政府機關(guān)檔案管理存在的問題與對策

袁榮

[摘 要] 隨著大數(shù)據(jù)、智能化時代的到來，社會上各行業(yè)以及政府的各部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)成了需要關(guān)注、重視的戰(zhàn)略資源。而作為新時代的服務(wù)型政府，在日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)均需要由相關(guān)機關(guān)單位用檔案的方式進行集中管理與保存。隨著政府機關(guān)檔案數(shù)量、內(nèi)容以及涉及面的逐漸增多增大，帶來了一些檔案管理方面的問題，筆者從幾個方面分析了檔案管理方面存在的問題，并提出相應(yīng)的解決方案，為檔案工作提供新的管理思路及解決方法。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 存在問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)志號：A

政府機關(guān)檔案是政府機關(guān)在社會活動中產(chǎn)生的各種資料，涉及范圍廣，涉及內(nèi)容多，并且以多種形式如聲音、文件、影像進行保存，以便為后續(xù)的政府工作進行指導(dǎo)，提供參考，進而更好地為百姓服務(wù)。因此，為了踐行向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變的方針，政府機關(guān)單位的檔案管理需要與時俱進，緊跟時代潮流，積極地納入電子化、信息化檔案存儲方式，形成實體存儲與電子存儲二者并行的檔案存儲模式與相應(yīng)管理模式。但是，在規(guī)范檔案管理方面仍有一些問題亟待解決。

一、檔案存放管理中存在的問題

（一）檔案存放地點、內(nèi)容、標(biāo)準不統(tǒng)一

隨著政府分工的細化，各部門員工的增多，每個工作崗位的工作量逐漸增加，檔案的數(shù)量不斷增多，受工作內(nèi)容以及工作權(quán)限的影響，不同科室、不同部門的檔案無法存放在一個固定的地方，有的部門存在將已經(jīng)歸檔的相關(guān)材料亂丟亂放的現(xiàn)象，這直接導(dǎo)致了檔案存放的效率低下、內(nèi)容缺失，出現(xiàn)漏存、錯存現(xiàn)象。

現(xiàn)階段我國的公務(wù)人員隊伍正向著高標(biāo)準、嚴要求的方向發(fā)展，但也存在著明顯的不足，比如部分老干部、老員工沒有積極參與培訓(xùn)，沒有與時俱進地吸收現(xiàn)代化材料記錄、管理方式，部分工作人員的工作態(tài)度、工作素質(zhì)有待提高。在實際管理工作中，存在材料記錄的格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整、記錄紙張規(guī)格不統(tǒng)一、記錄用筆不統(tǒng)一、材料簽署與落款不標(biāo)準等現(xiàn)象，給檔案標(biāo)準化存放造成了一定的影響。

檔案內(nèi)包含的材料多寡，決定了檔案對日后工作的指導(dǎo)是否正確與詳細，但部分工作人員因為歸檔時個人疏忽或者在資料采集時的方式錯誤，導(dǎo)致了應(yīng)采集而未采集，或者應(yīng)歸檔而未歸檔的現(xiàn)象發(fā)生。這種情況會直接影響材料、檔案的全面性以及指導(dǎo)作用。

（二）檔案保管與分類存在的問題

雖然我國實行政務(wù)公開制度，但仍然有部分需要進行保密或者謹慎處理的文件文檔，所以在檔案管理時，仍然需要注意部分特殊文檔的保護措施是否設(shè)置到位等問題。但由于公務(wù)員隊伍中部分人員的思想認識以及危機感不足，導(dǎo)致其思想上的懈怠，從而造成行為上的差錯，比如部分工作人員隨意在辦公桌上放置敏感文件，將材料不歸檔直接用袋子或者文件夾放置在辦公室的角落，或者將相關(guān)文件任意放置在辦公桌抽屜中。這對文檔的保密、集中管理與保管造成了不良影響[1]。

工作人員在計算機上進行資料的錄入與保存時，應(yīng)該按照相應(yīng)的保密方法將資料保存并加密，但是由于檔案管理方面的人才隊伍水平參差不齊，部分人員安全意識、危機意識不強烈，在存放敏感資料的時候可能會用弱口令保存，甚至不加密明文保存，這種電子文檔的保存方式極大程度地危害了部門內(nèi)信息安全，導(dǎo)致敏感文件泄露，造成更大的安全隱患。

一份檔案在歸檔時理應(yīng)合理分類，便于查詢與翻閱，但是有的工作人員雖然重視材料的及時歸檔，卻沒有重視將檔案放置在正確的類別下。究其原因，可能是檔案室在建設(shè)過程中引導(dǎo)程序做得不到位，也可能是相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)不熟練、思想上不積極導(dǎo)致的。歸檔錯誤會導(dǎo)致工作人員在需要調(diào)取相關(guān)檔案時出現(xiàn)問題，妨礙正常工作的有序進行，甚至?xí)?dǎo)致調(diào)取了錯誤的信息而影響到相關(guān)工作的進行，所以這種行為要極力避免。

（三）關(guān)注數(shù)量，輕視質(zhì)量

每到年末，各部門的文件量劇增，隨之而來的問題就是部分工作人員在處理相關(guān)材料時產(chǎn)生厭惡情緒、逆反心理，思想上出現(xiàn)怠惰，這種思想上的錯誤直接導(dǎo)致了材料管理質(zhì)量得不到提升，部分科室在材料的遞交方面也設(shè)置了重重門檻，以保密、重要資料概不外借等借口妨礙材料歸檔，將大部分資料滯留在科室內(nèi)部，阻礙歸檔進度，在影響卷宗設(shè)置的同時，也影響了檔案的后期調(diào)用、指導(dǎo)后期工作、服務(wù)大眾等作用的發(fā)揮。

二、解決檔案存放管理問題的對策

（一）完善檔案存放的管理條例并建立監(jiān)督機制

為了完善檔案管理，要首先從相關(guān)制度條例入手。在信息化時代，檔案管理高層應(yīng)該深入檔案工作的基層人員中進行調(diào)查，了解基層的檔案工作人員工作的重難點，并結(jié)合當(dāng)代檔案管理的需要，找出上述問題存在的原因，并結(jié)合具體現(xiàn)象，從實際出發(fā)，重新制定并且完善相應(yīng)的管理辦法。對檔案以及材料的采集來源、采集方式、采集內(nèi)容、采集規(guī)則等作出詳細的規(guī)定 [2]。

為了更好地完善政府機關(guān)的檔案管理，不僅需要對工作人員進行培訓(xùn)，也需要對他們給予應(yīng)有的監(jiān)督，這樣可以增強工作人員對工作的責(zé)任心。可以通過組建領(lǐng)導(dǎo)督查小組的形式，建立管理監(jiān)督機制，通過對不同部門科室的不同人員檔案的規(guī)范性抽查，以及電子檔案的保密性審查，大體反映出該部門科室的檔案管理工作落實程度；同時可以定期進行全面的覆蓋性檢查，做好不合格檔案的相關(guān)記錄并進行內(nèi)部整改，并將相應(yīng)的問題匯總，通過檔案管理條例進行補充。這樣可以全面、有效地反饋近一段時間的檔案管理工作的成效，以防止類似問題再出現(xiàn)[3]。

（二）提高工作人員的思想水平與業(yè)務(wù)水平

工作人員需要經(jīng)常與人民群眾打交道，他們的工作能力與工作專業(yè)水平是至關(guān)重要的。所以為了更好地提高工作人員的工作能力與水平，需要定期定向地對檔案存放管理方面的人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)。具體培訓(xùn)內(nèi)容需要涉及檔案保存制度、保存方法、管理方法、檔案保存方面相關(guān)的法律法規(guī)以及聽取上級部門的專業(yè)人士意見和建議。

同時也應(yīng)該讓部門內(nèi)部各科室注意留存重要的、多種形式的資料如業(yè)務(wù)辦理流程、先進個人的工作心得、各個專題的總結(jié)資料、各項重要會議的會議音頻視頻記錄資料。

“不忘初心，牢記使命，恪盡職守，勤勉工作”是習(xí)近平總書記提出的對黨政干部的諄諄教誨，調(diào)動工作人員的工作積極性，需要從思想上，從根部抓起，培養(yǎng)工作人員的愛崗敬業(yè)精神以及為人民服務(wù)的精神，要經(jīng)常舉行相關(guān)精神的解讀、學(xué)習(xí)會議，并做好會后總結(jié)工作。只有工作人員的工作積極性提高了，思想境界提高了，才能在服務(wù)人民的時候牢記自己的身份，在檔案管理這種專業(yè)性強的業(yè)務(wù)中提高警惕性，提高危機感，在有限的工作崗位中發(fā)揮出無限的能量。在對工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，也要加強對工作人員的思想教育，使工作人員認識到檔案管理工作的重要性。

（三）加大相應(yīng)硬件設(shè)施的投入力度

為了方便群眾查詢，信息錄入工作人員和檔案整理人員的檔案管理工作需要積極納入信息化的管理軌道。政府機關(guān)檔案管理部門可以通過計算機搭建內(nèi)部服務(wù)器等安全專業(yè)的形式儲存相應(yīng)文檔，錄音錄像文件需要分門別類進行儲存，同時也要優(yōu)化實體檔案的存儲方式，比如合并類似項目，并統(tǒng)一管理，明確業(yè)務(wù)模塊負責(zé)人，做到專人專責(zé)有據(jù)可查，出現(xiàn)問題可以追根溯源，快速準確地解決相應(yīng)問題[4]。

三、結(jié)語

綜上所述，政府機關(guān)檔案管理問題多元化、復(fù)雜化。存在檔案條理不清晰，工作人員工作能力、思想認識不足，硬件基礎(chǔ)建設(shè)不完善等問題。為了解決上述問題，需要多方面共同努力，在提升工作人員各方面素質(zhì)的同時完善硬件條件，這樣才可以降低政府機關(guān)檔案管理出現(xiàn)問題的概率，提高工作人員的工作效率，更好地為人民服務(wù)。

參考文獻：

[1]趙闖. 政府機關(guān)檔案管理存在的問題與對策[J].華章， 2012（8）：S78.

[2]彭志雄.對當(dāng)前政府機關(guān)檔案管理存在的問題與對策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11S）：91- 92.

[3]宋榮輝.機關(guān)檔案工作管理存在的問題及對策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：109.

[4]陳遠霞.談機關(guān)檔案管理工作存在的問題及對策[J].卷宗， 2017（29）：32.