探究新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

鄧婉萍

摘要：雖然我國事業(yè)單位不是政府的職能機(jī)構(gòu)，但事業(yè)單位的內(nèi)部架構(gòu)與政府機(jī)構(gòu)非常相似，往往對外表現(xiàn)出一定的社會責(zé)任。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作能夠推動事業(yè)單位的快速發(fā)展，也能夠快速提高事業(yè)單位的作業(yè)效率。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際的情況加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識，結(jié)合當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來管理檔案，以期使得事業(yè)單位的檔案管理能夠促使事業(yè)單位的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期;事業(yè)單位;創(chuàng)新思路

由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位也隨之迎來了快速發(fā)展，快速發(fā)展的事業(yè)單位使得其檔案資料增加的速度加快，從而使得事業(yè)單位的檔案管理成為阻礙事業(yè)單位快速發(fā)展的難題。這需要事業(yè)單位從實際情況著手，就事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理硬件進(jìn)行升級改造，提高檔案管理相關(guān)人員的綜合能力，確保改造以后的硬件環(huán)境能夠滿足事業(yè)單位的需要。

一、當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理過程中所存在的問題

1.1 事業(yè)單位沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

檔案管理需要確保檔案的真實和完整，并能夠依照所規(guī)定的規(guī)則被放置在相應(yīng)的位置，當(dāng)需要被查閱的時候，能夠第一時間進(jìn)行調(diào)取。少部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于單位內(nèi)部的檔案管理工作存在著認(rèn)識不足的情況，這往往是因為部分工作人員的綜合能力有待進(jìn)一步提升。由于事業(yè)單位的檔案管理能力不足以應(yīng)對快速增加的檔案資料，使得對檔案資料的分類和編排不滿足實際的情況。還存在著事業(yè)單位對于檔案保管硬件投入不足，這是由于檔案的保管對于環(huán)境的要求相對較高，房屋的物理條件如果不達(dá)標(biāo)，將會使得檔案的保管時間將會大大降低。由于檔案管理負(fù)責(zé)人對于檔案工作的認(rèn)識不足，在日常工作的過程中沒有較大的積極性，這使得檔案管理工作存在著非常大的改善空間。

1.2 事業(yè)單位的檔案管理方式落后

隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)與非常多的行業(yè)相互結(jié)合，并促進(jìn)其工作效率的提高。存在著部分事業(yè)單位在檔案管理上仍然采用紙質(zhì)目錄進(jìn)行查找，這使得查找的效率非常低下。由于當(dāng)前對檔案查找的要求越來越高，檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合是必然的趨勢。將紙質(zhì)檔案電子化，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔，保存在電腦中，當(dāng)需要對資料進(jìn)行調(diào)用的時候，能夠第一時間查找到相關(guān)的檔案。由于調(diào)用電子檔案能夠避免對紙質(zhì)檔案的翻閱，這將會使得紙質(zhì)檔案的保護(hù)得到大大的增強(qiáng)，最大程度上延長紙質(zhì)檔案的壽命。

1.3 事業(yè)單位的檔案管理人員綜合能力有待提高

檔案管理工作人員需要具備扎實的理論基礎(chǔ)，還需要擁有大量的工作經(jīng)驗。由于檔案管理不單單是將需要保存的文件進(jìn)行歸納整理，還需要對需要保存的資料進(jìn)行系統(tǒng)性的收集、分類、編目等工作，將零散的檔案資料進(jìn)行整理，裝入檔案管理盒，并放置于檔案保管柜中。簡單的檔案保管操作過程中卻需要專業(yè)的知識儲備。存在著部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，在日常的檔案管理工作過程中出現(xiàn)了較多的問題，從而使得檔案管理工作無法支撐事業(yè)單位各個部門的正常運轉(zhuǎn)。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 更新事業(yè)單位對檔案管理理念

為了滿足當(dāng)前對事業(yè)單位深入改革的要求，事業(yè)單位檔案管理也需要結(jié)合實際的情況進(jìn)行深入改革，淘汰不適應(yīng)新環(huán)境下的檔案管理方法，不斷的完善事業(yè)單位檔案管理方法。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位檔案管理的實際需要，加大對事業(yè)單位檔案管理的人力和物力的投入，使得檔案管理的硬件得到改善，使得檔案管理工作能夠真正的推動事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2 促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理信息化

對檔案管理能力非常重要的影響因素是事業(yè)單位檔案管理的硬件要求是否滿足實際的要求。事業(yè)單位需要加大檔案管理過程中所投入的資金，采購足夠數(shù)量的電腦設(shè)備，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使得事業(yè)單位的檔案管理能夠快速的電子化。檔案管理信息化的發(fā)展是對傳統(tǒng)的檔案管理的方法的升級，這是檔案管理發(fā)展的必然選擇。傳統(tǒng)的檔案管理存在著檔案查找效率較低、需要耗費大量的人力的弊端。檔案管理信息化能夠直接在電腦上快速查找相應(yīng)的檔案，實現(xiàn)了檔案資料共享的目標(biāo)。檔案管理也很大程度上完善了檔案查找的權(quán)限，最大程度上保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完好。

2.3 提高事業(yè)單位檔案管理人員綜合能力

檔案管理工作對于事業(yè)單位而言非常重要，事業(yè)單位人員需要確保檔案管理工作崗位上人員的綜合能力滿足實際檔案管理的需要。首先，檔案管理崗位的工作人員單單需要具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識，還需要具備豐富的檔案管理工作經(jīng)驗。掌握檔案管理過程中的新技能，不斷提高檔案管理的能力。由于檔案管理工作相對繁瑣，事業(yè)單位需要結(jié)合實際的情況，對從檔案管理工作人員予以一定的獎勵，使得檔案管理工作人員的積極性大大提高。

三、結(jié)語

檔案管理在事業(yè)單位的日常發(fā)展過程中有著非常重要的地位。這要求事業(yè)單位負(fù)責(zé)人能夠充分意識到檔案管理對于事業(yè)單位日常發(fā)展的重要影響。相關(guān)工作人員還需要不斷的對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，以尋求最佳的檔案管理解決方法，不斷的提高檔案管理工作的效率。

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