以流程與數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案利用服務(wù)創(chuàng)新

李倩

[摘? ? 要] 闡述了檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀，介紹了以流程與數(shù)據(jù)驅(qū)動優(yōu)化檔案利用服務(wù)的信息化建設(shè)，設(shè)計和實現(xiàn)了以查檔信息數(shù)據(jù)化、查檔過程流程化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析自動化、查檔歷史可回溯為核心的檔案利用服務(wù)系統(tǒng)，最后通過信息化實踐證明，此服務(wù)創(chuàng)新使得檔案利用服務(wù)的管理規(guī)范化、業(yè)務(wù)精細(xì)化、服務(wù)人性化。

[關(guān)鍵詞] 檔案利用服務(wù);數(shù)據(jù)化;流程化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 15. 069

[中圖分類號] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）15- 0155- 03

1? ? ? 引? ? 言

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透人們工作、生活的方方面面，極大地提高了工作生活的便利性。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，十二五時期，檔案信息化建設(shè)初具規(guī)模，初步建成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系[1]?！毒V要》中指出，在十三五期間，要加快檔案管理信息化進(jìn)程。信息化在檔案工作中的位置越來越重要。

2? ? ? 檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀

通過實地走訪、電話調(diào)研和文獻(xiàn)調(diào)研等多種方式了解到，檔案利用服務(wù)中的手工紙質(zhì)登記是目前國內(nèi)檔案館主流的登記方式。在信息化普及的大環(huán)境下，紙質(zhì)登記方式有以下缺點：

（1）用戶體驗有待加強。白紙黑字是很多人的愛好，然而，檔案館的用戶類型是多種多樣的。隨著電子產(chǎn)品的普及、信息系統(tǒng)的普遍以及人們信息素養(yǎng)的提高，越來越多的人習(xí)慣使用電子產(chǎn)品和信息系統(tǒng)作為工作、生活的方式。

（2）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析過程繁雜。紙質(zhì)登記方式中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計需要手工方式進(jìn)行。如果做進(jìn)一步的數(shù)據(jù)分析需要進(jìn)行謄抄工作，正確率較難保證。

（3）難以達(dá)到環(huán)保要求。紙質(zhì)登記方式耗費大量紙質(zhì)資源，與節(jié)能環(huán)保的要求不契合。

國務(wù)院總理李克強在2015年政府工作報告中指出要制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃。國內(nèi)一些高校檔案館采取“云盤+Excel”的方式進(jìn)行登記。這種登記方式較傳統(tǒng)紙質(zhì)登記方式相比，在信息化方面有很大的進(jìn)步：不論是登記表格的線上存儲還是數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析都較紙質(zhì)登記有明顯優(yōu)勢。但是在保護(hù)數(shù)據(jù)質(zhì)量、防止數(shù)據(jù)誤更改、誤刪除方面存在明顯短板。中國人民解放軍南京政治學(xué)院上海分院信息管理系周玲認(rèn)為信息化的關(guān)鍵不僅僅在檔案信息數(shù)字化上， 要使檔案信息能信息化地“用”與信息化地“管”[2]。因此，建立一個系統(tǒng)，科學(xué)化、信息化的實現(xiàn)檔案利用服務(wù)十分必要。

3? ? ? 以流程與數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案利用服務(wù)

在國際范圍內(nèi)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和政府的開放性，檔案在政府治理和服務(wù)中占據(jù)越來越重要的比重，電子政務(wù)的建設(shè)促使電子檔案的形成、管理、流程化、信息化以及包括互聯(lián)網(wǎng)利用在內(nèi)的多途徑利用成為主流方式[3]。在國內(nèi)范圍，“四個全面”戰(zhàn)略布局的提出、國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的提出和規(guī)劃，都給檔案收集、管理、利用工作中的流程化、數(shù)據(jù)化提出了更高的要求。

在檔案利用服務(wù)的過程中，應(yīng)做到查檔信息數(shù)據(jù)化、查檔過程流程化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析自動化、查檔歷史可回溯。

3.1? ?查檔信息數(shù)據(jù)化

查檔接待的信息數(shù)據(jù)，也具有豐富的挖掘利用價值。傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)填寫方式，查檔信息留于紙上，想要統(tǒng)計且進(jìn)一步分析比較困難。即使做了數(shù)字化處理，掃描成圖片，圖片上的文字識別、轉(zhuǎn)錄要依賴于查檔者字跡的規(guī)范程度、計算機的識別算法精準(zhǔn)程度，耗費大量人力和精力。其次，手工紙質(zhì)填寫方式對填寫信息的完整性無法查驗。在查檔接待過程中，有些查檔者出于對個人隱私的保護(hù)、認(rèn)為表格填寫煩瑣等原因，很多信息都選擇不填或錯填，對檔案接待工作造成了不便，填寫信息的準(zhǔn)確性也很難保證。因此查檔信息數(shù)據(jù)化，為后期的利用、分析、挖掘做了一個很好的鋪墊;其次，查檔信息數(shù)據(jù)化過程中的表單校驗也對查檔者的填寫信息做了規(guī)范，保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.2? ?查檔過程流程化

流程化管理是提升檔案利用服務(wù)的工作效率的客觀需要[4]。由于檔案利用服務(wù)自身的特點，導(dǎo)致查檔信息收集時容易不及時、不完整、不齊全。在檔案利用服務(wù)的過程中，應(yīng)以關(guān)鍵流程為核心，將檔案利用服務(wù)系統(tǒng)化、模塊化，按流程提供服務(wù)，提升檔案服務(wù)的效率。流程化管理是推動檔案利用服務(wù)工作機制創(chuàng)新的重要方法。運用流程化管理的理念與方法推動檔案利用服務(wù)機制創(chuàng)新，可以實現(xiàn)工作流程與檔案管理的優(yōu)化運作合理搭配，從而提升檔案利用服務(wù)工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化水平。

3.3? ?數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析自動化

查檔信息的統(tǒng)計分析是大數(shù)據(jù)背景下檔案利用服務(wù)的必然要求[5]。理清檔案利用服務(wù)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計需求、開發(fā)計算機程序?qū)⒔y(tǒng)計需求實現(xiàn)、進(jìn)行充分的驗證，是數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析自動化的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析自動化減少了人工統(tǒng)計出錯的可能，可以隨時選擇時間段查看統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，方便、快捷。

3.4? ?查檔歷史可回溯

回溯查檔歷史是檔案利用服務(wù)中不可或缺的環(huán)節(jié)[6]。傳統(tǒng)手工紙質(zhì)填寫方式，產(chǎn)生了大量的記錄查檔信息數(shù)據(jù)的紙張。存放要占用空間，查找歷史記錄如大海撈針。利用計算機軟件系統(tǒng)輔助檔案利用服務(wù)，歷史數(shù)據(jù)都存于數(shù)據(jù)庫中，查找記錄的便利性大大增強。

4? ? ? 檔案利用服務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

檔案利用服務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計圖見圖1，系統(tǒng)架構(gòu)分為四層：人機交互層、業(yè)務(wù)流程處理層、數(shù)據(jù)分析與報表統(tǒng)計層、系統(tǒng)管理層。

人機交互層是直接面向用戶的Web界面，學(xué)生校友、校內(nèi)單位以及校外單位通過三個不同的表單界面填寫基本信息（姓名、手機號碼、性別、有效證件等）和選擇要辦理的業(yè)務(wù)（中文成績單、中文錄取證明、中文學(xué)歷證明、中文學(xué)位證明、英文成績單、錄取證明英文翻譯建核實、學(xué)位證書英文翻譯件核實、學(xué)位證書英文翻譯件核實以及其他查檔要求）。用戶可以在幾十秒內(nèi)快速完成信息填表，大大減少了后續(xù)溝通的成本，縮短辦理時間，給用戶便捷、高效的體驗。

業(yè)務(wù)流程處理層是檔案館工作人員日常辦公依賴的業(yè)務(wù)流程，實時查看用戶提交的信息，審核確認(rèn)后，線下辦理查檔業(yè)務(wù)，并根據(jù)查檔情況填報查檔結(jié)果，反饋用戶。在查檔利用服務(wù)工作中，增強人性化服務(wù)意識，對外地單位和校友希望通過郵件等方式查檔的需求，部門工作人員在仔細(xì)核對各類信息，做好保密措施的前提下，通過郵件、快遞等方式給予服務(wù)。并通過后臺新增業(yè)務(wù)辦理流程，將這些信息電子化保存，有效做到檔案利用數(shù)據(jù)的全覆蓋。

數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計報表層是檔案館領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)KPI，通過實時的報表統(tǒng)計，年度、季度、月、周的業(yè)務(wù)情況可以直觀的展示核心KPI，如接待人次、查檔卷次、查檔件次、打印復(fù)印張數(shù)、郵件辦理人數(shù)、補人事檔案人次，以及憑證檔案、其他綜合檔案、中文檔案、英文檔案、學(xué)生類別等各種維度對檔案利用的統(tǒng)計。真正做到用數(shù)據(jù)輔助決策，用數(shù)據(jù)支撐決策。

系統(tǒng)管理層是系統(tǒng)運維人員保證系統(tǒng)正常運行的有效工具。通過用戶管理、角色管理、權(quán)限管理，菜單管理、基礎(chǔ)字典表維護(hù)、操作記錄審計等基礎(chǔ)功能模塊做系統(tǒng)進(jìn)行日常的運行維護(hù)，保證系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、有效的運行。

5? ? ? 檔案利用服務(wù)系統(tǒng)特點

5.1? ?以流程化思維梳理業(yè)務(wù)

梳理檔案利用的業(yè)務(wù)流程，三類用戶群體，通過填寫不同的表單信息，選擇各自辦理的業(yè)務(wù)，工作人員后臺審核，并線下辦理查檔業(yè)務(wù)，將查檔情況填報到系統(tǒng)中并反饋給用戶，高效地將線上與線下的業(yè)務(wù)有機整合，有效地減少的溝通協(xié)調(diào)的成本，提高工作效率，降低人為出錯的可能。檔案利用服務(wù)系統(tǒng)流程圖見圖2。

5.2? ?數(shù)據(jù)化貫穿檔案利用服務(wù)

數(shù)據(jù)分為三大類：

第一類，用戶的基本信息：姓名、手機號碼、性別、證件號碼、學(xué)生類型、學(xué)生類別、地區(qū)、委托人，經(jīng)辦人等。

第二類，業(yè)務(wù)基本情況：中文成績單、中文錄取證明、中文學(xué)歷證明、中文學(xué)位證明、英文成績單、錄取證明英文翻譯建核實、學(xué)位證書英文翻譯件核實、學(xué)位證書英文翻譯件核實以及其他查檔要求等。

第三類，檔案利用指標(biāo)數(shù)據(jù)：接待人次、查檔卷次、查檔件次、打印復(fù)印張數(shù)、郵件辦理人數(shù)、補人事檔案人次等

有了明確的業(yè)務(wù)流程，將信息和數(shù)據(jù)有效地揉進(jìn)了流程中，使數(shù)據(jù)和信息在流程中不斷地運轉(zhuǎn)。數(shù)據(jù)驅(qū)動流程，流程驅(qū)動管理，兩者結(jié)合，使檔案館向檔案利用業(yè)務(wù)的智能化前進(jìn)了一步。

6? ? ? 檔案利用服務(wù)應(yīng)用成效

（1）管理更加規(guī)范。通過管理流程的再造與重構(gòu)，以信息化的方式將流程落地。

（2）業(yè)務(wù)更加精細(xì)。通過數(shù)據(jù)指標(biāo)（KPI）驅(qū)動業(yè)務(wù)流程，持續(xù)優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作的開展，以數(shù)據(jù)輔助決策。

（3）服務(wù)更加人性化。通過檔案利用服務(wù)系統(tǒng)的實現(xiàn)，為用戶提供便捷的業(yè)務(wù)申請與辦理方式，給用戶個性化的服務(wù)體驗。

7? ? ? 結(jié)? ?語

檔案工作具有鮮明的政治屬性和法律屬性，是學(xué)校各項工作依法依規(guī)開展的重要依據(jù)，是推進(jìn)依法治校工作的重要助手，是支撐學(xué)校各項事業(yè)健康發(fā)展的重要資源。檔案館牢固樹立“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”[7]的政治站位，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動流程，流程驅(qū)動管理的基本思想，著力推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、精細(xì)化和人性化，不斷加強管理服務(wù)創(chuàng)新，更好地服務(wù)于廣大師生和校友的需求，服務(wù)于學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的需要和學(xué)校中心工作的開展。

主要參考文獻(xiàn)

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