷。
高校干部人事檔案的安全性,也是管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容之一。一方面信息化資料庫容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲,導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰、檔案丟失;另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案也可能受潮、發(fā)霉,出現(xiàn)破損。后續(xù)工作中,要求高校管理人員掌握足夠的互聯(lián)網(wǎng)安全管理技術(shù),通過運(yùn)用安全軟件等方式,避免信息檔案出現(xiàn)安全問題。校方則應(yīng)周期進(jìn)行檔案庫檢查,做好消防管理、潮濕度管理,如保證檔案室相對濕度在40%以下、每周做好通風(fēng)等,確保檔案信息安全[3]。
二、高校干部人事檔案運(yùn)用
1.做好內(nèi)容分類
高校干部人事檔案的運(yùn)用,基本要求之一是內(nèi)容分類清晰,按照目前我國高校干部人事工作情況,結(jié)合《干部人事檔案工作條例》的實(shí)際要求,建議將高校干部人事檔案分為7個類別,即履歷類、思想類、表彰類、自傳和學(xué)歷類、審核類、違法違紀(jì)類和其他類。其中履歷類屬于檔案基礎(chǔ),記錄干部的基本履歷,是運(yùn)用的基本對象。思想類體現(xiàn)干部的覺悟、思想堅定程度、三觀等,是考評人才的輔助資料,表彰類和違法違紀(jì)類,體現(xiàn)了干部的工作能力,自傳和學(xué)歷類體現(xiàn)的是干部的發(fā)展上限,這兩類檔案應(yīng)分別存放,運(yùn)用時作為參考資料,以評定干部是否具備某一方面的工作能力。審核類和其他類包括工資、出國經(jīng)歷等,可作為運(yùn)用時的補(bǔ)充材料,完善干部檔案的豐富程度。
2.構(gòu)建規(guī)范運(yùn)用制度
高校干部人事檔案的運(yùn)用,不能在缺乏約束的情況下隨意進(jìn)行,要求構(gòu)建規(guī)劃運(yùn)用制度。包括運(yùn)用的目的、范圍、條件,運(yùn)用檔案的時間、人員資格等等。運(yùn)用目的方面,高校干部人事檔案首先服務(wù)于黨組織和學(xué)校實(shí)際工作,作為考核干部思想覺悟、工作能力的參考資料,如果出于其他目的,則應(yīng)生成報告,經(jīng)營干部主管領(lǐng)導(dǎo)部門(如學(xué)校黨組織等)批準(zhǔn),才能運(yùn)用。高校干部人事檔案運(yùn)用的條件應(yīng)帶有范圍性特點(diǎn),規(guī)定何種情況下不能運(yùn)用檔案,其他情況則均允許使用。如干部出現(xiàn)違紀(jì)問題,為避免相關(guān)人員修改檔案,應(yīng)在危及問題發(fā)生、干部接受調(diào)查時,將其檔案封存,不允許接觸、運(yùn)用。運(yùn)用檔案的時間和人員資格等,需要運(yùn)用的目的給予明確,如用于人事調(diào)動,則在工作日內(nèi)、由人事部門工作人員運(yùn)用檔案等等。
3.加強(qiáng)運(yùn)用的信息化水平
高校干部人事檔案的運(yùn)用方式一般包括兩種,一是常規(guī)紙質(zhì)檔案的運(yùn)用,二是信息化運(yùn)用,紙質(zhì)檔案因攜帶和使用較為不便,已經(jīng)不能滿足部分工作的實(shí)際需要。如某干部在外地需要應(yīng)用檔案,是無法及時獲取資料的,信息化運(yùn)用則能應(yīng)對這一問題。所謂信息化運(yùn)用,是指在常規(guī)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,構(gòu)建信息化檔案,并通過大范圍物聯(lián)網(wǎng)等方式,為檔案的運(yùn)用提供平臺。假定某干部從高校的A校區(qū)調(diào)動至B校區(qū),或者調(diào)入教育機(jī)關(guān),其紙質(zhì)檔案無法第一時間送達(dá),可優(yōu)先調(diào)取信息檔案,利用網(wǎng)絡(luò)平臺,發(fā)送至B校區(qū)/教育機(jī)關(guān),接受查看和審核。在此期間,該干部和紙質(zhì)檔案同步趕往目的地,既沒有影響人事調(diào)動活動,也提升了檔案運(yùn)用的效率。信息化運(yùn)用的優(yōu)勢得到體現(xiàn)。
4.做好運(yùn)用檢查和監(jiān)督
檔案的運(yùn)用,不能隨意、散漫,高校干部人事檔案尤其如此,其關(guān)系到干部自身的考評,也影響高校工作,要求在運(yùn)用的過程中做好檢查和監(jiān)督。后續(xù)工作中,每一次檔案調(diào)取和運(yùn)用時,要求應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行檔案內(nèi)容的讀取和記憶,運(yùn)用完成后,對歸還的檔案進(jìn)行對照,了解其中是否存在改動痕跡,對于破損更換的部分,也應(yīng)進(jìn)行前后對照,確保檔案內(nèi)容與運(yùn)用前完全一致。如果存在檔案修改需要,應(yīng)要求修改人員出具書面報告,管理人員在檔案運(yùn)用后進(jìn)行對照,了解修改內(nèi)容與報告內(nèi)容是否一致。在條件允許的情況下,要求管理人員全程進(jìn)行運(yùn)用監(jiān)督,了解干部檔案的運(yùn)用方式、過程等,生成完整的信息記錄,包括檔案運(yùn)用的時間、地點(diǎn)、經(jīng)手人等,作為原始資料,避免運(yùn)用出現(xiàn)問題后無從追責(zé)。
5.運(yùn)用的注意事項(xiàng)
高校干部人事檔案的運(yùn)用,需要注意兩個核心問題,一是運(yùn)用檔案時,不明違反《干部人事檔案工作條例》中的各類規(guī)定;二是檔案運(yùn)用完成后,需要完好歸還所屬單位,以免丟失、破壞等問題。我國高校干部人事檔案的管理、運(yùn)用,首先堅持“黨管干部、黨管人才”的基本原則,以《干部人事檔案工作條例》為直接的運(yùn)用約束框架,不能在逾越該框架的情況下進(jìn)行運(yùn)用,如存在特殊情況,應(yīng)提交書面申請,獲取管理部門同意才能運(yùn)用。所有檔案在運(yùn)用過后,應(yīng)立即歸還給管理單位,并與借出時進(jìn)行對照,包括借出人信息、檔案內(nèi)信息等,從而在保證檔案運(yùn)用積極作用的同時,避免一些負(fù)面影響。
綜上,高校干部人事檔案管理及運(yùn)用,需要符合工作要求,以國家新出臺的《干部人事檔案工作條例》為基準(zhǔn),檔案管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)五項(xiàng)基本內(nèi)容,即責(zé)任的明確性、管理的嚴(yán)格性、信息的真實(shí)性、使用的方便性、資料的安全性。運(yùn)用方面,要求做好內(nèi)容分類、構(gòu)建規(guī)范運(yùn)用制度,同時加強(qiáng)運(yùn)用的信息化水平以及檢查、監(jiān)督,運(yùn)用過程中也應(yīng)注意一些基本原則和問題,積極發(fā)揮檔案管理的作用。
參考文獻(xiàn):
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[3]甘萍.新時期高校干部人事檔案管理人員素質(zhì)要求與提升路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(07):141.