高校檔案管理中電子檔案管理策略研究

摘 要：檔案管理工作是高校行政管理工作中的重要組成部分，直接影響到高校行政管理的效率和科學(xué)性，繼而影響到高校的可持續(xù)發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)據(jù)資料成為高校競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展的核心所在，如何優(yōu)化應(yīng)用高校檔案資料，實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展成為高校檔案管理中的重要課題。對(duì)此高校檔案管理工作導(dǎo)入了電子檔案管理策略，提高了高校檔案管理的現(xiàn)代化、效率化。但是同時(shí)在高校電子檔案管理的過(guò)程中，仍舊存在大量的制約因素，直接影響著整個(gè)高校檔案管理應(yīng)用的效率?；诖吮仨氁獙?duì)新形勢(shì)下的高校檔案管理、電子檔案管理的現(xiàn)狀展開分析，從而提出如何做好高校電子檔案管理工作，更好地發(fā)揮高校檔案管理工作的積極作用。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;電子檔案管理;現(xiàn)狀;策略

眾所周知高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，是高校管理水平的直接表現(xiàn)，更是高校實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展的基礎(chǔ)資料。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高校必須能夠明確自身發(fā)展的優(yōu)缺點(diǎn)，展開對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)的把握，才能夠更好地組織展開各種專業(yè)學(xué)科，提高本校畢業(yè)生的就業(yè)率，提高本校畢業(yè)生對(duì)于社會(huì)建設(shè)發(fā)展的創(chuàng)新創(chuàng)造力和貢獻(xiàn)率。由此可知，必須要做好高校檔案管理工作，為高校的發(fā)展奠定好良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前高校的個(gè)別檔案管理走向了科技化、信息化管理的道路，這就是高校的電子檔案，這些電子檔案在提高高校行政管理水平的同時(shí)還為高校檔案管理的整體性帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。如何更好地迎接挑戰(zhàn)，把握機(jī)遇是本文探討分析的重點(diǎn)。

一、高校檔案管理中電子檔案管理的特點(diǎn)

1.高校電子檔案管理的內(nèi)涵

高校電子檔案管理主要是指高校檔案管理工作中，借助電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，通過(guò)一些光盤、硬盤等載體，完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整理、儲(chǔ)存，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)文件的傳輸和共享。可以說(shuō)在高校檔案管理中電子檔案管理的出現(xiàn)是有一定的必要性。

2.高校電子檔案管理的必要性和特點(diǎn)

（1）高校電子檔案管理的必要性。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校行政管理中也必須要依賴于對(duì)海量數(shù)據(jù)的挖掘，如此才能夠更好地制定高校的戰(zhàn)略經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，制定高校的專業(yè)課程，做好高校的教學(xué)活動(dòng)、行政活動(dòng)的合理安排。這就需要高校能夠展開對(duì)自我檔案的整理和應(yīng)用。而電子檔案管理工作正是能夠高效、快捷的展開檔案整理，在最快的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)檔案資料的收集、匯總、瀏覽、整理和存儲(chǔ)共享等環(huán)節(jié)工作，大大提高了檔案的管理，更好地發(fā)揮檔案在高校管理中的積極作用。

（2）高校電子檔案管理的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的高校檔案管理主要是以紙質(zhì)版檔案管理為主，其重點(diǎn)在于對(duì)數(shù)據(jù)的收集管理，缺少對(duì)數(shù)據(jù)的信息化應(yīng)用。這種情況導(dǎo)致高校檔案管理重整理輕應(yīng)用，大大忽略了檔案的實(shí)踐指導(dǎo)作用。至此可以說(shuō)高校檔案管理工作只完成了一半。而電子檔案管理則能夠在潛移默化中為高校的經(jīng)營(yíng)管理提供數(shù)據(jù)參考，有效地指導(dǎo)高校做好新學(xué)期的學(xué)科安排、課程指導(dǎo)工作。與此同時(shí)電子檔案管理具有海量的儲(chǔ)存空間，其信息管理具有穩(wěn)定性，能夠?qū)⒏咝９芾砣w的數(shù)據(jù)資料都納入到管理范疇內(nèi)，儲(chǔ)存更多的數(shù)據(jù)信息。

可以說(shuō)在高校檔案管理工作中電子檔案的發(fā)展和應(yīng)用具有必要性和可行性，要求高校檔案管理工作能夠給予電子檔案的管理發(fā)展一定的資源支持。

二、高校檔案管理中電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.高校檔案管理中電子檔案管理的不足

雖說(shuō)電子檔案管理對(duì)于高校檔案管理具有積極作用，但是并不代表高校電子檔案管理工作都是科學(xué)有效的，目前電子檔案管理因?yàn)樽陨硖卣鞯挠绊?，其存在也為高校檔案管理應(yīng)用帶來(lái)制約。第一，電子檔案管理完全依賴于科學(xué)技術(shù)。同傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理不僅僅要依賴檔案管理人員對(duì)所涉及到的檔案進(jìn)行歸納整理，還要求將這些檔案通過(guò)電子設(shè)備、電子系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存應(yīng)用。在實(shí)際的管理中，往往會(huì)因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件和檔案管理系統(tǒng)不兼容的情況，導(dǎo)致所儲(chǔ)存的檔案信息無(wú)法有效地保存，或是在操作過(guò)程中因?yàn)榧夹g(shù)問(wèn)題，使得檔案信息的完整性和永久性受到影響;第二，電子檔案管理工作存在多重手段儲(chǔ)存的特點(diǎn)，同時(shí)電子檔案具有的電子信息特點(diǎn)，在管理過(guò)程中即便是受到修改都無(wú)從發(fā)現(xiàn)。因此容易影響到檔案的真實(shí)性。

2.高校檔案管理中電子檔案管理的重難點(diǎn)

在高校檔案管理中電子檔案管理不論是管理程序、管理形式還是管理內(nèi)容都實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，這些轉(zhuǎn)變也正是展開電子檔案管理的關(guān)鍵所在。第一，電子檔案管理的程序?qū)崿F(xiàn)了轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)高校檔案管理的主要對(duì)象是紙質(zhì)材料，以學(xué)生檔案為例，主要是一年一度對(duì)于檔案資料進(jìn)行收集整合、文件立卷和歸檔管理。在電子檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)化修改、補(bǔ)充管理，可以說(shuō)將原本集中繁重的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了時(shí)空上的劃分，讓檔案管理隨時(shí)隨地發(fā)生，提高了檔案管理的全過(guò)程性。第二，電子檔案管理的形式內(nèi)容發(fā)生了轉(zhuǎn)變。電子檔案管理主要是通過(guò)設(shè)置數(shù)學(xué)程序的方式，對(duì)于檔案內(nèi)容進(jìn)行分類、整合、匯總統(tǒng)計(jì)，提高了分類的實(shí)效性的同時(shí)降低了分類的柔性化。同時(shí)在傳統(tǒng)的檔案管理中會(huì)實(shí)現(xiàn)一些原始檔案的管理，這些信息資料具有一定的法律效應(yīng)。但是在電子檔案管理中，會(huì)將這些數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)二次的管理，缺少對(duì)于原始憑證的管控，從而使得電子檔案僅僅能夠作為一個(gè)參考，其真實(shí)性有待考究。

因此，要能夠正確地做好電子檔案管理的優(yōu)化控制，采取措施有效規(guī)避電子檔案管理所面臨的不足。

三、高校檔案管理中電子檔案管理的策略

1.做好高校電子檔案的原始性保護(hù)

在高校電子檔案管理中，一些原始資料也同樣是可以實(shí)現(xiàn)電子化管理的，而這需要建立起電子檔案原始資料管理制度，才能夠確保電子檔案管理對(duì)一些原始資料的復(fù)制、掃描管理。如將一些原始的設(shè)計(jì)圖等，通過(guò)pdf掃描的方式，將其歸納到電子原始檔案中，設(shè)置該文檔為只讀文件，確保電子檔案信息的原始性和可靠性;第二，要能夠做好電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，如此才能夠確保檔案管理的安全性。如在電子檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)置檔案的訪問(wèn)權(quán)限，只有檔案管理人員有資格對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，所提出的更改要經(jīng)過(guò)上級(jí)管理人員的允許，同時(shí)會(huì)在系統(tǒng)中留下更改的痕跡，由此實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的專人負(fù)責(zé)管理。

2.做好高校電子檔案管理相關(guān)設(shè)備的維護(hù)

對(duì)于電子檔案管理工作中所面臨的制約因素就是電子檔案對(duì)于科學(xué)技術(shù)的依賴性。若是出現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)落后，在電子檔案數(shù)據(jù)更新中將無(wú)法對(duì)一些較大內(nèi)存的圖片進(jìn)行儲(chǔ)存管理。如此會(huì)導(dǎo)致電子檔案管理資料的不全面。因此，必須能夠做好對(duì)高校電子檔案管理設(shè)備的維護(hù)管理。第一，要求能夠?yàn)楦咝ｋ娮訖n案管理工作配備最新的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并且配備完整的儲(chǔ)存設(shè)備，讓計(jì)算機(jī)能夠儲(chǔ)存更多格式、內(nèi)容、大小的檔案數(shù)據(jù)，如掃描機(jī)，能對(duì)文件、圖片進(jìn)行掃描電子管理，并且;第二，要定期展開對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備的維護(hù)管理。如升級(jí)電子檔案管理計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)墻，避免黑客等不法分子侵入到檔案系統(tǒng)中進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的更改，同時(shí)展開對(duì)電子設(shè)備的安全檢測(cè)，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)死機(jī)等問(wèn)題帶來(lái)儲(chǔ)存在電腦中的檔案數(shù)據(jù)的丟失等。

3.做好高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)工作

在高校檔案管理中，不同的高校所展開的檔案分類管理的重點(diǎn)是不同的，因此要有一支專業(yè)電子檔案管理隊(duì)伍，根據(jù)學(xué)校的行政管理目標(biāo)做好各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)的收集、匯總和儲(chǔ)存共享管理。當(dāng)前要加強(qiáng)對(duì)高校電子檔案管理員的專業(yè)化培訓(xùn)，第一，要提升電子檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)，如要求檔案管理人員在具有檔案學(xué)相關(guān)知識(shí)的同時(shí)擁有計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能夠定時(shí)定期展開對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，做好電子檔案管理系統(tǒng)的安全控制;第二，要求能夠展開檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，使其能夠?qū)n案管理的保密性、科學(xué)性、創(chuàng)新性當(dāng)作是職業(yè)根本素質(zhì)之一，如此才能夠在電子檔案管理工作中杜絕出現(xiàn)內(nèi)部人員操作不當(dāng)產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)泄漏的問(wèn)題，或是發(fā)生檔案原始數(shù)據(jù)的更改等不良形象的出現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的變遷，高校檔案管理工作中電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用是時(shí)代趨勢(shì)，更是高校檔案管理創(chuàng)新的重要方向。電子檔案的出現(xiàn)使得高校檔案管理的效率更高，使得高校檔案管理擺脫一些客觀環(huán)境因素的影響。但是同時(shí)高校電子檔案管理也存在著一定的不足，如完全依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，需要不斷更新檔案操作系統(tǒng)，還要避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密安全問(wèn)題?？梢哉f(shuō)電子檔案的出現(xiàn)使得高校檔案管理工作的流程、管理方式和內(nèi)容產(chǎn)生變化，因此，做好高校檔案管理中的電子檔案管理必須擁有整體性的原則，確保能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的協(xié)同發(fā)展，還要能夠做好高校電子檔案管理的設(shè)備管理，提高電子檔案信息的安全性，更重要的是要擁有一支專業(yè)的電子檔案管理隊(duì)伍，確保電子檔案管理人員能夠熟練的操作電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)高校電子檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)和應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳 玲.地方高校檔案信息化管理模式研究[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2019（03）：53-54+146.

[2]馬 玲.信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策探討[J].管理觀察，2018，38（12）：123-124.

[3]覃正納，劉迎春.高校聲像電子檔案的應(yīng)用管理研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（02）：378-379.

[4]程瑞紅.信息化背景下的高校檔案管理研究[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（02）：133-134.

[5]林 敏.現(xiàn)代信息技術(shù)下的高校檔案管理建設(shè)創(chuàng)新與策略[J].科教導(dǎo)刊（下旬），2017（03）：11-12.

作者簡(jiǎn)介：郭倩（1984-），女，籍貫：甘肅，學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。