信息化背景下的學(xué)校檔案管理

徐霞霞

[摘 要]基于學(xué)校檔案管理工作在促進(jìn)教育和諧發(fā)展中的重要作用，文章結(jié)合工作實(shí)踐分析了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的重要性，為提高管理水平，為更好地促進(jìn)學(xué)校在未來實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，文章從完善管理制度、加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)理念等五個方面探討了優(yōu)化措施。

[關(guān)鍵詞] 學(xué)校檔案管理 管理模式 信息化 重要性

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

學(xué)校檔案管理的重要職責(zé)就是有效管理好學(xué)校相關(guān)的信息資源，為學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)提供信息化服務(wù)。學(xué)校檔案不僅記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，匯集了學(xué)校的教科研成果、教育經(jīng)驗(yàn)、教師業(yè)績、師生流動等相關(guān)數(shù)據(jù)與記錄，同時(shí)也可歸納、整理與提取相關(guān)參數(shù)，為學(xué)校進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)和諧、可持續(xù)發(fā)展提供必要的參考依據(jù)。眾所周知，學(xué)校檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，在信息時(shí)代背景下，不僅在硬件設(shè)施上要求升級與配套，對檔案管理工作人員專業(yè)技術(shù)與能力要求也頗高。工作人員不僅要具有熟練的專業(yè)技能，同時(shí)在工作態(tài)度方面更要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、高度負(fù)責(zé)，否則，就會因小失大，會因個別信息的紕漏或失誤影響到他人的一生和學(xué)校的聲望。為此，在信息化時(shí)代背景下，為使學(xué)校檔案管理更為科學(xué)與規(guī)范，繼續(xù)研究探討如何提高學(xué)校檔案管理效能就顯得非常必要。

一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

隨著我國教育教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校管理工作中不僅責(zé)任大，還增加很多全新的工作內(nèi)容，而且對檔案管理專業(yè)知識與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)水平的要求也越來越高。學(xué)校的日常檔案管理，不僅是工作人員履歷及學(xué)生的學(xué)籍管理問題，還需要記錄學(xué)校各方面活動的開展及數(shù)據(jù)等，越來越多的學(xué)校管理、日常教科研活動等也需要記錄存檔。為此，學(xué)校檔案管理也必須主動地提高信息儲備量、儲備速度，同時(shí)也必須建立快速查閱、提取信息的途徑與方法。特別是網(wǎng)絡(luò)的普及與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，為信息檢索者提供了快捷、便利的服務(wù)，由于服務(wù)對象的個性化與服務(wù)內(nèi)容的多元化，無形中加重了檔案管理人員的工作負(fù)荷量，擴(kuò)大了服務(wù)的內(nèi)涵與外延。因此，為主動適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，檔案管理工作人員必須諳熟檔案管理專業(yè)知識、必須具有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能與較高的新媒體素養(yǎng)，才能匹配檔案管理崗位工作，提高工作效率與工作質(zhì)量。[1]

二、學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）建立與完善管理制度

完善制度，規(guī)范管理流程，對于學(xué)校未來的和諧可持續(xù)發(fā)展的意義重大。國家檔案局頒布的《學(xué)校檔案管理?xiàng)l例》中明確規(guī)定：“學(xué)校檔案的管理工作必須由單位法人代表親自負(fù)責(zé)，成立管理小組或由專人管理，一把手在管理過程就是第一責(zé)任人?！笔紫龋瑢W(xué)校開展全面工作的同時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理意識，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作對學(xué)校全面發(fā)展的重要作用以及對學(xué)校教育事業(yè)所起到的規(guī)范管理效能[2]。 在實(shí)踐中，單位領(lǐng)導(dǎo)要秉持對檔案管理工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，指派專業(yè)人員認(rèn)真梳理與排查檔案管理的各個環(huán)節(jié)，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，有問題及時(shí)解決，問題大的向上級匯報(bào)解決，不斷地完善管理制度，建立健全追責(zé)機(jī)制以及完善獎懲措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化與常態(tài)化。其次，要想使學(xué)校的檔案管理工作逐漸趨于規(guī)范化，信息時(shí)代就需運(yùn)用檔案管理專業(yè)知識，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行搜集和整理，達(dá)到信息資源的整合與共享，提高檔案管理水平與服務(wù)質(zhì)量[3] 。

（二）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是搞好各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，必須以加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)來提升學(xué)校檔案的管理與服務(wù)水平。學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件與軟件兩個部分。硬件則需要有專用辦公專用設(shè)施，例如專用辦公室、檔案柜、計(jì)算機(jī)及其硬件、軟件設(shè)備包括基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各種輔助設(shè)施等，并且隨著網(wǎng)絡(luò)的升級與現(xiàn)代辦公設(shè)備的更新，要不斷地與時(shí)俱進(jìn)，從而保證學(xué)校信息可在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中系統(tǒng)安全保存，規(guī)范、有序進(jìn)行補(bǔ)充與完善，快捷地檢索與提取。

（三）建設(shè)完善的檔案管理平臺

在新時(shí)期信息時(shí)代背景下，為建設(shè)完善的檔案管理平臺。首先要針對當(dāng)前檔案管理中存在的安全性問題，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需求提高平臺的安全性，設(shè)置密碼進(jìn)行專人專管；所用電腦等硬件設(shè)施，不僅要設(shè)防火墻，還要定期殺毒，避免木馬等病毒的破壞以及黑客入侵所出現(xiàn)惡意篡改檔案的行為。同時(shí)針按檔案的重要程度進(jìn)行分類并設(shè)立訪問等級，重要的檔案信息要進(jìn)行加密處理；其次，專業(yè)管理人員要不斷維護(hù)與完善現(xiàn)有的管理平臺，提高網(wǎng)絡(luò)使用過程中的安全意識，加強(qiáng)過程性管控；最后，專業(yè)管理人員要根據(jù)實(shí)際需求對平臺功能進(jìn)行優(yōu)化，針對工作人員的檔案信息及學(xué)生的電子學(xué)籍信息、德育積分、獎懲記錄及每期的期末考核數(shù)據(jù)等多種管理需求，對平臺進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，及時(shí)補(bǔ)充與完善信息，并設(shè)置防火墻，確保檔案信息的安全性與保密性[4]。

（四）提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)校檔案管理知識涉及管理學(xué)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、圖書情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)等諸多學(xué)科知識。校檔案管理工作也集專業(yè)性、技術(shù)性、科學(xué)性于一體。由此可見，檔案管理工作不僅責(zé)任重大而且對專業(yè)管理人員的素質(zhì)與能力要求頗高。為更好地勝任本職工作，提高學(xué)校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)非常重要。為提升職業(yè)素養(yǎng)，輕松駕馭本職工作，應(yīng)培養(yǎng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)如下：一是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想與《檔案法》，提高黨性修養(yǎng)，提高對法律法規(guī)的敬畏意識；二是管理人員必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識。因?yàn)闄n案管理工作專業(yè)很強(qiáng)，檔案管理人員既要掌握情報(bào)與檔案學(xué)的基本原理，又要掌握檔案管理過程中的各種操作技能與方法，并運(yùn)用管理學(xué)原理對各種檔案信息進(jìn)行精細(xì)化的甄別、校對與分類儲存，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供信息、數(shù)據(jù)與相關(guān)服務(wù)。三是移動互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，管理人員無論學(xué)歷高低、資歷長短，在信息化背景下都應(yīng)提高思想認(rèn)識，樹立終身學(xué)習(xí)理念， 一邊認(rèn)真搞好本職工作，一邊努力汲取新知識、掌握新技能，不斷提高自身的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。

（五）創(chuàng)新服務(wù)理念

提高檔案管理水平也是為更好地服務(wù)于信息需求者與使用者。為更好地發(fā)揮出崗位職能，提供讓使用者更為滿意的服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作必須創(chuàng)新服務(wù)方式。讓所提供的信息與數(shù)據(jù)更科學(xué)、更系統(tǒng)、更為全面；所提供出的服務(wù)態(tài)度更祥和、更溫馨、更為周到，用工作效率與服務(wù)質(zhì)量不斷提高檔案信息需求者的滿意度。其次，在日常工作中，應(yīng)依據(jù)客戶端的多樣化與個性化需求，為他們提供所需翔實(shí)信息，并給予指導(dǎo)性意見或建議，主動解決信息客戶的后顧之憂。例如，工作人員工作調(diào)動后，個人檔案的調(diào)取手續(xù)與存放方式、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)后的學(xué)籍管理問題等。同時(shí)為更好地保護(hù)存檔信息，嚴(yán)格規(guī)范操作程序、嚴(yán)守檔案管理?xiàng)l例中的相關(guān)規(guī)定，不外泄、不讓他人查看與自己無關(guān)的任何檔案信息，特別重要的檔案信息要進(jìn)行加密處理。三是由于使用者在檢索查詢信息的過程中所處的環(huán)境與所需信息不同，檔案管理者通過對信息進(jìn)行采集和管理，要搜索內(nèi)部信息，跟蹤搜索外部信息，然后對這些信息進(jìn)行分類儲存，并編程索引與查詢代號，使信息使用者檢索個人所需的信息更為快捷、全面與準(zhǔn)確。[5]

三、結(jié)語

基于學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校當(dāng)前人事管理、學(xué)習(xí)管理及其未來發(fā)展過程中所起的重要作用，在信息化時(shí)代背景下，單位領(lǐng)導(dǎo)要提高思想認(rèn)識、高度重視檔案管理工作。一方面加大硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、電子信息化，另一方面加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，做到引進(jìn)與培養(yǎng)相結(jié)合，讓高素質(zhì)人才從事檔案管理專業(yè)性工作，并指導(dǎo)他們緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，在5G、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、量子計(jì)算為時(shí)代特征的信息化時(shí)代，通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)、積累工作經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校管理提供決策性服務(wù)。此外，還必須通過建章立制，完善對檔案管理人員的獎懲制度，多采用激勵措施加快檔案管理工作人員的專業(yè)成長，不斷提升他們的綜合素質(zhì)與思想道德修養(yǎng)，使學(xué)校檔案管理更為規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 杜嬌嬌.如何提高學(xué)校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].陜西檔案， 2015，3.

[2] 李淑娟.淺談學(xué)校檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014（3）.

[3] 王敏.淺析信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作[J].中國管理信息化，2018（10）.

[4] 李莉.何創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際， 2016（2）.

[5] 張從宇，張巨芹.試論高校檔案管理和信息開發(fā)工作[J].安徽技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（6）：81- 83.