基于知識管理視閾的城建檔案管理問題研究

楊菲暉

摘 要：城建檔案作為一種重要的文獻信息資源，是科學(xué)地建設(shè)城市和管理城市必不可少的知識載體，城建檔案管理是否科學(xué)、利用得是否充分，直接影響著城市建設(shè)的進程。因此，針對城建檔案管理存在的問題，試圖從知識管理視角分析城建檔案管理工作，將知識管理理論應(yīng)用于城建檔案管理，以推動城建檔案管理為城市建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；知識經(jīng)濟；知識管理視閾；管理措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.21.065

隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以知識經(jīng)濟和信息時代為代表的科技革命的興起，推動了知識結(jié)構(gòu)、工作結(jié)構(gòu)和社會結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型。因此，在城市的發(fā)展中，也需要具備一定的軟實力。城建檔案作為承載城市發(fā)展歷程的重要文獻和歷史資料，正體現(xiàn)了一個城市的文化品位和內(nèi)涵。在這一形式下的城建檔案管理工作，就需要引進“知識管理”的理念，在知識管理視閾下進行城建檔案管理，對城建檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新與完善，促進城建檔案管理水平的提升。

1 城建檔案管理存在的問題

1.1 知識的流失

城建檔案管理中出現(xiàn)知識的流失是目前管理中存在的主要問題，這主要體現(xiàn)在檔案管理過程中，很多檔案的資料沒有及時歸集、整理和歸檔保存等。城建檔案管理并沒有制定出解決的策略，最終造成知識的流失。

1.2 城建檔案管理流程和知識較為落后

當今時代是知識經(jīng)濟時代，對知識和技術(shù)的應(yīng)用成為國家之間競爭的焦點，并且計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)目前已經(jīng)被應(yīng)用到社會的各行各業(yè)，且發(fā)揮出重要的作用。電子書籍和文檔的出現(xiàn)，促進了城建檔案信息化的發(fā)展。但就目前來看，我國城建檔案管理工作雖然運用了計算機技術(shù)，但在本質(zhì)上仍是以人工管理模式為主。

1.3 資源結(jié)構(gòu)缺乏合理性

隨著我國城鎮(zhèn)化水平的不斷提高和城市化進程的逐漸加快，城建檔案管理在城市發(fā)展中的重要作用越發(fā)明顯，但是在管理中還存在著城建檔案資源結(jié)構(gòu)不合理的問題。具體體現(xiàn)在以下3方面：①城建檔案資源存在空間上的不合理，主要體現(xiàn)在農(nóng)村和城市、發(fā)達城市與欠發(fā)達城市之間的不合理，部分大型城市城建檔案管理實現(xiàn)了系統(tǒng)化和規(guī)范化，但落后的農(nóng)村和小城鎮(zhèn)幾乎沒有建立城建檔案；②區(qū)域分布的不合理，城建檔案資源東西部城市之間差別較大；③城建檔案資源在內(nèi)容上的不合理，主要是因為在城建檔案中大多記載城市規(guī)劃、建筑和設(shè)計等，而忽視了城市的人文、自然環(huán)境等內(nèi)容，從而導(dǎo)致我國城建檔案資源失衡，不利于城市的均衡可持續(xù)發(fā)展。

2 知識管理視閾下的城建檔案管理

2.1 知識管理理論概述

知識管理理論的內(nèi)涵：知識管理（Knowledge Management）理論源自20世紀90年代知識經(jīng)濟時代，人們開始意識到知識在全球化經(jīng)濟建設(shè)過程中所發(fā)揮的重要作用，通過在組織中建構(gòu)一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑，充分利用先進的信息技術(shù)和通訊手段，把知識、信息、人力資源、市場與經(jīng)營等諸多要素合理地有機統(tǒng)一起來，進行各類信息的匯集、整理、分類和儲存，以滿足現(xiàn)有和未來的需要，提升組織的創(chuàng)新能力和核心競爭力。

2.2 必要性分析

在知識管理視閾下進行城建檔案管理是十分必要的。目前，互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)被廣泛應(yīng)用在社會生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域，在電子和網(wǎng)絡(luò)信息的條件下，城建檔案管理也發(fā)生了變化，靜態(tài)紙質(zhì)檔案信息的儲存轉(zhuǎn)為動態(tài)電子知識的形式，紙質(zhì)檔案信息的儲存屬于靜態(tài)、僵化的形式，不利于城建檔案管理的發(fā)展。通過知識管理的方法和理念來對城建檔案管理進行完善和發(fā)展，具體可以從以下幾方面入手：①對大量的城建檔案信息進行整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和資料的共享、傳遞；②利用“知識管理”的理念建立城建檔案管理的信息庫，實現(xiàn)對有價值的城建檔案資料的整理；③利用“知識管理”的理論和理念，豐富和挖掘城建檔案中隱藏的知識資源和相關(guān)重要資料，并且利用城建檔案管理的信息化，實現(xiàn)城建檔案管理的智能化和自動化；④在知識管理視閾下進行城建檔案的管理，可以從知識的角度了解和思考城市發(fā)展和建設(shè)過程中存在的問題和不足，立足城市發(fā)展的優(yōu)勢，對城市發(fā)展過程的不當措施進行及時調(diào)整。

2.3 可行性分析

城建檔案管理屬于檔案管理的組成部分，具有檔案管理的基本屬性，在廣泛的層次上來說，城建檔案管理屬于社會文化事務(wù)之一，所以屬于我國知識管理的一部分。城建檔案管理作為知識管理的一個分支，是知識管理水平發(fā)展的標志，在進行城建檔案管理的過程中，可以充分利用知識理論和知識管理對城建檔案管理現(xiàn)有的資源進行充分挖掘和研究，整合內(nèi)部的資源，利用知識管理促進城建檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

3 知識管理視閾下城建檔案管理的措施

以知識管理理念變革城建檔案的管理模式，可以更好地應(yīng)對城建檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，滿足社會各方面對城建檔案信息的需求，實現(xiàn)城建檔案的社會功能，促進城市建設(shè)全面發(fā)展。下面，就相關(guān)措施進行進一步探究。

3.1 創(chuàng)新知識管理方式

在知識管理視閾下進行城建檔案管理的創(chuàng)新，首要的就是進行知識管理方式的創(chuàng)新，優(yōu)化城建檔案管理的流程和環(huán)節(jié)，實現(xiàn)城建檔案管理的完善。首先城建檔案管理部門可以利用多種方法對城建檔案和知識管理進行事前控制，實現(xiàn)城建檔案及時的接收，之后利用知識管理的方式對城建檔案信息進行整合，從而提高城建檔案信息的開放程度，充分發(fā)揮城建檔案管理的社會功能；然后利用現(xiàn)代信息技術(shù)，比如地理信息技術(shù)、掃描技術(shù)等，對聲像、圖片等檔案資料實施數(shù)字化處理，實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化和電子化。這是對知識管理的充分利用，以此滿足人們對城建檔案的需要。

3.2 整合城建檔案管理的資源結(jié)構(gòu)

城建檔案管理存在資源結(jié)構(gòu)不均衡的問題，所以需要實現(xiàn)城建檔案知識管理系統(tǒng)的智能化和電子化，建立完善的檔案資源管理結(jié)構(gòu)。總體來看，城建檔案管理是一個復(fù)雜系統(tǒng)的工程，針對結(jié)構(gòu)不合理的問題，可以在知識管理的視閾下，建立擴展、交互信息和城建檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)城建檔案的信息共享和交流。這樣，不僅可以提高城建檔案管理的工作效率，還能夠提升城建檔案管理的整體水平，實現(xiàn)智能化管理。此外，在管理中還可以利用超文本、電子技術(shù)等提高城建檔案的檢索能力，實現(xiàn)實時瀏覽和檢索。

3.3 促進城建檔案管理的創(chuàng)新

在知識管理視閾下實現(xiàn)城建檔案管理的創(chuàng)新，可以從知識創(chuàng)新管理和知識服務(wù)管理創(chuàng)新2個方面做起。知識創(chuàng)新管理主要是實現(xiàn)對資源的動態(tài)管理，創(chuàng)新城建檔案管理的政策、管理體系、評價體系等；知識服務(wù)管理創(chuàng)新是優(yōu)化城建檔案管理的服務(wù)，利用專業(yè)型的知識進行城建檔案管理的服務(wù)，提高用戶體驗和資源結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新。

城鎮(zhèn)化水平并不是衡量一個國家城市發(fā)達程度的唯一標準，還要注重城市發(fā)展的整體情況和綜合實力，城建檔案管理作為體現(xiàn)城市發(fā)展水平的重要因素，對城市文化的發(fā)展和城市的規(guī)劃都有重要的作用。在知識管理視閾下進行城建檔案的管理，有利于充分發(fā)揮知識的重要作用，實現(xiàn)城建檔案管理與知識管理的有效結(jié)合，促進城建檔案管理水平的提高。

4 結(jié)束語

總之，城建檔案管理已不是簡單孤立的實體文檔的保管，而是成為一種一體化、多元化、全方位的管理。城建部門要以知識管理理念變革城建檔案的管理模式，不斷吸收和容納新知識，將其應(yīng)用到城建檔案管理當中，滿足城建檔案對知識的需求，作為檔案工作人員，必須抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，推動城建檔案工作平穩(wěn)地向前發(fā)展。如此循環(huán)往復(fù)，使城建檔案知識管理與城市建設(shè)達到螺旋式上升的目的，為城建檔案工作向更深層次發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本研究具有一定的參考價值。

參考文獻

[1]李紅霞.基于知識管理視閾下的城建檔案管理問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）.

[2]魏慧.知識管理視閾的城建檔案管理問題研究[D].武漢：湖北大學(xué)，2012.

〔編輯：劉曉芳〕