試論新形勢下高等學校檔案管理工作新模式

潘亞玉

摘 要：高等學校的檔案承載著高等學校的發(fā)展歷程，真實記錄著高校的發(fā)展過程.高校檔案是促進高校黨政管理、教學管理、科學研究、其他各項管理工作.為維護社會上高校檔案使用者的根本利益提供重要依據(jù).高等學校檔案管理工作是學校教學和管理等各項工作中不可或缺的重要組成部分，高等學校檔案管理者的重要職責就是要認真細致地做好高校檔案管理工作，不斷探索檔案管理工作的新模式.

關(guān)鍵詞：高等學校;檔案管理;建設(shè)

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2019）10-0163-03

1 前言

新時代對高等學校檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作要跟上高等學校的前進步伐，就要不斷地改進工作模式.高等學校把教學工作作為第一要務(wù)，對檔案管理工作重視不夠，高等學校檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)條件也急需改進，高等學校檔案工作要從管理方式、收集渠道和服務(wù)方式等方面進行改進，高等學校檔案管理人員的素質(zhì)和文化層次也亟待提升.做好信息時代的高校檔案管理工作，對于高等學校的黨政管理、教學管理、科學發(fā)展、維護學校安全穩(wěn)定、維護廣大師生和檔案社會利用者的合法權(quán)益，對提高學校黨政、教學、管理和其他工作效率，具有重大意義.高校檔案管理要以建立健全覆蓋整個學校的黨政、教學、科研和管理等各個方面的檔案資源體系、科學先進的檔案管理體系，以及學校檔案信息為主體的檔案利用體系，建設(shè)好檔案的保密安全體系為目標，完善檔案的管理體制，積極推動檔案管理工作與學校協(xié)同發(fā)展.

2 改進高等學校檔案管理工作的策略

2.1 改進高等學校檔案管理工作體制

2.1.1 建立分級管理的檔案管理網(wǎng)絡(luò).學校的檔案管理部門全面負責學校檔案管理工作、檔案工作規(guī)劃、檔案發(fā)展工作、檔案開發(fā)利用工作，指導(dǎo)監(jiān)督檔案產(chǎn)生部門的檔案收集工作及檔案初步整理工作工作.高等學校檔案要由學校的綜合檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，并要始終堅持完善學校校長領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任負責、學校各級檔案資料產(chǎn)生部門分級負責的工作體制，保證學校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)分工明確，各部門專兼職檔案管理人員堅守自己的崗位，學校的檔案管理部門和各檔案產(chǎn)生部門工作要相互配合，共同做好高等學校檔案管理工作.

2.1.2 提高學校檔案管理部門履行職責的能力.學校領(lǐng)導(dǎo)和學校的各級黨政管理部門要為學校檔案管理部門履行檔案管理職能鋪平道路，用以提高學校檔案管理部門監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案工作.學校領(lǐng)導(dǎo)和管理部門要支持高校檔案管理部門管理學校檔案事務(wù)，監(jiān)督審察檔案違法案件，指導(dǎo)檔案資料形成部門建立科學的檔案資料管理方法，使檔案管理工作深入到學校的每一個角落.

2.1.3 加快高等學校檔案館的建設(shè)步伐.學校檔案管理部門要依照《檔案法》集中管理學校產(chǎn)生的各門類檔案，要擴大檔案的接收范圍，接收學校黨政、教學、管理部門產(chǎn)生的所有應(yīng)歸檔的檔案資料.檔案管理部門把學校檔案信息按《檔案法》和國家有關(guān)規(guī)定向高等學校和社會提供使用，發(fā)揮學校檔案的服務(wù)作用.學校綜合檔案館的主體是學校的黨政管理部門、各附屬單位、各教學單位等，要嚴格按照國家規(guī)定的《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標準》確定的要求，建設(shè)學校檔案館，使學校檔案管理的辦公用房、檔案庫房、閱檔室和其他用房都符合標準.把學校的綜合檔案館（室）建設(shè)成為面積達標、設(shè)施完備、功能齊全、服務(wù)便捷、安全保密的綜合檔案保管、利用和行政管理的一體化中心，消除檔案沒有集中管理庫房和檔案庫房不符合規(guī)定的狀況.高校檔案管理部門要準確制定適合本校的檔案接收范圍和檔案歸檔范圍，防止重復(fù)歸檔和檔案資料資源散落等事件的發(fā)生，高校檔案管理部門要通過整合檔案目錄、各類檔案信息、檔案編研材料等形式，整合各類檔案資源.

2.1.4 高等學校的檔案管理工作要緊跟時代步伐.學校的檔案資料產(chǎn)生部門要根據(jù)檔案資料產(chǎn)生的種類和本部門的工作需要，開展檔案資料產(chǎn)生部門檔案資料的收集、整理工作，并向?qū)W校檔案管理部門定期移交，由學校檔案管理部門來集中保管.學校各級管理機構(gòu)、各教學部門、各附屬單位要支持學校檔案管理部門的檔案管理工作，協(xié)調(diào)部署檔案資料的收集整理工作和檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，確保學校檔案管理工作的順利進行.

2.2 建立高等學校檔案管理資源體系

2.2.1 高等學校要把學校檔案管理工作規(guī)劃并入到學校的總體規(guī)劃中同步進行.專項檔案形成單位和學校管理部門在專項檔案資料產(chǎn)生或機構(gòu)調(diào)整時，應(yīng)當根據(jù)學校檔案管理工作的需要，通知學校檔案管理部門積極參與，以保證學校的專項工作、機構(gòu)調(diào)整和學校的檔案管理工作同時開展.學校各部門檔案資料的收集整理工作應(yīng)當由學校的檔案管理部門進行指導(dǎo)，學校檔案管理部門要對學校的重要工作、大型活動、建設(shè)項目、科研項目等活動全程參與，及時監(jiān)督指導(dǎo)相關(guān)檔案資料的收集工作.

2.2.2 履行高等學校檔案管理的管理職責和工作職責.檔案資料產(chǎn)生部門和學校管理部門要認真遵守《高等學校檔案管理規(guī)定》，履行檔案工作責任，建立適合本學校、本部門的檔案材料歸檔制度，編制歸檔材料的范圍和檔案保管時限表，報送有關(guān)管理部門批準后執(zhí)行.學校檔案資料產(chǎn)生部門要認真對待學校檔案工作，要做到應(yīng)歸檔的文件材料都要歸檔，應(yīng)該收集的都要收集（包括應(yīng)該歸檔的錄像帶、錄音帶以及電子檔案等），向?qū)W校綜合檔案管理部門移交，任何個人不得以任何理由拒不移交或留做他用.如有丟失和損毀檔案資料的情況發(fā)生，學校檔案管理部門要依照《檔案法》查處相關(guān)責任人的責任，并監(jiān)督相關(guān)部門補救.

2.3 建立科學多功能的高等學校檔案服務(wù)體系

2.3.1 高等學校檔案管理要與時俱進創(chuàng)新服務(wù)形式.檔案信息服務(wù)工作的創(chuàng)新是高等學校檔案工作者工作理念的創(chuàng)新，是檔案管理工作實踐的創(chuàng)新，也是檔案服務(wù)工作科技手段的運用創(chuàng)新.所以，檔案管理部門要認真統(tǒng)籌學校檔案服務(wù)工作，公開部分學校檔案信息服務(wù)和其他公共服務(wù).高等學校要按照《檔案法》的要求和國家有關(guān)規(guī)定對檔案進行鑒定，按規(guī)定開放部分學校檔案，最大程度地滿足檔案使用者的需求.

2.3.2 高等學校的檔案管理工作要拓展服務(wù)渠道.檔案管理要適應(yīng)高等學校的發(fā)展和學校檔案利用者的需求，就必須與時俱進，拓寬高等學校檔案服務(wù)范國，由單一化的工作形式向多元化、綜合化、集成化方向發(fā)展.高等學校檔案服務(wù)工作圍繞高等學校的黨政、教學、科研、管理等工作以及社會人員對學校檔案的需求，開放學校的檔案信息資源.認真積極地提供學校檔案信息服務(wù)，通過整合各類檔案信息、編寫編研材料、辦校史展、編輯文件匯編、檔案利用效果選編、制作網(wǎng)絡(luò)信息和各類視頻節(jié)目等形式把各類高等學校檔案提供給高等學校各部門和廣大社會使用者.

2.3.3 加強高等學校的公共服務(wù)能力.在學校檔案的服務(wù)對象上，既為學校的黨政、教學、管理和其他工作服務(wù)，也要為廣大的社會使用者服務(wù).學校檔案管理人員要站在檔案使用者的角度來思考檔案的使用工作，按照使用者的需要來整合檔案信息.所以，檔案服務(wù)內(nèi)容要全面、形式要多樣化，要用先進的服務(wù)手段來提升高等學校的檔案服務(wù)能力，最大限度地保證學校檔案使用者的合法權(quán)益，提高學校的檔案服務(wù)能力.學校檔案管理人員要憑借檔案管理專業(yè)知識和學校檔案使用者的需求，對本學校庫存的檔案信息進行資源加工，通過綜合研究、分析整理，挖掘出高質(zhì)量、有價值的檔案資料，滿足學校檔案使用者的信息需求和服務(wù)需求.

2.4 加強高等學校檔案管理信息化建設(shè)工作

2.4.1 學校檔案信息化建設(shè)工作要跟上步伐.學校檔案信息化建設(shè)要并入學校的總體信息化建設(shè)工作中，和學校信息化建設(shè)工作同時進行，確保在學校網(wǎng)絡(luò)上生成的各類檔案電子信息，從生成到收集整理和歸檔得到及時監(jiān)督和指導(dǎo)，高校要指定檔案管理部門專人負責高校檔案信息化工作.

2.4.2 加快推進高等學校檔案數(shù)字化建設(shè).對于學校的檔案信息化建設(shè)工作，學校管理者要從各方面給予支持，比如經(jīng)濟上的支持、物質(zhì)上的支持和人力上的支持，把原始存儲方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為計算機數(shù)字信息，利用網(wǎng)絡(luò)信息代替原件提供使用，學校檔案管理部門要對電子檔案原始數(shù)據(jù)進行妥善保管，沒有特殊情況不得對外提供利用.要對檔案信息的安全采取相對應(yīng)的措施，以保證電子檔案信息不被篡改、丟失和外泄，對涉密的學校電子檔案信息要嚴格遵守《檔案法》和檔案保密規(guī)定.

3 高等學校檔案管理工作要切實遵循相關(guān)法規(guī)制度

學校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，要制定校長領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任分管、學校檔案管理部門負責的工作流程，要把學校檔案管理工作并入高等學校的規(guī)劃中，學校的年度計劃和學校各部門的年度計劃也要有存檔.學校各部門檔案工作完成情況要在學校的年終考核中有體現(xiàn).學校領(lǐng)導(dǎo)要認真對待檔案管理工作，要定期聽取檔案工作情況匯報，要對學校檔案管理工作進行指導(dǎo)，解決學校檔案管理工作中存在的問題，為學校檔案管理工作提供領(lǐng)導(dǎo)保障.

3.1 加強高等學校檔案管理制度建設(shè)

學校檔案管理部門要制定檔案管理制度，解決學校檔案內(nèi)容多、種類雜、工作量大的問題.高等學校要集中保管學校各部門產(chǎn)生的各門類檔案，制定各類檔案管理制度，給繁雜的學校檔案管理工作提供依據(jù)，使學校檔案管理工作更加規(guī)范.學校管理部門要按照《高等學校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合所在學校實際，建立學校檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標準化、制度化，更好地服務(wù)于學校各項工作，充分發(fā)揮檔案作用，促進高等學校檔案管理工作的順利開展.

3.2 完善高等學校檔案投入機制

高校要把檔案館（室）建設(shè)并入到學校的基本建設(shè)中，要和高等學?；窘ㄔO(shè)項目同步進行，要按照檔案部門編制和國家有關(guān)規(guī)定，核定學校檔案管理工作的經(jīng)費.例如：學校檔案管理工作中檔案資料征集所需的費用、搶救保護和安全保密所需的費用、檔案管理信息化、數(shù)字化所需的費用、檔案整理所需物品產(chǎn)生的費用以及檔案裝具、設(shè)備、科研、管理所需費用要列入同級財務(wù)預(yù)算，學校管理部門要對學校檔案管理工作的經(jīng)費使用情況進行監(jiān)督和審查，來保證檔案管理經(jīng)費?？顚Ｓ煤秃侠硎褂?

3.3 提高學校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高等學校檔案管理工作走上了現(xiàn)代化、科技化的管理方式，對學校檔案管理人員的要求也不斷提高.所以，要用科學的方法和方式對學校檔案管理人員進行培訓(xùn)，檔案管理人員要通過培訓(xùn)學習，掌握專業(yè)的檔案管理知識、與時代同步的政治意識和科學合理的檔案管理方法.檔案管理人員要具備和檔案資料產(chǎn)生部門之間的溝通能力，具備察覺每一份檔案資料產(chǎn)生環(huán)節(jié)的意識，根據(jù)學校各部門的工作變動來調(diào)整檔案管理工作的內(nèi)容.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，決定著學校檔案管理工作的完成質(zhì)量.所以，不斷提高學校檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)水平是做好學校檔案管理工作的重要因素.學校要為檔案管理人員的培訓(xùn)學習提供條件，為他們的交流、任用提供方便.學校檔案管理人員要認真學習檔案管理知識，要用與時俱進的理論體系武裝自己的頭腦，要肯于吃苦、講求奉獻、銳意進取.學校檔案管理部門要建立強有力的引進人才和聘用人才機制，引進素質(zhì)高、能力強的檔案專業(yè)人才，逐步打造一支高素質(zhì)的高等學校檔案管理隊伍.

3.4 完善高等學校檔案管理宣傳措施

要充分利用各類新聞媒體和多種科學手段，積極宣傳學校檔案管理部門與時俱進的新舉措，宣傳學校檔案信息服務(wù)學校和服務(wù)社會的新成果，宣傳學校檔案工作者奉獻在檔案管理事業(yè)和學校建設(shè)中的新精神.高度開發(fā)學校檔案信息資源價值，通過多種多樣的宣傳形式，推出有高校檔案特色、有時代性和社會需求性，為高校發(fā)展和社會使用者所需要的優(yōu)秀檔案宣傳作品，為學校檔案事業(yè)的科學有序發(fā)展，提供充分的宣傳基礎(chǔ)和社會輿論支持，進一步提高高等學校檔案工作的影響力和公共服務(wù)能力.

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