檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用初探

黃桂芬

[摘 要] 檔案管理工作是醫(yī)院工作中的一環(huán)。文章介紹了檔案管理模式改革的意義，并在這個基礎上探討了檔案管理工作中存在的問題，針對這些問題提出了解決策略。

[關鍵詞] 檔案管理 醫(yī)院檔案管理 改革

中圖分類號：R197.323 文獻標志碼：A

隨著信息技術的發(fā)展，我國檔案管理方式出現(xiàn)了很大的變化，由紙質(zhì)記載變成了現(xiàn)在的電腦存儲。在信息化時代，醫(yī)院也對檔案管理工作進行改革，利用信息技術推動檔案管理工作的開展。筆者將簡單介紹檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

檔案管理工作是行政單位工作的重要組成部分。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作必須進行適當?shù)恼{(diào)整，只有這樣才能滿足行政單位的需要。醫(yī)院工作人員在工作過程中，必須重視檔案管理工作，這是工作能夠順利進行的重要保障。但是目前，檔案管理工作在醫(yī)院中的實施效果并不是特別好。首先，醫(yī)院會存儲大量醫(yī)療科技成果以及病人的病例，并在這個基礎上開展工作；隨著醫(yī)院的發(fā)展，需要存儲的數(shù)據(jù)會變得越來越多，那么為了保障檔案數(shù)據(jù)的安全，必須要在工作中建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，以保障檔案工作不會出現(xiàn)漏洞、偏差。從最近幾次的醫(yī)改上，我們也能夠看出社會對檔案管理工作的關注度越來越高[1]。

很多醫(yī)護人員甚至是高層領導對檔案管理工作沒有一個清晰的認知，這容易使其他的工作人員對檔案管理工作的認知出現(xiàn)偏差，嚴重影響其作用的發(fā)揮。醫(yī)院在運轉(zhuǎn)中會產(chǎn)生很多信息，所以檔案管理工作是非常必要的，但是如果相關工作人員對其工作的重要性沒有一個準確的判斷，那么就容易因為認識不清晰導致日常檔案工作處理不到位，例如：工作人員在收集資料的時候，不能將數(shù)據(jù)收集完整，這就是對檔案收集工作不重視導致的；在整理檔案的過程中，遺忘一些資料，使相關數(shù)據(jù)缺失，從而對后期工作造成不利影響。

檔案管理工作涉及的范圍比較廣，很多部門都需要進行檔案管理工作，所以需要儲存的數(shù)據(jù)量非常大。在工作過程中，工作人員一定要細致，防止在收集和整理檔案的時候發(fā)生遺漏。在整理檔案的工作過程中，要形成一定的操作流程，嚴格按照流程工作，這樣才不會使檔案整理工作出現(xiàn)紕漏。另外，在管理檔案的時候，需要執(zhí)行借閱管理制度，這是保障檔案內(nèi)容不會發(fā)生丟失的重要手段。筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)護人員借閱資料后，常常有忘記歸還檔案資料的行為。如果檔案管理人員沒有做好管理工作，很可能會使資料出現(xiàn)缺失，這樣就會影響后期工作的開展，所以在工作中需要重視這一方面。工作人員可以借助現(xiàn)代信息技術，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)建立電子平臺，并在其中設置好歸檔流程，這樣能方便借閱人員以及管理人員進行檔案管理工作[2]。

很多時候，醫(yī)院的高層管理者對檔案管理工作不夠重視。其實，檔案管理需要有專業(yè)的工作體系才能確保其在醫(yī)院的運行中發(fā)揮重要作用。鑒于此，醫(yī)院需要建立一個完整的規(guī)章制度，這樣才能保證檔案管理工作能夠在醫(yī)院中順利進行。但是要想維持好檔案管理工作，同時必須對相關工作人員提出一定的要求。在目前的醫(yī)院管理中，相關人員缺乏管理檔案的專業(yè)能力，所以會嚴重影響檔案管理工作的質(zhì)量。很多醫(yī)院中負責這方面工作的人員不是本單位的員工，而是外聘的兼職人員，他們不僅缺乏相關的知識、技術，而且工作態(tài)度散漫，影響了檔案管理工作，使工作效率變低。

二、醫(yī)院檔案管理模式改革策略

在醫(yī)院運行過程中，檔案管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)，能夠影響醫(yī)院其他工作的開展。醫(yī)院檔案管理人員必須深入研究自己在工作中存在的問題并加以改進，這樣才能使檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展起到一定的促進作用。為了達到這一目標，醫(yī)院在進行醫(yī)改的過程中需要了解方案中的重點，在此基礎上，結合實際情況對工作進行調(diào)整。從上文中不難看出，在進行醫(yī)改的過程中，醫(yī)院工作人員對檔案管理工作存在認識方面的問題，嚴重影響了檔案管理工作在現(xiàn)代環(huán)境下的發(fā)展[3]。

隨著現(xiàn)代管理理念的提出，人們在工作中開始重視管理手段，希望能夠借助科學的觀念處理檔案管理工作；為了提高工作效率，開始在工作中改變傳統(tǒng)的工作理念，使用現(xiàn)代管理方法處理工作。另外，在管理工作中，還需要重視管理制度的更新。很多醫(yī)院在推進醫(yī)改工作的時候發(fā)現(xiàn)過去的管理制度已經(jīng)不適應當前醫(yī)院的發(fā)展了，如果管理制度不隨著社會的變化進行調(diào)整，那么將不利于醫(yī)院檔案管理工作的開展。醫(yī)院應該加強對檔案管理工作的研究。推進醫(yī)院檔案模式改革是醫(yī)院未來發(fā)展需要重視的工作內(nèi)容。首先應該科學地規(guī)劃管理模式，使工作能夠有序進行，同時還應該落實責任追究制度，這樣能夠避免以往工作中出現(xiàn)的責任推諉問題，科學、合理的管理流程能在極大程度上保障工作正常進行，能夠有效提高工作效率。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院中的應用

在醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院需要使用科學的現(xiàn)代管理方式，保證工作順利進行。為了提高工作效率，醫(yī)院一定要重視醫(yī)院內(nèi)部建設方面的工作，使檔案管理工作在科學的體制內(nèi)運行，這樣能在很大程度上降低工作中出錯的概率。在檔案管理工作中，計算機設備對工作效率有非常大的影響。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院在處理檔案工作時，會因為硬件陳舊影響檔案管理工作，出現(xiàn)這種情況主要是因為院方?jīng)]有劃撥足夠的資金購置電子設備。醫(yī)院同時還應該建立一個信息化系統(tǒng)，減少檔案數(shù)據(jù)丟失、遺漏現(xiàn)象的發(fā)生[4]。

檔案管理工作順利進行的重要條件是硬件、軟件這兩方面條件同時具備，因為現(xiàn)在檔案管理工作基本都是電腦錄入數(shù)據(jù)，整合、調(diào)取等環(huán)節(jié)也是通過電腦運作，所以要想使檔案管理工作高效率、高質(zhì)量地完成，醫(yī)院必須拿出足夠的資金搭建好網(wǎng)絡信息平臺。

醫(yī)院在構建網(wǎng)絡信息平臺時，需要分析當前形勢，這樣才能有效提升工作效率。為了能夠有效提高檔案管理工作的效率，很多醫(yī)院開始著手將紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡，這種發(fā)展趨勢非常明顯。我們從這里不難看出電子檔案已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理改革工作的主要發(fā)展方向，使檔案管理工作向電子方向發(fā)展，不僅需要構建網(wǎng)絡信息平臺，還需要考慮當前信息環(huán)境，加強網(wǎng)絡安全工作，建設醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，同時還需要繼續(xù)提高醫(yī)院外網(wǎng)的安全系數(shù)，使醫(yī)院檔案管理工作能夠可靠、穩(wěn)定運行。

四、結語

醫(yī)院在進行檔案管理改革時，一定要重視檔案管理工作中存在的問題，落實解決對策，這樣才有利于改革的推進。醫(yī)院管理層需要重視檔案管理工作，這是保證檔案管理制度能夠順利落實到日常工作中的重要前提。除此之外，還需要針對工作中存在的問題，調(diào)整檔案管理制度，加強檔案管理制度的執(zhí)行力度，這樣才能保證改革之后的檔案管理制度可以促進醫(yī)院日常工作的有序開展。

參考文獻：

[1]楊麗萍.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用探析[J].辦公室業(yè)務，2019（9）：118- 119.

[2]劉海柱，胡麗，王銀.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].辦公室業(yè)務，2019（20）：97.

[3]孫曉英，曹成.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理特點與內(nèi)容研究[J].辦公室業(yè)務，2019（20）：144.

[4]陳容韶.信息時代基層醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化建設探究[J].辦公室業(yè)務，2019（13）：57.