芻議大數(shù)據(jù)時代下人社局辦公室文書檔案的管理和利用

王曉鋒

摘要：文書檔案是社會發(fā)展歷程的記載，客觀反映7問題的處理過程、規(guī)范管理及科學決策的實施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術(shù)性與服務(wù)型的工作。本文主要分析了文書檔案的管理特點和存在問題，并提出改進措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案 檔案管理 問題 措施

1 文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。

1.2文書檔案載體多樣，內(nèi)容豐富

作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應(yīng)以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備丁多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

1.3文檔工作一體化

文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。

2提高文書檔案管理人員素質(zhì)

常言道：“好馬要配好鞍”，文書檔案管理工作固然重要，文書檔案管理工作需要配備業(yè)務(wù)技術(shù)強、政治思想好、綜合素質(zhì)硬的固定管理人員，選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志或黨性較強的其他工作人員負責文書檔案工作。同時，文書檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為人社局領(lǐng)導正確決策提供可靠依據(jù)，為業(yè)務(wù)發(fā)展、科研提供依據(jù)，為人社局的精神文明建設(shè)和發(fā)展建設(shè)服務(wù)。要做到這些，光要有愛崗敬業(yè)、耐心細致的工作態(tài)度還不夠，還必須系統(tǒng)學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等系列法律法規(guī)，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。

（一）加強知識修養(yǎng)?，F(xiàn)代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識，可充分利用各級組織的檔案法規(guī)培訓、繼續(xù)教育、網(wǎng)絡(luò)教育和個人自學等手段進行檔案業(yè)務(wù)知識的學習，也要自覺地、全面地加強知識修養(yǎng)，拓寬知識面，學習新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供精準的、豐富的、真實的具有較高價值的原始資料，努力讓由自己經(jīng)手、處理的文字材料，形成具有較高水平和利用價值的文書檔案。

（二）加強技能修養(yǎng)。檔案是一門專業(yè)性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等都有一整套的完整理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計算機理論知識和操作技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）加強職業(yè)修養(yǎng)。文書檔案人員直接管理和掌握著文書檔案內(nèi)容，了解人社局文書檔案的秘密，因此，必須要求檔案管理人員具備過硬的職業(yè)素質(zhì)，較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，使由自己經(jīng)手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。

（四）力口強政治修養(yǎng)。文書檔案管理工作是一項復雜且細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。

3強化文書檔案質(zhì)量管理

（一）嚴格執(zhí)行檔案管理標準。文書檔案管理員要通過認真學習歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計臺賬，以科學的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用。結(jié)合人社局實際，擬定相應(yīng)工作計劃和制度，采取強有力的有效措施，規(guī)范檔案管理工作。

（二）加強檔案管理業(yè)務(wù)指導。文書檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學習和業(yè)務(wù)培訓外，還應(yīng)經(jīng)常到各科室對兼職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)指導，通過邊學習、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓學習，不斷提高人社局文書檔案管理質(zhì)量。要突出重點，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導各科室認真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門文書檔案移交時應(yīng)嚴把質(zhì)量關(guān)。按照有關(guān)標準對上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。

（三）加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權(quán)限和程序，由專人負責認真做好查閱記錄，做好保密性工作，掌握調(diào)控好文書檔案室溫濕度，做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲蛀等安全管理工作，真正為檔案管理工作上一把“安全鎖”。

4加強文書檔案開發(fā)利用

（一）認真編撰檔案信息資料。辦公室文書檔案看似簡單，但文書檔案管理工作人員要在工作中主動創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新，展示在各級領(lǐng)導和社會各界的大力支持下，人社局全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印<人社局組織沿革》、《人社局大事記》、《人社局榮譽匯編》、《人社局專題匯編》、《人社局制度匯編》等系列資料匯編。

（二）充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向人社局及上級主管部門提供各種信息數(shù)據(jù)為人社局管理決策和制訂規(guī)劃計劃、工作總結(jié)、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定人社局工作質(zhì)量評價、科研、論文撰寫等提供信息資料。三是利用檔案信息資源，為經(jīng)濟責任審計、自查、項目建設(shè)和工作檢查等提供相應(yīng)的檔案資料。四是利用檔案信息資源，為機關(guān)事業(yè)單位人員提供相應(yīng)的文件資料。

（三）發(fā)揮檔案信息資源利用率。文書檔案作為檔案中的一個類別不可小覷，充分發(fā)揮文書檔案的利用率才是真正發(fā)揮了它的價值，讓它成為領(lǐng)導決策、人事信息查詢、制度建設(shè)等的有力證據(jù)。

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部f]間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面人手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。

參考文獻

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