信息時代人事檔案管理的發(fā)展方向

白如雲(yún)

摘 要：隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化的逐漸加快，信息傳播速度也逐漸的加快，網(wǎng)絡(luò)電子高科技的普及應(yīng)用，給社會各方面帶來了劇烈地變化和挑戰(zhàn)。人事檔案的信息化改革是跟隨社會潮流發(fā)展的必要過程。在信息數(shù)字化進(jìn)行的檔案管理模式中，完全數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變成為了人事檔案改革的重點關(guān)鍵，實體管理到虛擬數(shù)據(jù)的劇烈轉(zhuǎn)變，讓人事檔案的專業(yè)性、真實性大大提高，延長了檔案存在的時間，實現(xiàn)并提高了人事檔案存在的價值，讓人事檔案的可信度增加。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息;數(shù)字;管理發(fā)展

一、人事檔案管理

1.我國的人事檔案。人事檔案存在于國家、社會、組織、機(jī)構(gòu)中，作為在社會上生存的人的基本狀況、政治形象、個性經(jīng)歷、才德顯示、工作成敗等的綜合信息反應(yīng);人事檔案通過文字、圖畫、表格等形式進(jìn)行人員信息記錄，建國后的人事檔案管理系統(tǒng)也逐漸更新建立，在吸取國際教訓(xùn)經(jīng)驗后，國家部門成立了人事檔案管理的機(jī)構(gòu)，人事部門聯(lián)合并培養(yǎng)其他組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案的整理和存放。

2.人事檔案的發(fā)揚。不斷發(fā)展的人事檔案管理系統(tǒng)，在逐漸變化的政治政策中變得逐漸制度化、規(guī)范化，作為組織、政府、部門人員的聘用、調(diào)動、升遷等等工作的轉(zhuǎn)移提供了巨大的便利。政治經(jīng)濟(jì)一體化在我國的逐漸實施，促使大中小企業(yè)進(jìn)行合理規(guī)范化的人事檔案管理工作，人事檔案的保存管理逐漸發(fā)揚、發(fā)展、擴(kuò)大范圍。

3.人事檔案管理的現(xiàn)狀。在檔案信息的復(fù)雜工作的進(jìn)行和發(fā)展中，建立以人為本的基本制度，不斷重視人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，建立整體隊伍的核心思想，適應(yīng)社會的發(fā)展和變革;進(jìn)行現(xiàn)代化的新形勢發(fā)展策略，在保持原有優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，爭取穩(wěn)中求新、穩(wěn)中求機(jī)遇，改善檔案管理部門的工作體制。

二、人事檔案的“文化”意義

1.人事檔案的密集型信息收集。信息化新時代的人事檔案管理，反應(yīng)了新社會環(huán)境中羅列的信息經(jīng)濟(jì)服務(wù)體系的巨大能力。密集的信息收集、整理、覆蓋、保存、分發(fā)，成為新時代人事檔案的信息特點。鮮明的信息沖擊，密集爆炸的知識體系，讓檔案管理部門的收錄信息、整合資料工作面臨巨大的壓力和挑戰(zhàn)。人事檔案管理部門工作人員需要有過硬的專業(yè)知識能力、綜合的文化素養(yǎng)和高效處理的業(yè)務(wù)能力，在信息爆炸的時代，可以完整收集、仔細(xì)整理、合理分配、完好保存的能力，成為新時代到案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)。

2.人事檔案的服務(wù)型工作宗旨。在這個信息隨處可找尋的時代，對信息載體的管理和對信息發(fā)布的服務(wù)能力，是對信息管理人員做出的新要求。傳統(tǒng)被動的人事檔案管理方式，逐漸演變?yōu)橹鲃有孕畔⒄淼母呖萍继幚砟Ｊ健Ｐ畔⒌木W(wǎng)絡(luò)數(shù)字化改變了紙質(zhì)文字傳播記載的信息傳播途徑，多元的信息傳播模式讓信息的找尋，搜索變得更加容易。而檔案管理人員需要在加強人員本身的科技素養(yǎng)外，需要明白數(shù)字化信息與傳統(tǒng)文獻(xiàn)信息的不同之處，在對檔案的價值進(jìn)行估算、開發(fā)和整理時，可以有效的提供寶貴的意見，增強工作人員的服務(wù)，服務(wù)于信息，服務(wù)于大眾，服務(wù)于價值。

三、人事檔案管理的目標(biāo)

1.數(shù)字技術(shù)的檔案管理?？茖W(xué)高速發(fā)展的時代，數(shù)字化信息不斷轟炸，新興計算機(jī)技術(shù)的不斷更新，使得我們的生活天翻地覆。高科技改變社會的同時，數(shù)字化信息增加了檔案管理的便捷性，幫助人事檔案信息的整理。

為了適應(yīng)高速運轉(zhuǎn)的社會發(fā)展，依托于電子科技，構(gòu)建出的新型數(shù)字型人事檔案信息化系統(tǒng)，是人事檔案管理部門從最初的紙質(zhì)載體走向如今數(shù)字虛擬檔案的改變，心想，檔案信息數(shù)據(jù)庫在科技的不斷更新下，幫助檔案管理部門進(jìn)一步便捷的整理人事信息，跟上了時代發(fā)展。

2.互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的軟件要求?；ヂ?lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和信息交叉，讓信息變得公開透明。然而人事檔案需要處于嚴(yán)謹(jǐn)、保密的狀態(tài)，最大程度上保證公民信息不向外泄露，這就需要個人隱私等重要的人員信息在公開的互聯(lián)網(wǎng)上可以得到完整的保護(hù)，增強了檔案管理部門對人事信息的保密工作的進(jìn)行和加固，另一方面促成了檔案本身價值的縮減，單一化信息發(fā)布。

3.綜合人才的招納統(tǒng)一。信息資源共享的時代讓各種信息隨意游走，傳統(tǒng)檔案管理的規(guī)范不足、制度不完善，人才的信息無法完整的進(jìn)行篩選?，F(xiàn)今信息數(shù)字化的發(fā)展提升了檔案管理部門對信息規(guī)范的重視。靈活“無界限”的信息需要一種有約束的環(huán)境，幫助存儲信息的系統(tǒng)更好的運作，在查詢信息時可以有效的篩選出不必要的信息，在統(tǒng)計數(shù)據(jù)時可以更加精確的進(jìn)行信息整合。整體化信息的完整規(guī)范，需要高科技能力和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)的結(jié)合，這就提高了對相關(guān)人才的要求。

四、人事檔案管理的有效方向

1.數(shù)字化的管理模式優(yōu)化。由于信息時代的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，優(yōu)化人事檔案的數(shù)字化管理模式是必然發(fā)展的方向。人事檔案的管理的數(shù)字化系統(tǒng)完善需要具有科學(xué)性的人才知識，在建設(shè)更好、更便捷的信息檔案管理系統(tǒng)的同時，更需要進(jìn)行安全網(wǎng)絡(luò)影響因素的控制;在信息錄入時，更需要完整的知識儲備結(jié)構(gòu)和信息數(shù)字化的轉(zhuǎn)換技術(shù)，保證錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性;規(guī)定內(nèi)的信息錄入過程作為信息保存的保障力量，需要有堅實的架構(gòu)基礎(chǔ)。

2.網(wǎng)絡(luò)工程化的“秘密”檔案。互聯(lián)網(wǎng)與社會各方面工作的逐漸交叉，幫助了行業(yè)工作的進(jìn)行。更新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，幫助人事檔案的管理進(jìn)行同時的系統(tǒng)更新，一代又一代的進(jìn)行信息的完整收集錄入;互聯(lián)網(wǎng)的更新速度越來越快，這讓存儲在互聯(lián)網(wǎng)空間中的檔案信息出于高危狀態(tài)。完善的網(wǎng)絡(luò)信息保護(hù)需要緊急加固，在保密信息文件儲存的同時，創(chuàng)立基本架構(gòu)外的“墻”，讓信息不暴露在網(wǎng)絡(luò)空地上。“人肉”等技術(shù)的逐漸發(fā)展，做好人事檔案信息的保密工作，就是給檔案信息隔絕外界的屏障;人事檔案管理部門需更加重視機(jī)密信息的查閱調(diào)出權(quán)限問題，爭取在信息網(wǎng)絡(luò)共享的時代，做到安全性達(dá)標(biāo)，在現(xiàn)實中規(guī)范人員工作，在網(wǎng)絡(luò)中設(shè)定人員工作權(quán)限，嚴(yán)格要求管理人員，在專業(yè)知識基礎(chǔ)上，進(jìn)行業(yè)務(wù)的熟練操作和級別審查。

3.標(biāo)準(zhǔn)化運行的統(tǒng)一要求。在信息整合的同時，高效的進(jìn)行檔案管理和信息保護(hù)，需要外在的統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和審核標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，硬件軟件的網(wǎng)絡(luò)實物要求，檔案對應(yīng)服務(wù)規(guī)則評比等，可以使人事檔案的管理更加有條理，有可追查的能力。

五、人事檔案管理的發(fā)展策略

1.專人專職，專業(yè)對口。信息高速發(fā)展的時間里，檔案管理工作的有效進(jìn)行，需要人員的高效服從和配合。檔案管理人員的實操業(yè)務(wù)繁雜，這就需要實行專人專職的制度，爭取可以在最短的時間達(dá)到最高的效率，讓信息的審查、錄入、存儲、流通、核驗、查閱都有專門的人員負(fù)責(zé)，落實具體工作的責(zé)任，讓信息的傳播和安全都有足夠的保障;讓工作人員有明確的工作職責(zé)和細(xì)節(jié)，幫助工作人員集中精神在專門的工作上，促進(jìn)工作的進(jìn)行。

2.專業(yè)能力，優(yōu)秀員工。由于部分部門組織對人事檔案管理工作并沒有足夠的重視，總是將它歸結(jié)于后勤工作，通常是由即將退休的部門員工進(jìn)行，人事檔案管理部門逐漸在某種意義上變成了“員工養(yǎng)老部門”。工作人員的專業(yè)素養(yǎng)較差，無法緊跟信息時代的節(jié)奏，對業(yè)務(wù)方面了解不夠充足，總是一種消極的態(tài)度完成工作，大大降低了人事檔案管理的工作效率。另一方面，由于人員的老齡化，部分臨退休員工容易以高位自居，在工作崗位上休閑娛樂、不思進(jìn)取，不正視檔案管理工作，不會將創(chuàng)新的意識帶入工作中，使得人事檔案管理部門“靜如止水”，無法呈現(xiàn)出現(xiàn)代化氛圍。

這就需要提高員工的專業(yè)素質(zhì)，為人事檔案管理部門注入新鮮的血液，加強部門組織對檔案管理的重視程度，一定程度上增加高科技人才和計算機(jī)人才的招收，促進(jìn)整個部門的平衡發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)檔案管理工作的有條不紊進(jìn)行，時刻跟上網(wǎng)絡(luò)時代的信息傳播速度，保衛(wèi)信息安全。企業(yè)組織應(yīng)建立完善的人員管理監(jiān)督部門，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，監(jiān)督其勤奮工作、向前努力，輔助檔案管理部門的正常運行。

3.完善機(jī)制，成熟管理。應(yīng)建立合理完善的人員量化考核機(jī)制，公平對待每一位員工，在尊重員工經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，實行現(xiàn)工作的業(yè)務(wù)流程規(guī)范，正確評價員工工作能力，實行獎懲一致策略。企業(yè)組織應(yīng)該重視人事檔案管理部門的部門發(fā)展，在加強吸收專業(yè)人才的同時，為人才以后發(fā)展提供福利保障;優(yōu)秀、專業(yè)能力突出、勤勞肯干等的員工，需要有一定的獎勵制度，在整個部門當(dāng)中可以每次評比勤奮標(biāo)兵、創(chuàng)新標(biāo)兵等;對待工作不認(rèn)真、不求上進(jìn)、玩忽職守等的工作人員，應(yīng)給予一定的懲處，罰金、批評、通報，若一定程度上違反了信息保密原則，侵犯了個人信息安全，需要建筑公安部門和法律的力量，對人員進(jìn)行嚴(yán)懲。

應(yīng)加強對人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，在專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，增強員工對信息保密的意識，加強員工法制教育;在時間允許的情況下，可以進(jìn)行部門團(tuán)建，增強部門團(tuán)結(jié)意識和合作意識，提高工作人員之間的默契程度，將人事檔案管理部門建成積極向上、認(rèn)真自由的部門。

五、結(jié)束語

人事檔案管理將緊跟網(wǎng)絡(luò)信息時代的步伐，更新檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行創(chuàng)新改革，整頓整個部門的發(fā)展和工作，人員素質(zhì)將大幅度提高。在借鑒中西等成熟的其他信息化檔案管理系統(tǒng)的同時，加強工作人員經(jīng)驗與專業(yè)的同步提升，加強對高新科學(xué)技術(shù)人才的培養(yǎng)和吸收，將人事檔案管理部門建成科技與傳統(tǒng)并存、虛擬與現(xiàn)實結(jié)合的新型檔案管理部門。在人員素質(zhì)提高、工作氛圍向上、科技創(chuàng)新能力增強的情況下，人事檔案管理部門的工作一定會更加規(guī)范、科學(xué)、高效。

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