機關檔案管理的新思路、新要求

賈立松

摘 ?要：作為我國檔案事業(yè)的重要部分，機關檔案是機關公務活動的歷史記錄資料，其本身就具有參考、憑證及資政等作用，對機關單位的發(fā)展有著較大的影響作用。近幾年，機關單位的檔案管理意識逐漸提高，所采取的檔案管理手段也越來越先進，但是整個檔案管理過程依舊存在各種各樣的問題，這就必須要采取有效對策進行處理，使機關檔案管理更具有全面性及有效性，為機關單位的發(fā)展提供更加可靠的信息服務。

關鍵詞：機關;檔案管理;新思路;新要求

1機關檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)

1.1檔案管理人員的變動過于頻繁

在以往機關檔案管理過程中，常常都是由辦公室文書人員兼職檔案管理，這些檔案管理人員的素質水平參差不齊，且工作經驗也不夠豐富，在實行輪崗制度的情況下，機關檔案工作帶來較大的負面影響。同時，部分檔案工作人員的能力及素質較低，在檔案管理上不夠嚴格，以致文件材料的整理缺乏規(guī)范性，常常出現(xiàn)檔案過于散亂的情況，難以實現(xiàn)對機關檔案的集中和統(tǒng)一管理。

1.2檔案整理不夠規(guī)范

部分單位在進行檔案管理工作的時候，存在檔案收集不完整的情況，整個過程以收集業(yè)務上級來文及單位發(fā)文為主，在收集統(tǒng)計報表、行政介紹信、重大活動的音像及照片、實物檔案等各方面存在一定的疏忽，以致檔案質量無法得到保障。同時，部分檔案管理人員在整理文件過程中存在不規(guī)范的操作，進而出現(xiàn)文件錄入不全、文件缺號、文件數字化水平不高等情況，嚴重影響到機關檔案管理的規(guī)范性，不利于機關檔案的有效利用。

2加強機關檔案管理的具體對策

2.1固本強基，深化體制機制安排

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則”，這是我國檔案工作的組織原則與基本管理體制。在此基礎上，《機關檔案工作條例》賦予專業(yè)主管機關檔案部門按照本專業(yè)管理體制對本系統(tǒng)和直屬單位檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查職責，成為“統(tǒng)一領導，分級管理”的有效補充?！兑?guī)定》在嚴格遵循上述法律法規(guī)基礎上，重申了統(tǒng)一領導、分級管理的體制要求，明確提出中央、地方專業(yè)主管機關應當在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位檔案工作進行監(jiān)督、指導，并且監(jiān)督、指導時“應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則”。這對中央和地方專業(yè)主管機關的行業(yè)管理職責進行了準確定位。

在組織架構上，《規(guī)定》要求各單位建立檔案工作協(xié)調機制、確定機關檔案部門、組成機關檔案工作網絡，分別承擔機關檔案工作的組織協(xié)調、統(tǒng)一歸口和具體管理職責，形成了較為合理的三級組織架構。其中，檔案工作協(xié)調機制的建立是《規(guī)定》提出的新要求，由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構）及相關部門負責人組成。

在內部工作機制上，機關應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，機關文書或業(yè)務部門應當指定人員，分別承擔機關檔案業(yè)務工作和相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。為了保證工作取得成效，《規(guī)定》要求檔案工作人員為正式在編人員，并且通過限定知識背景和明確培訓要求等方式，對專業(yè)素質和職業(yè)素養(yǎng)提出了要求。

2.2著眼發(fā)展，提出基礎設施定制方案

檔案用房要求。在用房類型上，《規(guī)定》將傳統(tǒng)要求中檔案辦公、閱覽、庫房“三分開”調整為辦公、整理、閱覽、庫房“四分開”，以更好地滿足檔案管理功能分區(qū)的需要。在庫房面積上，《規(guī)定》“定標不定額”，確定了60m2/萬卷（或10萬件）的計算指標，要求按照檔案數量準確計算所需庫房面積。在承重問題上，由于機關庫房一般基于辦公用房改造，《規(guī)定》將采用密集架的樓面均布活荷載標準值調整為不小于8kN/m2，并根據檔案裝載情況予以相應增加。

檔案庫房的溫濕度檢測調控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)要求。為保證檔案妥善、安全保管，《規(guī)定》將庫房溫濕度檢測調控等三大系統(tǒng)納入必備項，要求庫房必須安裝漏水報警設備、甲級防火門、全封閉防盜門窗等。

檔案信息化基礎設施設備要求?！兑?guī)定》將之分為智能庫房管理基礎設施設備和檔案數字化、電子文件歸檔及電子檔案管理設施設備兩大類型，并提出了原則要求，提醒機關進行基礎設施建設時應統(tǒng)籌考慮、協(xié)調推進，避免顧此失彼。

2.3著眼創(chuàng)新，提升監(jiān)督指導業(yè)務

監(jiān)督、指導與檢查是檔案行政管理部門主管檔案工作、履行《檔案法》賦予職責的重要形式?！兑?guī)定》對檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查和業(yè)務指導職責進行了強化。

界定檔案行政管理部門的檢查職權。規(guī)定“以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展”，保證檢查職責的履行。

創(chuàng)設年度報告制度。要求機關匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門，解決業(yè)務指導周期長、覆蓋面不足等問題。

增加規(guī)章制度備案要求。要求機關將本單位檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案，將檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查和業(yè)務指導要求前置，保證機關基本制度符合法律法規(guī)和方針政策要求。

2.4著眼轉型，提出全新管理要求

增加了形成流程。《規(guī)定》提出，要按照職責形成文件材料或為形成文件材料創(chuàng)造條件;要采用適當的文件材料記錄載體和方式;歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內容完整，從根源上保證檔案資源建設質量。

提出收集新要求?！兑?guī)定》要求編制包括各門類的文件檔案材料的歸檔范圍和保管期限表來指導收集工作?！兑?guī)定》給出了各個門類檔案的參照規(guī)范或管理辦法。

提出整理新觀念?！兑?guī)定》提出逐步推進卷件融合管理，合理簡化、規(guī)范檔案整理要求。

細化鑒定銷毀流程。鑒定銷毀工作關系到檔案的汰舊換新和檔案工作的長遠發(fā)展，《規(guī)定》明確了銷毀人員、程序、場所安排，增強了可操作性。

此外，《規(guī)定》在對外利用批準、檔案開發(fā)方式、統(tǒng)計結果可視化顯示等方面也提出了創(chuàng)新要求。

結論

綜上所述，雖然我國在機關檔案管理上已經積累了一定的經驗，但是整個過程依舊存在諸多薄弱環(huán)節(jié)，不利于機關檔案管理的持續(xù)發(fā)展。為促進機關檔案管理水平的提升，需要深入了解機關檔案管理的現(xiàn)狀及相關問題，積極加強宣傳工作、提高對檔案工作的認識，建章立制、提高檔案管理的規(guī)范性，合理增加投入成本、夯實檔案管理基礎，提高指導力度、加強檔案管理隊伍建設，通過各種方式提高機關檔案管理工作的質量，使其能夠更好的服務于我國人民及機關單位的發(fā)展。

參考文獻

[1] ?宮瀟倩.機關檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)與解決對策[J].辦公室業(yè)務，2019（01）：91.

[2] ?林秀清.新形勢下的機關檔案管理探索[J].產業(yè)與科技論壇，2018，17（20）：271-272.