事業(yè)單位檔案管理作用與建議

寧雪松

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作起到重要作用，檔案管理是對(duì)重要信息、寶貴信息的妥善保存管理和充分利用，能夠幫助事業(yè)單位引進(jìn)人才，選拔人才;可以作為單位發(fā)展方向的重要參考資料，提升單位發(fā)展方向選擇的正確機(jī)率。從長遠(yuǎn)角度看，更加可以實(shí)現(xiàn)并提升事業(yè)單位的工作效率。本文就事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，針對(duì)問題提出了具有執(zhí)行意義的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息化;材料評(píng)估;人才培養(yǎng);管理制度;檔案

一、事業(yè)單位進(jìn)行高效率檔案管理的重要性

事業(yè)單位要為群眾服務(wù)，走群眾路線，就要發(fā)揮事業(yè)單位的作用，辦實(shí)事。檔案能夠記載過去，書寫現(xiàn)在，將珍貴的信息收藏，從發(fā)展中總結(jié)得失。溫故知新，從過去展望未來。對(duì)于事業(yè)單位的實(shí)際工作，對(duì)于事業(yè)單位的人才培養(yǎng)，對(duì)于事業(yè)單位的長期發(fā)展都起到重要的作用。要做好事業(yè)單位的檔案管理工作，就要敢于面對(duì)檔案管理工作中存在的問題，有針對(duì)性的分析，找出原因，尋找解決的途徑與措施。

二、事業(yè)單位檔案管理中常見問題分析

2.1管理制度不完善，管理過程混亂

要讓檔案管理有序化，科學(xué)化，提升檔案管理的工作效率。就不能盲目的進(jìn)行檔案管理。要具備大局觀，在具體的檔案管理手段實(shí)施前，應(yīng)該對(duì)整體管理過程有所規(guī)劃。這就需要出臺(tái)相應(yīng)的管理制度，管理制度缺位，造成管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)，管理過程隨意化，不能有效的進(jìn)行配合，缺乏團(tuán)隊(duì)的合作機(jī)制。從而造成了檔案管理過程中工作的混亂與無序。

2.2檔案管理過程中信息化技術(shù)融合程度不夠

早期，傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人工完成，使用紙質(zhì)文件為主，進(jìn)行珍貴資料的物理保存。這樣的保存方式在一定時(shí)期內(nèi)，發(fā)揮了重要的作用。但是伴隨社會(huì)的進(jìn)步，信息量幾何倍數(shù)一般的增長，傳統(tǒng)的人工管理物理文件保存，已經(jīng)無法滿足信息的快速增長。而信息技術(shù)的出現(xiàn)，解決了這個(gè)問題。于是，信息化檔案管理觀念出現(xiàn)在檔案管理工作者的視野當(dāng)中，檔案工作者開始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存和檢索。這簡化了檔案管理的工作流程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的大量便捷存儲(chǔ)。

但這并不是信息化檔案管理的全部內(nèi)容，只是信息化檔案管理的一小部分，是靜態(tài)的信息化檔案管理。其實(shí)，使用信息化技術(shù)，可以進(jìn)行兄弟單位信息網(wǎng)絡(luò)互連，實(shí)現(xiàn)多部門檔案信息檢索從而實(shí)現(xiàn)多部門異地聯(lián)網(wǎng)辦公?？梢宰寵n案信息動(dòng)態(tài)的展現(xiàn)應(yīng)用價(jià)值。

2.3部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展起到重要作用，但它并不直接體現(xiàn)在單位效益或者短期成果當(dāng)中，相反的，它主要是通過長期的潛移默化的作用，幫助事業(yè)單位得到良性的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理相關(guān)建議

3.1對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長期規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

通過實(shí)踐證明，對(duì)于大型單位的檔案應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案資料信息中心或者是檔案館，中小型單位應(yīng)該建立檔案室，將單位的檔案實(shí)現(xiàn)集中管理以及統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。這樣一來，不僅能夠保證單位檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡機(jī)構(gòu)，減少相應(yīng)的單位成本。另一方面，檔案的管理應(yīng)該從便于利用的原則出發(fā)，應(yīng)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行分門別類的管理，從而使單位的全部檔案在實(shí)體上能夠構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一以及科學(xué)的類別體系。實(shí)現(xiàn)檔案綜合分類管理，有利于檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

3.2打造過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)是具備過硬的檔案管理人才，形成檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。第一點(diǎn)，要培養(yǎng)檔案工作者的責(zé)任心，要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作崗位的重要作用，不斷的提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。具備活到老學(xué)到老的精神。第二點(diǎn)，要吸引檔案管理專業(yè)人才，在傳統(tǒng)的檔案管理工作隊(duì)伍中，很多工作者都是從不同部門調(diào)轉(zhuǎn)到檔案管理部門，檔案管理專業(yè)人才不足，因此要給出豐厚的薪酬待遇，吸引優(yōu)秀專業(yè)人才，走入檔案管理工作崗位。第三點(diǎn)，新老檔案管理員工，要進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)交流。兩者的優(yōu)勢與劣勢都很明顯。老員工對(duì)事業(yè)單位自身情況更為了解，管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但是缺乏學(xué)習(xí)精神，創(chuàng)新能力不足，對(duì)新事物接受的速度慢。新員工朝氣蓬勃，能夠把大量的時(shí)間投入到工作當(dāng)中。充滿了工作激情。但是對(duì)于工作經(jīng)驗(yàn)匱乏，需要一定的時(shí)間進(jìn)行培養(yǎng)。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案綜合管理提出了新的管理要求。尤其是辦公自動(dòng)化以及無紙化等新事物的出現(xiàn)，是檔案管理工作發(fā)生很大的變化，因此，全面實(shí)現(xiàn)電子化管理，采用電子計(jì)算機(jī)以及掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應(yīng)該逐步建立以及健全檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。特別是使用條形碼技術(shù)，能夠使檔案人員在調(diào)出或者歸還檔案時(shí)，主需要通過條形碼管理，就能夠準(zhǔn)確讀取每一件檔案的詳細(xì)信息，確保每一件不漏。采用專門的軟件，對(duì)于超時(shí)以及沒有及時(shí)歸還檔案的人員，可以進(jìn)行提醒，能夠有效防止檔案由于外借兒導(dǎo)致的丟失;使用條形碼技術(shù)采用電腦打印，就避免了過去使用油墨打印，檔案號(hào)出現(xiàn)墨跡不清，甚至是涂改現(xiàn)象，采用條形碼技術(shù)能夠大大避免這種情況的出現(xiàn)，并且打印統(tǒng)一規(guī)格的紙張，外形也比較美觀。

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