電子檔案管理在高職院校的應(yīng)用探析

摘要：電子檔案管理是隨著技術(shù)創(chuàng)新而新興的研究科目，在管理方式上更加便捷、高效。隨著計算機技術(shù)和檔案管理行業(yè)的融合，在應(yīng)用的過程中逐漸產(chǎn)生了一些安全風(fēng)險問題。本文對風(fēng)險的成因展開進一步探討，以實現(xiàn)電子檔案管理在高職院校當(dāng)中的高效應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;高職院校;高效化;設(shè)備;軟件

隨著國家科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展，各傳統(tǒng)行業(yè)也在不斷對自身進行優(yōu)化。以往的檔案管理大多是通過紙質(zhì)記錄的方式進行，但是在引進計算機技術(shù)之后有了很大的改變?，F(xiàn)今的檔案管理更加的高效，無論是在信息資源的整理、錄入上，還是在信息完整性方面都有了很大程度的提升。在高職院校當(dāng)中引入電子檔案管理模式，促使檔案管理工作更加細(xì)致化、真實化、高效化。

一、電子檔案管理

1.電子檔案管理的優(yōu)勢

（1）檔案資源的實效性得以提升。計算機網(wǎng)絡(luò)的盛行對電子檔案的發(fā)展有著不可估量的作用。在檔案管理中引入電子化管理模式可以極大地改善傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作的繁瑣。管理人員僅需要單純的信息錄入就可以完成日常的工作，對工作效率的提升有著很大的促進作用。在日常管理過程中通過信息的采集、核實工序，使得檔案信息具有更為便捷的效應(yīng)。同時，學(xué)校還可以通過共享式的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息的翻閱，確保網(wǎng)絡(luò)信息收集效應(yīng)得以最大限度的發(fā)揮出來。

（2）檔案管理的資源歸類效率得到提升。電子檔案的管理模式可以通過關(guān)鍵字的檢索效應(yīng)，實現(xiàn)范圍內(nèi)的搜索。借助網(wǎng)絡(luò)的共享平臺實現(xiàn)圖文、音像的傳輸。在還原事件真實性上有著很大的可操作性。

（3）實現(xiàn)文檔管理的一體化。計算機技術(shù)的應(yīng)用不僅在于日常的管理當(dāng)中，對學(xué)校文件的歸檔也有著極高的作用。文檔一體化的實現(xiàn)是在文書和檔案有效管理的基礎(chǔ)上，利用接口數(shù)據(jù)的傳輸操作提升檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。

（4）緩解管理人員的工作強度。檔案管理部門在整理文件的過程中通過對每份文件進行系統(tǒng)的編號，針對與文件相對應(yīng)的分類實現(xiàn)檔案的清晰化管理。在電子檔案當(dāng)中僅需要工作人員對所分類的規(guī)律以及名稱做出簡單的錄入，就可以將錄入的信息、文件及時的歸檔、管理和操作。這種模式的推行極大緩解了管理人員的工作強度，實現(xiàn)檔案管理的高效化。

2.電子檔案管理的應(yīng)用

在高職院校的電子檔案中存在著各式各樣的辦公軟件，諸如，word、excel等都是支撐管理人員對信息進行錄入和管理的有效手段。管理人員通過對成績、試卷以及教案等信息的錄入，豐富了電子檔案管理內(nèi)容的同時，也是對學(xué)生成長的見證。院校舉辦的講座、演講等活動都是檔案記錄的信息范圍，在軟件的操作下實現(xiàn)現(xiàn)場紀(jì)實的目的。同時，在院校電子檔案管理當(dāng)中需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，對教師、學(xué)生等各方面信息進行實時性管理。

二、高職院校中檔案管理的問題

1.檔案管理方式不合理?，F(xiàn)今，大部分的高職院校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。在管理的過程中對信息安全性，交流與共享機制的實現(xiàn)產(chǎn)生一定的阻礙。隨著國際科技研究的進程不斷延伸，通過電子化技術(shù)實現(xiàn)檔案的高效管理成為當(dāng)前大環(huán)境下的要求。在高職院校中，對電子檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，造成資源利用存在不合理性，甚至?xí)l(fā)二次存檔現(xiàn)象。關(guān)于高職院校檔案管理機制，以為出國深造的教師、學(xué)生提供檔案資料憑據(jù)為例，在參加社會實踐或者活動的過程中，往往需要學(xué)校提供檔案資料加以證明，但是在高職院校的檔案管理中電子化技術(shù)還未得到很好的推廣，一旦需要評職稱或是被舉薦就很難滿足人們的需求。

2.電子檔案對于設(shè)備以及軟件依賴過高?，F(xiàn)今的電子檔案主要是依靠二進制的代碼進行操作的，簡單的人工是沒有辦法進行識別的。因此，一旦需要儲存需要對檔案進行翻閱，必須保證其周圍環(huán)境符合設(shè)備以及軟件運行的要求。電子檔案對于軟件的要求極高，可以說電子檔案的質(zhì)量、效率以及方法完全取決于軟件系統(tǒng)的實際運行情況。

3.電子檔案的安全性有待提升。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷盛行和發(fā)展，一個新興職業(yè)也顯露頭角—“黑客”?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)本身是沒有好壞之分的，僅在于使用者本身。因此在電子檔案運行的過程中很容易受到外在環(huán)境的干擾，也就是“黑客”的騷擾、入侵。同時，互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中存在的病毒也是電子檔案正常運行的威脅。電子檔案在管理上本身的安全性能對于外在危害并沒有形成與之相對的應(yīng)急機制。因此，在管理中就可能受到其影響，最終導(dǎo)致檔案信息的泄露。

4.電子檔案的保存。電子檔案在管理的過程中所需要的載體區(qū)別于傳統(tǒng)模式。載體的選擇多是高科技的產(chǎn)品，在使用過程中對外在環(huán)境的要求較為的苛刻。尤其是周圍環(huán)境要求清潔、干凈、空氣清新等特點，甚至灰塵、濕度、強光等自然因素對其都是有害的。在電子檔案的保存上需要嚴(yán)格的保證周圍環(huán)境的適宜性，為電子檔案內(nèi)信息的完整、安全起到保護的作用。

三、電子檔案管理在高職院校的應(yīng)用探析

1.加強電子檔案管理的重視程度。隨著計算機技術(shù)大范圍的推廣和應(yīng)用，在高職院校當(dāng)中的檔案管理就是受益者之一。通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案，提升管理人員的工作效率、減輕了管理人員的日常工作壓力。但是電子檔案畢竟是一個新興的應(yīng)用項目，在運行過程中往往會出現(xiàn)兩者之間的隔閡。在管理過程存在的制度不完善、安全風(fēng)險較高等問題都是電子檔案管理重視程度有待提升的根源。高職院校應(yīng)該加強在電子檔案管理當(dāng)中的重視程度，首先，在管理層就應(yīng)該樹立正確的管理理念，并且深刻的認(rèn)識到管理的重要性。其次，在院校檔案管理的過程中需要針對以往的資料進行及時的錄入、整合，保證檔案管理具有實效性。最后，學(xué)校的監(jiān)督作用也是非常重要的，要求督促、監(jiān)督有關(guān)部門對于檔案管理提出有效的建議，從嚴(yán)貫徹落實電子檔案管理的真實性。

2.健全檔案管理的操作流程、規(guī)章制度。電子檔案的管理應(yīng)該保證信息的真實性、有效性、完整性，處理電子檔案的過程更是核驗學(xué)生信息的過程。清晰明確的檔案管理可以極大提升學(xué)校對于檔案資料全面的了解。高職院校在制定電子檔案管理有關(guān)規(guī)定和操作流程的過程中要嚴(yán)格、細(xì)化管理的具體細(xì)節(jié)。通過對管理制度的明確，規(guī)范管理人員的操作流程以及行為準(zhǔn)則。遵照規(guī)范化的制度管理體系可以保證檔案信息的完整性，避免發(fā)生泄漏、丟失以及篡改的現(xiàn)象。同時，不僅需要對電子檔案管理進行預(yù)防式的規(guī)范，也要針對其出現(xiàn)的錯漏問題展開一定程度的處罰。通過雙向的監(jiān)督促使管理人員具有高度的責(zé)任意識，在管理的過程中保證其具有高效、準(zhǔn)確的特點。

3.加強檔案儲存和網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管效力。管理人員在監(jiān)管的過程中首先要確定設(shè)備現(xiàn)實的狀態(tài)，保證其處于安全、穩(wěn)定的運行狀態(tài)下展開電子信息的錄入。電腦設(shè)備在運行的過程中很容易受到外在環(huán)境的干擾，為了切實解決這項問題，需要管理人員最大限度的保障周圍環(huán)境的適宜。這樣做的目的主要是為了防止電子檔案因系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致資料丟失、損毀。檔案管理者需要對電子檔案中的資料做到雙向備份，防止在建立檔案的過程中由于斷電等不可預(yù)知的狀況導(dǎo)致檔案丟失。同時，也是對電子檔案的安全性進行保護，以備在后期展開核驗的過程中存在數(shù)據(jù)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r。學(xué)校需要在電子檔案的網(wǎng)絡(luò)外圍安裝防火墻，起到安全上的防護作用。同時，定期展開信息的審查也是非常必要的。通過對計算機設(shè)備的檢查，避免病毒對電子檔案產(chǎn)生侵害，極大保證了信息的安全性。

4.加強檔案管理隊伍建設(shè)。高職院校在檔案管理過程中不僅需要轉(zhuǎn)變觀念，同時對專業(yè)人才的隊伍建設(shè)也要加強重視。在管理人才隊伍建設(shè)的過程中強化危機意識和緊迫感，優(yōu)化檔案管理團隊的優(yōu)化管理。高職院校的檔案管理首先應(yīng)該結(jié)合發(fā)展的實際情況展開信息的錄入、處理，實現(xiàn)制定方案的高效操作。檔案管理隊伍的建設(shè)應(yīng)先做好隊伍規(guī)劃工作，各個部門對于檔案管理人員的日常工作要秉持支持的態(tài)度。關(guān)于團隊當(dāng)中的人才培養(yǎng)需要對其展開學(xué)歷、年齡以及職稱上的嚴(yán)格要求，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、合規(guī)化。

5.加強高職院校與各個部門之間的聯(lián)系性。電子檔案管理工作幾乎涉及院校的每一個部門，通過對社會活動的記錄，實現(xiàn)及時追蹤的目的。在檔案管理的過程中需要各個部門進行緊密的合作，綜合對比、分析各個層面的信息化交流?，F(xiàn)今已經(jīng)進入高科技、信息化的時代，為了緊跟時代的步伐電子檔案的管理首先需要做的就是根據(jù)信息資源、社會資源的有效整理。通過各個部門之間的良好合作，促進信息之間的共享效應(yīng)。檔案管理人員需要對信息進行實時分類、整理，借助搭建共享平臺的效應(yīng)推進信息資源的合理化分類。整理檔案的過程也是信息篩選的過程，利用信息上傳和收集，提升檔案管理的價值。傳統(tǒng)的檔案管理大多通過手寫的方式進行整理、記錄，檔案管理的載體更多的是紙質(zhì)。隨著信息內(nèi)容的擴充，傳統(tǒng)模式的管理方式已經(jīng)不再適用現(xiàn)今的文化發(fā)展。經(jīng)過對計算機技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)檔案的高效化管理，極大節(jié)省了管理人員的工作時間，促進其工作效率的提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，通過對電子檔案管理模式內(nèi)在優(yōu)勢的分析，深化在高職院校當(dāng)中的現(xiàn)實應(yīng)用價值。結(jié)合現(xiàn)今在高職院校中檔案管理的風(fēng)險研究，促使電子檔案管理的應(yīng)用更加合理化、科學(xué)化、高效化發(fā)展。

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作者簡介：郭玲（1981-），女，漢族，湖南湘潭人，本科，館員，研究方向：高校檔案管理。