加強(qiáng)企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的若干思考及建議

呂小敏

摘 要 隨著科技的發(fā)展，迎來(lái)了信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)。改變傳統(tǒng)的企業(yè)文書(shū)檔案工作機(jī)制，利用信息化建設(shè)手段，不斷提高企業(yè)文書(shū)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和共享，成為完善和創(chuàng)新發(fā)展企業(yè)文書(shū)檔案工作的重要內(nèi)容和目標(biāo)，針對(duì)目前企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀和面臨的問(wèn)題，進(jìn)行了分析思考并提出了加強(qiáng)和改善的若干措施建議。

關(guān)鍵詞 企業(yè)文書(shū)檔案 信息化建設(shè) 思考建議

企業(yè)的文書(shū)檔案管理與利用在企業(yè)中是非常重要的，它能夠直接影響到企業(yè)的信息化建設(shè)。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的企業(yè)文書(shū)檔案管理工作存在著很多的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案的管理，投入更多的精力和經(jīng)費(fèi)完善企業(yè)文書(shū)檔案的管理并且加強(qiáng)信息化建設(shè)，而且還要培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的文書(shū)檔案管理人才。

一、企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的各種不同形式和載體的原始文書(shū)記錄信息。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，辦公自動(dòng)化成為企業(yè)日常管理的主要模式，企業(yè)文書(shū)檔案的運(yùn)營(yíng)管理也隨之發(fā)生了調(diào)整轉(zhuǎn)變，主要采用計(jì)算機(jī)作為信息載體，利用數(shù)字技術(shù)把紙質(zhì)文件及聲像資料等文書(shū)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，最終以電子檔案的形式存儲(chǔ)下來(lái)，按照規(guī)范性、安全性、效益性原則系統(tǒng)地組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，從而對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，提高了管理的真實(shí)性、及時(shí)性、完整性和有效性。隨著數(shù)據(jù)處理效率和利用程度不斷提升，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)于企業(yè)文書(shū)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)處理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準(zhǔn)確全面，大大提高了文書(shū)檔案管理工作的便利和效率。

二、企業(yè)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案管理不重視

很多企業(yè)并沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理有足夠的重視，這是企業(yè)文書(shū)管理面臨的最大的問(wèn)題。很多的企業(yè)管理人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作只是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，并沒(méi)有具體的價(jià)值，忽略了其在拓展市場(chǎng)提高生產(chǎn)品質(zhì)中的重要作用。很多企業(yè)的管理人員也并沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理工作建立相應(yīng)的管理體制，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理沒(méi)有在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。企業(yè)因?yàn)椴恢匾暺髽I(yè)文書(shū)檔案的管理，在進(jìn)行建設(shè)資金分配的時(shí)候往往分配給文書(shū)檔案管理部分的資金都是有限的，使得文書(shū)檔案管理的建設(shè)緩慢，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理并不能得到良好的發(fā)展。

（二）文書(shū)檔案管理缺乏完善的管理制度

當(dāng)前，盡管很多企業(yè)都積極地應(yīng)用新型的檔案系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的文書(shū)檔案進(jìn)行管理，但是還是缺乏相應(yīng)的管理制度和管理體系對(duì)企業(yè)的文書(shū)檔案部門(mén)進(jìn)行規(guī)范和管理，使得很多企業(yè)的文書(shū)檔案資料并不完善，很難使其發(fā)揮對(duì)企業(yè)發(fā)展的積極作用。新型的檔案系統(tǒng)缺乏完善的管理制度也變成了紙上談兵，并不能對(duì)文書(shū)檔案管理工作的水平提高發(fā)揮太大的作用。

（三）文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)偏低

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的文書(shū)檔案管理人員的普遍都存在素質(zhì)偏低的問(wèn)題，甚至部分企業(yè)的文書(shū)檔案管理人員嚴(yán)重缺乏專業(yè)知識(shí)，并且企業(yè)也并沒(méi)有給文書(shū)檔案管理員工安排有效的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，導(dǎo)致文書(shū)檔案的管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，不能夠正確的對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，在資料收集和存放方面也不夠?qū)I(yè)仔細(xì)，嚴(yán)重的影響電力企業(yè)的文書(shū)檔案資料的準(zhǔn)確性。

三、加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的建議和措施

（一）加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)開(kāi)發(fā)和裝備保障能力

計(jì)算機(jī)文書(shū)檔案信息管理及應(yīng)用系統(tǒng)的建成、維護(hù)和發(fā)展，需要穩(wěn)定的軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍，需要可靠的設(shè)備保障。要充分調(diào)研并明確需求，界定軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的職責(zé)業(yè)務(wù)，保證系統(tǒng)的實(shí)用性和拓展性。在企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃下，加大資金投入，引進(jìn)維持管理系統(tǒng)安全有效運(yùn)營(yíng)的軟硬件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器、防火墻以及各類應(yīng)用軟件，定期維護(hù)，及時(shí)升級(jí)。為加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保密，在設(shè)置防火墻及相關(guān)必備組件的同時(shí)，要建立檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機(jī)制及措施手段，健全文書(shū)檔案數(shù)據(jù)信息安全保障體系。

（二）不斷加強(qiáng)文書(shū)檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

因此，企業(yè)想要完美的解決企業(yè)文書(shū)檔案的管理問(wèn)題，就要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期的為文書(shū)檔案管理人員組織素質(zhì)提升培訓(xùn)，對(duì)文書(shū)檔案管理人員的的專業(yè)素質(zhì)及專業(yè)技能進(jìn)行提升，使文書(shū)檔案管理人員具有現(xiàn)代化意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，并能熟練地操作文書(shū)檔案管理的工作中使用的相關(guān)設(shè)備，培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，使文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到提升，才能更好的完成文書(shū)檔案管理的工作。

（三）加強(qiáng)對(duì)于信息化建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，打好文書(shū)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

企業(yè)文書(shū)檔案承載著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的重要工作內(nèi)容和信息，企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)刻不容緩，此項(xiàng)工作的開(kāi)展離不開(kāi)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，企業(yè)文書(shū)檔案管理部門(mén)要結(jié)合自身工作特點(diǎn)和信息化建設(shè)的重要性，勤于向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)溝通，闡明此項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)給以足夠重視和關(guān)注，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作的支持力度，加強(qiáng)企業(yè)其他部門(mén)對(duì)此項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)配合，保證經(jīng)費(fèi)的充足配給，制定企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)藍(lán)圖，對(duì)于此項(xiàng)工作科學(xué)規(guī)劃設(shè)計(jì)，協(xié)調(diào)調(diào)配資源，分布穩(wěn)妥進(jìn)行，使企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作順利有效開(kāi)展。將不同介質(zhì)來(lái)源、不同類型的原始文書(shū)檔案，經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，使之成為一體化電子文檔，從而形成有序結(jié)構(gòu)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這是文書(shū)檔案信息化建設(shè)的重要前提和基礎(chǔ)。因此原始文書(shū)檔案的數(shù)字加工處理和電子文檔的及時(shí)準(zhǔn)確傳輸及保存至關(guān)重要，這是確保企業(yè)文書(shū)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量水平的重要基礎(chǔ)，從事數(shù)字化工作的文書(shū)檔案人員的工作水平和責(zé)任心直接影響到信息化工作的根基，在對(duì)企業(yè)過(guò)去留存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)整理，梳理規(guī)范目錄內(nèi)容；對(duì)由于年代久遠(yuǎn)及保存不當(dāng)造成破損嚴(yán)重的文書(shū)檔案材料，要抓緊進(jìn)行修復(fù)，修復(fù)完成后再進(jìn)行掃描處理。紙質(zhì)檔案掃描完成后要進(jìn)行編號(hào)立卷，與原版紙質(zhì)檔案要同步對(duì)應(yīng)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后需企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批通過(guò)，因此需要企業(yè)本身對(duì)此項(xiàng)工作給以足夠的重視，夯實(shí)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，引入了大量信息化、機(jī)械化生產(chǎn)設(shè)備，使企業(yè)文書(shū)檔案管理的過(guò)程中產(chǎn)生了大量文件信息，這就對(duì)企業(yè)檔案管理模式和工作質(zhì)量有了更高的要求，為達(dá)到提升檔案管理部門(mén)的工作效率，實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)高速發(fā)展的最終目的，企業(yè)文檔管理建設(shè)刻不容緩。

參考文獻(xiàn)：

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