淺談農(nóng)機電子檔案的安全有效管理

周衛(wèi)務

摘 要：近年來，檔案管理的信息化、電子化已成為我國檔案管理事業(yè)的常態(tài)，鑒于農(nóng)機設備在促進我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展和“新農(nóng)村”建設中的積極作用。因此，做好農(nóng)機電子檔案管理工作，同樣意義重大，也是當前我們農(nóng)機管理工作的一個重要課題。本文結(jié)合多年檔案管理經(jīng)驗，具體從“加強安全管理，維護農(nóng)機電子檔案信息安全”“加強技術投入，為農(nóng)機安全管理提供科學數(shù)據(jù)支撐”“強化信息安全，實現(xiàn)信息共享”三大方面，就如何做好農(nóng)機電子檔案的安全、有效管理進行了比較詳細的分析探討，以供參考。

關鍵詞：農(nóng)機電子檔案;安全;有效;管理

當前，我國農(nóng)業(yè)發(fā)展已經(jīng)從傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)邁入機械化、產(chǎn)業(yè)化、科技化、現(xiàn)代化的行列，越來越多的高精尖農(nóng)業(yè)生產(chǎn)設備在促進農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展和“新農(nóng)村”建設中發(fā)揮著重要的積極作用。因此，不斷提升農(nóng)機檔案管理水平，不但是農(nóng)機安全管理工作的重要組成部分，更是保證各地市/縣農(nóng)業(yè)發(fā)展的重中之重。具體到農(nóng)機電子檔案，做好該工作，對于促進農(nóng)機檔案資料的整理、保管和利用，從而為農(nóng)機安全生產(chǎn)監(jiān)督管理提供更科學、標準、規(guī)范的服務有著重要的意義。但另一方面，因電子檔案的特殊性質(zhì)，以及我國各檔案管理部門在這方面起步較晚，故實踐工作中仍存在一些問題，比如信息安全問題以及服務功能問題等?；诖?，本文結(jié)合多年農(nóng)機檔案管理經(jīng)驗，就如何做好農(nóng)機電子檔案的安全、有效管理進行分析探討，以供參考。

一、加強安全管理，維護農(nóng)機電子檔案信息安全

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有明顯的傳輸便宜、易于查找以及處理迅速等多項優(yōu)勢，因此近年來隨著我國信息數(shù)字化的快速發(fā)展，農(nóng)機電子檔案在農(nóng)機管理工作中已呈常態(tài)化，在提高農(nóng)機檔案信息的實效性、增強農(nóng)機檔案的社會服務功能等方面發(fā)揮了重要作用。但也由于電子檔案性質(zhì)的特殊性，這也就決定了其在使用過程中不可避免地會給農(nóng)機檔案管理工作帶來了一些與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同的安全問題。概括起來，主要表現(xiàn)在如下幾大方面：一是計算機系統(tǒng)自身具有較強的不穩(wěn)定性?？傮w而言，計算機系統(tǒng)雖然近年來發(fā)展迅速，但作為新興產(chǎn)業(yè)其本身還遠沒有達到完善的程度，如無論是硬件還是軟件都有一定的薄弱環(huán)節(jié)，硬件的物理損壞（如硬盤的損壞、設備的使用壽命到期、外力破損等）、操作失誤（如刪除文件、格式化硬盤等）以及軟件的被篡改、盜用、破壞等安全性問題長期存在，尤其是計算機軟件一旦被修改或破壞，不但會造成數(shù)據(jù)的泄露或被截取，甚至可能造成整個系統(tǒng)的癱瘓，危害巨大。二是計算機病毒的潛在危害無所不在。計算機病毒具有強大的隱蔽性、傳染性、破壞性以及攻擊的主動性、針對性、衍生性等，因此一旦遭遇病毒攻擊則將可能會給農(nóng)機電子檔案帶來不可想象的巨大危害。三是農(nóng)機電子檔案信息載體本身具有一定的不安全性。傳統(tǒng)農(nóng)機紙質(zhì)檔案的安全技術方面更多的是強調(diào)妥善保管，嚴格遵循管理制度借閱、利用檔案等，而農(nóng)機電子檔案的科技性則決定其在安全技術方面要求更高，電子檔案的載體尤其磁性載體一旦保管不當，很可能出現(xiàn)老化和磁性的自然衰減，從而造成農(nóng)機電子檔案信息的丟失或讀出錯誤。綜合以上分析，要切實維護農(nóng)機電子檔案的信息安全，我們必須針對性地根據(jù)電子檔案的特性和存在的安全隱患，強化安全管理，從嚴格確保網(wǎng)絡設備的物理安全、網(wǎng)絡的系統(tǒng)安全、應用系統(tǒng)的安全以及電子檔案載體的安全等方面切實采取針對性的措施。以網(wǎng)絡的系統(tǒng)安全為例，主要措施包括將網(wǎng)絡分成不同安全級別的網(wǎng)絡段、采用信息加密技術等等，又如針對農(nóng)機電子檔案載體可采擇優(yōu)選購好產(chǎn)品、保證電子載體工作環(huán)境良好、做好定期的檢測和拷貝以及嚴格執(zhí)行雙備份制度等，從而全方位地做好安全防護措施，以確保農(nóng)機電子檔案在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時又能有效保證信息的安全。

二、加強技術投入，為農(nóng)機安全管理提供科學數(shù)據(jù)支撐

實踐中，由于電子檔案具有內(nèi)容眾多、數(shù)量龐大、種類繁雜等特點，如以種類劃分來說，就包括拖拉機、微耕機、聯(lián)合收割機、大型農(nóng)業(yè)機械、果蔬烘干機等各種海量數(shù)據(jù)，此外這些農(nóng)機設備下的各項指標同樣是農(nóng)機電子檔案需要收集、整理的信息，因此，面對如此龐大、冗雜的信息量，管理人員在收集農(nóng)機設備的各項指標和數(shù)據(jù)時不但工作量龐大，且在實踐工作中，因種種原因，依然存在一些突出問題。如，農(nóng)機設備的使用性能和安全指標往往呈現(xiàn)波動狀態(tài)，這也就決定了電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須處于不斷的更新狀態(tài)，以保證數(shù)據(jù)的保真性和時效性，這也是保證農(nóng)機設備安全性的一個重要基礎，然而目前這依然是電子檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。又如，當前各地市/縣農(nóng)機設備的電子檔案管理系統(tǒng)雖然已經(jīng)基本上形成，但在內(nèi)容存錄方面依然存在大量缺口，基本上只收集了大中小型拖拉機、微耕機、聯(lián)合收割機等農(nóng)業(yè)機械，其余農(nóng)機設備的電子檔案系統(tǒng)尚待完善。此外，雖然目前農(nóng)機設備的管理在總體上更側(cè)重于小型、大中型拖拉機、微耕機、聯(lián)合收割機等，對其他農(nóng)機設備缺乏數(shù)據(jù)的收集，但僅大中小型拖拉機、微耕機、聯(lián)合收割機等農(nóng)業(yè)機械便包含了大量的信息，檔案管理人員在管理過程中難免存在一些混亂，從而可能導致數(shù)據(jù)難以尋找，不利于電子文件的查閱、利用，從而造成電子檔案的資源利用度定不足。以上這些，都不利于農(nóng)機電子檔案管理為農(nóng)機安全管理工作提供科學、全面必要的數(shù)據(jù)支持，極大地削弱了農(nóng)機電子檔案的服務功能。因此，如何在海量的數(shù)據(jù)管理工作中合理地對這些數(shù)據(jù)進行整合和利用，以通過完善的電子檔案管理實現(xiàn)對農(nóng)機設備的安全管理，也應當是我們檔案管理工作應關注的一個重要問題。針對以上問題，加強技術投入是根本。首先，針對電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新問題，在條件許可的情況下可以建立一個實時的安全監(jiān)管系統(tǒng)，從而既有效緩解了以往工作中反復收集農(nóng)機設備的數(shù)據(jù)以及對比農(nóng)機設備的數(shù)據(jù)等繁瑣難題，又能實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的不斷更新采集，大大提升工作效率。其次，針對農(nóng)機電子檔案缺口大，利用度較低的問題，應從源頭上入手加以解決，比如在經(jīng)銷商出庫時就形成農(nóng)機設備數(shù)據(jù)庫與用戶的信息，如此既能更方便農(nóng)機安全管理部門管理，又大大減少了以往對于這方面的財力、人力投入，更能有效確保信息收集的完整性、時效性，如此，才能最大效率地為農(nóng)機安全管理提供保障。

三、強化信息安全，實現(xiàn)信息共享

當前我國雖然各單位各部門基本都實現(xiàn)了信息化、電子化，但信息共享困難，交叉管理的現(xiàn)象依然長期存在，具體到農(nóng)業(yè)機械相關信息的管理依然如此。具備道路行駛基本功能是當前大型農(nóng)機設備的基本功能，也因此使得農(nóng)業(yè)機械信息實際上雖然屬于農(nóng)業(yè)部門監(jiān)督與管理的基本信息，但針對農(nóng)業(yè)機械工具交管部門也頒發(fā)了專門的號牌進行統(tǒng)一的管理。從原則上說對于這些數(shù)據(jù)信息的采集工作，交管部門基本上是按照農(nóng)機監(jiān)理部門提供的原始檔案來進行管理的，但實踐中很多地方的農(nóng)業(yè)機械“一牌多機”“一機多牌”甚至是無證無牌的現(xiàn)象依然長期存在。究其原因，一是農(nóng)機設備在錄入登記過程中可能出現(xiàn)誤操作，二是由于交管部門與農(nóng)機監(jiān)理部門之間的農(nóng)機原始數(shù)據(jù)信息不一致所致。如此，既影響了農(nóng)機電子檔案的統(tǒng)一管理，同樣給交通管理埋下巨大的安全隱患。要解決該問題，關鍵是加強信息安全的原則下實現(xiàn)信息共享。因此，實踐中，在完整錄入農(nóng)機電子信息并結(jié)合不同類別做好分類管理后，應秉承信息資源優(yōu)化處理的原則在可控范圍內(nèi)按照行政職能的有效劃分實現(xiàn)電子信息資源的共享。但由上文分析我們知道，網(wǎng)絡環(huán)境下農(nóng)機電子檔案本身存在較大的安全隱患，因此在實現(xiàn)電子信息資源共享的過程中一定要強調(diào)對信息資源的調(diào)取、下載、傳輸?shù)陌踩浴Ｓ绕涫轻槍σ恍嵺`中可能出現(xiàn)的需要透過非涉密計算機進行數(shù)據(jù)調(diào)取的情況，在調(diào)取過程中一定要嚴格做好與外網(wǎng)信息之間的物理隔絕，嚴禁采用未經(jīng)安全防護措施檢測的物理數(shù)據(jù)存儲器對數(shù)據(jù)進行備份操作，如此，才能最大化地確保農(nóng)機電子信息的完整性與安全性。

總之，檔案在農(nóng)機安全管理工作中發(fā)揮著重要的作用，近年來，隨著我國農(nóng)業(yè)機械化發(fā)展步伐的越走越快，我們不但要做好農(nóng)機電子檔案的安全有效管理，以充分發(fā)揮其應有的服務功能，更應該在檔案管理過程中不斷結(jié)合實際情況，積極、主動地探索新的管理方法和策略，從而為農(nóng)機推廣與利用提供更為有效的支持。

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