大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的新思考

陳紅兵

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新，我國的檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)發(fā)展到了一個(gè)新高度，在檔案信息化建設(shè)方面也取得了一定的成就。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作更加困難，要想使檔案管理工作更加簡單，就要使檔案建設(shè)信息化、科學(xué)化。檔案信息化建設(shè)包括數(shù)據(jù)信息化處理以及檔案數(shù)據(jù)整理等工作。為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，滿足社會發(fā)展的基本需求，本文對大數(shù)據(jù)視野下的檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行了探究，并根據(jù)現(xiàn)狀給出一些科學(xué)合理的建議，希望能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供參考，以期加快大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)工作的完成速度。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)視野;檔案信息化;建設(shè)管理;新思考

檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案服務(wù)的必經(jīng)之路，一方面建設(shè)檔案信息化可以節(jié)省相關(guān)工作人員的時(shí)間和精力，減少繁瑣的檔案查找時(shí)間，在大數(shù)據(jù)視野下，各行業(yè)之間的信息資源交換也愈發(fā)頻繁，為檔案信息化建設(shè)提供了條件;另一方面因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代下的保密工作更加完善，檔案信息化不僅能夠減輕檔案整理人員的工作負(fù)擔(dān)，還能保證檔案的安全，符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)。但是在檔案信息化建設(shè)完成的過程中尚且存在著一些問題，阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。因此，本文研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化建設(shè)過程，并提出了一些檔案信息化的合理建議，希望能夠幫助到我國的檔案信息化建設(shè)工作。

一、大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案作為我國重要信息的記錄載體，它的保存和管理問題一直是人們比較關(guān)注的問題。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理和保存方式比較麻煩，需要管理人員定期進(jìn)行整理和檢查;另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方式需要更多的人力和物力來確保檔案保存完整，如果處理不當(dāng)就會影響到我國的整體發(fā)展。除此之外，檔案管理人員在整理檔案的過程中也容易因?yàn)閭€(gè)人的主觀因素造成部分檔案損壞甚至丟失的問題，為信息資源的互換埋下隱患，甚至造成一些十分嚴(yán)重的后果，最終影響到相關(guān)單位的信息交流和資源調(diào)度。從這一方面我們可以看出檔案信息化建設(shè)是十分重要的，它可以說是檔案管理模式的一種重要變更，符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)。

1.檔案信息化建設(shè)滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，我國的數(shù)據(jù)處理和信息互換發(fā)展到了一個(gè)全新的水平，傳統(tǒng)的檔案記錄和管理方式逐漸顯露出弊端，例如，在信息互換方面，隨著數(shù)據(jù)的不斷增加，檔案的數(shù)量也大幅上升，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也降低了檔案記錄的準(zhǔn)確性，容易為后期信息資源的互換帶來問題;在檔案管理方面，由于檔案數(shù)量呈現(xiàn)不斷上升的趨勢，管理人員對于已有檔案的管理難免出現(xiàn)疏忽，很容易影響到已有檔案的正常調(diào)動(dòng)和使用。由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適合大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平，我們需要努力完成檔案信息化建設(shè)工作，從而確保我國的檔案管理工作處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，為社會的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.檔案信息化建設(shè)能夠有效提高檔案管理效率

因?yàn)闄n案是信息資源的主要載體，管理人員在整理檔案時(shí)難免會遇到一些問題，例如檔案分類不明確、檔案的信息內(nèi)容不全面、檔案存放位置混亂等問題。這些問題不僅影響了相關(guān)單位的工作效率，還給檔案管理工作人員增加了工作難度。除此之外，檔案管理效率低的問題也影響到了我國在檔案服務(wù)方面的發(fā)展，使我國的信息資源互換速度和次數(shù)受到限制。檔案信息化建設(shè)可以很好地解決上述問題，檔案信息化建設(shè)主要是將檔案中的信息錄入電腦，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目標(biāo)，管理人員可以直接從電腦中調(diào)出相關(guān)檔案的內(nèi)容，節(jié)省了檔案查詢的時(shí)間，不僅為檔案管理人員提供了方便，還提高了工作效率，有助于推動(dòng)我國的檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展進(jìn)程。

二、大數(shù)據(jù)視野下的檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，我國的檔案管理部門對檔案信息化建設(shè)工作格外關(guān)注，一是傳統(tǒng)的檔案管理過程十分繁瑣，需要有眾多檔案管理人員來進(jìn)行管理，浪費(fèi)了眾多物力財(cái)力;二是因?yàn)闄n案管理在一定程度上與國家的發(fā)展息息相關(guān)，如果檔案管理工作不到位，很容易影響到國家的發(fā)展進(jìn)程。就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國的檔案信息化建設(shè)仍然存在著一些問題，檔案信息化建設(shè)不完善，工作人員不熟悉建設(shè)流程，服務(wù)水平較低，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)不太牢固以及檔案管理人員的整體素質(zhì)有待提高等，這些問題都制約著檔案信息化建設(shè)的完成速度，影響著我國檔案服務(wù)工作質(zhì)量和水平的提升。

1.我國的檔案信息化程度有待提高

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)工作發(fā)展的也越來越好。但是在檔案信息化建設(shè)的過程中還存在著一些小問題，其中主要限制檔案信息化建設(shè)速度的就是檔案信息化程度不高的問題。這一問題主要表現(xiàn)在檔案調(diào)動(dòng)時(shí)，當(dāng)相關(guān)單位需要某一檔案時(shí)，不能很快得到該檔案的全部信息內(nèi)容，有些內(nèi)容仍然需要檔案管理人員親自查閱才能給出結(jié)果。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是，檔案管理工作人員在檔案錄入過程中出現(xiàn)了失誤，沒有將檔案信息全部錄入，或者是錄入信息出現(xiàn)了差錯(cuò)，最終導(dǎo)致檔案的信息化程度不高，影響到檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展和落實(shí)。

2.檔案管理人員的整體素質(zhì)也需要提高

部分檔案管理工作人員并不是相關(guān)專業(yè)的，所以檔案管理人員的整體素質(zhì)參差不齊，部分素質(zhì)較低的管理人員可能對傳統(tǒng)的檔案管理工作沒有很大的影響，但是會降低整個(gè)檔案信息化建設(shè)的水平和效率，會對整體的檔案管理團(tuán)隊(duì)造成影響，如果檔案管理人員的整體素質(zhì)不合格，那么對于檔案信息化建設(shè)的態(tài)度也會不一致，很多工作人員認(rèn)識不到檔案信息化建設(shè)的重要性，那么最終就有可能影響到檔案信息化建設(shè)的落實(shí)，甚至影響到后期檔案的正常使用。由此可見，檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的看法和態(tài)度對檔案信息化建設(shè)存在著一定的影響，為了避免負(fù)面影響的出現(xiàn)，相關(guān)單位最好定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

3.檔案服務(wù)的水平有待提高

檔案服務(wù)的水平主要由檔案信息化程度決定，檔案信息化建設(shè)程度會在一定程度上影響檔案服務(wù)水平，并且檔案管理人員的整體素質(zhì)也會影響到檔案服務(wù)水平。此可見，要想提高檔案服務(wù)的水平和力度，相關(guān)單位需要重視檔案信息化程度以及檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度，從而確保檔案信息化建設(shè)的高效落實(shí)。但就目前的檔案服務(wù)水平而言，我國的檔案服務(wù)水平和力度還有很大的提升空間，相關(guān)單位需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)速度，不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案服務(wù)的水平和力度，為我國的檔案服務(wù)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的新思考

為了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的完成程度，確保檔案信息化建設(shè)的全面落實(shí)，我們對上述大數(shù)據(jù)視野下的檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了研究與分析，并根據(jù)分析結(jié)果結(jié)合我國檔案服務(wù)的實(shí)際發(fā)展情況給出以下幾點(diǎn)思考，希望能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)的全面落實(shí)提供幫助。

1.加快檔案管理制度創(chuàng)新，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行

在檔案信息化建設(shè)工作落實(shí)的過程中，檔案管理制度是必不可少的助力之一，一方面是因?yàn)榱己玫臋n案管理制度能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供良好的發(fā)展環(huán)境，有助于檔案信息化建設(shè)工作的快速完成;另一方面是因?yàn)榱己玫臋n案管理制度能夠有效約束檔案管理人員，避免了由于檔案管理人員的主觀因素而帶來的檔案信息化程度低的問題。由此可見，加快檔案管理制度的創(chuàng)新是檔案信息化建設(shè)高效完成的基礎(chǔ)和保障，同時(shí)也是約束檔案管理人員的良好策略，能夠確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和水平

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與落實(shí)離不開檔案管理人員的努力，一方面是因?yàn)闄n案管理人員是檔案信息化的主要執(zhí)行者，檔案信息化建設(shè)工作完成的好壞與管理人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)能力有直接關(guān)系，另一方面是因?yàn)闄n案信息化是時(shí)代進(jìn)步的主要體現(xiàn)之一，管理人員應(yīng)該承擔(dān)起屬于自己的社會責(zé)任。除此之外，檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平也能夠影響到檔案調(diào)用的速度和效率。由此可見，我們需要以計(jì)算機(jī)能力和專業(yè)素養(yǎng)作為打造檔案管理團(tuán)隊(duì)的主要考核標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化建設(shè)工作具備改革的能力和動(dòng)力。

結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們?nèi)粘Ｉ钪挟a(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息越來越多，在這種條件下為了提高檔案管理的整體水平和效率，我們需要加強(qiáng)檔案管理制度、提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)與能力，努力做到以用戶為準(zhǔn)則，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，緩解我國檔案服務(wù)目前面臨的現(xiàn)狀及問題，為我國檔案服務(wù)水平的提高提供依據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人才流動(dòng)的科學(xué)化以及檔案管理的高效化。

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