試論高校檔案管理工作中的保密及其利用

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國高校對于檔案管理的工作也越來越重視，檔案記錄反應(yīng)了人員的經(jīng)歷以及德育的表現(xiàn)情況，具有真實性、現(xiàn)實性與保密性等特點，能夠作為考察一個人的重要依據(jù)，在檔案管理工作中，檔案的保密工作是重中之重，它關(guān)系著學(xué)校與教職工人員的安全，因此，作為檔案管理者，需要加強(qiáng)檔案的安全意識與檔案保密的管理工作，在保密的基礎(chǔ)上有效發(fā)揮檔案的利用率。本文通過對保密檔案的管理與利用的分析，探討如何加強(qiáng)高校檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理工作;保密;利用

檔案是國家以及社會機(jī)構(gòu)或組織、個人在參與社會活動時形成的歷史記錄，在高校中，檔案包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生以及教學(xué)、科研、管理等工作，在活動中產(chǎn)生的文字、圖像、以及聲像等原始記錄。高校的檔案包括保密檔案以及非保密檔案，保密檔案就是在保密期內(nèi)具有一定密級的檔案，怎樣能夠做好高校檔案管理工作的保密及其利用的工作是一項值得探討的問題。

一、高校檔案的保密管理

1.檔案的庫房與計算機(jī)的保密管理

高校的檔案不應(yīng)隨意用任何一間辦公室建設(shè)庫房，應(yīng)該獨立興建，因為檔案的保密性，庫房不宜建在最底層，庫房的門窗應(yīng)加防盜系統(tǒng)進(jìn)行加固，還要注意將檔案庫房與普通的辦公室以及閱覽室等分開，并且要設(shè)有專門負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，嚴(yán)格按照檔案庫房的管理規(guī)定對檔案進(jìn)行管理，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)?？茖W(xué)管理高校檔案的庫房才能做好檔案的保密以及維護(hù)檔案的安全。

如果高校的檔案需要進(jìn)行電子載體存儲保密信息，要注意謹(jǐn)慎操作，涉密的計算機(jī)要及時更新硬盤，不要因為相關(guān)管理人員由于自己的疏忽大意或者操作不規(guī)范使得所存的文件被泄露或者竊取。例如，有些體積較小、易丟失的計算機(jī)電子載體很容易造成泄密，如U盤、光盤等沒有按照規(guī)定進(jìn)行正確的保密銷毀，就會帶來泄密的隱患。一旦這些保密信息被外泄，將會對高校的科研機(jī)密造成不可估量的后果。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的網(wǎng)絡(luò)信息也越加發(fā)達(dá)，如果不對上網(wǎng)信息進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，監(jiān)控不到位很容易在相關(guān)網(wǎng)站泄露關(guān)于高?；蛘邍覚C(jī)密的信息。高校中涉密的計算機(jī)很多，如果防護(hù)的措施不到位就容易發(fā)生信息被盜事件。例如，在高校中有些導(dǎo)師參與了某項課題的研究，如果涉密計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)相連通，一旦出現(xiàn)黑客，對該計算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊，課題的研究成果就會被泄露。

2.涉密檔案的管理

高校的檔案保密管理是非常重要的一項工作，首先，要建立健全檔案保密管理的規(guī)章制度，要求工作人員要嚴(yán)格按照規(guī)定辦事，防止因操作不當(dāng)造成泄密的情況。涉密檔案的管理人員由于身份比較特殊，他們的工作要比其他工作人員負(fù)有更重要的責(zé)任，他們的工作直接影響著檔案保密工作的好壞，因此，涉密檔案管理人員要有高度的責(zé)任心與事業(yè)心，要對每一份檔案有高度的保密意識，在各種場合都要謹(jǐn)言慎行，守口如瓶，有時不經(jīng)意的一句話可能就被有心人聽去，造成了機(jī)密的泄露。

其次，對檔案的管理也要進(jìn)行分門別類，涉密檔案與非涉密檔案分開不同的檔案室進(jìn)行存放，在庫房應(yīng)專門設(shè)置保險柜、防盜器等，有學(xué)校的保衛(wèi)部門對其進(jìn)行全天監(jiān)控。

最后，對涉密檔案進(jìn)行移交歸檔時，要登記造冊，還要按照規(guī)定對調(diào)閱、移除以及銷毀的檔案進(jìn)行審批、登記等手續(xù)。對涉密檔案要做到絕對的安全保障。

3.教育檔案的保密管理

隨著我國進(jìn)入信息化時代，高校的檔案保密工作也正發(fā)生著變化，在高校中，科技檔案的保存是重中之重，它包括具有在科研活動中，具有保存價值的數(shù)據(jù)、文字、圖標(biāo)等記錄資料，是科技人員的勞動成果，有很多還涉及了國家的經(jīng)濟(jì)與政治等方面的內(nèi)容，關(guān)系著國家的利益與安全。

在高校的保密工作中，要杜絕人為主觀泄密，例如，某些檔案管理人員被金錢收買，將重要的檔案信息傳遞給情報機(jī)構(gòu)等。還有一些保密管理人員由于對計算機(jī)操作不熟練，沒有按照正確的操作或疏忽大意使得敵對分子有機(jī)會竊取保密信息。

檔案的保密工作就是要將檔案保存完整，不要因為各種不利因素使檔案遭到破壞或者遺失，要對保密檔案進(jìn)行集中保管，對檔案的保管工作要做到有條不紊。檔案的保管工作是艱巨又光榮的，保管人員要時刻警惕，為檔案的管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、保密檔案的利用

檔案的保密工作為檔案的利用提供了基礎(chǔ)的保障，而檔案的利用也是檔案工作發(fā)展的動力，離開了檔案的利用也就失去了檔案工作存在的意義，因此，檔案的工作與檔案利用是相輔相成的。

如果需利用涉密檔案，必須按照涉密檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批、借閱、復(fù)制等手續(xù)，并做好登記。歸還時也要經(jīng)過檔案管理人員嚴(yán)格檢查，若涉密檔案出現(xiàn)缺頁、損壞等現(xiàn)象及時采取補(bǔ)救措施，同時也要嚴(yán)肅追究其責(zé)任。

教職工需借閱非本職工作范圍的具有密級的檔案，必須遵照涉密檔案的規(guī)定以及“借出有登記、歸還有檢查”的原則進(jìn)行借閱的手續(xù)審批，嚴(yán)禁對機(jī)密檔案進(jìn)行摘抄，且不允許將檔案帶回家中或者其他公共場所。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的保密及利用的措施

加強(qiáng)高校保密檔案科學(xué)管理是檔案安全的基本保障。要想做好檔案的科學(xué)管理，要遵循以下幾點：

1.加強(qiáng)檔案庫房硬件設(shè)施的建設(shè)

首先，要獨立興建涉密檔案的存儲庫房，庫房中的門、窗等要進(jìn)行加固處理，需配備防盜門窗、視頻監(jiān)控等，在庫房中還應(yīng)設(shè)有紅外感應(yīng)器、煙感器、密碼柜、滅火器等，隨時做好檔案庫房的防火、防盜、防蟲、防污染等措施。檔案庫房應(yīng)設(shè)有專門的管理人員，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)，以確保涉密檔案的安全性。

2.完善檔案保密與利用的相關(guān)制度

健全的制度是檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，根據(jù)高校檔案保密工作的要求，對保密制度要及時的修訂和完善，建議符合當(dāng)下涉密檔案的借閱制度、復(fù)制制度以及檔案的保密制度、審批制度等。同時，這些也需要檔案管理人員以及對檔案利用人員自覺履行相關(guān)保密義務(wù)，減少檔案出現(xiàn)失泄密的幾率。

3、提高涉密檔案管理人員自身綜合素質(zhì)

由于涉密檔案管理人員特有的工作性質(zhì)，檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任心，提高管理人員的素質(zhì)是檔案的管理與利用長效性的保證。涉密的檔案關(guān)系著社會的穩(wěn)定與國家的安全，高校檔案管理人員要提高自身的政治素養(yǎng)，具備高度的政治責(zé)任感與為人民服務(wù)的精神，同時還要提高自身的文化素養(yǎng)與專業(yè)知識，能夠從工作中總結(jié)經(jīng)驗，掌握工作的規(guī)律。還要有敏銳的洞察力，若發(fā)現(xiàn)有出現(xiàn)檔案泄密的風(fēng)險應(yīng)及時進(jìn)行阻止或預(yù)防。

4.做好檔案保密的基礎(chǔ)工作

要提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量并建立檔案號，對其進(jìn)行系統(tǒng)的整理，按照檔案的編號，利用編制檢索的工具對檔案要分門別類整理，檔案需要準(zhǔn)備副本，尤其是重要的檔案，要進(jìn)行復(fù)印、摘抄或者照相來對其進(jìn)行復(fù)制，同時要保護(hù)好檔案的原件。

5.加強(qiáng)電子檔案保密管理

網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，高校檔案部門也要跟隨網(wǎng)絡(luò)科技的步伐，不斷提高電子檔案的保密技術(shù)以及預(yù)防危險的能力。校園網(wǎng)分為外網(wǎng)以及內(nèi)網(wǎng)，涉密檔案的計算機(jī)要使用內(nèi)網(wǎng)，與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行嚴(yán)格的隔離。要有專門進(jìn)行涉密信息操作的計算機(jī)，該計算機(jī)要定期更換密碼。除此之外，存有涉密信息的電子設(shè)備嚴(yán)禁在非涉密計算機(jī)上進(jìn)行使用。

6.做好涉密檔案解密工作

按照《國家秘密保密期限》的規(guī)定，根據(jù)情況的變化及時對檔案的密級以及保密期限做變更，可以有原制定密級的機(jī)關(guān)或單位進(jìn)行決定，也可以由主管的上級機(jī)關(guān)單位做決定，對已經(jīng)過保密期限的檔案及時上報有關(guān)部門進(jìn)行申報解密。

7.在檔案的開發(fā)利用中做好監(jiān)督與檢查的工作

做好檔案利用的監(jiān)督工作能夠保障檔案保密工作的順利進(jìn)行，加強(qiáng)涉密檔案的閱覽管理，在閱覽室應(yīng)設(shè)置電子監(jiān)控器，若發(fā)現(xiàn)有人對檔案進(jìn)行涂改或損壞的行為，要及時制止并做出相應(yīng)的補(bǔ)救措施，同時嚴(yán)肅追究檔案利用人員的責(zé)任。與此同時，要加大對檔案管理的檢查制度，對檔案利用的過程中每一個環(huán)節(jié)都進(jìn)行監(jiān)督與檢查，確保高校檔案的保密工作能夠落到實處。

四、高校檔案管理工作中的保密以及利用的意義

做好高校檔案保密與利用工作，能夠有助于高校體制改革以及科研事業(yè)的發(fā)展，檔案保密以及利用是相輔相成的關(guān)系，檔案保密而不去利用只會讓檔案失去價值，適當(dāng)?shù)睦貌拍艽龠M(jìn)檔案工作的發(fā)展，因此，在做好保密工作的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案的作用，加強(qiáng)對涉密檔案的利用，才能促進(jìn)高校教育的體制改革與教育事業(yè)能夠穩(wěn)步的發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，做好高校檔案管理中的保密工作是為了更好的對其利用，在檔案管理工作中，處理好檔案保密與利用的關(guān)系，不斷加強(qiáng)對高校檔案的保密措施，才能更好的提高檔案利用率，檔案利用工作得到長足發(fā)展，也能促進(jìn)保密工作的開展，檔案的保密與利用是相輔相成的。

參考文獻(xiàn)：

[1]成珊珊.高校辦公室管理人員檔案管理策略[J].科學(xué)與財富，2017（25）：33-33，34.

[2]張艷麗.探究高校檔案管理工作中的電子檔案管理[J]. 納稅，2017（20）：72-72.

[3]佚名.高校檔案管理中保密工作的特點及建議[J].保密科學(xué)技術(shù)，2018， No.93（6）：60-62.

[4]吳澌.高校干部人事檔案的提供利用現(xiàn)狀及其啟示[J]. 勞動保障世界，2018， No.501（17）：57+59.

[5]佚名.高校涉密檔案安全體系構(gòu)建[J].黑龍江檔案， 2018（3）：43-43.

[6]陳忠海，宋晶晶.論檔案治理視域下的公民利用檔案權(quán)利實現(xiàn)[J].北京檔案，2018， No.329（5）：14-17.

作者簡介：郭志鵬，寶雞文理學(xué)院，職稱：館員，研究方向為檔案管理。