檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

姜媛

摘要：隨著時代的不斷變化，網(wǎng)絡(luò)信息的不斷更新，檔案信息化的管理模式越來越受到關(guān)注，而這樣的檔案管理模式還不夠成熟，對于檔案管理者來說還有很長的路要走，為了更好地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度是不可缺少的。只有提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、做好檔案管理業(yè)務(wù)檢查工作、開發(fā)檔案信息高價值利用，嚴(yán)格遵循檔案管理的相關(guān)制度，才能在不斷進(jìn)步的時代中做好檔案管理，做好檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理

1.明確檔案信息化

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導(dǎo)之下，各個部門與機(jī)構(gòu)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強(qiáng)其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關(guān)管理人員利用檔案實(shí)體保管方式，將其作為管理工作的重點(diǎn)項目，然后利用數(shù)字化管理技術(shù)開展相關(guān)工作，向檔案管理實(shí)體提供信息化服務(wù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設(shè)必須要明確以下幾點(diǎn)：第一，要保證檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲存效率與質(zhì)量，達(dá)到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式。

2.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1信息來源分散復(fù)雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

2.2檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。

近年來，國家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

2.3人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動檔案信息化建設(shè)的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務(wù)意識差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。

3.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

3.1建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。在信息飛速發(fā)展的今天，即使對檔案進(jìn)行信息化管理，也需要具體的制度和要求，因此，建立健全的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)及制度就變得非常重要，只有健全的網(wǎng)絡(luò)及制度，才能對負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員實(shí)施統(tǒng)一調(diào)度。所要建立的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，需要包括負(fù)責(zé)各個崗位的工作人員協(xié)調(diào)配合，對每位成員的工作職責(zé)進(jìn)行劃分和明確，另外還要設(shè)立一名總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)信息化檔案的總體管理。對于檔案管理網(wǎng)絡(luò)里的每個人來說都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在網(wǎng)絡(luò)平臺的形成初期要對每個人進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)并研究有關(guān)法律，在工作中積極討論出現(xiàn)的問題及解決方法，將所學(xué)到的辦法運(yùn)用到實(shí)踐中去，并對實(shí)踐時的應(yīng)用設(shè)立規(guī)章制度，保證檔案信息化管理的良好運(yùn)行。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)水平。對于檔案信息化管理這樣的細(xì)活來說，操作者的能力和素質(zhì)基本上決定了檔案的價值，素質(zhì)不僅僅是體現(xiàn)在責(zé)任心上，還體現(xiàn)在檔案管理者的知識儲備量上。由于信息化檔案的涉及面廣，因此管理人員對各個方面檔案的管理水平存在著一定的差異，在這種情況下，對各級資料人員進(jìn)行定期培訓(xùn)成了重中之重，將檔案管理者的責(zé)任心和細(xì)心激發(fā)出來，才有利于檔案管理的工作開展。因為檔案的信息化管理不僅僅是在網(wǎng)絡(luò)上的簡單工作，還是考驗工作中細(xì)心和耐心的工作。另外，檔案信息化管理人員的服務(wù)意識也要進(jìn)行一定程度的改變，檔案信息化的管理模式不在強(qiáng)調(diào)信息的保密性，一味地對檔案信息進(jìn)行保管，而是應(yīng)該多利用，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值，改變檔案管理人員的價值取向和傳統(tǒng)思維模式，將檔案的作用價值發(fā)揮到最大。

3.3做好檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)檢查。對于檔案信息化管理來說，基本目的就是將所需要的檔案和信息進(jìn)行歸檔，對其進(jìn)行整理、編制等工作，然后將所擁有的檔案信息應(yīng)用到需要的地方，在這樣的工作過程中，為了不發(fā)生錯誤，我們需要在檔案信息化建設(shè)的過程中安排業(yè)務(wù)指導(dǎo)部分，這樣的指導(dǎo)由檔案管理部門進(jìn)行組織，參與者包括檔案管理者、技術(shù)人員以及參與其中的部分領(lǐng)導(dǎo)。努力提升檔案管理人員的意識，既能提高檔案信息化管理水平，也能讓工作人員按標(biāo)準(zhǔn)做事，而為了使檔案中記錄的數(shù)據(jù)及資料準(zhǔn)確無誤，還應(yīng)該在記錄完全后安排專人進(jìn)行檢查，對資料進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，以免發(fā)生錯誤。

3.4發(fā)展檔案信息開發(fā)利用工作。對于檔案信息化管理中所涉及的信息來說，種類繁雜多樣，而根據(jù)這樣的特點(diǎn)，我們?yōu)榱烁奖愕胤?wù)于后期工作，更方便地應(yīng)用這些信息，就必須要根據(jù)相關(guān)規(guī)范的指導(dǎo)要求來進(jìn)行工作，對信息進(jìn)行收集、分類、歸檔，如果可能的話，在專業(yè)人士的幫助下還可以對整理好的檔案進(jìn)行編制電子書的處理，就如《資料匯編》一樣，由于其具有相關(guān)的信息和資料，所以對其進(jìn)行開發(fā)利用正是應(yīng)用價值最大化的表現(xiàn)，只有做好檔案的開發(fā)利用工作，才能對后來的工作提供大的幫助。

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