新時代高校人事檔案資源建設(shè)

摘 要：高校檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，人事檔案也起到了非常大的引導(dǎo)作用。它如實(shí)的記錄了學(xué)校歷史，記錄了每位教職工在工作中、學(xué)習(xí)上的變遷，它作為教職工的考核升遷的重要依據(jù)，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量與管理的重要依據(jù)。高校檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全人事檔案管理辦法，在工作的檢查、考核評估、工作分配加以管理，從而提高高校人事檔案的管理水平。社會在發(fā)展，現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是未來發(fā)展的評定，紙質(zhì)檔案也面對更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，走向信息化是勢在必行。

關(guān)鍵詞：新時代;人事檔案;大學(xué)

1978年12月召開的黨的十一屆三中全會，重新確立了黨的正確的思想路線、政治路線和組織路線。并作出了把工作著重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到社會主義現(xiàn)代化建設(shè)上來的重大決定，這是我國社會主義革命和建設(shè)史上具有深遠(yuǎn)歷史意義的偉大轉(zhuǎn)折，同時也是我國檔案事業(yè)發(fā)展史上的一個重要里程碑。

1979年8月18日，全國檔案工作會議在北京召開，其中提出了加速檔案工作的恢復(fù)、整頓、總結(jié)、提高，為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)的指示。

1987年9月5日頒布《中華人共和國檔案法》，國家建立了以《檔案法》為中心的法規(guī)體系，先后頒布全國性檔案行政規(guī)章134項(xiàng)，檔案法規(guī)25項(xiàng)之多，檔案工作走向依法治理的道路，從而檔案工作得到全面發(fā)展。

隨著《檔案法》的頒布和實(shí)施，基礎(chǔ)建設(shè)不斷加強(qiáng)，工作環(huán)境的改善，為了適應(yīng)科學(xué)化檔案管理的需求，檔案部門建立了標(biāo)準(zhǔn)化工作。

2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，開通了國家檔案局的門戶網(wǎng)站。并在深圳召開了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場演示會，將全國檔案信息化建設(shè)推向一個新的起點(diǎn)。

2003年，中央辦公廳明確提出，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，并且作為信息資源體系的建設(shè)重要任務(wù)之一。

直至今日，檔案數(shù)字化管理建設(shè)仍在進(jìn)行改革。

一、數(shù)字時代人事檔案整理的轉(zhuǎn)型升級

當(dāng)今社會，信息化、網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算發(fā)展飛速，網(wǎng)絡(luò)互通。在以前紙質(zhì)檔案，翻閱、查找、增加、規(guī)格種類過多，從而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的翻閱查找麻煩。人事檔案的信息化勢在必行，我?，F(xiàn)在已經(jīng)全面開展與制定人事檔案信息化。雖然工作繁瑣，但是對于后輩便是福音，人事檔案信息化后查找利用方便快捷，整理、增加、審核工作簡單。同時，人事檔案信息化是自動化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，具有不可替代的先進(jìn)性。

在以前，紙制檔案便是個人的一切，終其一本。缺頁少資，并不能及時的反映出個人的最新動態(tài)。多年來，除了各單位的評定、考核、升遷、調(diào)任的增加，教職工的學(xué)歷資質(zhì)便需要個人因相關(guān)文件的頒發(fā)、通知后送到我校檔案館，然后人事檔案管理人員根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度加以辦理增加。人事檔案管理長期處于被動的情況下，使得高校人事檔案陳舊，不能及時的、真實(shí)的反應(yīng)出教職工的最新動態(tài)，從而高校人事檔案并沒有起到真正的記錄個人的重要依據(jù)。

社會的發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)與應(yīng)用，可以使檔案更簡明扼要的出現(xiàn)在視線內(nèi)。信息化人事檔案出現(xiàn)可以減少在紙質(zhì)檔案中存在的問題，檔案的不規(guī)范、缺頁少資、保管存儲。從而也可以解決高?；ネㄈ瞬?，檔案借調(diào)方便。但是不管信息化社會發(fā)展如何。紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)不可替代的位置。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是以保護(hù)數(shù)字化檔案母體“紙張”存在和利用為目的的一種檔案保護(hù)、利用的手段。

紙質(zhì)人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是采用掃描儀等設(shè)備對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并能被計(jì)算機(jī)識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。在人事檔案數(shù)字化開展之前按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)做好普通紙質(zhì)檔案材料的收集、整理及審核工作，做到檔案材料補(bǔ)充完整、材料真實(shí)、無缺失，分類準(zhǔn)確，編碼規(guī)范，目錄與材料一一對應(yīng)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作需要錄目建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)管理等。

二、檔案價值鑒定的觀念創(chuàng)新與手段創(chuàng)新

我國的檔案鑒定理論在新中國成立以后，得到了一定程度的發(fā)展，主要是在學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上結(jié)合我國檔案工作實(shí)踐，并且吸收了民國時期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論而逐步形成的。民國時期的檔案界提出的鑒定標(biāo)準(zhǔn)都是在重視檔案的歷史價值和行政價值，但它存在非常大的缺陷，即僅僅停留在機(jī)關(guān)范圍內(nèi)的一般的行政價值和歷史價值的認(rèn)知上，且當(dāng)時沒有得到非常有效的實(shí)行。而原蘇聯(lián)的檔案鑒定理論對我國的影響可說是最為深刻和久遠(yuǎn)的。例如，原蘇聯(lián)檔案界提出：檔案的鑒定原則是歷史主義原則、黨性原則、全面性原則和系統(tǒng)性原則;在鑒定檔案的價值時，應(yīng)考慮文件內(nèi)容、文件來源、文件的形式特征、情報的重復(fù)性、檔案全宗文件的完整程度、文件的物理狀況及文字、語言、藝術(shù)及其它特點(diǎn)，等等。這些原則和標(biāo)準(zhǔn)被我國檔案工作者加以吸收和借鑒，再與我國的檔案鑒定工作實(shí)踐相結(jié)合，明確提出了鑒定檔案價值時應(yīng)考慮的相對價值標(biāo)準(zhǔn)、社會需要標(biāo)準(zhǔn)等新的標(biāo)準(zhǔn)，初步形成了較為系統(tǒng)的概念、原理體系。無可否認(rèn)，這些鑒定理論在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，確實(shí)對我國的檔案工作起到了一定指導(dǎo)作用，在很大程度上保護(hù)了檔案的安全，防止了任意銷毀檔案文件的事件發(fā)生，有效地保證了我國檔案管理工作的有序性。

但是，建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實(shí)踐中證明了他的價值，但同時也宣告了這些理論自身存在的不足。因?yàn)槲覈蔫b定理論一直以來都偏向于對鑒定的原則、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的一些基本理論和應(yīng)用技術(shù)研究得不夠，這在實(shí)際工作中就顯得乏饋，缺乏足夠的實(shí)用性，可操作性不強(qiáng)。

如何深入挖掘檔案的價值，把檔案有效利用起來，都是需要認(rèn)真研究解決的重大課題。需認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)加大力度，努力在系統(tǒng)開發(fā)利用、深度開發(fā)利用、精準(zhǔn)開發(fā)利用上下功夫，服務(wù)大局，服務(wù)意識形態(tài)領(lǐng)域的斗爭。

1.檔案的價值鑒定可分為：現(xiàn)實(shí)價值和歷史價值。進(jìn)行存毀處置的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。主要有制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)、分析和判斷特定檔案對其形成單位、挑選有長遠(yuǎn)保管意義的檔案妥為保存或移交，剔除本無保存需要或保管期滿的檔案予以銷毀。鑒定檔案價值對檔案的科學(xué)管理具有重要意義，一向被各國專家視為檔案管理中最難的工作，必須慎重進(jìn)行。

2.人事檔案價值鑒定基本包括：檔案是否完整、檔案中是否有重復(fù)內(nèi)容、檢查檔案的真實(shí)程度。確保真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的基本原則。遵從以上幾點(diǎn)，信息化檔案的產(chǎn)生，便可把這些問題迎刃而解。

三、數(shù)字化檔案資源的共享與互通

我國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展“十一五”規(guī)劃發(fā)展綱要確定要“制訂和完善網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)互聯(lián)互通和資源共享?！睓n案信息資源是國家基礎(chǔ)信息資源的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，是我國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是必須努力完成的一項(xiàng)重要任務(wù)。同時國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的各個方面都離不開對檔案信息資源的利用。

數(shù)字化的人事檔案信息可以通過檔案管理軟件查詢，不受時間、地點(diǎn)的限制，在瀏覽器中輸入正確的應(yīng)用程序地址，即可登錄界面查詢。可以實(shí)現(xiàn)在同一時間、不同的地點(diǎn)，被不同用戶查詢共享，不再受紙質(zhì)檔案的限制。檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。非常簡便的實(shí)時信息同步和信息傳達(dá)的及時性，更快捷地為更多的查詢者提供本地或遠(yuǎn)程信息服務(wù)，凸顯檔案信化的便捷。

數(shù)字化人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度要求高，數(shù)字資源總以通用格式被人們應(yīng)用?，F(xiàn)行的硬、軟件、網(wǎng)絡(luò)可以毫無障礙地被訪問，并被復(fù)制。檔案資源從此從封閉走向開放，打破了紙質(zhì)檔案的局限性，徹底改變了檔案的利用方式，使檔案資源能夠做到“信息化服務(wù)檔案，檔案服務(wù)于社會”。數(shù)字化檔案具有可操作的輸入、更改、多次使用的特點(diǎn)，無須再翻動紙質(zhì)原件，減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，工作效率得以明顯提高。

四、高校內(nèi)檔案的共享

高校檔案管理信息化后，在本校內(nèi)信息化檔案資源共享是非常容易實(shí)現(xiàn)的，人事檔案信息的直接用戶是廣大的師生，其使用頻率較高，查詢時間無限制。這就需要本校網(wǎng)絡(luò)搭建平臺與維護(hù)。從而滿足廣大師生查詢個人檔案的便捷。從高校檔案館紙質(zhì)化檔案的查詢到網(wǎng)絡(luò)化的便捷，是大環(huán)境下的趨勢。

五、校際之間檔案的共享

現(xiàn)在高校聯(lián)合，人才的變動，需要人事檔案的互通，在以往，紙質(zhì)檔案需要郵寄，現(xiàn)在，便可在網(wǎng)絡(luò)直接傳送，從而減少檔案管理人員的查詢、封檔、郵寄等一些麻煩?，F(xiàn)在的管理相對薄弱，這必須要高校之間檔案管理一致，使用軟件相同才可以互通，所以這是信息化檔案必經(jīng)之路。

現(xiàn)如今，人事檔案信息化是趨勢，也是未來檔案管理互通中的重中之重。想要實(shí)行檔案資源互通，必須與教育部門、社會檔案服務(wù)行業(yè)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，共同建造網(wǎng)絡(luò)檔案互通的局勢。搭建一個檔案管理平臺，從而改善現(xiàn)狀，利國利民。操作簡便、減少中間出錯環(huán)節(jié)。當(dāng)前和今后一個時期，要重點(diǎn)把檔案信息開發(fā)利用工作與學(xué)習(xí)宣傳貫徹習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神結(jié)合起來，與傳承紅色基因、弘揚(yáng)革命文化結(jié)合起來，與深入開展“不忘初心、牢記使命”主題教育結(jié)合起來，教育引導(dǎo)干部群眾增強(qiáng)“四個意識”、堅(jiān)定“四個自信”。特別是要緊緊圍繞黨中央和總書記關(guān)注關(guān)心的重大問題，圍繞意識形態(tài)領(lǐng)域的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題，圍繞必須依靠檔案才能明辨是非的一些問題，創(chuàng)新工作機(jī)制和方法手段，既發(fā)揮自身優(yōu)勢又合理借助外力，把檔案部門的資源優(yōu)勢、專家學(xué)者的專業(yè)優(yōu)勢和現(xiàn)代傳媒的傳播優(yōu)勢結(jié)合起來，及時提供更加精準(zhǔn)、精細(xì)的檔案支持服務(wù)，努力推出更多優(yōu)秀檔案編研開發(fā)成果并加大宣傳力度，進(jìn)一步提高檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的能力和水平。全面實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

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作者簡介：張加琦（1989-），男，河北人，蒙古族，寧夏大學(xué)檔案館，助理館員，研究方向：檔案管理。