加強新時期高校檔案管理的幾點建議

摘 要：高校檔案是高校在各項日常管理活動中逐漸積累形成的原始記錄。隨著高校教育教學(xué)改革的不斷推進，檔案管理工作也日益成為衡量一所高校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標桿。本文從高校檔案管理的內(nèi)容、意義、現(xiàn)狀、存在的問題等幾個方面入手，對高校檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢提出了見解。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校檔案;信息利用;智能化管理

一、高校檔案管理的內(nèi)容和作用

本文所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校在教育教學(xué)、科學(xué)研究、招生招聘、黨政管理等系列活動中形成的具有保存價值的各種不同形式和載體的歷史記錄。它是高校日常工作中的一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，具有綜合性、系統(tǒng)性、通用性和社會性的幾大特點。高校檔案全面和系統(tǒng)的體現(xiàn)了高校各個歷史階段的發(fā)展歷程，包括高?？蒲小⒔虒W(xué)、建設(shè)、改革發(fā)展的成果，具有真實性、完整性和原始性的特點。因此，高校檔案在高校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著憑證、參考等多元價值。如高校教學(xué)計劃的制定、科研活動的參考、教學(xué)評估等工作，檔案起到的作用都不容忽視，為更好的加強教學(xué)管理提供可靠的依據(jù)，是推動高校改革發(fā)展持續(xù)前進的發(fā)動機;完善的高校檔案，是高校進行教育體制改革、教學(xué)改革和高校教職工隊伍管理改革的原始依據(jù)，在增強教學(xué)科研能力，提高教學(xué)質(zhì)量中，發(fā)揮著越來越重要的作用。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.認識水平不高，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。我國的改革開放進行了40年，社會各行各業(yè)的改革也轟轟烈烈地開展了40年，高校教育體制改革也不例外。但是有些運動式的改革往往把著眼點放在新建了多少樓堂館所、招生人數(shù)突破多少、完成多少課題科研任務(wù)等易吸引人們眼球的點上，造成樓越蓋越高，開設(shè)專業(yè)越來越現(xiàn)代，招到的學(xué)生數(shù)量和質(zhì)量越來越多，越來越好，但對于反映學(xué)校人文底韻的檔案館（室）一度被冷落，嚴重滯后于學(xué)?？傮w發(fā)展，使整個校園一眼看去，滿眼都是“商業(yè)氣”，缺少了高等學(xué)府所特有的“文氣”。而這一切，都和學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視有關(guān)。此外，受傳統(tǒng)觀念的影響，一些職能部門管理人員認為學(xué)校的主要工作就是教書育人，搞好科研，檔案管理只是附屬性的工作，認識不到檔案管理工作的重要價值，忽略了檔案管理在學(xué)校各項工作中的基礎(chǔ)性作用。

2.檔案管理不規(guī)范，檔案資源信息利用率低。首先，在建檔、歸檔層面，高校在管理層面的建檔意識相對薄弱，對此項工作不夠重視，而高校管理職能部門的建檔歸檔意識也不強，檔案歸檔實施細則落不到實處，做不到檔案隨時建隨時清，往往每隔一個固定的時間，或半年，或一年，把所有應(yīng)建歸檔的工作整理一遍，但此時往往有些基礎(chǔ)資料已缺失，造成檔案的不完整、不完善。

其次，在檔案管理方面，目前多數(shù)高校對于檔案資料的管理處于簡單的資料收集、整理和保存，很少能積極主動地利用計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理技術(shù)，對檔案資料進行系統(tǒng)的綜合分析、研編，許多珍貴的信息資料被埋藏在檔案館（室）的故紙堆里，得不到充分的利用。此外，受傳統(tǒng)觀念的影響，高校中不論是教師還是職能部門的管理人員，在日常工作中需要查閱資料時，習(xí)慣于先從自己手頭掌握的資料開始，或是依賴互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，往往忽略了身邊學(xué)校檔案館（室）這個巨大的資料庫，檔案資料信息只入不出，各類檔案信息在檔案館（室）內(nèi)被束之高閣，利用率低下，起不到對日常工作的指導(dǎo)和參考作用。

再次，學(xué)校檔案管理人員服務(wù)意識不強，對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，重視程度不足，只能局限于完成一般性的諸如接收、分類、保管等基礎(chǔ)性的工作，致使建立的檔案缺乏完整性和系統(tǒng)性。

3.資金投入不足，軟硬件設(shè)施落后，數(shù)字化建設(shè)遙遙無期。來自于各個層面的不重視，造成的直接后果就是檔案管理資金投入不足，管理手段落后。這種情況下，多數(shù)檔案館（室）能保證充足的檔案卷宗存放空間已屬不易，更不要說投入大量的資金以購入現(xiàn)代化的檔案管理所必需的儲存、檢索、掃描、除塵除濕等系列設(shè)備，造成檔案設(shè)施落后，庫房管理不先進，甚至有些高校的檔案管理工作仍采用手工作業(yè)方式，勞動強度大，效率低下，即使有的實現(xiàn)了電腦操作，也僅限于單機版，根本無法實現(xiàn)信息資源的共享。在我國社會生活日新月異、電子信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，這種傳統(tǒng)落后的高校檔案管理現(xiàn)狀不能不說顯得很是尷尬。

4.檔案管理人員素質(zhì)偏低。由于檔案管理崗位長期以來不被重視，許多高校并沒有配備專職的檔案管理人員，多數(shù)是兼職進行管理甚至臨時配備人員，有的高校甚至將檔案館（室）當(dāng)成了解決學(xué)校教職工家屬或傷殘病人員就業(yè)的途徑，極少配備檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，使得檔案管理人員整體年齡偏大，學(xué)習(xí)能力不足，基本素質(zhì)得不到保證。而每年從高校畢業(yè)的檔案管理專業(yè)的學(xué)生本身數(shù)量不足，加上檔案管理崗位人員不受重視，又造成精通計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)的現(xiàn)代管理人員大量流失，加上非專業(yè)人員后期培訓(xùn)學(xué)習(xí)跟不上，加重了檔案管理從業(yè)人員整體上業(yè)務(wù)能力不足、管理手段落后，同樣制約了高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、針對解決高校檔案管理存在問題的幾點建議

1.提高對檔案管理工作的認識和重視程度。檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性非常強的工作，涉及門類多，紛繁復(fù)雜，單調(diào)乏味，很難干出成績，工作的好壞往往在短期內(nèi)反應(yīng)不出來，干好了不出彩，干得不好也不會在表面顯示出來。在盛行追求政績的社會風(fēng)氣的氛圍中，要做好這項工作，必須放下身段、去除浮躁，以“功成不必在我，功成必定有我”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)和奉獻精神，干工作不求名利、不求政績，低姿態(tài)地投入到日常點點滴滴地積累中，并隨著時間的推移，最終實現(xiàn)厚積薄發(fā)。

2.實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)、有序和長遠發(fā)展。現(xiàn)行的國家教育部和檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高校檔案管理辦法》中第三條就明確規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！敝贫艘?guī)劃，就要解決發(fā)展中的規(guī)則問題，即建章立制，為工作的開展劃出條條框框，結(jié)合本單位實際情況，制定出具體的實施細則，使高校檔案管理工作有章可循，有法可依。在此基礎(chǔ)上，在全校范圍內(nèi)建立檔案管理體系，使高校檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)格化。首先，建立部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制。學(xué)校各部門、院系要明確一位部門領(lǐng)導(dǎo)專門負責(zé)檔案管理工作，明確職責(zé)范圍，對職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理工作負責(zé)。其次，明確各部門負責(zé)檔案管理的兼職人員，負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷和移交等事項。通過建立檔案管理網(wǎng)格化，形成檔案管理工作處處有人管，層層有人抓的格局，切實把檔案管理工作落到實處。此外，還要建立健全相應(yīng)的績效考核機制，以期解決干與不干一個樣，干好干壞一個樣的問題。

3.加大資金投入，為高校檔案管理工作提供堅實的物質(zhì)保障。任何一項事物的發(fā)展都離不開投入，檔案管理工作也不例外，資金方面的保障是檔案管理正常開展的物質(zhì)保障，檔案管理所必需的場庫館所、現(xiàn)代化設(shè)備、智能信息系統(tǒng)的建立、模塊的更新、軟件的升級換代、系統(tǒng)維護等等，都無一例外的離不開資金的支持，沒有充足的資金支持，檔案管理工作的開展只能停留在紙面上，無法落到實處?？梢韵葟母淖儗W(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念開始，通過匯報工作、交流思想、組織或參觀學(xué)習(xí)等方式，使其從加強高校檔案管理工作的重要性、必要性上提高認識，特別是認識到高校檔案管理工作在高校發(fā)展進程中起到的基礎(chǔ)性和決定性的作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作開展的支持和保障。同時，還要注意保持與高校財務(wù)部門的良好溝通，爭取資金支持。

4.大力提升從業(yè)人員的基本素質(zhì)。第一，積極提高現(xiàn)有檔案管理人員的基本素質(zhì)，以提高人員業(yè)務(wù)技能為目標，采取定期培訓(xùn)、參觀見學(xué)等多種方式，走出去，請進來，全面提升檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能和服務(wù)水平;第二，積極引進和聘用有檔案管理專業(yè)背景，具有較高業(yè)務(wù)技能的人才，或招聘檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，從事檔案管理工作。要堅持全方位引進、多層次的培養(yǎng)，在保持高校檔案管理人員隊伍穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，引入績效考核等競爭激勵機制，實行末位淘汰，保留真正想干和能干的人，以期推動管理人員整體素質(zhì)的提升，從而推動高校檔案管理工作向高水平發(fā)展。

5.努力實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化，提高檔案信息資料的利用率。要實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，提高高校檔案資料信息利用率，實現(xiàn)從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變，最為根本的一條就是充分利用計算機信息技術(shù)和手段，概括起來，主要有以下兩點：一是在加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，促進信息資源的建設(shè)。即推進計算機技術(shù)等現(xiàn)代化手段在檔案管理中的運用，采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對各種載體的檔案進行數(shù)字化處理保存，以便于快捷、準確地查找所需資料;二是合理科學(xué)地劃分檔案公布公開范圍，注意加強檔案信息編研，在保證不泄密、不侵權(quán)的前提下，實現(xiàn)檔案信息資源的有序、有效利用，更好地為高校師生、社會利用者服務(wù)。

高校檔案管理工作是一項事關(guān)高校長遠發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，關(guān)系到高校教育、教學(xué)和改革工作的全局，不是一朝一夕，一時半晌就能做好，它需要長期的積累、沉淀、梳理、提煉和升華，并且這一過程周而復(fù)始，不斷循環(huán)，逐漸提高。各級高校檔案管理人員只有在提高認識的基礎(chǔ)上，持續(xù)增加資金投入，提高檔案管理的軟、硬件設(shè)施，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，運用先進的現(xiàn)代化管理模式，才能真正做好新時期的高校檔案管理工作，更好地促進高校各項事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介：劉玉紅（1969-），女，遼寧省沈陽市，哈爾濱理工大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。