試析文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

劉玉梅

摘 要：文書檔案在我們?nèi)粘９ぷ饔兄匾淖饔?，文書檔案的管理也是一項(xiàng)非常艱巨的工作任務(wù)。傳統(tǒng)的文書管理方式，費(fèi)時(shí)，工作內(nèi)容十分的繁瑣。隨著改革形勢(shì)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用給人們的日常文書檔案管理工作提供了一個(gè)改革契機(jī)。怎樣才能提升文書檔案管理水平，以及如何才能及時(shí)快速的提供所需的檔案信息，是目前文書檔案管理需要解決的新問(wèn)題。因此，本文針對(duì)于辦公自動(dòng)化文化檔案管理應(yīng)用方式，進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動(dòng)化;應(yīng)用分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步與改革，只有不斷提高文書檔案管理水平以及管理工作效率，才能跟上新時(shí)代發(fā)展步伐。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用推動(dòng)了文書檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，通過(guò)辦公自動(dòng)化對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，不僅讓檔案工作更加的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，相對(duì)于傳統(tǒng)文書檔案管理的方式，還提高了工作效率。因此，自動(dòng)化文化檔案管理應(yīng)用是非常有必要的。

一、文書檔案的概念

文書檔案指的是企業(yè)單位以及機(jī)關(guān)單位在行政管理中產(chǎn)生的檔案，就是文書檔案，其中內(nèi)容包括會(huì)議記錄、工作總結(jié)計(jì)劃、請(qǐng)假或報(bào)告通知等等。文書檔案在內(nèi)容和形式上有一定的相似，所以統(tǒng)稱為文書檔案。對(duì)文書檔案進(jìn)行管理和研究，能夠幫助事業(yè)單位順利開展內(nèi)部工作。

二、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化文書檔案管理的重要作用

（一）獲取所需數(shù)據(jù)信息更加便利

信息化時(shí)代的來(lái)臨給文書檔案工作帶來(lái)一個(gè)改革的契機(jī)。通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔或錄入，不僅提高了工作效率，而且查找自己所需的數(shù)據(jù)和信息都非常方便，辦公自動(dòng)化管理文書檔案，不僅提高了工作效率，還提升了文書檔案管理水平，更為重要的意義是減少了文書檔案管理十分繁瑣的工作過(guò)程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，通過(guò)資源傳播和共享的方式來(lái)觀看自己所需要的檔案信息，自動(dòng)化文書檔案管理比起傳統(tǒng)管理工作來(lái)說(shuō)，更加的方便，從而提高了工作效率，減少了很多工作步驟。

（二）提升了文書檔案工作管理效率

伴隨著科技時(shí)代的不斷發(fā)展，自動(dòng)化辦公對(duì)文書檔案管理人員提出了進(jìn)一步的管理水平要求，要求管理人員不僅要有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還必須要有專業(yè)的電子設(shè)備操作技能，同時(shí)管理人員比較具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，稍有不慎，就會(huì)容易在操作過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。傳統(tǒng)的文書檔案管理有很多的缺陷，不僅費(fèi)時(shí)間，操作程序十分的繁瑣，人工操作工作量。信息時(shí)代的降臨，不僅簡(jiǎn)化了檔案管理工作流程，還提升了工作管理效率，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的傳播和共享特點(diǎn)，不僅讓文書管理工作變得更加的輕松，還讓各行業(yè)之間更加方便溝通和交流。

三、提升辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書檔案管理應(yīng)用有效途徑

（一）完善辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備

怎樣才能更好的通過(guò)辦公自動(dòng)化對(duì)文書檔案進(jìn)行管理呢？首先，企業(yè)單位應(yīng)該不斷完善硬件設(shè)備，因?yàn)橛布O(shè)備是保障辦公自動(dòng)化落實(shí)的基礎(chǔ)。其次，為了保障文書檔案管理工作順利的進(jìn)行，第二步就應(yīng)該完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，定期對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，建立防火墻，這樣才能保障文書檔案的安全性。也能更好的實(shí)行辦公自動(dòng)化文書檔案管理，從而進(jìn)一步的提高了檔案管理的工作效率，也減輕了人工檔案管理的壓力。

（二）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，注重培養(yǎng)管理人員專業(yè)水平

自動(dòng)化辦公檔案管理工作的基礎(chǔ)保障就是需要擁有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，很多人對(duì)管理人員的職業(yè)有錯(cuò)誤的認(rèn)知，覺(jué)得檔案管理員，就是單純的整理一下資料就可以了，看似簡(jiǎn)單的工作實(shí)則只是片面化的認(rèn)識(shí)。辦公自動(dòng)化的到來(lái)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，一個(gè)專業(yè)檔案管理員必須具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能知識(shí)，還要熟練應(yīng)用其他電子設(shè)備，以更加專業(yè)的水平嚴(yán)格要求自己有高的文化知識(shí)以及精湛的業(yè)務(wù)溝通能力，企業(yè)也應(yīng)該定期對(duì)管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，從而全方面提升管理人員的全方面綜合能力，自身也要不斷的學(xué)習(xí)研究更多的檔案管理有效方式，創(chuàng)新文書管理途徑來(lái)進(jìn)行更高效的檔案管理工作。利用自身的創(chuàng)新方式和現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合來(lái)不斷優(yōu)化檔案資源管理，構(gòu)建專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，可以更好的滿足市場(chǎng)需求以及順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐。

四、結(jié)束語(yǔ)

目前，社會(huì)和現(xiàn)代化信息技術(shù)都在不斷的發(fā)展與改革中，為了跟上科技時(shí)代的發(fā)展步伐，我們應(yīng)該不斷研究辦公自動(dòng)化技術(shù)來(lái)進(jìn)行文書檔案管理，在傳統(tǒng)文書檔案管理方式上，進(jìn)一步完善辦公自動(dòng)化檔案管理的有效途徑。如何利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行更好的文書檔案管理，還需要企業(yè)單位從完善計(jì)算機(jī)自動(dòng)化設(shè)備和專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)兩方面入手，不斷的加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)隊(duì)伍建設(shè)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，從而提升管理人員水準(zhǔn)同時(shí)，也能提高整體的檔案管理水平，從而讓文書檔案管理工作順利的開展。辦公自動(dòng)化管理檔案的方式，不僅讓文書檔案管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。還讓檔案管理工作變得更加有效率，最終實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化檔案管理工作上升到了一個(gè)新的發(fā)展層次。

參考文獻(xiàn)：

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