對(duì)人事檔案工作管理體制改革與創(chuàng)新的探討

楊麗

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)更加活躍，逐漸與國(guó)際市場(chǎng)接軌。基于此，傳統(tǒng)人事檔案工作管理體制已然不能適應(yīng)發(fā)展需要，亟需得到創(chuàng)新管理。當(dāng)前，企事業(yè)單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，要實(shí)現(xiàn)脫穎而出，必須結(jié)合自身的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案工作管理體制加以改革和創(chuàng)新，以滿足企事業(yè)單位的發(fā)展需求。本文主要分析現(xiàn)行人事檔案管理體制的問題及成因，并從企事業(yè)單位人事檔案工作管理實(shí)際出發(fā)，提出管理體制改革與創(chuàng)新的合理化建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理體制改革;創(chuàng)新;策略

對(duì)于企事業(yè)單位而言，通過(guò)人事檔案，可記錄人才的基本信息，準(zhǔn)確反映其相關(guān)的資料內(nèi)容，尤其對(duì)人才特點(diǎn)、特長(zhǎng)等方面做詳實(shí)的記錄，可以企事業(yè)單位人才戰(zhàn)略部署提供參考和借鑒。尤其在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制條件下，企事業(yè)單位發(fā)展中，更應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作給予高度重視，加大管理投入力度，從根本上提高人事檔案管理水平，推動(dòng)其信息化建設(shè)的進(jìn)程，適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的需要。鑒于當(dāng)前人事檔案管理體制相對(duì)較為傳統(tǒng)，不適應(yīng)企事業(yè)單位的發(fā)展需要，因而相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作管理體制改革與創(chuàng)新問題的研究。

一、現(xiàn)行人事檔案管理體制的問題

目前，人事檔案主要包括個(gè)人德才表現(xiàn)、績(jī)效考核、工作履歷等方面的內(nèi)容，更能充分反應(yīng)個(gè)人的實(shí)際能力，為人才選拔提供借鑒性作用。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案不對(duì)個(gè)人開放，由有關(guān)部門壟斷信息，嚴(yán)格控制人才的流動(dòng)，這就使得人才的命運(yùn)大多依附于紙質(zhì)檔案，對(duì)其職業(yè)生涯發(fā)展有較大的阻礙影響。新時(shí)期，傳統(tǒng)的人事檔案管理體制已然不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，且在檔案管理環(huán)節(jié)中，存在擅自造檔、涂改檔案、非法買賣等諸多問題，引發(fā)一系列檔案糾紛事件。由此可見，人事檔案管理體制的改革與創(chuàng)新勢(shì)在必行。

二、人事檔案管理體制中的問題成因

現(xiàn)行人事檔案管理體制中存在諸多問題，在一定程度上阻礙人事檔案管理工作的順利開展。所以，有關(guān)人員有必要針對(duì)現(xiàn)有管理體制的問題成因進(jìn)行分析，從根本上加強(qiáng)控制，提高管理水平。

首先，社會(huì)大眾對(duì)個(gè)人人事檔案的認(rèn)識(shí)能力有限。人們對(duì)人事檔案價(jià)值、作用等方面的認(rèn)識(shí)相對(duì)較為片面，隨著社會(huì)的發(fā)展，公司發(fā)展中，更加看中人才的實(shí)際能力，因而認(rèn)為人事檔案可有可有，且對(duì)管理工作的重視力度更小。因此，人事檔案的邊緣化問題越來(lái)越突出，毀壞、丟棄檔案的現(xiàn)象頻發(fā)。

其次，人事檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)較為一般。作為人事檔案管理者，其個(gè)人能力、品德素養(yǎng)等方面，直接影響到人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。由于管理者的綜合能力素質(zhì)參差不一，并且檔案室管理者由其它部門領(lǐng)導(dǎo)分管，直接降低人事檔案管理工作水平。由此可見，由于缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才進(jìn)行人事檔案管理，直接引發(fā)諸多問題，不利于管理工作的深入開展。

再次，當(dāng)前，人事檔案管理體制屬于封閉化、多部門分散管理體制，有一定的制約性。管理部門人員與當(dāng)事人之間是權(quán)利不對(duì)稱的關(guān)系，前者權(quán)力較大，對(duì)人事檔案實(shí)施封閉化管理，后者對(duì)與自我相關(guān)的人事信息了解少之又少，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)自我的維權(quán)。

最后，人事檔案的監(jiān)督機(jī)制相對(duì)不健全，致使人事檔案管理工作出現(xiàn)新問題及變化，不利于人事檔案管理工作的深入開展。

三、人事檔案工作管理體制改革與創(chuàng)新的建議

通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理體制的現(xiàn)狀看，存在許多問題，而致使問題產(chǎn)生的原因來(lái)自于多方面，直接阻礙人事檔案管理工作的深入開展，甚至降低管理效率，給人才帶來(lái)不必要的損失。歸根結(jié)底，是人事檔案管理工作體制存在漏洞，不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，所以，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作體制改革與創(chuàng)新十分重要。首先，管理體制的改革和創(chuàng)新，可以為人事檔案管理工作注入新的生命力，為管理者提供有效的工作依據(jù)，使之更為深入的開展管理工作;其次，管理體制的改革和創(chuàng)新，有利于引導(dǎo)人事檔案管理工作步入正軌，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理、數(shù)字化管理、安全性管理。

1.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理工作的開展，應(yīng)引起領(lǐng)導(dǎo)人員的高度重視，為提高人事檔案管理水平創(chuàng)造有利條件。只有引起領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視，才能讓管理工作者有據(jù)可依，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性和熱情;才能保證檔案管理各項(xiàng)工作切實(shí)有效的落實(shí)，提高工作效率。另一方面，相關(guān)人員應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理工作的宣傳力度，使管理者意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，積極投身于檔案管理工作中，為推動(dòng)人事檔案管理體制一體化的進(jìn)程奠定基礎(chǔ)。

2.積極建構(gòu)人事檔案數(shù)字化平臺(tái)。伴隨互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)速度加快。就人事檔案管理工作看，也應(yīng)朝著信息化、數(shù)字化管理模式的方向發(fā)展，以提高人事檔案管理工作的效率。對(duì)此，建構(gòu)人事檔案數(shù)字化平臺(tái)是必要的，但建構(gòu)平臺(tái)過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)注意幾個(gè)問題：首先，把好信息錄入關(guān)。將信息化、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理平臺(tái)中，雖然能夠保證人事檔案管理工作的有序性、安全性，但在初次錄入已有檔案信息時(shí)，仍然需要借助人力資源實(shí)現(xiàn)，這就使人為因素產(chǎn)生，可能出現(xiàn)一些錯(cuò)誤問題，直接影響后續(xù)工作。所以，相關(guān)人員應(yīng)高度重視信息錄入環(huán)節(jié)，盡可能減少或規(guī)避人為因素失誤問題。其次，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的人事檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，需采取切實(shí)可行的安全性、保密性措施，如此，不僅能夠保證人事檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，而且可提高檔案信息的安全性能，實(shí)現(xiàn)高效管理。

3.全面提高人事檔案工作人員的素質(zhì)。人事檔案管理工作者，其工作質(zhì)量很大程度上取決于工作者的素質(zhì)水平。長(zhǎng)期以來(lái)，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理，大部分工作由手工整理完成，因而受人為因素影響較大。所以，提高人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平是重要的，以充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理水平。

首先，增強(qiáng)人事檔案管理工作者的“從嚴(yán)管檔”理念，對(duì)人事檔案收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，制定完善的管理制度，作為管理工作的依據(jù)，確保檔案管理各環(huán)節(jié)的工作的有效貫徹和落實(shí)。

其次，培養(yǎng)和提高人事檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，使之具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心、耐心和細(xì)心。作為人事檔案管理工作者，其工作量相對(duì)較大，工作內(nèi)容繁瑣，難免有懈怠情緒及心理，甚至出現(xiàn)疏忽等錯(cuò)誤問題。所以，檔案管理人員應(yīng)具備責(zé)任心、耐心、細(xì)心，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則而開展檔案管理工作，全身心投入到管理工作中，提高管理工作質(zhì)量。

最后，提高人事檔案管理工作者的專業(yè)管理素質(zhì)。長(zhǎng)期檔案管理工作實(shí)踐中，人們對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有失偏頗，認(rèn)為管理工作不需要技術(shù)支撐，且對(duì)管理人員專業(yè)素質(zhì)未有明確的要求，認(rèn)為誰(shuí)都可以做好管理工作。實(shí)際上，要有效開展人事檔案管理工作，需要求管理人員具備良好的專業(yè)管理素質(zhì)，既要熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，又要嚴(yán)格遵守管理工作原則，并結(jié)合自身管理工作經(jīng)驗(yàn)及理論知識(shí)而確定行之有效的管理方案，以全面開展管理工作。

綜上，提高人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)是尤為重要的，這就要求相關(guān)企事業(yè)單位，積極為管理工作者提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)及合作交流的機(jī)會(huì)。一方面，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)，使之更好為人事檔案管理工作服務(wù);另一方面，為管理者提供相互交流的機(jī)會(huì)，促進(jìn)其分享管理經(jīng)驗(yàn)，相互學(xué)習(xí)和借鑒。為確保管理者綜合素質(zhì)水平過(guò)關(guān)，建議對(duì)管理者加強(qiáng)考核。

4.完善人事檔案相關(guān)制度。在推動(dòng)人事檔案管理工作體制改革與創(chuàng)新中，完善人事檔案管理的相關(guān)制度是不可或缺的，既能為檔案管理工作提供實(shí)施依據(jù)，又可為檔案管理提供法律層面的保障。

首先，建立與完善長(zhǎng)效的監(jiān)督審核機(jī)制。當(dāng)前，諸多企事業(yè)單位雖然能夠意識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理的重要性，因而過(guò)于重視管理，忽視監(jiān)督。所以，相關(guān)人員有必要將人事檔案審核納入人事檔案管理工作序列中，實(shí)現(xiàn)監(jiān)管結(jié)合，從全方位視角而強(qiáng)化人事檔案管理。然而，要充分發(fā)揮監(jiān)督審核機(jī)制的積極作用，單位在確定管理者與監(jiān)督者時(shí)，應(yīng)考慮權(quán)力分散與制衡的因素，保證監(jiān)督和管理部門的獨(dú)立性、有機(jī)協(xié)調(diào)性，以此而彰顯人事檔案監(jiān)管工作的優(yōu)越性。

其次，健全檔案工作制度及責(zé)任追究制度?；诋?dāng)前人事檔案管理?xiàng)l件，為規(guī)避檔案丟失、信息失真等問題，應(yīng)創(chuàng)建一套完善的檔案工作制度及責(zé)任追究制度。其一，在檔案工作中，如果需要查閱檔案，必須嚴(yán)格按照相關(guān)程序辦事，且辦理相關(guān)手續(xù)，做好登記記錄，以備不時(shí)之需。其二，要求人事檔案管理工作者需具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵守“四防”原則開展檔案管理工作，即“防火”、“防潮”、“防蛀”、“防塵”。其三，在人事檔案管理工作中，如若出現(xiàn)檔案泄露、涂改等人為因素的問題，相關(guān)部門有必要將責(zé)任追究到底，既能對(duì)檔案管理工作者起到威懾性作用，又可從根本上增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)、保密意識(shí)、管理意識(shí)，可規(guī)避不必要的檔案管理問題。

四、結(jié)論

新時(shí)期，企事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理工作體制的改革與創(chuàng)新是尤為重要的，不僅能夠有效開展人才戰(zhàn)略部署戰(zhàn)略，而且有助于促進(jìn)市場(chǎng)人才資源的合理流動(dòng)，為優(yōu)化市場(chǎng)資源配置奠定良好的條件?，F(xiàn)行的人事檔案管理體制存在許多問題，通過(guò)對(duì)問題產(chǎn)生的原因分析，作者建議人事檔案工作管理體制改革與創(chuàng)新應(yīng)從幾方面著手：一是實(shí)現(xiàn)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理;二是積極建構(gòu)人事檔案數(shù)字化平臺(tái);三是全面提高人事檔案工作人員的素質(zhì);四是完善人事檔案相關(guān)制度。

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