城建檔案管理的難點(diǎn)問題與措施研究

摘 要：隨著我國(guó)城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，城市管理水平不斷提高，在進(jìn)行城建檔案建立的時(shí)候也隨之迎來(lái)了一場(chǎng)巨大的挑戰(zhàn)，如何明確、完整、及時(shí)、科學(xué)地進(jìn)行檔案的建立成為了管理工作的重點(diǎn)。為了使城建檔案管理工作能夠更上一層樓，本文以城建檔案管理現(xiàn)狀為起點(diǎn)，從政策管理、人員管理、設(shè)施管理這三個(gè)大類入手，總結(jié)了城建檔案建立、管理過程中可能出現(xiàn)的難點(diǎn)，并逐一對(duì)難點(diǎn)進(jìn)行了突破性策略實(shí)施，提出了相應(yīng)的解決方案，為城建檔案科學(xué)化、規(guī)范化地建立和管理夯實(shí)了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：城建檔案;建立管理;突破性策略

一個(gè)城市的發(fā)展建設(shè)與該區(qū)域的城建檔案科學(xué)建立是不可分離的，兩者是包含于的關(guān)系。城建檔案數(shù)據(jù)在一定程度上能夠直觀地反映出一個(gè)城市的發(fā)展情況，并對(duì)該城市接下來(lái)的建設(shè)和發(fā)展有指導(dǎo)性的影響，簡(jiǎn)言之，城建檔案管理相當(dāng)于城市發(fā)展的“領(lǐng)頭羊”。如果城建檔案的建立和管理不到位，就無(wú)法有效利用城建檔案大數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)城市進(jìn)行科學(xué)合理、布局有序的規(guī)劃建設(shè)。發(fā)揮城建檔案領(lǐng)頭羊的作用，不能再局限于“舊思維”、“舊模式”和“舊觀念”，因此，在城建檔案的建立和管理中，合理地摒棄傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新性地融入互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)功能以及其他先進(jìn)管理技術(shù)，并與時(shí)俱進(jìn)地制定操作性強(qiáng)的規(guī)章制度和規(guī)范性指導(dǎo)文件勢(shì)在必行。

一、城建檔案管理的重要性及其現(xiàn)狀

城市建設(shè)檔案管理能夠?qū)崟r(shí)地將每一個(gè)城市的發(fā)展軌跡進(jìn)行還原，它記錄了一個(gè)城市的變化發(fā)展史，在城市建設(shè)當(dāng)中具有非常重要的作用。但是從目前現(xiàn)狀來(lái)看，大部分的施工單位以及施工單位里面的管理人員對(duì)于城建檔案的建立卻十分不重視，因?yàn)樵谒麄兊男闹幸呀?jīng)形成了一種觀念：建設(shè)工程進(jìn)度以及建設(shè)工程里面的設(shè)施內(nèi)容高于一切。所以，在進(jìn)行資料檔案建立的時(shí)候就不一定會(huì)將它完整的記錄下來(lái)。更有甚者，不僅沒有滿足一些基本的原始條件，甚至在進(jìn)行檔案提交的時(shí)候，不將有缺陷的地方進(jìn)行及時(shí)改正。作為城建檔案最直接、最重要、最原始的形成單位，施工單位對(duì)城建檔案的重視尚且如此，其他相關(guān)單位對(duì)于城建檔案管理建設(shè)的重視可見一斑。即使最終形成了城建檔案，其本身的利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。

二.城建檔案管理工作中面臨的難題

1.工作人員專業(yè)素質(zhì)不高以及法律意識(shí)薄弱。城建檔案的形成需要項(xiàng)目資料員及時(shí)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程相關(guān)數(shù)據(jù)做出原始記錄和收集匯總，枯燥的工作流程使得資料員積極性不高，久而滋生惰性，未能及時(shí)記錄原始數(shù)據(jù)和收集原始資料，從而影響城建檔案的實(shí)際建立效果。大多數(shù)項(xiàng)目資料員也沒有表現(xiàn)出應(yīng)有的專業(yè)素質(zhì)，意識(shí)不到城建檔案管理工作是受法律監(jiān)督和保護(hù)的，濫竽充數(shù)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。例如，在進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄時(shí)，往往沒有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)算就直接套用，間接導(dǎo)致城建檔案嚴(yán)謹(jǐn)性、真實(shí)性不足。同時(shí)，受制于檔案管理工作的枯燥乏味、人手不足、工作強(qiáng)度大等原因，多數(shù)人不愿意從事城建檔案管理工作，最終導(dǎo)致管理人才十分匱乏。

2.城建檔案管理設(shè)施的不完善。隨著我國(guó)各大城市區(qū)域城市化、現(xiàn)代化腳步的不斷推進(jìn)，城市建設(shè)工程項(xiàng)目也越來(lái)越多，但是大多數(shù)城市在進(jìn)行實(shí)際城建檔案建立的時(shí)候，往往忽略了實(shí)時(shí)性、同步性管理，在進(jìn)行城建數(shù)據(jù)填充的時(shí)候往往與城市建設(shè)發(fā)展步伐不一致。為了適應(yīng)如今城市的現(xiàn)代化需求，在進(jìn)行城建檔案信息化采集和管理的時(shí)候，必須要有現(xiàn)代化的設(shè)備來(lái)進(jìn)行輔助記錄，才能獲得貼近施工實(shí)際的一手城建檔案資料。采集設(shè)備就需要資金方面的支持，但是項(xiàng)目建設(shè)方、施工方往往忽略了建設(shè)檔案的設(shè)備資金需求，將大量資金投入到工程建設(shè)當(dāng)中，導(dǎo)致城建檔案信息采集和管理工作掣肘，難以有效開展。

3.城建檔案管理宣傳方面的不足。城建檔案的社會(huì)知曉率本就不高，并不是每一個(gè)人都對(duì)此有一定了解，甚至大多數(shù)從事城建行業(yè)的人員都沒有意識(shí)到城建檔案工作建立的必要性，所以也導(dǎo)致在進(jìn)行檔案建立及管理的時(shí)候，相關(guān)工作內(nèi)容難以得到有效的落實(shí)。通過各種途徑進(jìn)行城建管理宣傳成為了目前最有效的提高社會(huì)曝光度以及企業(yè)重視度的手段和抓手，而有效的宣傳需要大量資金的支持，為了得到資金支持，就需要就對(duì)城建檔案管理的重要性及取得的成績(jī)進(jìn)行及時(shí)的、富有成效的展現(xiàn)，這樣下來(lái)，最終使得城建檔案的建立與管理進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)。

4.城建檔案建立與工程項(xiàng)目步伐不一致。在項(xiàng)目建設(shè)工程中，為了能夠趕工期加快施工進(jìn)度以及保證施工質(zhì)量，城建檔案的建立和管理往往會(huì)處于“輕”的位置。大部分施工單位為了能夠提早完成施工任務(wù)，選擇先行施工建設(shè)再補(bǔ)全完善施工檔案資料。這種現(xiàn)象看起來(lái)沒什么問題，但是在進(jìn)行實(shí)際資料采集的時(shí)候，往往會(huì)存在資料缺失以及信息錯(cuò)亂的現(xiàn)象，部分檔案甚至?xí)嬖谂R時(shí)拼湊的問題，無(wú)形中增加了城建檔案分類歸納的難度，同時(shí)，對(duì)于工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題，在城建檔案資料中也沒有做到完整的體現(xiàn)。也就是說(shuō)，在這種情況下建立的城建檔案，并不能如實(shí)反映工程施工狀況以及項(xiàng)目建設(shè)具體細(xì)節(jié)，這不僅不利于城建檔案管理，也不利于建設(shè)項(xiàng)目日后的裝飾裝修、維修和改擴(kuò)建。

5.城建檔案管理的法律條規(guī)不完善。隨著改革開放和深化改革的不斷深入，在城市建設(shè)方面，我國(guó)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度也不斷健全，國(guó)家相應(yīng)發(fā)布了一系列城建檔案管理的法律、條例和規(guī)范性文件，在現(xiàn)有法律、條例和規(guī)范性文件的指導(dǎo)下，城建檔案也取得了一定成效。但由于新型建材、新的施工工藝的出現(xiàn)和城建檔案管理實(shí)際的不斷變化，現(xiàn)有法律、條例和規(guī)范性文件在部分領(lǐng)域未能貼切地反映出城建過程中出現(xiàn)的新問題、新情況，這些法律法規(guī)在城建檔案的管理工作當(dāng)中實(shí)施并應(yīng)用時(shí)仍然存在紕漏。

三、城建檔案管理難點(diǎn)解決策略

1.加強(qiáng)城建檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。一是加大培養(yǎng)力度。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，相關(guān)管理人員在城建檔案的建立和管理中占據(jù)了非常重要的位置。因此，對(duì)管理人員專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行及時(shí)的培養(yǎng)非常重要。積極組織資料員參加各類專業(yè)培訓(xùn)，邀請(qǐng)行業(yè)專家現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，適當(dāng)增加資料員工資、獎(jiǎng)金、福利等，都能顯著提高資料員綜合素質(zhì)和工作積極性、主動(dòng)性，進(jìn)而保證檔案建立和管理有序推進(jìn)。二是在制度管理上下功夫。要充分發(fā)揮制度管理的先天優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理和責(zé)任追究制度，加強(qiáng)定期的督導(dǎo)檢查，將城建檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人頭上，一旦出現(xiàn)了問題，嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，以責(zé)任倒查方式助推檔案管理責(zé)任制落實(shí)。三是建立完善能上能下的用人體系。

2.夯實(shí)城建檔案建立和管理的設(shè)備基礎(chǔ)。先進(jìn)的城建檔案管理設(shè)施設(shè)備，能夠有效縮短城建檔案建立時(shí)間，對(duì)城建檔案信息做出更完善、更完整的保存與記錄。例如，在這個(gè)過程當(dāng)中加入高清數(shù)碼錄像機(jī)、攝影機(jī)、攝像機(jī)、無(wú)人機(jī)等進(jìn)行登高拍照功能的完善，加入各類磁性材料、感光材料等對(duì)聲像檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的保存與切換。另外，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)一體化結(jié)構(gòu)，就需要在其間加入各類信息技術(shù)，而這些行為的實(shí)現(xiàn)都離不開資金的投入。為了夯實(shí)城建檔案管理設(shè)備基礎(chǔ)，一方面，可積極建立與本地區(qū)企業(yè)合作關(guān)系，共享各類城建檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施;另一方面，可探索政府主導(dǎo)、社會(huì)資本投資方式建立城建檔案收集管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)，既可確保項(xiàng)目建設(shè)各方主體實(shí)時(shí)收集原始檔案資料，又可保證城建檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)在線審檔、報(bào)送移交檔案等，實(shí)現(xiàn)多方效益的共同提升。

3.強(qiáng)化城建檔案宣傳和管理力度。城建檔案的建立和管理與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展命脈是緊密聯(lián)系在一起的，所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該以增強(qiáng)全民檔案意識(shí)為目標(biāo)，不斷提升城建檔案的管理和宣傳水平。一是以喜聞悅見的方式，圖文并茂地向社會(huì)公眾展現(xiàn)城市變遷史和城市建設(shè)新篇章，通過新舊對(duì)比，更容易拉近與百姓的距離，進(jìn)而擴(kuò)大城建檔案知曉度;二是不斷挖掘城建檔案利用價(jià)值，強(qiáng)化服務(wù)利用成效，積極為各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及個(gè)人在司法調(diào)查、房產(chǎn)辦證、工程維修改擴(kuò)建等方面提供有用的檔案信息，在發(fā)揮自身經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的同時(shí)，也是城建檔案的一種自我宣傳，而往往這種宣傳更深入人心。三是城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)力度，及時(shí)解決企業(yè)在城建檔案建立管理中遇見的難點(diǎn)問題，探索更科學(xué)、更規(guī)范、更具執(zhí)行力的城建檔案管理措施。

4.及時(shí)建立并科學(xué)管理施工現(xiàn)場(chǎng)檔案。在進(jìn)行施工的過程當(dāng)中，工程方及相關(guān)單位除了要重視實(shí)際施工工程的進(jìn)度以及實(shí)際施工預(yù)算安排，還需對(duì)施工檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的建立與管理，尤其是對(duì)于最終的決算文件，往往不能得出及時(shí)的結(jié)果，一拖再拖導(dǎo)致文件丟失的情況必須要避免。在每一個(gè)施工企業(yè)內(nèi)，都必須建立專門的檔案室來(lái)進(jìn)行施工檔案的建立與管理，并設(shè)立專門的資料員進(jìn)行實(shí)際信息的歸納匯總，在進(jìn)行實(shí)際使用的時(shí)候，相關(guān)工程材料及時(shí)歸檔，有相關(guān)資料員變動(dòng)的時(shí)候，檔案交接工作要保證如期完成，最終使得整個(gè)檔案管理工作有序進(jìn)行，保證施工過程中數(shù)據(jù)參數(shù)與城建檔案管理資料內(nèi)容保持高度一致狀態(tài)。

5.加強(qiáng)城建檔案法規(guī)、規(guī)范性文件的制定和內(nèi)部管理。從目前我國(guó)城建檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，往往是呈被動(dòng)的狀態(tài)，因此為了能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案建立管理的實(shí)時(shí)性與完整性，讓它具有主動(dòng)性，在國(guó)家層面，必須要有堅(jiān)實(shí)的法律基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行支撐，及時(shí)修訂不合時(shí)宜的城建檔案相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和規(guī)范性文件，讓城建檔案建立、管理更具操作性，最終實(shí)現(xiàn)城建檔案建立科學(xué)規(guī)范，管理有法可依。在企業(yè)內(nèi)部，要強(qiáng)化兩個(gè)規(guī)范化管理：首先是程序的規(guī)范化，在項(xiàng)目報(bào)建階段，就要與各方主體單位簽訂檔案報(bào)送責(zé)任書，對(duì)城建檔案報(bào)送內(nèi)容、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)提出具體的要求;其次是檢查制度的規(guī)范化，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目檔案的檢查抽查力度，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，確保城建資料與項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)情況保持一致。

四、總結(jié)

不管是現(xiàn)在還是以后，城建檔案在城市發(fā)展建設(shè)當(dāng)中都具有它的一席之地，它對(duì)于一個(gè)城市的發(fā)展具有不可估量的推動(dòng)作用，所以在進(jìn)行實(shí)際管理的時(shí)候，我們一定要對(duì)此進(jìn)行格外重視，盡可能避免在工程施工過程當(dāng)中避重就輕的現(xiàn)象，不斷發(fā)掘期間可能會(huì)存在的問題并提出合理的解決措施是每一個(gè)檔案工作人員的努力方向。做好城建檔案的建設(shè)與管理，能夠?yàn)橐粋€(gè)城市的發(fā)展提供服務(wù)保障，全社會(huì)各行業(yè)都應(yīng)該提高重視度并積極參與進(jìn)來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]封云梅.新時(shí)期城建檔案管理信息化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017.02

[2]薛小霞.淺談信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013.07

[3]許松樺.淺析城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2013.04

作者簡(jiǎn)介：田裕富（1987-），男，漢族，籍貫：貴州鎮(zhèn)遠(yuǎn)，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：城建檔案管理，從事的工作：城建檔案管理。