農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理措施研究

摘 要：作為農(nóng)業(yè)大國，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究有助于推動我國農(nóng)業(yè)的發(fā)展。而農(nóng)業(yè)檔案作為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究最重要的科學(xué)依據(jù)，為科研活動提供有價值的文字、圖表、影像等相關(guān)資料，它既是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)活動的真實記錄，也是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，更是一項重要的信息資源。但是當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作還不夠成熟和完善，需要相關(guān)部門加強(qiáng)重視，明確管理工作中存在的問題，在不斷創(chuàng)新中不斷完善檔案管理工作，以為農(nóng)業(yè)科研工作更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè);科研檔案;數(shù)字化管理

引言

通過對農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的不斷研究，形成具有保存價值的科研檔案。由于農(nóng)業(yè)的特殊性，其科研工作具有存儲周期長、類型多、數(shù)據(jù)龐大分散、涉及范圍廣的特點，所以科研檔案管理也具有復(fù)雜性。為保障農(nóng)業(yè)科研檔案管理更加有效合理，推動其實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)具有重要作用，利用科學(xué)的、先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)提高檔案管理質(zhì)量，從而為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供更加科學(xué)的數(shù)據(jù)資料。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

1.實驗檔案管理現(xiàn)狀

農(nóng)業(yè)科研實驗檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究過程中不斷積累形成的重要信息，是農(nóng)業(yè)科研工作的真實記錄，也是未來科學(xué)研究的重要資料。所以妥善、完整、科學(xué)保管農(nóng)業(yè)科研試驗檔案有利于農(nóng)業(yè)科研工作的開展，幫助科研人員了解階段性實驗進(jìn)展，通過對以往實驗效果的總結(jié)和分析，發(fā)現(xiàn)不足，并在不斷完善中吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，從而幫助科研人員更好地調(diào)整、研究思路和科研方向。農(nóng)業(yè)一直是我國國民經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分，也是關(guān)乎國計民生的重要的內(nèi)容，為保證我國農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)，滿足社會需求，農(nóng)業(yè)科研實驗成為必不可少的工作之一，在我國農(nóng)業(yè)科研單位比較多，在不斷的研究和實驗中，形成豐富的科研實驗檔案資料。為更好的整理農(nóng)業(yè)科研實驗相關(guān)檔案，部分科研機(jī)構(gòu)開始安排專門人員對文字版資料進(jìn)行整理，并按照日期、內(nèi)容的不同實現(xiàn)分類管理。這一工作雖然實現(xiàn)實驗檔案的科學(xué)管理，但是并不利于資料查詢，要想調(diào)取某一年的相關(guān)資料需要耗費大量時間和精力。

2.課題檔案管理現(xiàn)狀

農(nóng)業(yè)科研課題分為基礎(chǔ)性研究課題和應(yīng)用性研究課題，而在實際研究過程中又分為國家、省、地市等不同等級。每個等級的課題研究過程中都會涉及復(fù)雜流程，從申請、審批、實驗、驗收、申請專利等都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)資料，這些資料都是課題研究的重要信息，所以必須做好科學(xué)管理，保證課題檔案研究資料的完整性，為后期知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和課題申請?zhí)峁┏渥愕摹⑼晟频馁Y料。當(dāng)前現(xiàn)有的所有課題檔案資料都交由專業(yè)的人員進(jìn)行管理，但是事業(yè)單位中存在人員流動大、調(diào)動頻繁等問題，因為工作銜接過程中存在問題，會造成資料丟失等問題，給資料查找增加難度，影響農(nóng)業(yè)科研課題研究的順利開展。

3.會議、競賽及學(xué)術(shù)交流檔案管理現(xiàn)狀

為了提高農(nóng)業(yè)科研水平，科研單位每年都會組織和參加眾多會議、競賽和學(xué)術(shù)交流活動，在這些活動中會有行業(yè)中頂尖的專家學(xué)者參與，在知識的碰撞中會提出更好的對策，所以對相關(guān)活動做好整理并以檔案形式進(jìn)行備份和管理，具有重要作用。在活動中每個科研人員都是行業(yè)中的專家，將自己的階段性研究提出來與所有專家分享，可以說是非常珍貴的資料，但是有些科研單位并沒有意識到這一部分資料的重要性，將其作為一般資料整理，導(dǎo)致會議中提出一些重要內(nèi)容和理念被忽視。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的重要性

1.提高檔案管理效率

農(nóng)業(yè)科研檔案最終是為科研工作服務(wù)，為工作人員查閱、存檔等工作提供便利，本身具有一定的服務(wù)特性，為提高科研質(zhì)量和檔案管理效率，實現(xiàn)科研檔案數(shù)字化管理格外重要。農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員通過對檔案的分類后，利用輸入設(shè)備做好電子存檔，這是實現(xiàn)電子化管理的第一步。另外，還需要對電子資料進(jìn)行復(fù)查，保證資料的完整性，并針對不同的檔案資料制作完整的目錄表格，詳細(xì)填寫材料的各項信息。以上是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作，之后在不斷完善下，科研人員可以更快速的查找到自己需要的相關(guān)資料，提高資料利用率和檔案管理效率，充分滿足科研人員對檔案的需求。

2.減輕對紙質(zhì)檔案的傷害

我國作為農(nóng)業(yè)大國，對農(nóng)業(yè)的研究起步比較早，所以農(nóng)業(yè)科研檔案也非常豐富，在我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的一部分歷史的科研檔案，在長時間的存儲、應(yīng)用過程中歷史資料已經(jīng)發(fā)生改變，每次對紙質(zhì)檔案的調(diào)取和翻閱都會對其造成一定程度的損壞，為保證資料的完整性，同時滿足科研人員對歷史資料的利用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理具有重要意義。將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息，有效實現(xiàn)資源共享，同時科研人員調(diào)取資料更加便利，減輕對原始紙質(zhì)資料的損傷。

3.保證科研檔案的完整性

農(nóng)業(yè)科研資料在交接到檔案管理人員手中后就進(jìn)入檔案管理流程，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定開始對檔案進(jìn)行整理、移交、存檔等，根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和特點劃分為不同的區(qū)域，一旦錯放、丟失都會對科研研究造成不利影響，同時對檔案管理工作產(chǎn)生不利影響。所以資料一旦做好歸檔處理就要保證其位置的準(zhǔn)確性和內(nèi)容的完整性，但是，在對檔案頻繁查閱和調(diào)取中可能會造成信息的丟失、錯放等，為降低這一事件的發(fā)生，利用計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)字化管理，直接在數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)資料，降低丟失問題的發(fā)生。

三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的有效措施

1.建立健全檔案管理規(guī)章制度

為保障農(nóng)業(yè)科研檔案資料的完整性，應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀制定完善的檔案管理規(guī)章制度，同時科研單位也應(yīng)當(dāng)在相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定下制定適合本單位檔案管理制度，從而提高檔案管理質(zhì)量。完善的檔案管理制度應(yīng)當(dāng)涵蓋檔案管理各個環(huán)節(jié)和流程，保證各項工作有章可循，推動檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)。檔案管理是一項保密性工作，建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度，可以規(guī)范檔案管理行為，使檔案管理更加規(guī)范。

2.加大對檔案數(shù)字化管理中軟硬件設(shè)施的投入

傳統(tǒng)檔案管理是對紙質(zhì)檔案的整理、歸類和儲存。在不斷發(fā)展中，這一檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時期科研人員對檔案的需求。在信息化環(huán)境下，尤其是可持續(xù)發(fā)展理念的提出，給檔案管理工作提出新的要求，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為必然選擇。通過數(shù)字化管理的分析，其具有明顯的優(yōu)勢，所以為推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，必須加強(qiáng)對軟硬件設(shè)備的投入，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理設(shè)備，建立完整的資料庫，為科研人員提供更加便利的查閱渠道。除此之外，還要對設(shè)備和軟件及時進(jìn)行更新，不斷完善農(nóng)業(yè)科研檔案管理。實現(xiàn)對當(dāng)前龐雜資料的整理和分類，實現(xiàn)統(tǒng)一化、數(shù)字化管理。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)認(rèn)知對檔案管理質(zhì)量有決定性影響，所以科研單位必須加強(qiáng)對檔案管理人員的重視，定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理效率，發(fā)揮科研檔案最大作用和價值，推動農(nóng)業(yè)科研成果的提升。

四、結(jié)束語

農(nóng)業(yè)科研檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理可以實現(xiàn)信息共享，打破傳統(tǒng)管理模式的局限，提高檔案利用效率，同時為科研人員查找資料提供便利。數(shù)字化管理的實現(xiàn)，需要從制度、軟硬件、管理人員專業(yè)素質(zhì)等方面著手，推動農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，為農(nóng)業(yè)科研工作實現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展提供支持。

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作者簡介：羅志花（1983-），女，漢族，籍貫：吉福建省龍巖市，單位：三明市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院，學(xué)歷：本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理。