招標(biāo)檔案管理中存在的問題及對策探討

劉安冬

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場的資金活躍度明顯提高，各單位、各企業(yè)在籌備建設(shè)項目或工程的過程中，一般都會設(shè)立招標(biāo)環(huán)節(jié)。招標(biāo)工作主要是通過招標(biāo)會的形式來進(jìn)行，招標(biāo)工作中會涉及到項目信息、審批的招標(biāo)文件以及招標(biāo)會議舉辦情況等各類資料，這類資料要以檔案的形式進(jìn)行保存與管理，就形成了招標(biāo)檔案。招標(biāo)檔案所反映的是整個招標(biāo)過程中的真實情況，檔案中所記錄的信息對招標(biāo)工作的開展有重要的指導(dǎo)、借鑒和參考作用，因此我們必須要更加重視招標(biāo)檔案管理工作。文章就主要圍繞當(dāng)前招標(biāo)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并探討相應(yīng)的解決之策。

關(guān)鍵詞：招標(biāo)檔案管理;問題分析;對策探討

招標(biāo)檔案記錄著招標(biāo)工作中涉及到的許多重要信息，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)貫穿于招標(biāo)環(huán)節(jié)的始終，從招標(biāo)立項開始一直到項目中標(biāo)書的發(fā)放，都要有專門的檔案管理人員對相應(yīng)的信息、數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行匯總整理，最終形成完整的招標(biāo)檔案。這類招標(biāo)檔案可以直接作為某個工程項目或投資項目的原始依據(jù)，為監(jiān)督管理部門審核招標(biāo)流程是否合乎規(guī)定提供了參考，同時加強招標(biāo)檔案管理還能夠有效的減少項目的招標(biāo)風(fēng)險，為維護(hù)招標(biāo)方的合法權(quán)益提供法律依據(jù)。本來就主要從分析招標(biāo)檔案管理工作的主要內(nèi)容和重要作用入手，探討當(dāng)前招標(biāo)檔案管理工作中存在的主要問題和應(yīng)對之策。

一、招標(biāo)檔案管理的主要內(nèi)容

（一）立項資料

立項資料管理是招標(biāo)檔案管理工作中的基礎(chǔ)組成部分。立項資料主要就是指針對某一個招標(biāo)項目在確定招標(biāo)計劃之前，所涉及到的原始數(shù)據(jù)和資料，比如一項工程在進(jìn)行招標(biāo)時必須要有設(shè)計圖紙、工程參數(shù)、技術(shù)參考等基礎(chǔ)資料作為招標(biāo)項目的參考說明，這樣可以使投資方或?qū)徟藛T對該招標(biāo)項目有大體的了解，從而為后續(xù)招標(biāo)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。因此在進(jìn)行立項資料檔案管理時，必須要確保原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實性。

（二）招標(biāo)文件

招標(biāo)文件管理是招標(biāo)檔案管理工作的重中之重，可以說招標(biāo)文件是招標(biāo)檔案的核心組成部分，也是體現(xiàn)招標(biāo)工作規(guī)范性的重要依據(jù)。一個項目在進(jìn)行招標(biāo)之前，必須要將有關(guān)的招標(biāo)公告進(jìn)行公示，同時還要報送有關(guān)部門對招標(biāo)文件進(jìn)行審核登記和備份。招標(biāo)文件中會涉及到一些具體的項目細(xì)節(jié)，招標(biāo)文件具有一定的法律效力，通過對招標(biāo)文件的原件進(jìn)行檔案管理，可以有效的維護(hù)招標(biāo)方的合法權(quán)益。

（三）招標(biāo)過程記錄

招標(biāo)過程記錄是招標(biāo)檔案管理工作的重要組成部分，招標(biāo)過程記錄主要就是指招標(biāo)方在舉辦招標(biāo)會時，所邀請的投資方人員、到會情況、投標(biāo)文件等信息資料進(jìn)行全過程的追蹤記錄，在完成招標(biāo)會后，方便項目管理人員對會議過程進(jìn)行回顧，同時審核投資方的資質(zhì)，最終確定中標(biāo)單位。通過對整個招標(biāo)過程的完整記錄，并以檔案的形式留存下來，可以最大限度的保證招標(biāo)活動的公平性與公正性，也方便其他未中標(biāo)單位和相關(guān)部門進(jìn)行驗證與監(jiān)督，體現(xiàn)了項目招標(biāo)流程的規(guī)范性。

二、招標(biāo)檔案管理中存在的問題分析

（一）招標(biāo)方對檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面

當(dāng)前許多單位在組織招標(biāo)工作時，存在著對招標(biāo)檔案管理工作認(rèn)識不夠全面的問題，忽視了招標(biāo)檔案管理的重要作用。主要就表現(xiàn)在一是許多招標(biāo)方在進(jìn)行公開招標(biāo)的環(huán)節(jié)，往往將工作重點放在招標(biāo)的實際金額和業(yè)績上，一切以最終的利益最大化為目的，對涉及招標(biāo)信息資料和過程記錄的檔案管理工作并沒有足夠的重視，也沒有投入相應(yīng)的人力物力規(guī)范檔案管理操作。二是表現(xiàn)在許多招標(biāo)方對相應(yīng)的招標(biāo)工作流程進(jìn)行了簡化，只是召集了招標(biāo)人，投標(biāo)人雙方組織一場招標(biāo)會，會后直接發(fā)送中標(biāo)書就算完成了招標(biāo)工作。這種簡化的流程雖然能夠提高招標(biāo)效率，但是弊大于利，其中的風(fēng)險因素是非常大的，而由于缺少真實有效的檔案信息管理，也無法真正做到招標(biāo)工作的公開與透明，也就不能保證整個招標(biāo)環(huán)節(jié)的合理性和合法性。

（二）缺乏有效的招標(biāo)檔案管理制度

招標(biāo)單位在組織實施招標(biāo)工作時，往往還存在著缺乏有效的招標(biāo)檔案管理制度的問題。一項招標(biāo)項目所涉及的原始立項資料、招標(biāo)過程信息是非常繁瑣和冗雜的，如果沒有一套完整的招標(biāo)檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，很容易導(dǎo)致檔案信息的不完整性，影響招標(biāo)檔案的實際利用率。首先，招標(biāo)單位在檔案管理的機構(gòu)設(shè)置和人員配置上都存在一定的欠缺，沒有在制度層面規(guī)定檔案管理的崗位職責(zé)，使得現(xiàn)有的檔案管理人員工作上存在很大的隨意性，嚴(yán)重影響了招標(biāo)單位檔案管理工作的質(zhì)量。其次，由于缺乏嚴(yán)格的招標(biāo)歸檔管理制度，使得檔案管理工作存在嚴(yán)重的滯后性，也就是沒有做到檔案管理與招標(biāo)工作同步進(jìn)行，是在招標(biāo)完成后的很長一段時間內(nèi)還存在著檔案信息殘缺不全的問題。招標(biāo)工作有著相應(yīng)的法律法規(guī)約束，如果后續(xù)的檔案管理不能提供準(zhǔn)確真實的依據(jù)，監(jiān)督管理部門對公開招標(biāo)產(chǎn)生的中標(biāo)結(jié)果將會提出質(zhì)疑，嚴(yán)重阻礙招標(biāo)項目的順利進(jìn)行。

（三）招標(biāo)方的檔案管理工作方式落后

當(dāng)前招標(biāo)方在組織招標(biāo)工作時，存在著招標(biāo)檔案管理工作方式落后的問題。許多招標(biāo)單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，也就是采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保持與管理，這種管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前招標(biāo)工作的需求，同時也會影響檔案的真實性和安全性。紙質(zhì)檔案如果稍不注意就會產(chǎn)生損毀，而隨著各類工程項目的增多，招標(biāo)檔案也只會越來越多，如果都采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，不方便后續(xù)進(jìn)行查閱與調(diào)取，這就大大降低了招標(biāo)檔案管理工作的有效性。

三、提升招標(biāo)檔案管理水平的對策探討

（一）全面深化對檔案管理工作的認(rèn)知

招標(biāo)單位要提升招標(biāo)檔案管理水平，就必須全面深化對檔案管理工作的認(rèn)知。首先，招標(biāo)單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須要轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識到加強檔案管理的重要性，加大人力物力資源投入建立招標(biāo)檔案信息動態(tài)追蹤機制，嚴(yán)格規(guī)范招標(biāo)檔案歸檔制度。其次，招標(biāo)單位必須建立自上而下的檔案管理工作體系，對招標(biāo)項目中涉及到的眾多資料信息不要僅憑檔案管理部門進(jìn)行收集和整理，而是要加強單位各部門之間的配合和聯(lián)動，使其他部門能夠積極主動的將涉及到招標(biāo)項目的各類信息繪制成初步的報表上交到檔案管理部門，這樣可以為檔案管理工作提供極大的便利。另外對于一些需要保留原件的檔案資料來說，也要由檔案管理部門對原件進(jìn)行復(fù)印方可分發(fā)給其他部門進(jìn)行利用，以免對資料原件造成破壞。

（二）健全完善招標(biāo)檔案管理工作制度

招標(biāo)單位還需要建立完善的招標(biāo)檔案管理工作制度。首先招標(biāo)方必須健全機構(gòu)設(shè)置和人員配置，可以針對某一項招標(biāo)項目成立專門的檔案管理工作小組，還對該項目進(jìn)行統(tǒng)一負(fù)責(zé)，通過制定嚴(yán)格的績效考核和監(jiān)督管理機制，可以對檔案管理人員的工作進(jìn)行一定的規(guī)范和約束，從而保證檔案管理的有效性。其次，招標(biāo)方還需要進(jìn)一步完善檔案管理工作流程，將檔案管理工作與招標(biāo)的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行緊密的聯(lián)結(jié)，對資料歸檔的時間范圍、驗收工作、分類整理、密級要求等實行登記監(jiān)督制度，為檔案管理工作提供依據(jù)，同時還要規(guī)范招標(biāo)資料檔案的格式，確保招標(biāo)檔案管理的有序性。

（三）創(chuàng)新招標(biāo)檔案管理工作模式

招標(biāo)單位要進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，還需要創(chuàng)新招標(biāo)檔案管理工作模式。首先，招標(biāo)方要加大資金投入，創(chuàng)建基于數(shù)字技術(shù)的信息化檔案管理平臺，更新計算機中的檔案管理工作系統(tǒng)，可以通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法擴大招標(biāo)檔案的云存儲空間，通過生成電子檔案的方法來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅極大的提升了檔案資料的安全性能，還可以實現(xiàn)對檔案資料的及時查閱。其次實現(xiàn)招標(biāo)檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，還要進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，檔案管理人員必須要有專業(yè)的檔案管理能力，同時還要熟悉招標(biāo)的每個流程，招標(biāo)單位可以對工作人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷增強檔案管理人員的責(zé)任意識和業(yè)務(wù)水平，從而為檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升奠定人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

招標(biāo)檔案管理在招標(biāo)工作中的重要性日益凸顯，招標(biāo)單位需要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，健全和完善招標(biāo)檔案管理工作制度，創(chuàng)新工作方式方法，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案管理工作在招標(biāo)環(huán)節(jié)中的規(guī)范性和指導(dǎo)性作用。

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