學(xué)士論文檔案的共享和利用研究

摘要：學(xué)士畢業(yè)論文是高校本科畢業(yè)生按照高校培養(yǎng)方案為了獲得學(xué)位而撰寫的論文，它是引導(dǎo)學(xué)生邁入研究領(lǐng)域的窗口。學(xué)士論文不僅能夠體現(xiàn)學(xué)生綜合知識水平，還能夠反映高校教學(xué)質(zhì)量和科研引導(dǎo)水平。目前，學(xué)士論文管理中存在歸檔不及時、無法實現(xiàn)資源化和共享化、學(xué)士論文歸檔不規(guī)范、利用價值受到限制等問題。本文以西北民族大學(xué)本科生畢業(yè)論文管理為例，對學(xué)士論文的歸檔管理、共享化管理和提高利用率等方面存在的問題進行探討并提出解決構(gòu)想。

關(guān)鍵詞：學(xué)士;論文;歸檔;共享化;利用率

目前，我國各大院校碩博論文資源的共享技術(shù)和手段已成熟，各大院校碩博論文數(shù)據(jù)庫與知名論文數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源分享，初步形成龐大的論文共享、查詢、利用平臺。這對碩、博士生的科研、選題、撰寫學(xué)術(shù)論文等活動提供極大的便利，局部實現(xiàn)了優(yōu)秀的碩博論文不僅僅是院校圖書館的資源，更是人類共同財富的宏偉目標(biāo)。但學(xué)士論文能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享化仍需走很長一段路。目前，國內(nèi)大部分院校普遍存在著學(xué)士論文未能夠共享化，學(xué)士論文檔案化管理不規(guī)范，學(xué)士論文質(zhì)量不高，論文利用價值受到限制等問題。作為學(xué)位論文資源體系的重要組成部分，學(xué)士論文檔案管理應(yīng)得到各大高校的高度重視。實現(xiàn)學(xué)士論文資源的共享化和檔案化，使它更好、更便捷地為教學(xué)和科研服務(wù)，確保其利用價值最大化，能夠確保學(xué)士論文不僅僅是本校的學(xué)術(shù)資源，而且是全國乃至是全世界的學(xué)術(shù)資源，能夠?qū)崿F(xiàn)其不僅在本校范圍內(nèi)有效利用，而且在全國高等教學(xué)領(lǐng)域內(nèi)起到學(xué)術(shù)指導(dǎo)作用，是目前大部分高校學(xué)士論文體系解決的問題。在網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代社會，資源共享的必然趨勢，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)士論文資源共享化，也成為了各大高校需解決的問題。

目前，西北民族大學(xué)在校本科生達19842人，每年撰寫的學(xué)士論文數(shù)量高達5200篇左右，學(xué)校學(xué)士論文系統(tǒng)為完全封閉式系統(tǒng)，即應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)士論文只對教務(wù)處、二級學(xué)院教學(xué)管理辦公室、學(xué)士論文指導(dǎo)教師以及學(xué)生本人開放，學(xué)生既不能查閱往年畢業(yè)生的學(xué)士論文，也不能查閱本年度畢業(yè)生的論文，學(xué)士論文系統(tǒng)論文歸檔期限為一年，過期后更不便查閱。這種封閉式管理系統(tǒng)不便于對往年的優(yōu)秀、精品論文的查閱、借鑒、參考，更不能夠讓學(xué)士論文資源發(fā)揮出更好的綜合效用，進而導(dǎo)致學(xué)生無法掌握自己所學(xué)專業(yè)的發(fā)展動態(tài)、發(fā)展方向、研究成果和研究方法，撰寫論文時只能閉門造車，思路不清晰，論點不明確，觀點不新鮮，方法不科學(xué)，研究方向模糊，論文質(zhì)量不高，研究效率不佳。另一方面，學(xué)校教學(xué)管理部門及論文指導(dǎo)教師也無法確定論文的抄襲率，不能夠有效的杜絕論文剽竊和重復(fù)選題，不能夠保證提高學(xué)士論文的質(zhì)量和研究水平。

一、學(xué)士論文檔案管理存在的問題

1.學(xué)士論文歸檔不規(guī)范

筆者在西北民族大學(xué)進行實地考察，發(fā)現(xiàn)學(xué)士論文的收集、審核、歸檔、匯編等環(huán)節(jié)均存在不規(guī)范的現(xiàn)象。各二級學(xué)院教學(xué)管理存在差異、指導(dǎo)教師學(xué)術(shù)研究水平層次不齊、學(xué)士論文審核團隊標(biāo)準(zhǔn)不同、個人因素等原因，造成該校學(xué)士論文水平不齊、學(xué)士論文收集、審核、歸檔、匯編采用不大相同的方法，再加上部分特色專業(yè)（如少數(shù)民族語言文學(xué)專業(yè)）辦學(xué)特殊性，學(xué)士論文的歸檔難度較大。目前，西北民族大學(xué)各二級學(xué)院以學(xué)科或班級為單位匯編學(xué)士論文集，以二級學(xué)院為單位專題匯編的做法很少采用。論文指導(dǎo)教師將學(xué)士論文上交至學(xué)科教研室，教研室審核后上交至學(xué)院教學(xué)秘書處，由教學(xué)秘書統(tǒng)一收集、歸檔、匯編。由于各二級學(xué)院教學(xué)秘書不是科班出身、個人工作能力參差不齊，導(dǎo)致學(xué)士論文收集、審核、歸檔、匯編要求不統(tǒng)一、編目格式不規(guī)范、每屆畢業(yè)生論文裝訂形式不一致，嚴(yán)重影響本科畢業(yè)論文歸檔工作。

2.學(xué)士論文資源共享化程度不高

學(xué)士論文作為學(xué)位論文體系的重要部分，是一種重要的信息資源，建設(shè)有效、便捷的學(xué)士論文資源共享化系統(tǒng)，能夠提高教學(xué)管理部門的工作效率，也能夠提高本科生探索、研究能力。目前學(xué)士論文資源共享化基本停留在原始階段，只供為本校教學(xué)管理部門及論文指導(dǎo)教師閱讀參考，且只能查閱本年度學(xué)士論文，往年論文在線無法查閱，只能翻閱紙質(zhì)版論文集。沒有相應(yīng)的場所供師生利用學(xué)士論文。由于學(xué)士論文資源系統(tǒng)有權(quán)限限制，加上宣傳力度不夠，本科生撰寫學(xué)士論文時往往無法有效利用本校原有的學(xué)士論文資源。

3.學(xué)士論文利用率不高

雖然部分高校建設(shè)了學(xué)士論文查詢系統(tǒng)，但僅限于本校局域網(wǎng)，大部分高校未建設(shè)電子化的學(xué)士論文系統(tǒng)，僅提供紙質(zhì)版論文集，導(dǎo)致學(xué)士論文檢索渠道不暢。西北民族大學(xué)學(xué)士論文系統(tǒng)也只提供給教學(xué)管理部門和論文指導(dǎo)教師的審核，談不上利用。這種封閉式的學(xué)士論文系統(tǒng)只有每屆畢業(yè)生、指導(dǎo)老師、管理員等幾種角色的人才能查閱，學(xué)士論文系統(tǒng)的管理手段和服務(wù)方式比較落后。各二級學(xué)院各自打印、裝訂本科生學(xué)士論文，做成學(xué)士論文集按年級、學(xué)科專業(yè)，集中打捆放置，沒有任何開發(fā)和處理。因為，往屆畢業(yè)生畢業(yè)論文沒有進行加工處理，導(dǎo)致應(yīng)屆畢業(yè)生不能全部理解同一專業(yè)前幾屆畢業(yè)生的研究情況，查詢難度較大，浪費畢業(yè)生精力。

二、規(guī)范學(xué)士論文檔案化，實現(xiàn)共享化，提高利用率的做法

1.完善學(xué)士論文檔案管理制度

制定合理、有效的論文檔案管理制度是規(guī)范畢業(yè)論文檔案的前提條件。西北民族大學(xué)按照自身辦學(xué)條件、本科生教學(xué)特色，建立健全一套畢業(yè)論文檔案工作的各項規(guī)章制度，從學(xué)士論文的歸檔、借閱、保管、保密協(xié)議、學(xué)士論文檔案室的管理等方面入手建立健全符合本校教學(xué)實際的論文檔案管理體系;通過選出優(yōu)秀論文等活動，提高學(xué)士論文質(zhì)量的同時，規(guī)定所有學(xué)士論文提交電子、紙質(zhì)版，按照學(xué)科分類、論文內(nèi)容、論文質(zhì)量分批歸檔保存。

2.加強檔案管理人員培訓(xùn)，提高其綜合管理水平

西北民族大學(xué)為了確保學(xué)士論文資源共享系統(tǒng)的開發(fā)、成功上線、好運行，著手解決人力、物力、財力跟不上的問題。學(xué)校通過考察學(xué)習(xí)、交流等方式，收集人力、物力、財力方面需解決的棘手問題。我校為了解決以上矛盾，首先配備素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟練的檔案管理人員和學(xué)士論文資源系統(tǒng)所需的局域網(wǎng)、計算機等設(shè)備設(shè)施，逐步完善高校論文檔案管理體系。學(xué)校選拔一批業(yè)務(wù)能力強、有上進心的年輕老師到兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，同時，每年定期或不定期地組織檔案管理人員外出培訓(xùn)，提高其計算機操作能力，引進先進理念，掌握最新的專業(yè)技能。

3.借鑒碩博論文系統(tǒng)，開發(fā)學(xué)士論文資源共享系統(tǒng)

隨著西北民族大學(xué)本科生數(shù)量的不斷增加，紙質(zhì)版論文的借閱需求量也不斷提高，對人工借閱工作帶來極大困難和前所未有的挑戰(zhàn)，導(dǎo)致目前采用的紙質(zhì)版論文借閱方式不能滿足廣大師生的需求，而有效、便捷的電子化學(xué)士論文檔案管理系統(tǒng)能夠緩解壓力。為了滿足廣大師生學(xué)士論文借閱需求，西北民族大學(xué)借鑒碩博論文系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗，組織人員開發(fā)了學(xué)士論文共享系統(tǒng)，該系統(tǒng)已調(diào)試成功，有望于2020年底上線，全面實現(xiàn)我校學(xué)士論文的共享化。

4.以閱覽室為載體，有效提高學(xué)士論文的利用率

西北民族大學(xué)組織教學(xué)管理部門及各二級學(xué)院學(xué)位論文評審組成員開展學(xué)士論文資源化利用實踐工作以來，以學(xué)士論文閱覽室為載體，不斷加大學(xué)士論文資源共享化系統(tǒng)的利用、普及的宣傳力度，明確學(xué)士論文收集管理和開發(fā)利用的綜合協(xié)調(diào)管理機構(gòu)的職責(zé)，在教學(xué)管理部門和圖書館的相互配合下，為廣大師生的學(xué)士論文借閱提供了有效、快速、便捷的平臺。目前，西北民族大學(xué)圖書館收藏了20萬多份學(xué)士論文，在線優(yōu)秀學(xué)士論文數(shù)量達2萬多份，每日借閱量達160人次。

三、結(jié)論

眾所周知，本科畢業(yè)生畢業(yè)論文是高等教育實踐教學(xué)的一個重要環(huán)節(jié)，學(xué)士論文能夠客觀的反映出高校本科生培養(yǎng)水平，教學(xué)科研水平，是評價本科教學(xué)改革的重要依據(jù)。西北民族大學(xué)越來越重視學(xué)士論文的檔案化，促進開發(fā)利用學(xué)士學(xué)位論文檔案資源，嚴(yán)抓學(xué)士論文的質(zhì)量關(guān)，充實高層次、高質(zhì)量的學(xué)士論文數(shù)據(jù)庫，為廣大師生的學(xué)習(xí)、研究提供快速、便捷的服務(wù)，不斷提高我校本科教學(xué)水平，為西部地區(qū)、為邊疆培養(yǎng)出一批批優(yōu)秀的畢業(yè)生。

作者簡介：西仁娜依·玉素輔江，維吾爾族，甘肅蘭州人，中級職稱，研究方向：檔案管理。