論電子文件歸檔的必要價值和未來

白越鷹

摘 要：在無紙化辦公以及節(jié)約資源等眾多生態(tài)環(huán)境保護的理念促使下，電子文件作為一種高效、便捷、環(huán)保的工作手段和方式，已經(jīng)被諸多企業(yè)和單位所采納，成為現(xiàn)代辦公的一種標志性產(chǎn)物。而隨著電子文件辦公形式的深入發(fā)展，電子文件所承載的信息已不僅僅涉及企業(yè)各項行政信息的傳達，更包括了許多的經(jīng)濟信息和商業(yè)秘密，因此電子文件管理以及電子文件信息安全成為企業(yè)日益關(guān)注的問題，電子文件歸檔這樣一種管理方式應(yīng)運而生，極大的提高了電子文件的管理水平，加強了信息安全。本文則以電子文件歸檔這一電子文件管理和保存方式為主要研究內(nèi)容，在了解電子文件歸檔概念和形式的基礎(chǔ)上，對電子文件歸檔的系統(tǒng)化管理進行簡要闡述，最后指出電子文件歸檔的意義，希望能促進電子文件歸檔的專業(yè)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔;系統(tǒng)化流程

21世紀，是互聯(lián)網(wǎng)的時代，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心，不僅促成了一大批新興產(chǎn)業(yè)的出現(xiàn)，更是改變了許多傳統(tǒng)的工作方法和形式。尤其是在無紙化辦公的生態(tài)環(huán)保理念提倡下，電子文件作為一種新的工作交流和信息傳達方式，目前在眾多企業(yè)和單位的日常工作過程中占據(jù)重要地位，并且隨著電子文件辦公的逐漸普及和成熟，電子文件上面所記載的信息價值越來越高、影響越來越大，因此電子文件信息安全以及文件管理成為企業(yè)和單位愈發(fā)關(guān)注的問題。而電子文件歸檔作為一種系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的電子文件管理手段，在廣泛的社會需求下應(yīng)運而生，成為眾多企業(yè)管理電子文件的方法。本文則以電子文件歸檔這一電子文件管理和保存方式為主要研究內(nèi)容，闡述指出電子文件歸檔的價值和意義，希望能促進電子文件歸檔的專業(yè)化發(fā)展，保障企業(yè)和單位在發(fā)展過程中的信息安全。

一、電子文件歸檔的概念及形式

1.電子文件歸檔概念。隨著電子文件社會、經(jīng)濟影響的增加，以及形式應(yīng)用的廣泛與普及，我國已經(jīng)出臺了相關(guān)的法律，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等?；谶@一法律文件，本文對電子文件以及電子文件歸檔作出簡要定義：所謂電子文件，是指通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)字技術(shù)產(chǎn)生的一種文檔類型，往往在U盤、磁盤等數(shù)碼存儲設(shè)備中保存，并具有線上快速傳遞、不占據(jù)實體紙質(zhì)資源的特點;而電子文件歸檔，則是對基于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)字技術(shù)產(chǎn)生的文件以檔案的形式進行管理和保存，這就要求被歸檔的電子文件除了要具備電子文件的基本特點外，還需要具備一定的檔案價值。電子文件歸檔是信息時代下人們對于電子文件管理和信息安全提出更高要求的體現(xiàn)。

2.電子文件歸檔的形式及方法。電子文件歸檔一般包括邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式，其中邏輯歸檔不改變原文件的存儲方式和位置，將其向電子文件檔案管理部門進行提交的一種方式;物理歸檔是將電子文件傳輸和復(fù)制到某種存儲載體上，最后將該存儲載體向電子文件檔案管理部門提交的一種形式。在現(xiàn)有的技術(shù)手段支撐下，電子文件歸檔無論采取何種形式，都需要運用到以下三種歸檔方法：一是存儲介質(zhì)歸檔，即將確定好的、具有檔案價值的電子文件經(jīng)過核查后將其記錄到磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并進行相應(yīng)的分類整理，實現(xiàn)電子文件歸檔;二是壓縮歸檔，即采用數(shù)據(jù)壓縮工作，對電子文件進行壓縮，并將其記錄到磁盤等存儲介質(zhì)當中。通常而言，壓縮歸檔方法適用于電子文件占用內(nèi)存較大、文件數(shù)量較多的情況，而壓縮的常見方法便是對同一屬性或類別的文件進行處理，將其整合成.Rar文件;三是備份系統(tǒng)歸檔，即在電子計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的電子文件進行整體的備份與存儲，實現(xiàn)歸檔。這種歸檔方法可以有效避免信息的丟失，也能夠及時對已經(jīng)歸檔但受到損壞的電子文件進行修復(fù)，確保了電子文件信息的完整與安全。

二、電子文件歸檔的系統(tǒng)化管理

1.電子文件歸檔的原則。電子文件歸檔是為了確保電子文件的安全性和完整性而展開的一項管理工作，因此電子文件歸檔工作既帶有保密屬性，又具有管理屬性。在這種雙重屬性的作用下，電子文件歸檔工作過程中需要遵循如下原則：一是完整性原則，即需要對所要歸檔的電子文件進行核對和審查，確保文件的有效性和完整性，避免歸檔文件與實際歸檔文件不相符的情況發(fā)生，影響工作穩(wěn)定性可靠性;二是高效性原則，電子文件歸檔工作并非單純的電子文件的備份與保存，需要電子文件歸檔工作者利用文件整理和歸納方法對全部歸納文件進行分類，并制定相應(yīng)的級別目錄，由此確保檢索歸檔電子文件的高效、便捷，滿足電子文件歸檔工作的管理屬性;三是保密性原則，因為將要歸檔的電子文件種類眾多，且在歸檔前需要進行確認和核查，因此不可避免的會接觸到帶有保密性質(zhì)的電子文件，這邊要求電子文件檔案管理工作者具有保密意識，嚴禁信息外泄，確保歸檔電子文件的有效性。

2.電子文件歸檔的系統(tǒng)管理流程。由于要確保電子文件以及所記錄信息的安全性，電子文件歸檔的流程較為繁瑣，且規(guī)范性較強，是一項十分重要的工作。電子文件歸檔的整個管理過程一般包含如下八個步驟：首先進行電子文件的確定與審核，這一步驟主要確定所要歸檔的電子文件屬于“最終版本”且信息記載無誤，是電子文件歸檔工作展開的前提和基礎(chǔ);其次進行電子文件的積累和整理，這主要是由于要歸檔的電子文件數(shù)量眾且類型豐富，因此需要對電子文件進行篩選和分類，如此才能實現(xiàn)電子文件的歸檔的檢索功能，這是電子文件歸檔工作的重點和主要內(nèi)容;再次是進行目錄的編制，對已經(jīng)歸檔的電子文件進行系統(tǒng)的劃分，分門別類，制定檢索和查找目錄，而編制目錄的方法多種多樣，可以根據(jù)文件歸檔的時間，也可以根據(jù)歸檔文件的種類，亦可以根據(jù)歸檔文件的重要性等;接下來便是對已經(jīng)歸檔的電子文件進行整理、鑒定和監(jiān)測工作，此時的整理工作與第二階段所要進行的積累和整理工作不同，該階段強調(diào)的是對已經(jīng)歸檔的電子文件進行持續(xù)化的管理，核查文檔的有效性和信息的可靠性，對已經(jīng)發(fā)現(xiàn)失效的文檔及時進行清理，取保歸檔文件檢索的效率;之后還需要進行歸檔說明的編制，對歸檔的原則、方法、和內(nèi)容進行簡要闡述，借此產(chǎn)生提綱挈領(lǐng)的作用，增強對于電子文件歸檔的理解;最后則是進行電子文件的存儲工作，將其記錄在磁盤、光盤等介質(zhì)中，并進行備份，確定保存方法和地址，增加載體標識后完成相應(yīng)歸檔手續(xù)的辦理工作。

3.電子文件歸檔主體責(zé)任的確定。電子文件歸檔責(zé)任的確定對于保障電子文件歸檔工作質(zhì)量具有積極的影響和作用，能夠有效避免因為個人主觀失誤等原因?qū)е碌奈募w檔錯誤、文檔信息失效等問題的產(chǎn)生。而且由于電子文件的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、易變性以及不固定性等客觀屬性，加大了電子文件歸檔管理工作的難度，因此有必要對電子文件歸檔的主體責(zé)任進行規(guī)定和確認。在電子文件未歸檔前，主體責(zé)任在于文件的移交人，因此電子文件檔案管理部門在接受文件前，需要嚴格執(zhí)行交接流程，接收文件必須附有移交人和接收人的親筆簽名，以代交接無誤，避免歸檔管理工作出現(xiàn)問題時相互扯皮推諉的情況發(fā)生;在移交之后電子文件歸檔工作的主體責(zé)任人自然歸電子文件檔案管理部門，因此檔案管理部門的工作人員需要保證電子文件歸檔以后的安全性。為此需要在電子文件進入檔案管理部門之后，相應(yīng)的工作人員要進行電子文件的整理與分類工作，并進行目錄的編制，以此保證電子文件可以被檢索到，同時對遷移過程也要有相應(yīng)的記錄，避免了主體責(zé)任不明的問題產(chǎn)生。

4.電子文檔歸檔時間的控制。電子文件歸檔時間的選擇對電子文件歸檔工作的質(zhì)量和效率會產(chǎn)生重要影響。如果電子文件歸檔時間過早的話，而此時部分工作對該文件的使用還尚未完成，導(dǎo)致在需要使用該電子文件時會產(chǎn)生許多不必要的前移流程，影響工作的效率;而如果電子文件歸檔的時間又較晚的話，會導(dǎo)致需要處理的歸檔文件數(shù)量過多，工作量不僅會加大，而且很有可能會因為文件類型的多樣性導(dǎo)致在歸檔的過程中出現(xiàn)失誤，影響電子文件歸檔工作歸檔的可靠性。因此要合理控制電子文件歸檔工作的時間，這需要電子文件檔案管理部門加強與各相關(guān)部門的溝通與交流，確定文件使用的進度以及文件現(xiàn)階段使用的頻率，進而在確定是否開展文件歸檔工作。此外，要控制好電子文件歸檔的時間，還需要提高電子文件檔案管理部門的工作能力，熟悉電子文件歸檔工作的流程和方法，以盡可能的提高工作效率，避免因為工作效率過低導(dǎo)致工作量的加重。

三、電子文件歸檔的價值與意義

1.有助于實現(xiàn)電子政務(wù)自動化發(fā)展。進入21世紀以來，我國也愈發(fā)重視互聯(lián)網(wǎng)的運用，不僅提出了“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”的具體口號，更是與時俱進，提高政府運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)增強現(xiàn)代辦公的能力。而電子文件歸檔正是其有利體現(xiàn)。政府作為制定政策、頒布政策、宣傳政策以及開展各項會議活動的主體，在日常的工作過程中產(chǎn)生的電子文件不僅數(shù)量較多，種類更是十分豐富，而且工作過程中需要應(yīng)用到電子文件的時候也比較多，因此更有必要加強電子文件歸檔工作能力，實現(xiàn)電子政務(wù)自動化發(fā)展，以提高政府工作人員在檢索和使用文件時的效率，進而提高服務(wù)質(zhì)量，塑造良好的政府形象，更好地為人民服務(wù)。

2.有助于促進行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，不僅促成了“無紙化辦公”時代的到來，如今更是迎來了“無現(xiàn)金交易”的時代，足以看出互利網(wǎng)對于各行業(yè)的影響之深?？v觀目前大多數(shù)企業(yè)或者政府單位，在進行內(nèi)外部交流或溝通，甚至提供服務(wù)時，都是利用電子信息網(wǎng)絡(luò)進行，而電子文件是其服務(wù)的載體和重要解讀，對于企業(yè)發(fā)展以及以及政府服務(wù)質(zhì)量意義重大。因此對這些企業(yè)或單位而言，極其有必要確保電子文件的安全性和可靠性，而電子文件歸檔工作則提供了這種保障，并能有效處理因為文件損壞或丟失可能引發(fā)的問題，提供應(yīng)對措施，有助于促進行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

四、結(jié)語

加強電子文件歸檔工作的研究，是為滿足信息時代下人們對于提高電子文件安全性和可靠性的需求體現(xiàn)，也是踐行生態(tài)環(huán)境保護口號、促進行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要舉措。除此之外，電子文件歸檔工作的深化開展對于促進電子政務(wù)系統(tǒng)發(fā)展、促進社會各領(lǐng)域發(fā)展、完善電子文件運動理論也有積極影響和作用，因此有必要加強電子文件歸檔的相關(guān)研究，遵循電子文件歸檔的原則、流程，確定好電子文件歸檔是的主體責(zé)任，并控制好電子文件的歸檔時間，提高電子文件歸檔工作的質(zhì)量和水平，推動各行業(yè)的信息化發(fā)展。

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