企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式研究

張榮亮

摘 要：本文首先描述當(dāng)前大數(shù)據(jù)和智慧檔案的背景下，給企業(yè)檔案的服務(wù)模式帶來(lái)具大的挑戰(zhàn)，結(jié)合嘉興發(fā)電廠研究實(shí)際情況，提出企業(yè)檔案智慧服務(wù)的必要性，并結(jié)合具體應(yīng)用提出了企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式的實(shí)踐方法。

關(guān)鍵詞：智慧檔案;服務(wù)模式

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案工作逐步走向電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，傳統(tǒng)的檔案管理正面臨著前所未有的變革，特別是大數(shù)據(jù)和智慧檔案的到來(lái)，給企業(yè)檔案的服務(wù)模式帶來(lái)具大的挑戰(zhàn)。嘉興發(fā)電廠在智慧電廠建設(shè)過(guò)程中，結(jié)合實(shí)際情況，在發(fā)電企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式進(jìn)行研究，旨在突破數(shù)字檔案室檔案信息收管存用的觀念、范圍、模式，建立“檔案數(shù)字化管理與智慧服務(wù)一體”的智慧管理平臺(tái)。在傳統(tǒng)檔案服務(wù)基礎(chǔ)上建立更加智能化的服務(wù)方式，推動(dòng)企業(yè)智慧檔案室的應(yīng)用模式的改變和管理模式創(chuàng)新。

一、智慧檔案服務(wù)模式研究背景

嘉興發(fā)電廠是浙江省檔案系統(tǒng)的優(yōu)秀企業(yè)和浙能集團(tuán)系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)集體，經(jīng)過(guò)多年檔案信息化建設(shè)，整合數(shù)字化檔案信息資源，著眼于檔案資源收集、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益。以檔案信息服務(wù)創(chuàng)新和流程管理創(chuàng)新為重點(diǎn)，全面實(shí)施規(guī)范化、可共享的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目建設(shè)，以及生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中科技檔案中圖紙的動(dòng)態(tài)管理。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，已滿足全公司員工對(duì)檔案需求的及時(shí)實(shí)時(shí)要求，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值，適應(yīng)公司現(xiàn)代化管理要求。

1.為滿足智慧電廠建設(shè)的檔案信息需求。嘉興發(fā)電廠從2017年開始已著手智慧電廠建設(shè)，努力打造智慧管理平臺(tái)。開展智慧檔案研發(fā)，可以更好地與智慧管理平臺(tái)進(jìn)行融合，為實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)提供保障。

2.為滿足智慧電廠持續(xù)發(fā)展的檔案信息需求。智慧電廠創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，檔案以其知識(shí)屬性成為知識(shí)創(chuàng)新和科技創(chuàng)新的必要條件，成為科學(xué)決策的依據(jù)、知識(shí)共享的承載以及科技創(chuàng)新的基礎(chǔ)。檔案作為智慧電廠戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要保障，是智慧電廠基礎(chǔ)架構(gòu)的重要組成部分。

二、企業(yè)檔案智慧服務(wù)必要性

1.智慧電廠建設(shè)推動(dòng)檔案信息服務(wù)理念變革

服務(wù)理念是智慧檔案信息服務(wù)的靈魂。在當(dāng)今智慧企業(yè)建設(shè)的大背景下，檔案服務(wù)角色的改變無(wú)可避免，對(duì)檔案而言，需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、挖掘開發(fā)，經(jīng)綜合分析與提取形成企業(yè)的智慧信息，并將其應(yīng)用于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理和各項(xiàng)生產(chǎn)服務(wù)中，同時(shí)需要為企業(yè)職工提供全方位、便捷的服務(wù)，檔案室要根據(jù)企業(yè)職工的利用檔案的情況，及時(shí)推送服務(wù)。嘉興發(fā)電廠隨著檔案數(shù)據(jù)的越來(lái)越豐富，企業(yè)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)資源也越來(lái)越多，這些數(shù)據(jù)資源的有效管理和充分利用，對(duì)于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展決策將提供數(shù)據(jù)支撐，對(duì)于企業(yè)的未來(lái)人才培養(yǎng)將提供有力的支持，因此如何主動(dòng)提供這些數(shù)據(jù)資源，讓企業(yè)職工感受檔案信息帶來(lái)的新的服務(wù)方式，也是作為智慧電廠建設(shè)一個(gè)重要內(nèi)容。

2.基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化檔案室促進(jìn)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新

在企業(yè)檔案信息逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化之后，企業(yè)檔案到通過(guò)建立檔案信息數(shù)字庫(kù)和檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理和數(shù)字化管理，在檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份檔案它們不再是“孤島”，檔案信息資源之間具有關(guān)聯(lián)性，企業(yè)職工可以隨時(shí)隨地獲取他們所需要的檔案信息。同時(shí)用戶對(duì)檔案使用的便捷性要求更高，特別在大數(shù)據(jù)的數(shù)字化檔案的背景下，在海量數(shù)據(jù)中如何查詢檔案信息，如何準(zhǔn)確地在海量數(shù)據(jù)中找到所需信息，是檔案利用服務(wù)首先需要解決的問(wèn)題。

3.知識(shí)化管理推動(dòng)檔案信息服務(wù)策略調(diào)整

嘉興發(fā)電廠自成立至今已20多年，所擁有的館藏資源如今已經(jīng)非常豐富，科技檔案案卷達(dá)4萬(wàn)多卷，文書檔案、特種載體等檔案達(dá)10多萬(wàn)件，檔案室所面臨的最主要問(wèn)題不再是保存檔案和單純的利用，而是要滿足用戶知識(shí)性和專業(yè)性的信息需求，知識(shí)服務(wù)為企業(yè)職工提供的不再是簡(jiǎn)單的諸如檔案查詢、借閱等基礎(chǔ)服務(wù)和簡(jiǎn)易的信息獲取方式，而是從海量的室藏檔案信息中提取有用信息并進(jìn)行整合歸類，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的增值利用。知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)要求在為用戶提供服務(wù)時(shí)，不必拘泥于傳統(tǒng)的信息服務(wù)程序和方式，而應(yīng)結(jié)合新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，針對(duì)企業(yè)內(nèi)不同用戶的需求，為其提供科學(xué)的、新穎的信息，實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)模式的策略調(diào)整。

三、企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式的實(shí)踐方法

1.構(gòu)建多元檔案資源智慧收集平臺(tái)。一是建設(shè)基于文檔一體化的電子文件接收、管理，加強(qiáng)電子檔案的接收和管理;二是從檔案信息需求出發(fā)，建設(shè)數(shù)據(jù)采集管理平臺(tái)，同時(shí)采集各種企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息共建共享平臺(tái)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料以及各種媒體信息的智能采集和自動(dòng)歸檔。

首先，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，一方面加強(qiáng)了檔案制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化管理，通過(guò)規(guī)范檔案著錄工作以及元數(shù)據(jù)的規(guī)范性，保證輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性，統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率，規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。另一方面通過(guò)加強(qiáng)對(duì)規(guī)程和系統(tǒng)圖等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)受控文件統(tǒng)一管理，強(qiáng)化了標(biāo)準(zhǔn)的唯一性、嚴(yán)肅性。

在保證原有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集同時(shí)，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的嵌入式管理，運(yùn)用業(yè)務(wù)流程的前端控制，針對(duì)設(shè)備技術(shù)改造異動(dòng)采集有效檔案數(shù)據(jù)，保證檔案資源的有效利用，提高利用率。在應(yīng)用系統(tǒng)中，定義了所有的辦理步驟及辦理順序，每一辦理步驟并不分配給所有參與者，而是分配給某一特定的角色。不同專業(yè)的圖紙，分別由不同的部門主管負(fù)責(zé)圖紙的最后批準(zhǔn)。圖紙最后批準(zhǔn)也就是在流轉(zhuǎn)庫(kù)流程最后環(huán)節(jié)進(jìn)行確認(rèn)，完畢后歸入預(yù)歸檔庫(kù)由檔案人員進(jìn)行相應(yīng)檔案處理。通過(guò)這些程序的執(zhí)行后，可確保生產(chǎn)技術(shù)人員及檔案室歸檔保存的檔案資料始終保持同步一致，從而達(dá)到“最新版本的”標(biāo)準(zhǔn)竣工圖，消滅不同版本圖紙?jiān)趯I(yè)技術(shù)人員中流傳而帶來(lái)的危害性。

2.以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為切入點(diǎn)，設(shè)計(jì)保管理期限自動(dòng)鑒定的元數(shù)據(jù)庫(kù)，提出符合企業(yè)檔案實(shí)際的鑒定規(guī)則對(duì)自動(dòng)鑒定進(jìn)行規(guī)約，最大限度實(shí)現(xiàn)鑒定準(zhǔn)確性和自動(dòng)化。

在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中，檔案業(yè)務(wù)管理員需要先設(shè)定好歸檔范圍與保管期限，系統(tǒng)提供歸檔范圍和保管期限對(duì)應(yīng)表的管理維護(hù)功能，保管期限自動(dòng)鑒定功能是為了方便檔案人員對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行鑒定保管。系統(tǒng)通過(guò)不同分類號(hào)與保管期限做對(duì)應(yīng)，使檔案人員只需要點(diǎn)擊一次就能批量鑒定檔案，不需要人工判別手動(dòng)修改，這大大加快了檔案的鑒定速度。

3.通過(guò)各種方式向用戶提供需要的檔案，提供檔案信息推送和相似性搜素，同時(shí)通過(guò)移動(dòng)終端和智慧平臺(tái)進(jìn)行檔案智能檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)移動(dòng)化和智慧化。

檔案移動(dòng)服務(wù)是通過(guò)智能移動(dòng)設(shè)備以APP形式提供檔案信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)，是適應(yīng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)化廣泛應(yīng)用背景下新的檔案信息資源共享服務(wù)形式，是數(shù)字檔案室利用服務(wù)的創(chuàng)新手段。立足本單位的特色，結(jié)合實(shí)際情況推出有鮮明特征的服務(wù)內(nèi)容，為企業(yè)檔案利用提供新的智慧利用模式。同時(shí)加快推進(jìn)各種智慧技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，將檔案管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)做接口，實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理、智能化管理。

4.建立崗位檔案知識(shí)服務(wù)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，主動(dòng)為相關(guān)崗位提供檔案知識(shí)，實(shí)現(xiàn)為生產(chǎn)部門專業(yè)人員檔案知識(shí)的定期推送，進(jìn)行檔案知識(shí)化管理。

嘉興發(fā)電廠結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)各部門崗位的性質(zhì)以及與崗位相對(duì)應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行智慧化升級(jí)改造，優(yōu)化完善檔案查閱平臺(tái);同時(shí)通過(guò)建立檔案知識(shí)庫(kù)模型，崗位知識(shí)信息庫(kù)能將收集到的科技檔案按分類號(hào)與對(duì)應(yīng)的崗位進(jìn)行自動(dòng)匹配，從而讓用戶只需要點(diǎn)擊各自的崗位就能學(xué)習(xí)對(duì)應(yīng)的崗位知識(shí)，而不需要大范圍查找，同時(shí)內(nèi)容更新進(jìn)行定期推送，完成檔案知識(shí)化管理。

綜上，解決新問(wèn)題需新理念、新思路、新技術(shù)，借助現(xiàn)代高科技的技術(shù)手段和設(shè)備，提高檔案工作的現(xiàn)代化水平。檔案管理部門和人員，要根據(jù)新時(shí)代的要求，跟上新時(shí)代的步伐，找準(zhǔn)檔案工作新的切入點(diǎn)，牢固樹立檔案服務(wù)意識(shí)，突破傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，真正做到企業(yè)的中心工作延伸到哪里，檔案工作就服務(wù)方向到哪里，為企業(yè)真正帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。因此企業(yè)在鞏固智慧檔案建設(shè)基礎(chǔ)上，積極開發(fā)智慧檔案的新功能，將檔案信息化建設(shè)推向新階段，也是今后需要努力的方向。