信息化時代人力資源和社會保障工作檔案管理研究

付霞

[摘 要] 進(jìn)行人力資源和社會保障工作檔案管理，主要工作就是對相關(guān)的工作檔案進(jìn)行收集和管理，但是這一過程的工作量較大，僅僅依靠傳統(tǒng)的管理方式很難滿足檔案管理工作的需求，這就需要采取有效措施對其進(jìn)行改進(jìn)，以此促進(jìn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。為實現(xiàn)這一目的，本文針對當(dāng)前人力資源和社會保障工作檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化對策，以期為促進(jìn)人力資源和社會保障工作檔案管理效率及質(zhì)量的提升提供有效依據(jù)。

[關(guān)鍵詞] 信息化時代 人力資源 社會保障 檔案管理

中圖分類號：C962 文獻(xiàn)標(biāo)志號：A

近年來我國社會快速發(fā)展，對人力資源及社會保障相關(guān)檔案管理方面的工作提出了更高要求。當(dāng)前我國在人力資源和社會保障工作檔案管理方面依舊存在一些問題，充分深入了解這些問題，有助于提出更加合理的優(yōu)化對策，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。要對傳統(tǒng)的工作模式和檔案管理模式進(jìn)行改變，重視對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，以此促進(jìn)各項工作的高效進(jìn)行，使檔案管理工作人員的職能作用得到充分發(fā)揮。

一、 當(dāng)前人力資源及社會保障檔案管理工作存在問題分析

（一）對工作檔案管理的重視不足

促進(jìn)人力資源及社會保障相關(guān)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，首先要重視此項檔案工作的開展，促使所有工作人員都能夠積極參與到工作檔案管理工作中來，為該項檔案管理工作的高效進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。然而就實際情況來看，許多工作人員對工作檔案管理的重視不足，在檔案管理信息化方面的能力薄弱，無法充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，這使得此項檔案管理的信息化水平始終在較低水平徘徊，難以滿足檔案管理工作的信息化需求。同時，工作檔案管理部門在軟硬件設(shè)施的建設(shè)方面存在一定不足，以致此項檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程受到較大影響，最終使檔案管理工作的質(zhì)量難以有效提升。

（二）信息化建設(shè)的模式過于單一

從人力資源及社會保障相關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，普遍存在信息化建設(shè)運營不當(dāng)?shù)那闆r，缺乏多樣化的信息化建設(shè)模式，嚴(yán)重影響到此項檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程速度。檔案管理信息化水平較低導(dǎo)致信息化應(yīng)用存在諸多問題，既無法保證檔案管理的質(zhì)量，也容易帶來一些其他隱患。一般在進(jìn)行工作檔案管理工作時，檔案管理人員都是進(jìn)行簡單的查詢工作，未能制定一套完善的管理系統(tǒng)，也未能加大開發(fā)檔案分析等各項功能的力度，這樣在信息化水平偏低的情況下，檔案管理工作的效率及安全性便難以得到有效提升。[1]

（三）相關(guān)專業(yè)人才比較匱乏

檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)技術(shù)人才的支持，需要由專業(yè)人才來操作，并提供一定的指導(dǎo)，以促進(jìn)檔案管理信息化水平的全面提升。但是就當(dāng)前情況來看，一些檔案管理部門在檔案管理信息化人才培養(yǎng)方面存在嚴(yán)重不足，都是由已有的人員開展培訓(xùn)活動。雖然能夠保證工作人員學(xué)會使用已有的硬件及軟件，但是無法結(jié)合工作特點對其進(jìn)行改進(jìn)，不利于檔案管理的持續(xù)發(fā)展。同時，整個培訓(xùn)過程都是針對軟硬件使用方法進(jìn)行培訓(xùn)，沒有仔細(xì)講解其運用原理，以致在軟硬件出現(xiàn)問題的時候，工作人員很難及時處理，導(dǎo)致信息化工作的進(jìn)程受到較大影響。

二、信息化時代人力資源及社會保障檔案管理工作新要求分析

（一）不斷提高檔案管理水平

在信息化時代背景下，檔案管理工作需要朝著信息化方向不斷發(fā)展，將各種信息化手段運用到檔案管理工作中，以促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時，需要合理增加資金投入，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及職業(yè)素養(yǎng)的提升，使其能夠以更好的狀態(tài)進(jìn)行檔案管理，充分滿足檔案信息化管理的需求。在信息化建設(shè)過程中，首要任務(wù)就是推進(jìn)“檔案管理信息化”戰(zhàn)略的實施，使檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化和效能化的方向不斷發(fā)展，使其能夠適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，為檔案管理工作的開展提供有利基礎(chǔ)。

（二）朝著資源共享的方向不斷發(fā)展

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，資源共享逐漸滲透到我國人民的日常生活中，給我國人民的生活生產(chǎn)帶來諸多便利。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時，必須要做到與時俱進(jìn)，構(gòu)建完善的檔案資源共享系統(tǒng)，以此提高檔案資源的使用效率，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。對于人力資源管理部門來講，需要對檔案管理的模式進(jìn)行改版，解決封閉式管理的弊端，借助信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行開發(fā)，實現(xiàn)檔案資源的高度共享，進(jìn)一步為檔案管理信息化的發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。[2]

三、信息化時代下人力資源及社會保障檔案管理工作措施探究

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)人的重視程度

領(lǐng)導(dǎo)人對檔案信息化管理的重視程度直接決定著檔案管理信息化建設(shè)工作能否順利開展，是支持人力資源和社會保障檔案管理發(fā)展的重要因素。提高領(lǐng)導(dǎo)人對檔案信息化管理的重視程度，能夠為檔案管理信息化建設(shè)提供更加充足的人力、物力及財力等各項資源，從而保證信息化建設(shè)工作的有效進(jìn)行。同時，提高領(lǐng)導(dǎo)人對檔案信息化管理的重視程度，能夠引起其他工作人員對信息化建設(shè)的重視，使其能夠充分認(rèn)識到檔案管理信息化發(fā)展的必然性，進(jìn)而加強對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極參與到檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中，全面提高檔案管理工作的信息化水平。[3]

（二）對檔案管理制度加以完善

在人力資源和社會保障檔案管理的信息化建設(shè)過程中，首先要對檔案管理制度進(jìn)行完善，充分發(fā)揮檔案管理制度的作用，以此降低檔案管理工作的難度，使檔案管理的風(fēng)險得到有效減少。由于計算機技術(shù)本身存在一定的安全風(fēng)險，很容易造成信息丟失，這就需要做好相關(guān)安全技術(shù)和安全操作的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員能夠更好地運用信息化技術(shù)。其次，一般某個管理系統(tǒng)都有諸多配套的技術(shù)，這就需要加強檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠熟悉掌握這些技術(shù)，便于及時處理管理系統(tǒng)運行中存在的問題。通過對這些技術(shù)進(jìn)行有效運用，能夠提高檔案管理工作的信息化水平，使檔案管理工作的整體效率及質(zhì)量得到提升。

（三）加強信息化技術(shù)建設(shè)

在人力資源及社會保障檔案管理的信息化建設(shè)中，信息化技術(shù)建設(shè)是一項比較重要的工作，需要根據(jù)檔案管理領(lǐng)域的特點對其進(jìn)行優(yōu)化，使信息化技術(shù)在檔案管理中的作用得到充分發(fā)揮。[4]由于軟硬件設(shè)施的建設(shè)對資金需求量較大，這就需要做好預(yù)算工作，適當(dāng)增加資金投入。同時，需要加強對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高工作人員的信息化水平，促使各個工作人員參與到檔案管理的信息化建設(shè)中來，全面提升檔案管理信息化水平。

（四）加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

人力資源及社會保障檔案管理工作的信息化建設(shè)需要大量的專業(yè)化人才，這就需要加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，以人才引進(jìn)、內(nèi)部人員培訓(xùn)等各種方式來解決人才稀缺問題。由于人才培養(yǎng)對資金有著一定的需求，為保證這一工作的順利進(jìn)行，需要合理增加資金投入，在引進(jìn)專業(yè)人才的同時，加強在崗檔案管理工作人員的管理實踐能力培訓(xùn)，提高檔案管理人員對信息化管理的認(rèn)識，完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，使其能夠更好地參與到檔案信息化管理中來。同時，需要對已有的檔案管理工作制度進(jìn)行完善，借助激勵制度、績效考核制度等，使檔案管理工作人員對待日常管理工作的積極性得到有效提高，從而促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。此外，需要加強檔案管理工作人員之間的有效溝通，使其能夠相互配合、相互學(xué)習(xí)，以更加專業(yè)、細(xì)致的態(tài)度做好各項工作，為檔案信息化管理的開展奠定有利基礎(chǔ)。[5]

四、結(jié)語

綜上所述，在信息化時代背景下，人力資源及社會保障檔案管理工作面臨著更大挑戰(zhàn)，為促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，需要充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，提高檔案管理人才的培養(yǎng)力度，使檔案管理能夠適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，進(jìn)一步為檔案信息化管理工作效率及質(zhì)量的全面提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]于詠梅.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化視角下人力資源管理研究[J].山西檔案，2019（03）：134- 136.

[2]湛玉鳳.淺談信息化時代人社檔案管理途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2019（02）：111.

[3]冷延海.淺談信息化時代人力資源和社會保障局的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：87.

[4]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（01）：78.

[5]車淑娥.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（21）：102.