企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新思考

張會玲

[摘 要]隨著社會逐步走向現(xiàn)代化，一些現(xiàn)代企業(yè)的管理方式也在不斷優(yōu)化，檔案屬于企業(yè)一種機密，檔案的管理是企業(yè)管理中的重要部分。我國企業(yè)對檔案管理的方式并不突出，信息化管理有待加強。采用常規(guī)的方式對檔案進行管理并不能保證檔案的價值。在科技發(fā)展的同時對檔案管理進行現(xiàn)代化管理，利用信息化以及現(xiàn)代化技術(shù)加強對檔案價值的保護，滿足人們對檔案的需求。加強對檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，充分地發(fā)揮檔案的使用價值，對檔案管理時在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，與整個企業(yè)的管理相融合，最終達到檔案管理的目的。本文針對現(xiàn)代企業(yè)當前對檔案管理的模式進行分析，探討對檔案管理的創(chuàng)新模式，提高檔案的服務(wù)價值。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案管理 管理模式創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著我國經(jīng)濟水平的逐步提升，我國的企業(yè)也逐漸開始重視內(nèi)部管理，良好的內(nèi)部管理對推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用，企業(yè)檔案管理是內(nèi)部管理中的重要組成部分。檔案管理是企業(yè)管理中最重要的一個環(huán)節(jié)，想要對企業(yè)的管理模式進行創(chuàng)新，就需要先對企業(yè)內(nèi)的檔案管理模式進行創(chuàng)新，保證企業(yè)的管理模式與時代發(fā)展相融合。企業(yè)檔案管理人員需要對管理方式進行創(chuàng)新，對檔案的各項功能進行分類、合并等，最終以新的模式來對檔案進行管理。

一、現(xiàn)代企業(yè)當前檔案管理的模式

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息一體化管理模式三種模式。

（一）檔案分散管理模式

檔案分散管理模式是把檔案進行分類，在各個部門中進行分散管理。這種管理模式下，檔案沒有固定統(tǒng)一的管理模式，各個部門有不同的管理方式。例如，財務(wù)檔案在會計部門，人員檔案管理在企業(yè)的人力資源部等。這種檔案分散管理模式可以幫助企業(yè)內(nèi)部人們便利地找到所需要的信息，檔案的分類信息也較為明確。但是由于這種管理方式?jīng)]有統(tǒng)一的管理模式，企業(yè)中的各個部門有不同的管理方式，當別的部門需要企業(yè)檔案時，就會產(chǎn)生一定的麻煩，不利于信息共享，查找檔案的流程復(fù)雜，影響了檔案的服務(wù)功能，不利于企業(yè)內(nèi)整體的工作效率[1]。

（二）檔案集中管理模式

企業(yè)中所有的檔案由企業(yè)專門的部門進行統(tǒng)一管理，保證了檔案的集中性。但是每個部門的信息都不同，有些部門的信息較為復(fù)雜，管理起來并不容易，而且檔案室管理人員的知識并不涉及各個部門，對檔案的分類也不利于部門人員查找。由于檔案信息的復(fù)雜繁多，對于檔案管理人員來說是一個較為困難的工作。

（三）檔案信息一體化管理模式

檔案信息一體化管理模式是充分地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)的管理方式進行結(jié)合，綜合管理企業(yè)整個檔案信息。在現(xiàn)代化科技的幫助下，檔案的信息管理得到了良好的改進。對企業(yè)內(nèi)部的信息進行合理劃分，便于各部門人員查找，實現(xiàn)了各個部門之間的信息共享。根據(jù)各個部門的差異，對檔案進行整理，把各部門的資料也進行整理，加強了檔案的保密程度，也實現(xiàn)了各部門資料的綜合管理。這種管理模式對于人力資源管理來說是一種較好的方式，檔案形成信息一體化，各個部門對于與自己相關(guān)的信息進行綜合掌握。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思維

（一）注重把握企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)模式與創(chuàng)新思維的結(jié)合

在現(xiàn)代化進程中，對檔案資料的收集與管理不僅僅依靠傳統(tǒng)的管理模式，需要結(jié)合現(xiàn)代科技對檔案信息進行整合。在沿用傳統(tǒng)模式進行管理時，加入創(chuàng)新思維。在創(chuàng)新之前，需要對企業(yè)的信息進行整合，根據(jù)部門之間的差異對檔案信息進行分類，根據(jù)檔案管理分散模式來進行管理。每個企業(yè)對自己的檔案進行嚴格管理，對企業(yè)中每個部門的職責進行細化，把職權(quán)分散到每一個人身上，確保檔案管理的嚴密性。在企業(yè)內(nèi)部進行管理模式創(chuàng)新時，結(jié)合企業(yè)的管理大方向?qū)n案管理進行改革，保證企業(yè)的檔案可以發(fā)揮最高的信息利用價值。對企業(yè)的檔案管理可以進行雙重保障，信息一式兩份，一份給部門內(nèi)部人員，一份保留在檔案管理人員那里，這種方式對檔案形成了雙重保險，同時也確保了檔案信息的真實性，避免因為檔案信息流失而對企業(yè)造成的損失[2]。

（二）形成企業(yè)整體檔案管理思維模式

企業(yè)檔案的管理需要以企業(yè)的發(fā)展為前提，從企業(yè)的整體情況出發(fā)對信息進行劃分。企業(yè)的檔案管理是企業(yè)信息資源的管理，企業(yè)內(nèi)部的信息管理可以直接影響企業(yè)的發(fā)展，讓企業(yè)的有明確的發(fā)展方向；對檔案整體進行管理，改善檔案管理運行，加強監(jiān)督，形成企業(yè)整體檔案管理思維模式，最終實現(xiàn)企業(yè)信息管理的目的，也讓各個部門之間的檔案管理更加流暢，為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。例如，檔案管理工作由總經(jīng)理、項目經(jīng)理、行政部門的檔案員負責，各部門之間相互溝通。行政部門內(nèi)，設(shè)置專門的檔案管理專員，各部門設(shè)置專職人員或兼職人員負責本部門的檔案管理。

（三）企業(yè)檔案管理立足于當今社會發(fā)展趨勢

我國經(jīng)濟逐漸進步，社會發(fā)展也逐漸走上國際化，企業(yè)的檔案管理立足于社會發(fā)展，與社會的發(fā)展一起進步，幫助企業(yè)逐漸實現(xiàn)國際化。企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理也要和社會的發(fā)展相契合，注重社會發(fā)展給企業(yè)帶來的優(yōu)勢。企業(yè)在市場經(jīng)濟中的發(fā)展，注重對所有細小的事物進行關(guān)注，把企業(yè)內(nèi)部的信息管理與市場經(jīng)濟的發(fā)展制度相結(jié)合，協(xié)調(diào)經(jīng)濟發(fā)展與企業(yè)之間的關(guān)系，保證企業(yè)不被現(xiàn)代化進程所淘汰，保證社會經(jīng)濟發(fā)展體制與企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展一致。企業(yè)內(nèi)部的管理機制和企業(yè)的檔案管理機制相融合，一體化的建設(shè)利于企業(yè)與社會發(fā)展相對比，促進企業(yè)內(nèi)部資源整合[3]。參考國際上對檔案管理的方式，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展制定相應(yīng)的管理制度。要求公司總部對項目的分部、企業(yè)的各個部門對日常生活中產(chǎn)生的文件材料，進行收集、整理，按年度進行立卷。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員在進行檔案歸置時，要對檔案進行核查，發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，并采用相應(yīng)的措施解決。檔案管理人員需要具備一定的理論基礎(chǔ)，熟悉企業(yè)各個部門的大致信息，對檔案的整理以及歸納有大家共同認可的方式。同時，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進行觀測，保證其品質(zhì)，避免因為檔案管理人員的問題對企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展造成危害。企業(yè)需要加大對檔案管理人員的培訓，定期對其進行檢驗，保證企業(yè)檔案管理人員的工作是以企業(yè)的發(fā)展為目標。同時讓檔案管理人員不斷地汲取管理經(jīng)驗，形成獨特的管理制度，保證企業(yè)信息共享和真實性[4]。

（五）形成完備的企業(yè)檔案管理機制

企業(yè)在發(fā)展過程中，需要不斷調(diào)整相應(yīng)的機制，不斷完善管理制度，以此推動企業(yè)的發(fā)展。對于檔案管理工作這一板塊，仍然需要引起重視，企業(yè)需要根據(jù)自身實際情況制定完備的檔案管理機制，確保檔案的真實性，更重要的是保證企業(yè)內(nèi)部信息安全。建立完善的防護系統(tǒng)，對企業(yè)的檔案信息進行監(jiān)督。建立完善的企業(yè)管理制度有助于企業(yè)的發(fā)展，對企業(yè)的內(nèi)部管理也有一定的保障。在管理檔案中，有明確合理的檔案管理機制是提高企業(yè)經(jīng)營效益的重要保障，在一切管理中以管理機制為標準，提高企業(yè)管理規(guī)范[5]。例如，對各部門形成的文件材料進行規(guī)劃，讓各個部門的專員和檔案室管理人員進行工作交接。企業(yè)定期對庫房的檔案進行清理整理，保證賬物相符，對破損、發(fā)生變質(zhì)的檔案進行修補。檔案需要及時入庫，制定借閱制度，借閱后及時歸還，放回規(guī)定的地方。

（六）提升企業(yè)檔案管理服務(wù)水平

企業(yè)內(nèi)部檔案的服務(wù)價值是提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，在對檔案管理進行管理時需要提升檔案管理的服務(wù)水平，提高檔案管理工作的辦公效率。檔案室需要以服務(wù)企業(yè)內(nèi)部人員為目標，實現(xiàn)檔案管理的實際價值，以多項服務(wù)為基準，對服務(wù)環(huán)境、服務(wù)態(tài)度等，逐漸提升企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)的內(nèi)部管理創(chuàng)造良好的環(huán)境，從而推動企業(yè)的發(fā)展，增加企業(yè)經(jīng)濟價值。

三、結(jié)語

在經(jīng)濟全球化的背景下，我國綜合國力增加，現(xiàn)代化企業(yè)進程也逐步提升，企業(yè)開始注重對內(nèi)部的信息管理，只有保證了企業(yè)內(nèi)部的和諧，才可以提高企業(yè)的整體經(jīng)濟水平。目前信息迅速傳播，對信息的管理以及保密是重要的環(huán)節(jié)。對企業(yè)內(nèi)部檔案管理進行創(chuàng)新，幫助企業(yè)逐漸走向現(xiàn)代化進程，與社會經(jīng)濟結(jié)合創(chuàng)造出更多的價值。加快企業(yè)的創(chuàng)新進程，保證企業(yè)在現(xiàn)代化社會中穩(wěn)步前進。在現(xiàn)代企業(yè)中，對檔案管理的信息進行共享，在保密的基礎(chǔ)上對檔案管理進行創(chuàng)新，提高企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展，長遠來看有助于提升我國的綜合國力[7]。

參考文獻：

[1]陳思羽.企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].神州（下旬刊），2013（6）：272.

[2]高秀娟.淺析現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維[J].商，2016（21）：2- 2.

[3]李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學通訊，2013（1）：31- 34.

[4]紀新.轉(zhuǎn)型期大型企業(yè)集團檔案管理模式研究[D].天津師范大學，2008：46- 57.

[5]周玉玲.紙質(zhì)與電子檔案共存及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009：44- 46.

[6]張寅瑋.甘肅省電子檔案管理研究[D].蘭州：蘭州大學，2011：30- 42.

[7]惠宏偉.面向數(shù)字化校園的檔案信息管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[D].電子科技大學，200.