論工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用

周琴

[摘 要] 隨著社會(huì)發(fā)展，重大項(xiàng)目越來越多，而重大項(xiàng)目也是我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基石，工程檔案工作在重大項(xiàng)目中十分重要，檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣影響著項(xiàng)目的安全及進(jìn)程，而良好的檔案管理工作能夠幫助項(xiàng)目推進(jìn)，給項(xiàng)目帶來積極影響，提升項(xiàng)目效率。本文從發(fā)展的角度，對(duì)重大工程項(xiàng)目中檔案管理工作對(duì)安全管理的作用進(jìn)行分析，探討在重大工程項(xiàng)目推進(jìn)過程中工程檔案的主要障礙，希望對(duì)業(yè)內(nèi)工程檔案工作有一定參考和幫助。

[關(guān)鍵詞] 重大工程項(xiàng)目 工程檔案 安全

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志號(hào)：A

現(xiàn)代施工項(xiàng)目中，安全管理是核心，安全管理關(guān)系到工程質(zhì)量的好壞。在工程項(xiàng)目中，檔案管理主要包括對(duì)勘測、設(shè)計(jì)、施工等過程進(jìn)行記錄，是對(duì)于工程施工進(jìn)度的全方位及時(shí)記錄及反饋，是現(xiàn)代工程施工的主要組成部分之一，對(duì)重大工程施工方安全管理工作而言，起著重要作用[1]。

一、重大工程項(xiàng)目中檔案工程的特點(diǎn)及作用

由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)生活發(fā)生了日新月異的變化，特別是由于大型工程項(xiàng)目的實(shí)施，推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步。大型工程項(xiàng)目的管理錯(cuò)綜復(fù)雜，需要在自然和社會(huì)環(huán)境的變化中實(shí)現(xiàn)。其建設(shè)體現(xiàn)出建設(shè)周期長，還出現(xiàn)跨體系、跨學(xué)科，是復(fù)雜的系統(tǒng)工程。工程檔案是大型工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，檔案體現(xiàn)出工程項(xiàng)目建設(shè)中的實(shí)際狀況，記錄的內(nèi)容也是工程項(xiàng)目的真實(shí)寫照。工程檔案反映了建筑工程的施工活動(dòng)，內(nèi)容反映了工程建設(shè)的全過程。建筑項(xiàng)目的完成，不僅需要保證功能性，保證安全可靠，還要保證工程中形成的檔案文件真實(shí)有效。但是由于多種原因，當(dāng)前一些施工單位的管理人員在施工管理中不重視施工文件的收集整理，在交工驗(yàn)收時(shí)借助記憶來補(bǔ)充，出現(xiàn)了許多漏洞：難以有效體現(xiàn)工程施工過程的具體情況，對(duì)于工程質(zhì)量的評(píng)定產(chǎn)生影響；對(duì)如期交工與結(jié)算也會(huì)產(chǎn)生影響。而工程建設(shè)項(xiàng)目在不同階段，會(huì)同步生成多方面的原始資料，不同資料存在關(guān)聯(lián)。當(dāng)事人對(duì)于資料內(nèi)容最清楚。因此需要及時(shí)歸檔，收集整理。如果工程檔案管理發(fā)生問題，不僅給建筑公司造成經(jīng)濟(jì)效益的直接損失，也給社會(huì)和個(gè)人造成一定的經(jīng)濟(jì)損失[2]。

二、重大工程項(xiàng)目中檔案管理工作進(jìn)行的主要障礙

在近年來的發(fā)展中，由于經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速增長，建設(shè)領(lǐng)域的投資規(guī)模不斷擴(kuò)大，出現(xiàn)了許多的大型工程項(xiàng)目，甚至超大型項(xiàng)目也在增多。如何結(jié)合大型工程的特點(diǎn)，強(qiáng)化檔案管理是工程項(xiàng)目管理需要考慮的重要問題。由于工程檔案發(fā)揮著重要的保障作用，管理者借助完善的檔案可以有效掌握控制工程項(xiàng)目的實(shí)施情況。對(duì)于大型工程的管理來說，檔案發(fā)揮著重要的作用。檔案資料對(duì)于工程建設(shè)前期論證、規(guī)劃，施工控制，以及施工后維護(hù)、檢修和保養(yǎng)都發(fā)揮著重要的作用。但是，發(fā)揮工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中作用存在一定阻礙。

（一）檔案信息收集困難

檔案收集是大型工程檔案管理核心內(nèi)容之一。大型工程由于存在投資規(guī)模大、施工單位多、施工周期長、不確定因素多，因此工程檔案不僅數(shù)量多，而且種類多，管理分散，導(dǎo)致檔案的收集存在一定的難度。

（二）檔案管理信息化水平較低

大型工程檔案的包括了多方面的內(nèi)容，并且由于施工持續(xù)時(shí)間長，資料形式多種多樣，資料的數(shù)據(jù)量特別大。如何采取有效措施快速處理工程檔案是已成為當(dāng)前推動(dòng)大型工程檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵。傳統(tǒng)模式下的工程檔案管理僅局限于借助計(jì)算機(jī)的手工操作，存在工作效率的弊端。此外數(shù)據(jù)查找、分析也難以保證高效。雖然當(dāng)前大型工程針對(duì)檔案管理注重信息化建設(shè)，但是各個(gè)部口的管理存在“各自為政”的局面，缺少統(tǒng)一的管理方式，難以實(shí)現(xiàn)相互融合，工程檔案的利用價(jià)值受到影響。此外，傳統(tǒng)模式下的信息技術(shù)難以保證資料收集、分析、發(fā)布的及時(shí)性，管理時(shí)效性差，存在信息滯后，難以與項(xiàng)目管理同步實(shí)施。在當(dāng)前信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)處理需要借助先進(jìn)的軟件、硬件設(shè)備，需要有安全的網(wǎng)絡(luò)支持。

（三）缺少檔案管理專業(yè)人才

針對(duì)工程檔案管理，人員的專業(yè)素養(yǎng)與信息處理能力是保證檔案管理效果的主要因素。工程建設(shè)中，會(huì)涉及技術(shù)資料的整體，圖紙的整理、分類和歸檔。針對(duì)這些內(nèi)容，需要檔案管理人員既要掌握工程專業(yè)技術(shù)，又熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要掌握電子文件的管理方法，熟悉網(wǎng)絡(luò)化檔案管理技術(shù)。在數(shù)字時(shí)代，許多項(xiàng)目的管理缺少復(fù)合型檔案管理人才。大型工程檔案管理涉及的部口眾多。在傳統(tǒng)模式下的管理會(huì)導(dǎo)致信息傳遞與共享效率低。一些單位難以保證各部口與檔案管理的有效溝通，檔案管理難以實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)效果[3]。

（四）檔案管理制度缺乏規(guī)范

大型工程項(xiàng)目由于施工過程復(fù)雜，存在多個(gè)分包單位。一些管理人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。比如針對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔存在不規(guī)范行為。大型工程檔案管理難以保證系統(tǒng)化、規(guī)范化。一些建設(shè)單位針對(duì)工程檔案管理存在隨意、滯后等突出問題，缺乏控制措施。

三、重大工程項(xiàng)目中檔案管理工作的作用及應(yīng)用

（一）加強(qiáng)項(xiàng)目過程安全教育力度

積極在項(xiàng)目檔案管理人員中開展施工項(xiàng)目安全性的宣傳工作，加深強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理人員的安全教育意識(shí)。在所有項(xiàng)目管理人員及施工人員中宣傳檔案管理的重要性，強(qiáng)化工程人員對(duì)工程檔案管理的重視程度。我國眾多重大安全項(xiàng)目事關(guān)國家發(fā)展，而在重大工程項(xiàng)目當(dāng)中的檔案管理，關(guān)系到整個(gè)工程的安全施工，工程檔案管理人員應(yīng)切實(shí)增強(qiáng)項(xiàng)目中的安全意識(shí)，重視自己手頭所實(shí)施的檔案管理工作，了解其對(duì)項(xiàng)目的重大影響。在日常工作中，力求保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施提供良好的保障和依據(jù)。

（二）系統(tǒng)性規(guī)劃工程檔案管理，完善檔案安全機(jī)制，有力保障重大工程項(xiàng)目順利實(shí)施

重大工程項(xiàng)目的施工方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，在工程項(xiàng)目管理中針對(duì)檔案管理要有規(guī)劃，在保證施工控制的過程中，也要同步保證檔案管理的高質(zhì)量。針對(duì)工程檔案管理要構(gòu)建相應(yīng)的保障機(jī)制。實(shí)施檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)輪班責(zé)任制，讓每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有能重視檔案管理工作，明確檔案管理工作中的每一位工作人員和相關(guān)部門的職能，構(gòu)建出責(zé)任清晰的檔案管理機(jī)制，針對(duì)檔案管理要保證工作質(zhì)量，要采取合理、有效的激勵(lì)及獎(jiǎng)懲措施。重視安全性在檔案管理中的意義，構(gòu)建完善的檔案管理安全機(jī)制，為重大項(xiàng)目的安全施工提供條件和保障，確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。

（三）在工程檔案管理工作中引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，保證檔案管理的高效率

傳統(tǒng)模式下的工程檔案管理中，主要采用人工方式對(duì)項(xiàng)目相關(guān)資料進(jìn)行人工收集整理記錄，工作量大且效率較低，且容易出現(xiàn)由工作人員粗心造成的失誤，對(duì)檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性造成相應(yīng)影響。現(xiàn)如今現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)達(dá)，無紙化工作和信息計(jì)算機(jī)檔案管理已被提上日程，部分施工項(xiàng)目中工程檔案已經(jīng)采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，但是目前施工項(xiàng)目均各自為政，數(shù)字化建設(shè)檔案管理工作仍然缺乏有效且統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理體系。在檔案管理工作由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理檔案的過程中，轉(zhuǎn)換過程水平不盡如人意，在整個(gè)實(shí)施過程中難以形成行之有效的管理體系，更不要說對(duì)項(xiàng)目安全管理產(chǎn)生積極影響了。項(xiàng)目施工方應(yīng)注重工程檔案管理的信息化進(jìn)程，將該部分寫進(jìn)工程項(xiàng)目合同中并予以重視，拿出部分經(jīng)費(fèi)對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行支持。保證整個(gè)工程項(xiàng)目從開始建立檔案到項(xiàng)目完工，整個(gè)檔案形成一個(gè)龐大的信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目檔案實(shí)施有效的信息數(shù)據(jù)化管理，并進(jìn)行自動(dòng)歸檔。通過建立良好的信息化數(shù)據(jù)檔案網(wǎng)絡(luò)，能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，讓檔案容易查找，且不易丟失、減少。由人工造成的失誤，方便檔案的查找和利用，為整個(gè)項(xiàng)目的安全管理提供有效的保障。另一方面，實(shí)施無紙化檔案信息技術(shù)管理也符合現(xiàn)階段我國國情，能夠有效地減少紙張的浪費(fèi)和不必要的打印，保護(hù)環(huán)境，節(jié)能減排[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，對(duì)于重大工程項(xiàng)目，無論是項(xiàng)目質(zhì)量還是項(xiàng)目安全，檔案管理均起著無比重要的作用，在工作中，完整規(guī)范的工程檔案記錄是判斷工程施工質(zhì)量、理清工程責(zé)任事故的重要判定依據(jù)之一，也是整個(gè)工程不可或缺的重要組成，可以說檔案管理工作影響整個(gè)工程施工?；诖耍卮蠊こ淌┕ぶ袘?yīng)重視檔案歸檔，協(xié)助檔案管理工作，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，突破現(xiàn)存檔案管理工作的阻礙，提升檔案管理工作，提升工程安全管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 雷押林. 淺析土建工程項(xiàng)目的安全管理措施[J]建材與裝飾， 2018， No.534（25）：163- 164.

[4] 翟麟慧， 黃勇， 張價(jià)價(jià). 工程施工項(xiàng)目安全管理新模式的探究[J]. 建材與裝飾， 2017（20）.