探討醫(yī)院人事檔案信息化管理

摘 要：信息化技術(shù)的發(fā)展，各行業(yè)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到管理工作中，能夠有效提升管理工作效率。目前傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展需求，因此要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)，提升人事檔案管理工作質(zhì)量和水平。本文通過對醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問題進(jìn)行分析，探究醫(yī)院人事檔案管理信息化管理的優(yōu)化路徑，并對具體可行性實(shí)施策略進(jìn)行論述。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)性和時(shí)效性發(fā)展的研究目的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化管理

目前我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)院人事檔案管理工作是對醫(yī)院全體員工個(gè)人經(jīng)歷和工作實(shí)踐記錄，也是醫(yī)院每位工作人員工作業(yè)績和業(yè)務(wù)能力的反映，是醫(yī)院重要的信息資源。醫(yī)院作為服務(wù)機(jī)構(gòu)，建立時(shí)間越長檔案信息就會(huì)越多，人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題也日益突出，因此要對人事檔案管理工作進(jìn)行改革，重視人事檔案信息化管理實(shí)施，通過在管理工作中合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅能保障檔案準(zhǔn)確性和科學(xué)性，還能提升檔案管理工作效率，方便查閱人員查閱檔案和歸檔，提高檔案使用效率。所以電子信息化人事檔案管理改革必不可免，符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展要求。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問題

1.人事檔案管理模式和手段相對落后

由于部分醫(yī)院現(xiàn)代化設(shè)備建設(shè)不完善，目前我國大部分醫(yī)院人事檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理工作側(cè)重記錄和描述靜態(tài)資料，工作效率較低，無法適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理發(fā)展需求。傳統(tǒng)人事檔案管理模式，沒有設(shè)立專門的人事檔案存放室，檔案存放缺少保密性，對檔案的保存安全性存在一定威脅。傳統(tǒng)人事檔案管理工作人員，缺少專業(yè)管理工作培訓(xùn)，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足。由于檔案管理工作強(qiáng)度大，檔案查詢和歸檔工作缺少科學(xué)性，大部分由工作人員手動(dòng)檢索。一方面對于檔案會(huì)造成一定程度的損壞，另一方面查閱后要對檔案進(jìn)行頁碼核對，使人事檔案管理工作效率較低，管理工作缺乏規(guī)范性。傳統(tǒng)人事檔案管理模式，造成了醫(yī)院人力與物力的浪費(fèi)，加重了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)，隨著醫(yī)院不斷發(fā)展，每天都會(huì)生成較多的檔案信息，由于人事檔案管理手段落后，檔案信息更新會(huì)存在速度延緩的問題，導(dǎo)致出現(xiàn)無法及時(shí)查詢使用檔案信息，降低了人事檔案的使用效率。綜上所述，傳統(tǒng)人事檔案管理模式制約著醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展，使檔案管理工作效率很難得到提升。

2.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低

人事檔案管理工作記錄著醫(yī)院不同時(shí)期不同階段工作經(jīng)歷，反映了個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系以及家庭情況。人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性和機(jī)密性很強(qiáng)的工作，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理和存放。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平影響著醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，但是由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，檔案管理工作內(nèi)容繁雜，工作量較大，部分醫(yī)院存在非專業(yè)人員或兼職人員負(fù)責(zé)管理，使檔案管理人員變動(dòng)較大，對檔案工作投入精力不足，使管理工作容易出現(xiàn)應(yīng)付的現(xiàn)象，影響了檔案管理質(zhì)量。由于人事檔案管理缺乏專業(yè)管理人員，使人事檔案資料不能較好的統(tǒng)計(jì)與整理，加上管理部門相關(guān)設(shè)備不夠完善，在進(jìn)行檔案資料收集過程中，缺少資料鑒定，導(dǎo)致人事檔案資料缺少真實(shí)性。與此同時(shí)，部分檔案管理人員缺乏信息應(yīng)用能力，對現(xiàn)代化管理技術(shù)手段了解不足，制約了檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展。在人事檔案管理工作中，醫(yī)院管理層領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是保存檔案，忽視檔案管理工作重要性，使檔案管理人員問題得不到有效解決，導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力較低。

3.人事檔案管理安全得不到保障

傳統(tǒng)人事檔案管理工作，較多采用人為手動(dòng)管理，在管理工作過程中，容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容造假現(xiàn)象，使檔案管理安全得不到保障。由于管理人員對于檔案管理工作重視不足，傳統(tǒng)管理工作模式缺少專業(yè)設(shè)備和技術(shù)，使人事檔案收集缺乏準(zhǔn)確性和完整性。在工作中管理工作人員整理能力不足，查詢?nèi)藛T能夠?qū)n案進(jìn)行涂改或者銷毀，使檔案資料出現(xiàn)大量虛假信息，在檔案使用過程中，容易出現(xiàn)檔案失真的現(xiàn)象，檔案管理人員對于查詢?nèi)藛T對檔案做出的不良行為，很難做到有效防止，降低了檔案管理工作的有效性。除此之外，傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式，對檔案資料缺少備份，如果出現(xiàn)人事檔案銷毀現(xiàn)象，無從恢復(fù)和查詢，無法保障醫(yī)院人事檔案的安全性。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理優(yōu)化路徑

1.構(gòu)建完善醫(yī)院人事檔案信息化系統(tǒng)

管理人員要想改善傳統(tǒng)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，在分析醫(yī)院管理工作實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，推動(dòng)人事檔案信息化發(fā)展，提升信息化技術(shù)利用率，建立完善的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，從而達(dá)到提升檔案管理工作效率的目的。由于醫(yī)院管理工作影響因素主要來源于醫(yī)院內(nèi)部，所以首先要提升人事檔案管理者的重視程度，認(rèn)識到檔案管理的重要性和必要性，轉(zhuǎn)變以往工作理念，提升服務(wù)意識，增強(qiáng)工作人員的積極性。在信息化背景下，人事檔案管理工作信息化發(fā)展已經(jīng)成為主要發(fā)展方向，要想實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，要對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升檔案管理工作有效性和科學(xué)性。首先要建立完善的信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)要將檔案室進(jìn)行獨(dú)立，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)系，檔案室要有防干擾設(shè)備，延長信息設(shè)備的運(yùn)用壽命。其次設(shè)立科學(xué)的人事管理軟件系統(tǒng)，將人事檔案資料與信息進(jìn)行分類管理，方便檔案收集與檔案歸檔工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作人員對人事檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索，保障醫(yī)院人員聘用和職位晉升等方面的公正性。最后建立醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對全院員工姓名、出生年月、學(xué)歷、職務(wù)、工作簡歷、年度考核等完整信息資料進(jìn)行存儲(chǔ)，將復(fù)雜的檔案資料通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為簡潔明了的數(shù)字表，為醫(yī)院人員發(fā)展與變動(dòng)提供可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮出人事檔案信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢。

2.建立專業(yè)信息化管理，提升服務(wù)水平

醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院在招收檔案管理工作人員時(shí)，要重視錄用人員信息化技術(shù)水平，不僅能招收計(jì)算機(jī)應(yīng)用人員，還能提升醫(yī)院信息化服務(wù)水平。醫(yī)院對于管理人員可以進(jìn)行劃分，內(nèi)部形成互幫互助工作形態(tài)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才對其他員工傳授信息化管理技術(shù)，使管理工作人員能逐步掌握信息化管理內(nèi)容，提升管理工作效率。

除此之外，醫(yī)院應(yīng)對管理人員進(jìn)行科學(xué)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，讓管理工作者熟練掌握管理理論和信息化技術(shù)，提升工作人員的計(jì)算機(jī)能力，培養(yǎng)人事檔案管理工作者良好的信息錄入習(xí)慣，保障檔案管理工作的真實(shí)性和科學(xué)性。同時(shí)，醫(yī)院要加強(qiáng)對人事檔案管理工作者的監(jiān)督，提高檔案管理人員工作責(zé)任心，保障系統(tǒng)能及時(shí)進(jìn)行維護(hù)和更新，對檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，保證檔案的時(shí)效性。除此之外，醫(yī)院可以引進(jìn)優(yōu)秀管理人才，提供豐厚的薪酬。讓優(yōu)秀人才在崗位上能充分發(fā)揮自身價(jià)值，形成帶頭作用，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量。

3.完善醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)安全防范制度

由于信息化檔案容易受到環(huán)境影響，所以必須建立完善的人事檔案安全防范制度。相對于傳統(tǒng)檔案保存，信息化環(huán)境下電子文件保存更加重要，電子文件破壞和修改不留痕跡，從而無法確定檔案的真實(shí)性。所以醫(yī)院要重視電子文件保存，建立相關(guān)使用閱讀規(guī)章制度，只有通過領(lǐng)導(dǎo)審批才能閱讀，提升信息化檔案管理安全意識。還要做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)防毒殺毒工作，防止病毒或黑客入侵網(wǎng)絡(luò)。禁止對有人事檔案資料的計(jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，對電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)和檢測，檢測一年進(jìn)行兩次，采取抽樣方式進(jìn)行。同時(shí)，對檔案資料進(jìn)行備份，電子檔案備份應(yīng)兩年進(jìn)行一次，進(jìn)行多重備份，以防數(shù)據(jù)損壞和丟失。對于重要檔案信息應(yīng)進(jìn)行加密，對已經(jīng)處理好的檔案進(jìn)行已讀格式設(shè)置，防止人為串改，全面提升人事檔案信息系統(tǒng)安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，由于傳統(tǒng)人事檔案管理工作存在信息更新緩慢和管理手段落后的問題，檔案資料安全性很難保障，阻礙管理人員順利開展工作，對醫(yī)院發(fā)展容易產(chǎn)生不利影響。因此，要對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行信息化改革，轉(zhuǎn)變管理模式和管理方法，建立專業(yè)信息化管理模式，達(dá)到提升服務(wù)水平的目的。除此之外，還要建立健全信息化管理制度，增強(qiáng)檔案信息的保密性，提升工作人員操作的規(guī)范性。保障人事檔案管理資源利用率和檔案信息安全性，充分發(fā)揮出信息化技術(shù)管理的優(yōu)勢和作用，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理目標(biāo)。

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作者簡介：劉彤（1976-），女，漢族，山西絳縣人，山西大同大學(xué)附屬醫(yī)院，助理館員職稱，人事科人事檔案管理工作，本科學(xué)歷，研究方向：主要從事醫(yī)院人事檔案管理。