大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案信息化管理方法探析

摘 要：目前，各個(gè)高校的檔案信息化都有了一定程度的進(jìn)展，但在實(shí)際操作中，也存在著很多的問題，譬如高校檔案信息化程度較低、檔案信息資源的開放性不足、檔案安全呈現(xiàn)新的特點(diǎn)、檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化程度不高、基礎(chǔ)設(shè)施落后等問題，針對(duì)這些問題，筆者進(jìn)行探析提出一些對(duì)策，如加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保檔案安全、完善檔案信息化管理制度體系等，以期提高檔案信息化管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案信息化;檔案管理;信息化;對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案利用已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要，只有建設(shè)檔案信息化管理，才能將海量、多樣的檔案進(jìn)行規(guī)范管理，提高檔案利用效果，充分發(fā)揮高校檔案為高校教學(xué)、科研、行政管理的服務(wù)作用。《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第八條高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)中明確規(guī)定高校檔案機(jī)構(gòu)需要編制檢索工具、編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，同時(shí)，組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作，可見，高校檔案信息化管理有著十分重要的意義。

一、檔案信息化管理在高校管理工作中的重要性

1.檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)智慧校園的重要渠道。智慧校園是指以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智慧化的校園工作、學(xué)習(xí)和生活一體化環(huán)境，建設(shè)智慧校園需要檔案信息化為支撐。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確要求高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的種類日益繁雜，數(shù)量越來越多，電子檔案數(shù)量日益增長(zhǎng)，就拿高校檔案中十分重要的學(xué)生檔案來說，如果不進(jìn)行信息化管理，就難以實(shí)現(xiàn)智慧校園。

2.提升檔案管理水平的需要。開展高校檔案信息化管理，有利于規(guī)范檔案的收集、整理、利用，方便檔案查詢，提高檔案利用效率，有利于提高檔案的管理水平。利用計(jì)算機(jī)輔助管理，使檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化管理邁進(jìn)，是響應(yīng)國家建設(shè)數(shù)字檔案館的重要舉措。拿學(xué)生檔案來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，無法實(shí)現(xiàn)快速地查閱每個(gè)學(xué)生的具體信息，檔案管理水平較低，現(xiàn)在很多高校將學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，學(xué)生只要輸入自己的姓名學(xué)號(hào)，就能查閱到個(gè)人在校的所有檔案信息，譬如新生入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表，極大地提高了檔案利用水平，提升了檔案管理水平。

3.有利于拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域。傳統(tǒng)的檔案管理只提供紙質(zhì)檔案借閱服務(wù)，開展檔案信息化管理，可以提供多媒體、電子檔案等多種渠道的服務(wù)，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，各高校還可以根據(jù)各自的特色，開展特色檔案服務(wù)。就拿筆者所在的高校來說，在開展檔案信息化管理之前，利用起來十分繁瑣，近期買了成者檔案智能高拍儀，將裝訂成冊(cè)的以及頁面大的材料，譬如錄取新生名冊(cè)進(jìn)行了電子掃描，并掛接在檔案系統(tǒng)里面。以前借閱錄取新生名冊(cè)只能拿著原件復(fù)印，長(zhǎng)此以往，對(duì)檔案也是一種損害，現(xiàn)在可以直接找到電子檔案打印，服務(wù)水平更高。同樣的，以前很多部門裝訂成冊(cè)的申報(bào)材料、學(xué)校年檢材料，開展了檔案信息化管理后，都可以直接查閱電子檔、打印。以前學(xué)校的科研檔案，因?yàn)闆]有進(jìn)行信息化管理，利用率很低，現(xiàn)在我校也將科研檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描并掛接在檔案系統(tǒng)中，以前不能提供利用的科研檔案，現(xiàn)在也可以直接利用，在學(xué)校專業(yè)評(píng)估、申報(bào)等工作中發(fā)揮了重要的作用。

4.有利于增加信息的存儲(chǔ)量?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十五條規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，歸檔范圍包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類，在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化管理后，檔案信息除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，增加了很多可以輔助計(jì)算機(jī)管理的電子檔案，這無疑增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，豐富了檔案的資源，提高了檔案的服務(wù)水平和管理水平。

5.有利于檔案利用和保護(hù)紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的檔案利用是以紙質(zhì)檔案利用為主，從檔案的建檔、存儲(chǔ)和使用的過程中，紙質(zhì)檔案需要大量人力、物力和財(cái)力，檔案利用效率低，而且頻繁地復(fù)印、翻閱紙質(zhì)檔案，不利于檔案的保護(hù)。檔案信息化后，目錄數(shù)據(jù)庫及全文數(shù)字化后，可以直接在檔案管理系統(tǒng)中調(diào)閱檔案進(jìn)行打印，提高了檔案利用的效率，也有效的保護(hù)了紙質(zhì)檔案。比如，我校每年學(xué)生因當(dāng)兵、轉(zhuǎn)學(xué)等需要調(diào)閱錄取新生名冊(cè)的次數(shù)非常多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理每次都要翻閱原件，然后復(fù)印原件，翻閱次數(shù)之多，給檔案原件帶來了很多傷害，上面的字跡越來越淡，如果不進(jìn)行信息化管理，這些檔案信息可能會(huì)遺失或失真，在對(duì)錄取新生名冊(cè)電子化掃描后，筆者所在的檔案工作部門，還對(duì)其進(jìn)行了圖像處理，讓其字跡更清晰，方便檔案的利用，同時(shí)極大地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

二、高校檔案信息化管理的困境

1.高校檔案信息化程度較低。檔案信息化的核心是檔案信息資源建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)主要包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。目前絕大部分的高校只實(shí)現(xiàn)了目錄數(shù)據(jù)庫，因?yàn)闄n案信息化建設(shè)是一個(gè)緩慢的過程，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的高校為數(shù)不多，而且實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的高校也只針對(duì)部門檔案門類實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化，如學(xué)生檔案、文書檔案等，基本建設(shè)類檔案、教學(xué)檔案等鮮有實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的。

2.檔案信息資源的開放性不足。檔案信息資源的開放性不足體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是指高校檔案開放的信息資源很少，只針對(duì)少數(shù)門類檔案信息開放，開放的檔案信息資源很少，很多的檔案信息資源仍然不對(duì)外開放，借閱需要繁瑣的審批手續(xù)。就我校而言，目前開放的只有文書檔案，文書檔案也沒有完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，基本建設(shè)類檔案、教學(xué)檔案還沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，還有很多涉及到個(gè)人隱私以及檔案形成單位規(guī)定限制使用的保密檔案都是不對(duì)外開放的;另一方面是指各高校之間的檔案沒有實(shí)現(xiàn)資源共享，每個(gè)高校的檔案信息資源都是封閉的個(gè)體，沒有一個(gè)共享的平臺(tái)，很多學(xué)生在外地因工作需要調(diào)閱錄取新生名冊(cè)等檔案，還需要親自到學(xué)校來辦理借閱手續(xù)，無法在網(wǎng)上進(jìn)行檔案借閱的申請(qǐng)和審批手續(xù)。

3.檔案安全呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。在信息化和電子環(huán)境下，檔案安全、保護(hù)工作面臨更嚴(yán)峻的形勢(shì)。電子環(huán)境下的檔案安全保護(hù)工作除了防止泄密外，還需要考慮載體安全、技術(shù)安全等多個(gè)因素，要防止數(shù)字信息的丟失、失真和不可用。

4.檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化程度不高。在檔案信息化管理中，不僅僅要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)要求熟悉計(jì)算機(jī)操作，具有良好的表達(dá)能力等。目前高校檔案管理隊(duì)伍很多都是非檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，專業(yè)化程度不高，很難適應(yīng)檔案信息化管理的需求，而且檔案工作者，尤其是高校的兼職檔案員隊(duì)伍極不穩(wěn)定，流動(dòng)頻繁，而檔案信息化管理是以人才隊(duì)伍為依托，人是檔案信息化管理最關(guān)鍵的因素，目前高校檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)亟待提高，才能滿足高校檔案信息化管理的需求。

三、高校檔案信息化管理實(shí)施的對(duì)策

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保檔案安全。把安全建設(shè)貫徹檔案信息化管理的始終。隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，檔案的安全形勢(shì)更加嚴(yán)峻，因此要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止檔案的泄密、丟失及失真。安裝檔案系統(tǒng)的電腦最好不聯(lián)網(wǎng)，安裝檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版的，要定期進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)庫及全文數(shù)字化的備份，以防檔案服務(wù)器的崩潰造成檔案信息的丟失。

2.完善檔案信息化管理制度體系。人的因素是多變的，制度是不變的，完善的制度是保障檔案信息化管理的必要條件。每個(gè)高校應(yīng)該根據(jù)各自的實(shí)際情況，根據(jù)國家檔案局及地方檔案法規(guī)的各項(xiàng)制度要求，制定切實(shí)可行的檔案信息化管理制度，如《檔案安全管理辦法》《檔案保密制度》等。

3.統(tǒng)一檔案信息化管理應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化是開展檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗和可持續(xù)發(fā)展，推薦使用統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是適應(yīng)檔案信息多樣性需求，是開展海量檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享的需要。國家先后出臺(tái)一系列制度規(guī)范檔案的信息化建設(shè)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等等，對(duì)于檔案的信息化管理起到了十分重要的作用。

4.加快檔案信息化管理軟件開發(fā)。檔案信息化管理需要依托一定的檔案信息化管理軟件，目前高校用的比較多的檔案信息化管理軟件是清華紫光檔案管理軟件、世紀(jì)科怡檔案管理軟件、寶葫蘆檔案管理軟件等等，我校檔案工作部門采用的是清華紫光檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)版，可以實(shí)現(xiàn)目錄錄入、檢索、電子檔掛接等功能，但是也存在一些改進(jìn)的空間，譬如各部門的下載權(quán)限和閱覽權(quán)限不能分離等等，隨著檔案信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)，對(duì)檔案信息化管理軟件的要求會(huì)越來也高，而且每個(gè)高校的實(shí)際情況不一樣，如何開發(fā)出適合不同高校、不同特色的檔案信息化管理軟件仍然是一個(gè)需要解決的問題。

5.加強(qiáng)信息化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。人是檔案信息化管理最關(guān)鍵的因素，目前高校檔案管理隊(duì)伍中很多人員都是非檔案專業(yè)出身，檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案專業(yè)化素質(zhì)亟待提高，隨著檔案信息化的開展，還要求檔案工作人員要緊跟時(shí)代的步伐，掌握檔案信息化建設(shè)中需要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，但目前檔案工作人員疲于檔案整理、錄入、借閱等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，也鮮有機(jī)會(huì)參加檔案信息化專業(yè)建設(shè)的培訓(xùn)，因此，學(xué)校及檔案行政管理部門應(yīng)增加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，同時(shí)，要加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提高全校檔案工作人員的檔案意識(shí)。

檔案信息化管理是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代潮流的，檔案信息化的進(jìn)程是緩慢的，檔案信息化管理的水平是需要不斷提高的，是需要人、財(cái)、物三方面保障的，國家、檔案行政管理部門和學(xué)校檔案工作者應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案宣傳，提高全員檔案意識(shí)，只有全民重視檔案，才能做好檔案信息化工作，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

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基金項(xiàng)目：2020年度河南省教育廳人文社會(huì)科學(xué)研究一般項(xiàng)目“高校檔案信息化理論與實(shí)踐”（編號(hào)：2020-ZZJH-567），主持人：段園園

作者簡(jiǎn)介：段園園（1984-），女，漢，河南省周口市，碩士，館員，研究方向：檔案管理，工作單位：周口師范學(xué)院黨辦機(jī)要室。