對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的研究

李銘

摘 要：事業(yè)單位的改革進(jìn)程不斷加快，讓事業(yè)單位面臨著前所未有的轉(zhuǎn)型壓力。而人事檔案作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理工作，也面臨著信息時(shí)代的挑戰(zhàn)和高要求。因此，筆者對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理在當(dāng)前階段面臨的問(wèn)題和影響進(jìn)行了分析，并就信息化建設(shè)的發(fā)展思路提出了一些淺見(jiàn)，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位人事檔案管理在現(xiàn)階段面臨的問(wèn)題

在事業(yè)單位內(nèi)部，對(duì)于人事檔案的重視度不夠是一直以來(lái)的思維慣性，這讓該項(xiàng)工作衍生出諸多問(wèn)題：首先就是制度上的不夠健全。以往沿襲的制度沒(méi)有應(yīng)時(shí)而變，凸顯出了與現(xiàn)階段檔案管理不合拍的情況，這也更加重了檔案管理制度執(zhí)行的不到位。其次是檔案管理人員對(duì)檔案的管理水平不夠。這主要源于事業(yè)單位對(duì)此項(xiàng)工作的欠缺重視而隨意安排了一些業(yè)務(wù)能力和主動(dòng)性不夠的人員去管理檔案，這樣的隨意性安排讓檔案管理工作始終徘徊在亦步亦趨的狀態(tài)上，而且欠缺重視還會(huì)讓想做好檔案管理工作的人缺乏專(zhuān)業(yè)性的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流的機(jī)會(huì)。再次，棄檔現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。社會(huì)正處于轉(zhuǎn)型期，因而產(chǎn)生了極多的人和檔案分離的情況，其中相當(dāng)一部分變成了棄檔。最后就是檔案管理的信息化程度較低?？陀^來(lái)講，檔案的信息化建設(shè)還有很大的空間，很長(zhǎng)的路要走，但是現(xiàn)階段卻受到人力物力的限制而使發(fā)展受到重重阻礙，這降低了效率，拉低了信息化水平。

二、信息化建設(shè)給事業(yè)單位的人事檔案管理帶來(lái)的新起色

1.檔案管理人員趨向于專(zhuān)業(yè)化和技術(shù)化。信息化建設(shè)要求檔案軟硬件的及時(shí)更新和檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)的提高。好馬配好鞍，先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備必須匹配能較好的駕馭這些現(xiàn)代化設(shè)備能力的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。此外，專(zhuān)職的檔案管理人員，還具備著一定的政治敏感性，畢竟檔案涉及保密性，這對(duì)單位安全穩(wěn)定和政策的執(zhí)行都頗為重要。

2.檔案管理的程序更有效率、更為現(xiàn)代。信息化可以大幅度降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，讓檔案存儲(chǔ)和利用更高效，所以通過(guò)開(kāi)展信息化建設(shè)的互相學(xué)習(xí)，借鑒好的管理思維和管理經(jīng)驗(yàn)，從制度和執(zhí)行上確保了檔案信息化后的檔案管理程序更有效率也更為現(xiàn)代。

3.檔案信息利用和需求的多元化發(fā)展方向。一些事業(yè)單位建立了人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，極大的增強(qiáng)了檔案信息查詢(xún)的便利性，也讓檔案的利用朝著多元化發(fā)展。在對(duì)信息需求逐步增強(qiáng)的今天，由于公共服務(wù)職能體系的逐步完善，對(duì)檔案信息的需求同樣是多元化的。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展思路

1.檔案信息資源的開(kāi)發(fā)要充分利用信息化手段。信息化的今天，人們對(duì)與事務(wù)的需求和方式都追求多元化，而對(duì)信息化的人事檔案需求也是如此。因此，要結(jié)合實(shí)際需求，對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行符合規(guī)定內(nèi)的增加和修改，讓以往使用檔案只是起到約束作用和管理作用轉(zhuǎn)變?yōu)榘l(fā)揮出檔案應(yīng)有的使用價(jià)值，從而服務(wù)于單位、行業(yè)，乃至社會(huì)。其中需要強(qiáng)調(diào)的是在運(yùn)用信息化的手段清理和鑒定檔案時(shí)，注意對(duì)人事檔案的憑證價(jià)值的強(qiáng)化，運(yùn)用信息化技術(shù)中的數(shù)字加密技術(shù)和信息識(shí)別技術(shù)，使憑證信息更加詳實(shí)而精確。

2.擴(kuò)大人事檔案的利用廣度需要借助于信息的共享特性。建國(guó)幾十年以來(lái)的檔案管理慣性影響，使得人事檔案利用的范圍極窄。當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案管理還或多或少存有這樣的歷史慣性，這樣的陳舊被動(dòng)模式，阻礙了人事檔案的利用價(jià)值。而如今的信息化時(shí)代必將打破這樣的慣性，轉(zhuǎn)而實(shí)現(xiàn)在不涉及保密泄露的情況下的全社會(huì)檔案信息共享，這將為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)提供一些高質(zhì)量的人才信息，在服務(wù)了社會(huì)的情況下，也讓事業(yè)單位的人事檔案使用效率更高，使用方向更豐富。

3.突破和理順人事檔案與事業(yè)單位和個(gè)人之間的平等關(guān)系。檔案管理人員在技術(shù)和專(zhuān)業(yè)方面逐步向信息化方向靠攏，但是人事檔案與事業(yè)單位和個(gè)人之間還是無(wú)法形成充分的平等關(guān)系。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是人事檔案記載了個(gè)人的相關(guān)信息，但是個(gè)人卻沒(méi)有對(duì)自己檔案的使用權(quán)利和知情權(quán)，這樣的權(quán)利全部掌握在檔案所在的單位。如此的不平等，嚴(yán)重制約著高素質(zhì)人才的流動(dòng)，增強(qiáng)了對(duì)個(gè)人的約束。所以在很多人才面對(duì)市場(chǎng)的高待遇誘惑時(shí)，選擇了放棄檔案離開(kāi)事業(yè)單位，這樣就產(chǎn)生了棄檔和死檔。對(duì)此要從制度和技術(shù)上同時(shí)入手，亦即放寬制度，在制度允許的范圍內(nèi)，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)不同的使用者授予相對(duì)應(yīng)的權(quán)限，同時(shí)可以利用加密賬號(hào)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作，達(dá)到逐漸消除這種檔案利用不平等的目的。

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