建立中學(xué)生資助檔案工作的探討

黃梅萍

摘 要：本文從中學(xué)生資助檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對(duì)其所存在的問(wèn)題，結(jié)合中學(xué)生資助工作的特點(diǎn)、類(lèi)型，從學(xué)校檔案建設(shè)、管理的實(shí)際出發(fā)，著重闡述中學(xué)生資助檔案的重要性，提出了注重宣傳工作、完善管理措施、保密安全防范、確保檔案的完整性等建議，努力做好中學(xué)生資助檔案工作。

關(guān)鍵詞：資助檔案;現(xiàn)狀分析;特點(diǎn)類(lèi)型;幾點(diǎn)建議

中學(xué)生資助檔案是普通高中學(xué)校在落實(shí)國(guó)家助學(xué)金和免學(xué)雜費(fèi)等資助政策中形成的，對(duì)教育主管部門(mén)、學(xué)校和社會(huì)具有重要保存和利用價(jià)值的各種歷史記錄。學(xué)生資助工作是一項(xiàng)促進(jìn)教育公平的民生工程，越來(lái)越受到國(guó)家和社會(huì)的關(guān)注，政府對(duì)落實(shí)此項(xiàng)政策有專(zhuān)門(mén)的實(shí)施細(xì)則和嚴(yán)格的資助程序，學(xué)校在執(zhí)行過(guò)程中將形成大量的資助印證資料，這些資料不僅包含專(zhuān)業(yè)性的文字材料，還包括電子文檔、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄，這些資料和記錄正是我們建立資助檔案的原始和真實(shí)的材料。

一、學(xué)生資助檔案的現(xiàn)狀分析

普通高中學(xué)生資助工作已在福建省開(kāi)展近9年時(shí)間了，此項(xiàng)工作檔案的建立、管理、利用也在各級(jí)各相關(guān)部門(mén)和學(xué)校的共同推動(dòng)下取得成效，為政府更為精準(zhǔn)開(kāi)展對(duì)學(xué)生的資助工作提供依據(jù)，但仍存在著一些問(wèn)題，亟待解決。

1.管理制度不健全。近些年，教育主管部門(mén)雖對(duì)學(xué)校資助工作出臺(tái)了比較多的規(guī)范性文件，比如《莆田市普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助實(shí)施細(xì)則》，但在資助檔案上《福建省中、小學(xué)學(xué)校檔案管理暫行辦法》和《福建省中、小學(xué)學(xué)校文件材料歸檔范圍及保管期限表》還未將此項(xiàng)檔案列入并明確其歸檔范圍及保管期限，僅制定了《莆田市普通高中學(xué)生資助工作檔案資料清單》，導(dǎo)致學(xué)校在歸檔中沒(méi)有可參照的歸檔范圍及保管期限，收集資助工作檔案僅憑《檔案資料清單》所規(guī)定的項(xiàng)目進(jìn)行收集，在一定程度上造成檔案材料收集不全、遺漏和保管期限劃分不明等現(xiàn)象。

2.管理人員專(zhuān)業(yè)不強(qiáng)。莆田五中資助這項(xiàng)工作是由校德育處負(fù)責(zé)，盡管學(xué)校設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備了專(zhuān)業(yè)的檔案人員2名，但學(xué)校檔案種類(lèi)繁多、工作量大，日常管理中無(wú)法兼顧，致使資助檔案只能由負(fù)責(zé)資助工作的教師進(jìn)行整理歸檔，然而這部分教師只熟悉資助業(yè)務(wù)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)資助檔案的收集和管理較為粗放，通常將資助工作材料按照評(píng)估迎檢的方法和要求進(jìn)行匯總整理，造成了資助檔案歸檔不及時(shí)、不齊全、不規(guī)范，且利用方面也僅停留在應(yīng)付有關(guān)部門(mén)的檢查和審計(jì)上，資助檔案的實(shí)用作用未能得到充分的發(fā)揮。

3.信息化程度不高。盡管目前國(guó)家建立了全國(guó)學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)仍較為落后，還未能與學(xué)校的智慧校園平臺(tái)有效銜接，造成學(xué)校、家長(zhǎng)、學(xué)生三方在資助工作網(wǎng)絡(luò)登記、實(shí)時(shí)更改、信息發(fā)布等環(huán)節(jié)上的速度緩慢，收集資助相關(guān)證明資料滯后，工作無(wú)法高效運(yùn)行。另外，資助檔案的雙套管理制的特點(diǎn)和系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，其產(chǎn)生的大量電子文件，如何進(jìn)行分類(lèi)、甄別和科學(xué)有效地整合轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)檔案？也為我們帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

二、學(xué)生資助檔案的類(lèi)型、特點(diǎn)

1.類(lèi)型

（1）綜合類(lèi)。內(nèi)容包括：縣（區(qū)）級(jí)以上資助政策文件;本校制發(fā)的資助工作文件;學(xué)校資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組人員分工及職責(zé);學(xué)校資助工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、自查記錄、整改方案等有關(guān)資料;宣傳報(bào)道稿件，通稿，報(bào)紙等;誠(chéng)信教育、勵(lì)志教育及感恩教育材料;學(xué)生學(xué)籍花名冊(cè)、學(xué)校資助工作臺(tái)賬等，具體由負(fù)責(zé)資助工作的德育處負(fù)責(zé)收集整理歸檔。

（2）表冊(cè)類(lèi)。主要包括：受助學(xué)生情況匯總表、明細(xì)表、四類(lèi)兜底對(duì)象確認(rèn)表（依明細(xì)表名單順序）、建檔立卡家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生受助名單確認(rèn)表、城市（農(nóng)村）低保家庭學(xué)生受助名單確認(rèn)表、農(nóng)村特困救助學(xué)生受助名單確認(rèn)表、殘疾學(xué)生受助名單確認(rèn)表、受助學(xué)生申請(qǐng)及佐證材料、（免學(xué)雜費(fèi)、發(fā)放助學(xué)金）班級(jí)評(píng)議記錄表、（免學(xué)雜費(fèi)、發(fā)放助學(xué)金）學(xué)校評(píng)審會(huì)議記錄表、（免學(xué)雜費(fèi)、發(fā)放助學(xué)金）受助學(xué)生公示、公示結(jié)論（附圖片）、國(guó)家助學(xué)金資助卡辦卡補(bǔ)卡簽領(lǐng)表、助學(xué)金受助對(duì)象發(fā)放名單、免學(xué)雜費(fèi)（助學(xué)金）支付通知書(shū)、銀行上賬通知和銀行打卡回單等，具體由負(fù)責(zé)資助工作的德育處負(fù)責(zé)收集整理歸檔。

（3）財(cái)務(wù)類(lèi)。這類(lèi)材料重點(diǎn)反映的有：各年度資助的申報(bào)表、發(fā)放登記表等，按照會(huì)計(jì)檔案序列要求由學(xué)校財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)收集整理歸檔。

（4）聲像類(lèi)。包括：資助政策宣傳資料（含圖片、音頻及視頻資料）;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、巡查、檢查本校資助工作的照片;本校參加上級(jí)開(kāi)展的活動(dòng)照片，獲獎(jiǎng)牌匾，證書(shū)復(fù)印件等，具體由辦公室負(fù)責(zé)收集整理歸檔。

2.特點(diǎn)

（1）連續(xù)動(dòng)態(tài)性。其表現(xiàn)在學(xué)生資助檔案的形成不一定是從高中階段，有的是從小學(xué)就開(kāi)始，并將轉(zhuǎn)至大學(xué)，一份完整實(shí)用的資助檔案涵括：學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、家庭成員情況和經(jīng)濟(jì)狀況、困難證明材料、受助情況等。當(dāng)前，全國(guó)學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)是以學(xué)年為周期實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，并對(duì)每學(xué)年的學(xué)生實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。我們要充分運(yùn)用好這一系統(tǒng)管理軟件，對(duì)資助檔案信息進(jìn)行整理和更新，及時(shí)掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息，保持其連續(xù)動(dòng)態(tài)的管理，才能更好地了解受助學(xué)生的個(gè)人和家庭情況，有針對(duì)性地給予資助。

（2）復(fù)雜多樣性。體現(xiàn)在“兩多”：一是資助工作往往涉及部門(mén)和人員多，在學(xué)校不僅有班主任、德育處、辦公室、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處等參與，在校外還需要教育、民政、鄉(xiāng)鎮(zhèn) （街道）以及村（社區(qū)）等部門(mén)出具相關(guān)證明材料輔助;二是受助學(xué)生多，我校常年在校生有3000名，60個(gè)班級(jí)，按照《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定：全市平均資助比例原則上按在校生的10%左右確定，莆田五中每年也有近300名學(xué)生受助，每生一檔，為此不僅檔案資料的來(lái)源復(fù)雜多樣，而且個(gè)檔累積量大，需要我們仔細(xì)認(rèn)真地整理核對(duì)，確保學(xué)生資助檔案的完整、真實(shí)、有效。

（3）雙套管理制。針對(duì)當(dāng)前學(xué)生資助檔案信息化程度高，學(xué)校建檔立卡應(yīng)在全國(guó)學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)上錄入保存，也應(yīng)建立紙質(zhì)專(zhuān)檔。為此，在日常整檔工作中，我們要在維護(hù)和完善學(xué)生資助電子檔案的同時(shí)，保證紙質(zhì)檔案的一致和同步發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)雙套制管理。

三、做好學(xué)生資助檔案的建議

1.加強(qiáng)資助政策及建檔工作的宣傳力度。學(xué)校應(yīng)利用招生宣傳、發(fā)放入學(xué)通知書(shū)、校園廣播、報(bào)刊、致學(xué)生家長(zhǎng)一封信、家訪(fǎng)等方式，宣傳國(guó)家各項(xiàng)資助政策及學(xué)校貫徹落實(shí)各項(xiàng)政策具體的實(shí)施辦法，將我校對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的各項(xiàng)資助具體實(shí)施辦法印發(fā)給每一位入學(xué)新生，在高一入學(xué)教育中組織學(xué)習(xí)宣傳。同時(shí)，利用學(xué)校網(wǎng)站學(xué)生資助窗口，宣傳學(xué)校各項(xiàng)資助政策、工作動(dòng)態(tài)和資助檔案管理利用并開(kāi)展經(jīng)常性的交流，解決學(xué)生提出的問(wèn)題，隨時(shí)接受師生對(duì)我校學(xué)生資助工作的監(jiān)督，利用資助檔案為師生提供服務(wù)。通過(guò)宣傳，正確引導(dǎo)輿論導(dǎo)向，形成良好的輿論氛圍。同時(shí)倡導(dǎo)師生關(guān)心弱勢(shì)群體，引導(dǎo)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生樹(shù)立信心、克服困難，樂(lè)觀學(xué)習(xí)和生活。

2.健全和完善資助檔案管理制度。學(xué)校依據(jù)上級(jí)資助文件和檔案管理規(guī)定，結(jié)合各自實(shí)際情況，制定校內(nèi)資助檔案管理細(xì)則。首先，確定收集范圍。如各項(xiàng)學(xué)生資助業(yè)務(wù)的政策文件、學(xué)生申請(qǐng)及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)的報(bào)表、賬冊(cè)等。其次，劃分保管期限。學(xué)生資助工作涉及國(guó)家財(cái)政資金的使用和管理，因此，學(xué)生資助檔案的保管期限應(yīng)設(shè)定為永久和 30 年兩種。第三，明確整理時(shí)間。高中學(xué)生資助檔案每學(xué)年評(píng)審，分兩學(xué)期發(fā)放，為此資助檔案也要按每學(xué)年整理移交一次，但資料要分學(xué)期裝訂。第四，制定管理制度。學(xué)校要結(jié)合實(shí)際制定出臺(tái)資助檔案的管理、立卷歸檔、保管、保密、查（借）閱、移交等系列有效制度。另外，我們應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)資助檔案建立和管理情況，爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)重視，將資助檔案列入學(xué)校檔案工作總體規(guī)劃之中，納入工作考核內(nèi)容，并確保人員、場(chǎng)地、硬件配套以及制度、責(zé)任等落實(shí)到位。

3.確保歸檔材料的真實(shí)、完整。我們?cè)谑占^(guò)程中，對(duì)學(xué)生資助檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，要進(jìn)行必要的檢驗(yàn)，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無(wú)序等不適宜歸檔的文件材料，該退的則退，該整改的及時(shí)整改，確保歸檔材料的完整和安全，更不得偽造、篡改。要明確法律責(zé)任，凡是漏簽的文件，督促補(bǔ)簽完整。助學(xué)金、減免學(xué)費(fèi)、補(bǔ)助等各類(lèi)資助材料，須有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證作用。在資助過(guò)程中形成的電子文件材料，對(duì)一些法律尚不健全的情況下，仍應(yīng)當(dāng)還原成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，并在歸檔時(shí)加蓋單位公章。

4.增強(qiáng)資助檔案的保密意識(shí)和安全觀念。學(xué)校檔案管理人員要主動(dòng)參與并指導(dǎo)學(xué)校資助檔案的整理、收集和歸檔;學(xué)校資助工作人員要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟練操作數(shù)據(jù)庫(kù)、信息應(yīng)用技術(shù)、辦公軟件等技術(shù)。同時(shí)，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電腦軟件應(yīng)用的結(jié)合，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。學(xué)校要根據(jù)不同的需求，視情派員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和實(shí)際工作的能力，且在職稱(chēng)評(píng)定職數(shù)上給予定崗定編，確保人員穩(wěn)定和工作積極性。要根據(jù)資助檔案的特殊性，其不對(duì)外開(kāi)放，僅為兩類(lèi)人員。一是紀(jì)檢和監(jiān)察等部門(mén);二是教育部門(mén)、金融機(jī)構(gòu)、受助學(xué)生和家長(zhǎng)。若外單位、學(xué)生和學(xué)生家長(zhǎng)需查閱資助檔案的，須經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。查閱時(shí)不得丟失、損毀、涂改。同時(shí)要做好電子檔案和備份，甚至對(duì)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的管理人員，要簽訂保密協(xié)議，確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全。

總之，學(xué)生資助檔案是整個(gè)資助工作過(guò)程的體現(xiàn)，是學(xué)生資助專(zhuān)項(xiàng)資金落實(shí)情況的印證，因此建立規(guī)范、有效管理和利用的資助檔案，對(duì)于持續(xù)地落實(shí)國(guó)家對(duì)普通高中學(xué)生的資助政策意義重大。我們檔案工作者，要以高度的政治責(zé)任心和工作責(zé)任感，重視資助檔案工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平，使學(xué)生資助檔案工作逐步走上正軌，充分發(fā)揮資助檔案的社會(huì)作用。

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