淺析有效提升醫(yī)院檔案管理效率的策略

仲維瑋

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政事務(wù)管理工作中形成的，它從不同角度客觀反映了醫(yī)院發(fā)展過程中的各類工作、事件和人物，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證。深化醫(yī)療改革工作的持續(xù)推進(jìn)，對(duì)醫(yī)院管理工作的提出了更高的要求，因而，醫(yī)院的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。目前，醫(yī)院檔案管理的效率還不夠高，在檔案管理工作意識(shí)、管理人員業(yè)務(wù)水平、管理制度建設(shè)及管理手段等方面還存在一定的問題，準(zhǔn)確把握現(xiàn)代醫(yī)院管理目標(biāo)和特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，提升醫(yī)院檔案管理效率，是醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化管理的重要途徑。本文立足醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行剖析，并提出有效提高醫(yī)院檔案管理效率的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;檔案管理策略

在新時(shí)代背景下，國家加快推進(jìn)分級(jí)診療制度建設(shè)、建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度、持續(xù)推進(jìn)全民醫(yī)保制度等政策的出臺(tái)，既為醫(yī)院的發(fā)展提供了新的方向，也為醫(yī)院管理帶來的更大的挑戰(zhàn)。檔案管理是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)工作之一，檔案資料為醫(yī)院醫(yī)療及行政管理等工作的開展提供了準(zhǔn)確的信息參考，提高醫(yī)院檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理作用，對(duì)醫(yī)院管理水平的提升有著十分重要的意義。為進(jìn)一步發(fā)揮醫(yī)院檔案在醫(yī)院職能活動(dòng)和日常管理中的作用，必須要提升醫(yī)院檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

1.為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的開展提供信息參考

醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要資料見證，記錄了醫(yī)院自建設(shè)以來所有發(fā)展活動(dòng)和醫(yī)療活動(dòng)的重要資料。醫(yī)療檔案的內(nèi)容范圍廣，涵蓋了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的過程性文件，不僅包括醫(yī)療活動(dòng)、可研活動(dòng)、設(shè)備質(zhì)量管理、醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等內(nèi)容，還包括醫(yī)院在發(fā)展過程中所取得的管理經(jīng)驗(yàn)、成績成果、改進(jìn)策略等，通過醫(yī)院檔案資料可以了解醫(yī)院一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展情況，從而更切合實(shí)際的制定發(fā)展目標(biāo)，是管理決策更加的科學(xué)化。因此說，做好醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化管理工作的開展有著十分重要的意義。

2.為醫(yī)院科研工作的開展奠定基礎(chǔ)

醫(yī)院科研活動(dòng)是基于醫(yī)療水平現(xiàn)狀和歷史成果的基礎(chǔ)上開展的，已經(jīng)取得的臨床醫(yī)療數(shù)據(jù)以及資料是進(jìn)一步開展科研探索的基礎(chǔ)。醫(yī)療檔案匯總了醫(yī)院管理、科研、建設(shè)、資產(chǎn)設(shè)備等多方面工作的資料，能夠?yàn)榭裳泄ぷ鞯拈_展提供大量的臨床醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)作為參考，為醫(yī)院醫(yī)療科研活動(dòng)提供重要的數(shù)據(jù)支持。

3.為處理醫(yī)療矛盾提供直接證明

醫(yī)療檔案能夠?qū)︶t(yī)生開展診療活動(dòng)的全過程進(jìn)行記錄，客觀、準(zhǔn)確的反映了醫(yī)護(hù)工作人員和患者在治療過程中的具體內(nèi)容，一旦出現(xiàn)了醫(yī)患之間的矛盾，可以通過查閱現(xiàn)相關(guān)的醫(yī)療檔案對(duì)產(chǎn)生矛盾的問題進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)，還原事實(shí)真相。此外，開展醫(yī)療檔案管理能夠督促醫(yī)護(hù)人員強(qiáng)化醫(yī)療規(guī)范，履行崗位職責(zé)，從而減少醫(yī)患矛盾發(fā)生的概率。

4.促進(jìn)醫(yī)院綜合管理能力的提升

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，它能對(duì)醫(yī)院開展的各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括人事管理、財(cái)務(wù)管理、醫(yī)療活動(dòng)等多方面的內(nèi)容，通過檔案資料能夠反映出醫(yī)院在一定時(shí)期內(nèi)各類管理工作開展的情況，提醒管理者和參與者必要的反思和改進(jìn)，從而促進(jìn)醫(yī)院綜合管理能力的提升。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視程度不足

醫(yī)院對(duì)檔案管理重視程度不足是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的主要問題之一，大部分醫(yī)院將工作的重心放在了醫(yī)療和科研方面，不重視檔案管理這類基礎(chǔ)工作，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不規(guī)范、醫(yī)院檔案的利用率不高，一些醫(yī)院甚至出現(xiàn)了檔案丟失等情況，對(duì)醫(yī)院造成了不同程度的損失。此外，由于對(duì)檔案管理的重視程度不足，容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作人員缺乏工作積極性，久而久之，管理意識(shí)逐漸模糊，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展。

2.醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)和能力在一定程度上決定了檔案管理的水平，然而，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，此外還存在檔案管理人員數(shù)量不足的情況，上述問題直接導(dǎo)致了檔案管理工作效率過低、工作質(zhì)量較差的結(jié)果。造成這一情況的原因主要有三個(gè)方面：

一是部分醫(yī)院的檔案管理工作人員不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)背景和操作能力，無法按照要求開展檔案整理、檔案分類、檔案存儲(chǔ)、檔案臺(tái)賬更新等業(yè)務(wù)工作，甚至頻繁在管理過程中出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，嚴(yán)重的可能還會(huì)對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和未來的發(fā)展造成影響。

二是部分醫(yī)院缺少專職的檔案管理人員，檔案管理由其他管理人員兼任，其日常工作量較大，事務(wù)繁雜，工作精力不足，進(jìn)而也導(dǎo)致了處理事務(wù)不能及時(shí)有效，相關(guān)工作不能有序開展實(shí)施。

三是缺少對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)考核機(jī)制，檔案管理人員局限于現(xiàn)狀，不能與現(xiàn)代化管理理念接軌，業(yè)務(wù)水平停滯不前。同時(shí)，由于缺乏競(jìng)爭(zhēng)考核機(jī)制，檔案管理人員逐漸形成“干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣”的心里，嚴(yán)重影響檔案管理水平的提升。

3.缺乏系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和必要的檔案管理制度

檔案管理格局混亂、管理機(jī)構(gòu)不健全、管理職能不明確是缺乏系統(tǒng)檔案管理機(jī)制的突出表現(xiàn)，這些問題嚴(yán)重制約了檔案管理工作的開展，同時(shí)，部分醫(yī)院重視病案記錄，輕視其他檔案管理方面的制度，導(dǎo)致檔案管理行為不夠規(guī)范。

4.信息管理系統(tǒng)和手段的現(xiàn)代化程度不足

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)開始進(jìn)入全面信息化的時(shí)代，大量的電子信息生成，逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，加快醫(yī)院檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變是不能忽視的發(fā)展問題。然而，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的信息化技術(shù)水平還比較低，檔案管理的手段還比較落后，大量的紙質(zhì)檔案還沒有轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，對(duì)于電子信息數(shù)據(jù)的處理效率還比較低。未來的發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)十分清晰，檔案人員必須集中精力搞清楚開發(fā)什么樣的程序和技術(shù)來長期保存數(shù)字格式的館藏，逐漸減少不必要的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面現(xiàn)代化。

三、提升醫(yī)院檔案管理效率的策略

1.強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識(shí)

強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識(shí)是醫(yī)院檔案管理工作開展的前提，要想有效的提升醫(yī)院檔案管理效率，就需要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的管理意識(shí)，從醫(yī)院管理角度，將檔案管理這項(xiàng)工作列為重點(diǎn)，積極宣傳其意義及必要性，在醫(yī)院內(nèi)形成良好的環(huán)境，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與員工對(duì)這項(xiàng)工作的意義產(chǎn)生共識(shí)，得到了更多的支持。

2.提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

優(yōu)秀的管理人員可以有效的提升檔案工作的專業(yè)性以及后續(xù)工作的落實(shí)程度、工作效率、工作成果，因此，要通過多種渠道和手段對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，以高素質(zhì)的人員來促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

一是對(duì)檔案管理工作人員定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，針對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容開展培訓(xùn)后考核，將考核結(jié)果與工作人員績效薪酬聯(lián)掛，督促檔案管理工作人員業(yè)務(wù)提升。

二是樹立工作人員的檔案服務(wù)意識(shí)，讓工作人員在工作過程中端正自己的態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集整理，通過鼓勵(lì)先進(jìn)的方式，帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)服務(wù)水平的提升。

三是并讓檔案管理工作人員和同行之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，促進(jìn)檔案管理工作人員管理意識(shí)的提升和管理方法的改進(jìn)，使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到全面提升。

3.完善的醫(yī)院檔案管理機(jī)制及管理制度

明確檔案管理的職能主體，明確各類檔案工作職責(zé)，通過完善醫(yī)院檔案管理制度來規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，約束工作人員在管理工作中的行為。首先要建立專門的醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理;其次要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化分析，結(jié)合國家、地方及醫(yī)院自身的要求，制定并完善檔案管理工作制度;最后還要建立相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督系統(tǒng)和考核系統(tǒng)，通過不定期的考核和監(jiān)督來加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的建設(shè)力度，提升醫(yī)院檔案管理工作的管理效率。

4.加快醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

根據(jù)時(shí)代的變化加快醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，引進(jìn)信息設(shè)備，讓具有一定信息技術(shù)知識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才進(jìn)行管理工作，以有效的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)來讓醫(yī)院檔案工作進(jìn)行科學(xué)有序的分工，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率的提升。當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，在加快建設(shè)腳步的同時(shí)也要注意信息建設(shè)的質(zhì)量，保證醫(yī)院檔案管理工作能有效進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提升具有積極的意義。在醫(yī)院檔案管理工作開展的過程中，積極應(yīng)對(duì)現(xiàn)有問題，破除管理效率低下的瓶頸，制定一系列切實(shí)有效的解決辦法及保障措施，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理效率的提升，從而逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化、智能化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

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