論新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)需要不斷的創(chuàng)新才能促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。本文主要針對(duì)我國人才交流中心學(xué)生檔案的管理問題做了簡單的分析，提出了檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的幾項(xiàng)措施。以期不斷的完善檔案管理，提高大學(xué)生的就業(yè)率。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;信息化建設(shè)創(chuàng)新

一、學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新存在的問題

1.信息化程度和水平不高。人才交流中心檔案管理在信息化程度和水平上還存在一定差距，在檔案資料日益增加，社會(huì)需求量加大的情況下，檔案管理工作效率還有待提高，在很大程度上無法為人們提供有效的服務(wù)。特別是一些基層人才交流中心，在資金和設(shè)備上資源不足，使得信息化建設(shè)明顯落后，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性，不能給客戶提供良好的使用體驗(yàn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新。

2.缺乏專業(yè)的人才。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，檔案管理向信息化建設(shè)發(fā)展而且要不斷創(chuàng)新是順應(yīng)時(shí)代的要求。所以，檔案管理人員必須要具備專業(yè)的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強(qiáng)自身的道德素養(yǎng)，才能為檔案管理信息化建設(shè)作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。但是根據(jù)實(shí)際情況，我國的檔案管理部門中，高級(jí)專業(yè)管理人員極度缺乏， 特別是人才交流中心的管理人員的專業(yè)性大多沒有達(dá)到檔案管理的專業(yè)要求。所以，人才的缺乏是影響檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的重要因素。

3.檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不夠。雖然人才交流中心在檔案管理工作上有比較嚴(yán)格的管理制度，但是在實(shí)際工作中，無論是人員配備還是信息化建設(shè)方面都存在許多不足。特別是當(dāng)畢業(yè)生的人數(shù)不斷增加，檔案管理人員在各自崗位上不能明確自身的責(zé)任，使得管理工作更加繁瑣，辦事效率有待提高，在這種情況下，管理人員在信息化建設(shè)創(chuàng)新上就會(huì)存在意識(shí)不夠或者力不從心的局面。

二、新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新實(shí)踐

1.落實(shí)提升檔案信息化管理水平的工作。要想進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新，首先要提升信息化管理水平。檔案管理人員要充分利用信息技術(shù)對(duì)每個(gè)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行記錄和整理工作，并且保證及時(shí)性和完整性。還要利用信息系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的分錄和分配，開發(fā)先進(jìn)的、便捷的查閱和調(diào)取系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。再者，要加強(qiáng)對(duì)人才中心檔案管理的資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)備，為檔案管理工作提供優(yōu)良的物質(zhì)基礎(chǔ)。比如掃碼錄入功能的開發(fā)、掃碼槍或者自動(dòng)錄入設(shè)備的引進(jìn)等，提高檔案管理的信息化水平，為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的、高效的服務(wù)。

2.提高檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新管理的意識(shí)。要提高檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新管理的意識(shí)，首先要完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范。比如，在資料的處理上，要采用統(tǒng)一的文書排版模式對(duì)資料信息進(jìn)行記錄和整理，然后要通過嚴(yán)格的審核程序才能進(jìn)行簽發(fā)，保證工作的嚴(yán)謹(jǐn)性;還有，無論是檔案的錄入、簽發(fā)、保管、轉(zhuǎn)移等工作流程，都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，才能保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。其次，加強(qiáng)管理人員思想和理論知識(shí)上的創(chuàng)新，積極的組織管理人員對(duì)檔案學(xué)理論的學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)管理人員對(duì)其進(jìn)行新的開發(fā)和拓展，引導(dǎo)管理人員在工作方式上的創(chuàng)新，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的意識(shí)。

3.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)的手段。首先，要加強(qiáng)技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。比如要以計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)為主要的管理手段，將手工工具作為輔助手段，提高管理水平。通過技術(shù)的創(chuàng)新，來提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案電子化，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的功能，不斷的開發(fā)檔案的信息資源;其次，要進(jìn)行管理制度的創(chuàng)新，創(chuàng)新的管理制度是檔案工作整體創(chuàng)新的關(guān)鍵。根據(jù)不斷發(fā)展的社會(huì)，來建立合適的適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理制度，提高檔案收集的完整性和及時(shí)性，提高信息利用的高效性和有效性;最后，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)意識(shí)，人才交流中心的檔案管理工作的本質(zhì)是為學(xué)生和企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，所以，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要運(yùn)用科技的手段來強(qiáng)化服務(wù)質(zhì)量，利用信息化建設(shè)來為服務(wù)創(chuàng)造更好的市場。

綜上所述，人才交流中心肩負(fù)著為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的責(zé)任，需要不斷的提高管理水平，就要利用信息化對(duì)檔案管理進(jìn)行建設(shè)的創(chuàng)新，從服務(wù)意識(shí)、資源設(shè)備、管理制度以及創(chuàng)新手段等各個(gè)方面來改進(jìn)檔案管理，不斷的推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，從而加大對(duì)學(xué)生檔案管理服務(wù)的力度。

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作者簡介：林廣家（1986-），男，吉林大安人，畢業(yè)院校：黑龍江省司法警官職業(yè)學(xué)院，職稱：館員，目前從事工作：檔案管理。