新時(shí)期檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策

何聰聰

【摘要】基于對(duì)新時(shí)期單位檔案收集工作中存在問題及對(duì)策的研究，首先，闡述收集與使用脫節(jié)、信息技術(shù)使用是如今新時(shí)期單位檔案收集工作難點(diǎn)。然后，分析新時(shí)期單位檔案收集工作中存在重視程度有待加強(qiáng)、收集工作不規(guī)范等問題。最后，為保證新時(shí)期單位檔案收集工作順利展開，并充分發(fā)揮作用，給出加強(qiáng)檔案意識(shí)、建立檔案收集工作考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制、制定并實(shí)施有效的控制手段等有效措施。

【關(guān)鍵詞】單位 ?檔案收集 ?工作人員

檔案收集工作在單位發(fā)展占據(jù)重要作用，在單位各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)中，檔案收集是最基礎(chǔ)工作也是最關(guān)鍵工作。檔案收集到信息資料是否真實(shí)會(huì)對(duì)后續(xù)檔案工作以及檔案使用產(chǎn)生影響，只有做好檔案收集工作，單位內(nèi)各項(xiàng)檔案管理等工作才能有序進(jìn)行。保證檔案信息資料的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，為單位決策者提供科學(xué)依據(jù)。在如今新時(shí)期下，檔案工作已經(jīng)成為增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。所以，本文將針對(duì)新時(shí)期單位檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策等內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)闡述。

一、新時(shí)期單位檔案收集工作難點(diǎn)分析

（一）收集與使用脫節(jié)難點(diǎn)

在如今新時(shí)期中，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展尤其迅速，而且各項(xiàng)改革工作正在逐漸推進(jìn)當(dāng)中。所以，社會(huì)市場(chǎng)中對(duì)檔案的要求也隨之提升。所以，單位檔案收集工作將會(huì)面臨諸多難點(diǎn)，其中檔案使用與檔案收集脫節(jié)情況較為嚴(yán)重，會(huì)對(duì)單位檔案利用產(chǎn)生影響。

（二）信息技術(shù)使用難點(diǎn)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)單位已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。所以，在單位檔案收集中也逐漸利用各類先進(jìn)技術(shù)以及軟件等，檔案管理工作以及檔案收集等工作已經(jīng)朝著信息化方向邁進(jìn)。但是隨著先進(jìn)信息技術(shù)的使用，致使檔案資料真實(shí)性存在問題。與此同時(shí)，檔案收集工作的難度也隨之增加。

二、新時(shí)期單位檔案收集工作中存在的問題

（一）重視程度有待加強(qiáng)

在單位工作與發(fā)展中，許多單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理者將創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益放在工作首位，對(duì)檔案收集工作以及管理工作等造成忽視。針對(duì)檔案收集工作并沒有建立相應(yīng)管理制度與管理措施，導(dǎo)致檔案中的信息缺乏完整性，而且真實(shí)性也無法保障。盡管有部分單位構(gòu)建相應(yīng)管理制度，但是并沒有落在工作實(shí)處。

（二）收集工作不規(guī)范

在單位當(dāng)中，存在部分單位對(duì)于資料的收集、整理、移交和保管等環(huán)節(jié)步驟不規(guī)范等情況，例如，檔案資料收集過程中，歸檔文件不齊全，文件丟失、編號(hào)重復(fù)，文件具體時(shí)間與形成的時(shí)間存在出入，一些文件只存有正文，而缺少發(fā)文卡，甚至有的文件無任何公章。

三、新時(shí)期單位檔案收集工作有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案意識(shí)

在如今新時(shí)期下，單位檔案收集工作想要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并且充分發(fā)揮自身最大作用，促進(jìn)單位更好發(fā)展。不僅需要檔案管理部門肩負(fù)起自身責(zé)任，還需要單位內(nèi)各個(gè)工作人員的配合與幫助。所以，單位檔案管理工作人員需要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)、管理者以及工作人員宣傳檔案收集工作重要性，提高單位全體工作人員檔案意識(shí)。尤其要取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視，才能夠結(jié)合單位檔案收集實(shí)際情況，制定出相應(yīng)管理制度與管理措施。保障將各項(xiàng)檔案收集工作落在實(shí)處，每位工作人員及時(shí)發(fā)揮作用，做好自身工作，使檔案收集的完整性與真實(shí)性得到保障。比如，在單位內(nèi)落實(shí)檔案知識(shí)培訓(xùn)工作，保證每一位工作人員參與到培訓(xùn)課程中，提升檔案意識(shí)，保證檔案收集工作順利展開。

（二）建立檔案收集工作考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制

基于對(duì)制度的建立和完善對(duì)相關(guān)工作人員的責(zé)任進(jìn)一步明確，將歸檔的結(jié)果和最終的業(yè)績相聯(lián)系，進(jìn)而全面地調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，積極主動(dòng)地將檔案收集工作做好。制定的考核與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制應(yīng)該涵蓋以下幾個(gè)方面：一是考核依據(jù)，考核制度一定要有理有據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的法律法規(guī)?？己藘?nèi)容要針對(duì)工作人員不同的責(zé)任范圍與歸檔最終時(shí)間、范圍等質(zhì)量進(jìn)行考核。檔案部門必須按照單位內(nèi)部的具體職能，對(duì)材料文件的變化及時(shí)掌握，考核形式要做到靈活、具體和全面。考核評(píng)價(jià)實(shí)施量化分級(jí)考核，最終考核成績與每個(gè)工作人員獎(jiǎng)金掛鉤，做到有懲罰也有獎(jiǎng)勵(lì)。

（三）制定并實(shí)施有效的控制手段，確保檔案收集的完整性與系統(tǒng)性

為了保證檔案收集的完整性與系統(tǒng)性，需要實(shí)施有效的控制手段，如預(yù)約收集、現(xiàn)場(chǎng)收集等。預(yù)約收集指的是在收集相關(guān)工作中結(jié)合之前的經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際情況，預(yù)見可能產(chǎn)生的材料檔案，檔案工作人員對(duì)布置的工作進(jìn)行公布，如檔案材料產(chǎn)生的名稱、條款、歸檔時(shí)間與要求等?，F(xiàn)場(chǎng)收集要求檔案部門全程參與驗(yàn)收與鑒定，對(duì)對(duì)歸檔的文件必須及時(shí)歸檔驗(yàn)收處理，例如科研課題材料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、評(píng)審鑒定會(huì)議材料等，對(duì)于不合格的材料檔案要通知單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完整，更改錯(cuò)誤。

四、結(jié)束語

綜上所述，在單位不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作在其中發(fā)揮著不可替代的作用。在如今新時(shí)期，檔案管理工作已經(jīng)成為單位更好發(fā)展的關(guān)鍵因素。想要做好檔案管理工作需要首先完成檔案收集工作，檔案收集是各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)的關(guān)鍵。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案收集工作對(duì)單位發(fā)展重要作用，提高對(duì)檔案收集工作的重視，在單位內(nèi)更好落實(shí)檔案收集工作。保證每一位工作人員能夠積極參與到檔案收集工作中，為檔案收集工作貢獻(xiàn)出自身力量，從而為單位未來更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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