城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理建議

摘 要：在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平下，我國(guó)人民的生活水平和生活質(zhì)量也在不斷地進(jìn)步和提高。在開(kāi)展城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中，為了切實(shí)的保障好城鄉(xiāng)居民的實(shí)際利益，對(duì)其相關(guān)保險(xiǎn)檔案的管理模式以及管理理念需要不斷地創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理。確保其基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作符合時(shí)代的發(fā)展需求，與時(shí)俱進(jìn)。本文首先對(duì)目前我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，再主要就其問(wèn)題提出針對(duì)性的規(guī)范化管理措施，提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;規(guī)范化

之所以重視我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，是因?yàn)槠錂n案中不僅詳細(xì)的記錄了參保單位的信息，而且也明確了個(gè)人在其中所享有的權(quán)利，除此之外，城鄉(xiāng)居民可以憑借此檔案切實(shí)的享受到基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的待遇，更重要的是，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，其檔案的管理記錄了我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展歷程，同時(shí)，在我國(guó)的國(guó)家檔案資源中包含著各種類(lèi)型的社會(huì)檔案，而城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案也是其中一部分。注重對(duì)其城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，除了需要保證其檔案資源不會(huì)遭到破壞以及產(chǎn)生資源浪費(fèi)的現(xiàn)象之外，更重要的是為了響應(yīng)國(guó)家的相關(guān)政策，不斷促進(jìn)我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)步，也激勵(lì)了相關(guān)工作人員在辦理城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)時(shí)，嚴(yán)格遵守工作程序進(jìn)行辦理。

一、目前我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在問(wèn)題

我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理中，對(duì)其各項(xiàng)資料的收集以及整理沒(méi)有完善的制度對(duì)其進(jìn)行規(guī)范。近年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，人們的生活質(zhì)量也有所提升，推動(dòng)了我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，越來(lái)越多的城鄉(xiāng)居民開(kāi)始參與基本養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)，所以其檔案的數(shù)量也在不斷地增加，為其檔案的管理增加了一定的難度。所以為了加強(qiáng)對(duì)其城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，提高其檔案的管理效率，就需要對(duì)其檔案中涉及的相關(guān)資料進(jìn)行有效的安排和整理，并完善其檔案管理中有關(guān)資料收集制度。據(jù)調(diào)查顯示，雖然相關(guān)部門(mén)出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定，為其資料的收集和整理提出了詳細(xì)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際的檔案管理中，仍然會(huì)存在城鄉(xiāng)居民參與基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要信息出現(xiàn)填錯(cuò)或者缺失等現(xiàn)象，例如和居民身份緊密相關(guān)的信息填寫(xiě)錯(cuò)誤，并且還存在不斷涂改的現(xiàn)象，無(wú)法保證其檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

在我國(guó)城鄉(xiāng)居民的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理中，從事檔案管理的工作人員其實(shí)踐技能缺乏專(zhuān)業(yè)性。在城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際操作中，不僅存在全職的檔案管理人員，還有一部分是作為志愿者或者兼職來(lái)進(jìn)行檔案的管理，所以其檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平參差不齊，不利于其檔案的規(guī)范化管理。一般針對(duì)其從事檔案管理工作的相關(guān)人員，都會(huì)在其從事該項(xiàng)工作之前，對(duì)其進(jìn)行檔案管理知識(shí)教育和相關(guān)管理技能培訓(xùn)，之所以目前其專(zhuān)業(yè)化水平普遍偏低，主要原因還是因?yàn)?，平常?duì)其進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)沒(méi)有規(guī)范化的制度進(jìn)行約束，并且其管理人員缺乏參與相關(guān)部門(mén)提供的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，沒(méi)有為其專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員和新手管理人員提供一個(gè)廣闊的交流平臺(tái)，導(dǎo)致其優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)無(wú)法有效借鑒。在對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，由于其設(shè)置的招聘門(mén)檻相對(duì)較低，甚至?xí)霈F(xiàn)部分檔案管理人員沒(méi)有掌握基本的檔案管理知識(shí)，并且其從事該項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)更是少之又少。除此之外，由于其檔案管理工作人員存在專(zhuān)職和兼職的，所以對(duì)其檔案管理知識(shí)的專(zhuān)業(yè)掌握程度存在明顯的差異，而且每個(gè)工作人員從事這項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)也不同，其個(gè)人對(duì)其檔案管理工作的態(tài)度參差不齊，所以在不同社區(qū)的檔案管理工作中，常常出現(xiàn)其具有團(tuán)隊(duì)精神以及盡職盡責(zé)的檔案室其檔案的管理水平就比較高，反之其檔案的管理就較低。同時(shí)，由于目前我國(guó)很多檔案資料的整理仍是紙質(zhì)化的管理，而且其檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，經(jīng)常在對(duì)其檔案資料的整理過(guò)程中，對(duì)其檔案造成一定的損壞，不利于其檔案質(zhì)量的提高，造成城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量下降。

在進(jìn)行城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中，其中涉及的工作環(huán)節(jié)繁多，城鄉(xiāng)居民參加該保險(xiǎn)，除了需要找相關(guān)社區(qū)委員會(huì)或者村委會(huì)為其提供相關(guān)憑證外，還需要到其所負(fù)責(zé)的相關(guān)社會(huì)保障事務(wù)所填寫(xiě)相關(guān)資料，最后再到城鄉(xiāng)居民社會(huì)保障經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理，所以在對(duì)其檔案資料收集的過(guò)程中，需要對(duì)其各個(gè)環(huán)節(jié)的資料進(jìn)行完整的收集，若一個(gè)環(huán)節(jié)中其資料存在瑕疵，將會(huì)造成其檔案管理工作效率和質(zhì)量的下降。同時(shí)，就目前我國(guó)的社會(huì)現(xiàn)狀分析，由于城鄉(xiāng)居民外出打工的人員不斷增加，在對(duì)其參保人員的相關(guān)身份信息進(jìn)行收集的過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行收集，而且有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)其收集的相關(guān)信息不準(zhǔn)確，極大地增加了管理人員的工作難度。除此之外，由于部分居民受氣文化水平的限制，在填寫(xiě)相關(guān)資料的過(guò)程中，需要工作人員對(duì)其進(jìn)行講解和輔導(dǎo)，所以就出現(xiàn)其工作人員的工作效率有所下降。

二、規(guī)范管理城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的有效措施

根據(jù)上述對(duì)目前我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題分析，了解到對(duì)其檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，是現(xiàn)代化發(fā)展的要求，符合時(shí)代的發(fā)展需求。

規(guī)范檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)。由于我國(guó)的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展比較晚，所以在對(duì)其檔案管理中，由于各項(xiàng)制度和體系的不健全，導(dǎo)致其檔案管理工作質(zhì)量下降。為了改善檔案管理工作中存在的制度問(wèn)題，要求相關(guān)部門(mén)重視對(duì)其制度的更新和改進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)其檔案管理制度的規(guī)范，健全其檔案管理體系。由于目前我國(guó)很多檔案仍是紙質(zhì)化的管理，很容易受到環(huán)境或者人為的影響，對(duì)其檔案造成損壞，所以在對(duì)其檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理中，首先要確保其用于保管檔案的庫(kù)房符合檔案管理的要求，做到“防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等”八方面要求，同時(shí)完善相關(guān)檔案管理工作人員的工作規(guī)范要求，對(duì)其檔案卷宗的整理以及歸類(lèi)進(jìn)行明確的要求，并做好相關(guān)人員對(duì)其檔案查閱利用的記錄，涉及檔案的保管、銷(xiāo)毀或者保密等相關(guān)工作制度都要加強(qiáng)完善。有效的避免其城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案出現(xiàn)損壞、缺失等問(wèn)題。在檔案的規(guī)范化管理中，其檔案內(nèi)包含的相關(guān)資料的有序收集和規(guī)范整理，有利于其管理水平的提高，所以在現(xiàn)代化技術(shù)的支持下，除了紙質(zhì)化的管理外，還要注重對(duì)其進(jìn)行電子信息的錄入和管理，使得其檔案中保管的信息更加準(zhǔn)確和完整。

加強(qiáng)基層檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，及時(shí)有效完成檔案歸檔。一方面必須對(duì)其城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作給予足夠的重視，提高管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。另一方面，定期為其基層管理工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員之間的互動(dòng)和交流，從而有效的提高管理工作的規(guī)范化水平。隨著人民生活水平的不斷提高，參保人員數(shù)量也在不斷地增加，所以就造成檔案管理工作量增加，不及時(shí)對(duì)其重要檔案進(jìn)行歸檔，很容易出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象，或者材料受其氣候等環(huán)境的影響發(fā)生霉變，所以為了提高檔案管理工作質(zhì)量，就需要加強(qiáng)對(duì)其檔案資料的保管，及時(shí)有效的進(jìn)行歸檔。同時(shí)，在歸檔的過(guò)程中，工作人員要針對(duì)其資料中存在的錯(cuò)誤以及缺失等問(wèn)題，及時(shí)尋找相關(guān)人員進(jìn)行修改，從而使得其檔案管理規(guī)范水平有所提高。

創(chuàng)造檔案開(kāi)發(fā)利用新渠道。重視對(duì)其城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，是為了充分的發(fā)揮其檔案存在的實(shí)用價(jià)值，注重對(duì)其檔案的開(kāi)發(fā)利用。對(duì)其檔案資料進(jìn)行有效的收集和整理，確保其資料的準(zhǔn)確性和完整性，是為了在之后開(kāi)展基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中，能便捷其工作人員的工作，提高工作人員的工作效率。由于信息化時(shí)代下，開(kāi)始重視對(duì)其檔案進(jìn)行電子化的管理，但在其信息錄入的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤的現(xiàn)象，所以在之后的辦理工作中，需要對(duì)其電子信息進(jìn)行修改時(shí)，就需要利用其檔案室里保管的紙質(zhì)化檔案，對(duì)其信息進(jìn)行修改和補(bǔ)充。除此之外，針對(duì)具有特殊性質(zhì)的參保人員，當(dāng)出現(xiàn)其參保人員提供的信息與其相關(guān)部門(mén)提供的信息不符時(shí)，其檔案中保管的資料可以對(duì)其信息進(jìn)行確認(rèn)或糾正，從而進(jìn)一步提高檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，提高檔案管理的規(guī)范化水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，注重對(duì)其城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，就需要立足于當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的現(xiàn)狀，具體問(wèn)題具體分析，提供針對(duì)性的措施。首先，面對(duì)當(dāng)前各項(xiàng)檔案管理制度的缺陷和不足，就需要加強(qiáng)對(duì)其檔案管理制度的規(guī)范，促進(jìn)其檔案管理體系的建設(shè)，其次，由于檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)性程度不高，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)都參差不齊，所以就需要加強(qiáng)其人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高其專(zhuān)業(yè)化管理水平，再次，結(jié)合現(xiàn)代化信息時(shí)代的發(fā)展要求，對(duì)其檔案進(jìn)行電子化的管理，提高其檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，最后，注重對(duì)其檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，充分的發(fā)揮其檔案的利用價(jià)值，使得其檔案管理工作更具有現(xiàn)實(shí)意義。在對(duì)其城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理中，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，進(jìn)行不斷地探索和研究，從而推動(dòng)其檔案管理的規(guī)范化水平提高。

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作者簡(jiǎn)介：石玉芳（1979-），女，漢族，本科，館員，研究方向：檔案管理。