高校學(xué)籍檔案管理的新思路

閆效鳳

摘 要：高校檔案管理工作中包括高校學(xué)籍檔案的管理，學(xué)籍檔案是對學(xué)生在升入高校后的學(xué)習(xí)情況以及畢業(yè)后的資料等情況進(jìn)行存檔并統(tǒng)一管理，它可以對學(xué)生的學(xué)籍情況進(jìn)行審核，并反映出學(xué)校的基本教學(xué)情況，是學(xué)校在發(fā)展過程中的歷史資料，也為社會企業(yè)選拔人才以及畢業(yè)后學(xué)生自主就業(yè)提供依據(jù)。通過對高校學(xué)籍進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的管理，可以有效改進(jìn)學(xué)校的教學(xué)管理水平并且能夠杜絕學(xué)歷造假的問題，使文憑和學(xué)歷的權(quán)威性受到保護(hù)。因此高校不僅要設(shè)立專門的學(xué)籍檔案管理部門，同時也要對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，并提升師生對于學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;管理措施

高校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的入學(xué)情況、錄取審批、學(xué)習(xí)情況、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)以及畢業(yè)等內(nèi)容的真實記錄，學(xué)籍檔案管理是為高校的日常教學(xué)管理以及用人單位進(jìn)行學(xué)生錄用時的審核材料。因此高校學(xué)籍檔案管理工作對于學(xué)校、學(xué)生以及社會企業(yè)都是極其重要的，必須進(jìn)行系統(tǒng)嚴(yán)格的管理。而目前我國高校進(jìn)行擴(kuò)招，因此學(xué)生的數(shù)量增多，致使學(xué)籍檔案管理工作量極大，這就要求高校必須設(shè)置學(xué)籍檔案管理的專職人員，進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的學(xué)籍檔案管理工作，并結(jié)合當(dāng)下教育行業(yè)的發(fā)展情況以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改善學(xué)籍檔案管理方式，提高工作效率。

一、學(xué)籍檔案概述

學(xué)籍檔案是學(xué)生進(jìn)入學(xué)校開始所記錄的個人信息，其中包含學(xué)生姓名、身份證號以及家庭住址等基本信息，同時也對入學(xué)時間、學(xué)生的學(xué)號以及學(xué)籍等學(xué)校的信息進(jìn)行記錄。反映出學(xué)生的基本情況，學(xué)校以及其他部門都可以通過學(xué)籍檔案了解學(xué)生的基本情況。

學(xué)籍檔案自身存在一些問題，高校在進(jìn)行日常學(xué)籍檔案管理時要格外注意。

學(xué)籍檔案過于繁雜。這與高校的教育形式有關(guān)，部分高校在教育劃分上不僅有學(xué)歷教育同時還設(shè)有非學(xué)歷教育。并且在學(xué)歷教育中又分為全日制教育與成人教育，成人教育又細(xì)分為專升本教育、遠(yuǎn)程教育等，而非學(xué)歷教育的劃分更為繁雜，有單科教育、短期培訓(xùn)等，而學(xué)生的檔案中又包括新生錄取表、學(xué)籍變動檔案、在校學(xué)習(xí)情況記錄、畢業(yè)生登記表等等信息，這些都需要進(jìn)行整理記錄，并從學(xué)生入學(xué)一直到畢業(yè)進(jìn)行所有信息的記錄，這是極其繁雜的。

檔案缺損。學(xué)籍檔案會存在資料不完整的情況，這跟學(xué)校的管理記錄有直接關(guān)系，有些學(xué)校在進(jìn)行學(xué)籍檔案資料填寫時，為了減輕工作量不會仔細(xì)進(jìn)行表格填制，在學(xué)籍上沒有學(xué)籍號的現(xiàn)象都會產(chǎn)生，而學(xué)生的檔案材料不全，缺少成績冊或者畢業(yè)生名冊等，會對以后進(jìn)行學(xué)歷審核帶來困難;另外檔案在管理過程中也會出現(xiàn)破損陳舊的情況，比如，高校采取學(xué)分制教育，這樣學(xué)生的學(xué)習(xí)年限就會較長，比如8年內(nèi)才能畢業(yè)，教學(xué)部門為了方便管理會在8年后將同一批次的學(xué)生學(xué)籍檔案交給學(xué)校檔案管理部門，這樣做就意味著學(xué)籍檔案會在各分?；蚋鲗W(xué)校存放8年，而這期間受管理空間的限制以及沒有專職管理人員的情況，學(xué)籍檔案會得不到科學(xué)的保管，檔案的紙張就會發(fā)霉泛黃，甚至破損，對檔案保存極其不利。

檔案記錄模糊。學(xué)籍檔案資料在填制過程中，會存在填寫不工整，字跡混亂，并存在涂改現(xiàn)象，填寫用筆也不統(tǒng)一，時間長就難以辨認(rèn);還有對考試成績進(jìn)行涂改的問題，并且在對內(nèi)容進(jìn)行涂改時也不規(guī)范。

二、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問題

1.檔案管理不規(guī)范

高校的學(xué)籍檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理，學(xué)生的檔案是由多個部門的材料匯總而成的，高校下邊還有分校、分院，他們下邊還有各個部門。例如，學(xué)生處要負(fù)責(zé)學(xué)生的入學(xué)登記表、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)、升級留級以及畢業(yè)登記表等;而教務(wù)處需要負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)生成績審核、學(xué)位授予審批表以及畢業(yè)證書號碼單等;組織部主要負(fù)責(zé)提供黨、團(tuán)籍材料。每個部門有每個部門要負(fù)責(zé)管理的資料，各不關(guān)聯(lián)，在收集學(xué)籍材料的時間上也會有偏差，材料的格式也不統(tǒng)一，也就促使學(xué)籍檔案的管理工作雜亂無章，沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，且檔案管理人員水平不一

高校領(lǐng)導(dǎo)對于學(xué)籍檔案管理的重視程度不夠，在看待檔案管理工作時也存在認(rèn)識不足。因為學(xué)籍檔案管理的作用顯現(xiàn)比較滯后且隱秘，管理工作不能馬上就看出工作效果，因此并沒有設(shè)立檔案管理的專職部門，而是將檔案管理歸屬于教務(wù)處或者學(xué)生處，而且設(shè)置的檔案管理人員并沒有檔案管理方面的知識，很多都是臨時負(fù)責(zé)人員，就會造成檔案資料的缺失以及出現(xiàn)工作銜接不暢。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須提升自身對于檔案管理工作的重視程度，并設(shè)置具有專業(yè)技術(shù)任職資格且職業(yè)素養(yǎng)較高的人員進(jìn)行檔案管理工作，其對檔案管理的各項業(yè)務(wù)都要熟練掌握。

3.學(xué)籍檔案管理方式落后

高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理時并沒有明確的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，也就造成檔案管理工作雜亂無章。這種情況也是因為我國并沒有針對高校檔案管理的法律法規(guī)，因此學(xué)籍管理工作僅僅是在進(jìn)行收集、歸檔等手工操作，只是在做大量的重復(fù)性工作，致使檔案管理的工作效率極低。

4.檔案管理知識認(rèn)知度低

高校師生對于學(xué)籍檔案管理的認(rèn)知程度較低，并且大部分高校對于學(xué)籍檔案基礎(chǔ)知識并沒有進(jìn)行有效宣傳，有些學(xué)生甚至都不知道自己的學(xué)籍檔案對自己起到什么作用，在學(xué)習(xí)以及校園活動中獲得榮譽(yù)和獎勵后也不會將相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，也沒有對其進(jìn)行認(rèn)真保管，而在需要這些材料時卻已遺失，如果自身有較強(qiáng)的學(xué)籍檔案意識，就可以避免出現(xiàn)類似的狀況。

三、高校學(xué)籍檔案管理完善措施

1.建立檔案管理制度，遵循建檔原則

高校在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作時，要依據(jù)當(dāng)?shù)亟逃块T以及行政部門的規(guī)定，對學(xué)生的基本信息進(jìn)行真實、準(zhǔn)確、完整的記錄，并進(jìn)行歸檔保存，保證學(xué)生檔案的真實、完整。在日常檔案管理工作中，要及時對學(xué)生檔案進(jìn)行立卷以及歸檔工作，防止材料丟失，使學(xué)籍檔案保持高度完整性。對學(xué)生在校情況如實記錄，不可弄虛作假，如果檔案材料出現(xiàn)錯誤，要求學(xué)生立即重寫不可代為修改。在檔案管理工作中必須遵循建檔原則，并按規(guī)章制度進(jìn)行管理工作。

2.提升高校學(xué)籍檔案管理意識

高校要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，更要大力宣傳學(xué)籍檔案管理工作的重要性，提升師生以及高校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，使學(xué)校在政策上對學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行扶持，并在資金上進(jìn)行相應(yīng)的支持，更新檔案管理設(shè)備，更要注重檔案管理人員的培養(yǎng)和職稱聘評，提升管理人員的檔案管理專業(yè)技能。高校也要適時鼓勵檔案管理人員在工作中不要只是依照舊的管理方式進(jìn)行檔案管理，應(yīng)該在工作中展現(xiàn)自己的風(fēng)格，形成自己的工作特點(diǎn)，確保自己的檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)高效。并通過獎勵制度對優(yōu)秀管理員進(jìn)行嘉獎，調(diào)動其自身的工作積極性，也促使檔案管理人員將管理工作做到極致。

3.積極推行學(xué)分制管理

現(xiàn)在高校普遍都在施行學(xué)分制教育，依據(jù)這種教育形式，進(jìn)行學(xué)籍制度改革也是勢在必行。依照學(xué)分制，學(xué)生可以自主選擇所學(xué)知識并自行安排學(xué)習(xí)進(jìn)程，這是一種全新的培養(yǎng)人才的模式。因此在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理時，也要依據(jù)學(xué)生的個人實際情況以及行為的多樣性，同時結(jié)合學(xué)校的實際教育情況，有效輔助學(xué)分制的推行。學(xué)生在修滿學(xué)分后即可提前畢業(yè)，這樣也可以有效調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，并減輕學(xué)生的學(xué)習(xí)壓力，也促使學(xué)籍管理進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)型。

4.學(xué)籍檔案管理的信息化

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在高校的學(xué)籍管理工作中也要大力推行信息化管理，提高管理工作效率。我國高校學(xué)生數(shù)量不斷在增加，學(xué)校的日常活動以及校際間的合作日益增多，而學(xué)籍管理還在進(jìn)行人工操作，已經(jīng)不能應(yīng)付如此龐大的工作量，因此需要通過計算機(jī)進(jìn)行管理工作。在校園網(wǎng)中建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，使學(xué)籍管理工作信息化、智能化。在管理系統(tǒng)中，將學(xué)生在校情況進(jìn)行整理匯總，建立學(xué)生檔案庫，對學(xué)籍檔案資料可以隨時進(jìn)行統(tǒng)計和查詢，并且各部門也可以進(jìn)行信息互換，使學(xué)生學(xué)籍檔案資料更加完整。同時學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案也可以隨時進(jìn)行查看，對學(xué)籍檔案資料可以進(jìn)行檢索，促使學(xué)籍管理更加規(guī)范科學(xué)。

5.提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，建立學(xué)生檔案管理隊伍

高校的學(xué)籍檔案管理中，對于管理人員的專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)要進(jìn)行嚴(yán)格要求，高校要定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，并學(xué)習(xí)國家最新的教育法規(guī)及政策，掌握最新的計算機(jī)技術(shù)及操作技能，促使其不斷提升自身業(yè)務(wù)水平。同時高校也要建立學(xué)生檔案管理隊伍，在學(xué)生檔案管理部門中配備相應(yīng)的專業(yè)工作人員進(jìn)行管理工作，并對專職人員進(jìn)行檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，提高學(xué)生檔案管理人員的工作能力。

四、結(jié)束語

綜上所述，在高校的學(xué)籍檔案管理工作中還存在諸多問題，但仍要意識到其對高校的辦學(xué)提供決策依據(jù)，為校企合作奠定基礎(chǔ)，并提升高校的教學(xué)管理水平。因此，在時代不斷發(fā)展的背景下，要及時轉(zhuǎn)變對學(xué)籍檔案管理的方式，并結(jié)合我國教育的基本情況，提升學(xué)籍檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平。

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